公文写作格式篇

公文格式及常见错误举要第一部分公文格式一、公文格式的含义：法定公文特有的组织结构与公文各项内容的安排。二、公文用纸和幅面尺寸：A4型纸，210mmｘ297mm公文格式三、公文页边与版心尺寸：天头（上白边）：37mm±1mm地脚（下白边）：35mm±1mm订口（左白边）：28mm±1mm翻口（右白边）：26mm±1mm版心尺寸：156mmＸ225mm文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色公文格式的种类及其规定一、文件式格式二、信函式格式三、会议纪要格式四、公告、通告格式五、命令式格式格式的组成公文的格式由眉首、主体、版记三部分组成：置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，其中红色反线是眉首的一个要素其宽度同版心，即156mm；置于红色反线以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。一、文件式格式文件式格式上行文文件式格式各因素及其标注要求:上行文格式下行文格式上行文的眉首部分1.发文机关标识（必要项）：发文机关名称＋“文件”二字组成；字体字号：小标宋体字，红色。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于22mm×15mm。位置：距离版心上边缘80mm，距离上页边：80mm＋37mm；（批示域）80mm联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。上行文的眉首部分2.发文字号（必要项）：由机关代字、年份、序号组成，3号仿宋体字;年份用阿拉伯数码，用六角括号“〔〕”括入；上行文的眉首部分2.发文字号（必要项）：序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如：ｘ府［2007］第04号（错）应为：ｘ府〔2007〕4号位置：在发文机关标识下空两行，左边空1字处。上行文的眉首部分3.签发人（必要项）：用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字，平行排列于发文字号右侧，居右空1字。如联合行文，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名依次向下顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。上行文的眉首部分上行文的眉首部分4.秘密等级（选择项）：3个等级：绝密、机密、秘密，用3号黑体字，顶格标注于版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。上行文的眉首部分5.紧急程度（选择项）：两个等级：特急和急件，用3号黑体字，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。6.公文份数序号（选择项）：绝密、机密的公文需要标注。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。一般由六位阿拉伯数字（不得少于2位）组成，数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐。上行文的眉首部分7.红色反线（必要项）：发文字号之下4mm处印一条与版心等宽(156mm)的红色反线。上行文的眉首部分*下行文眉首部分的各因素及其标注要求发文机关标识：基本上同于上行文。位置不同，距离版心上边缘25mm，距离上页边25mm＋37mm发文字号：基本上同于上行文。位置不同，发文机关标识之下空2行居中排布签发人：不必标注。秘密等级、紧急程度、公文份数序号、红色反线等标注与上行文同。思考题上行文和下行文文件式格式中眉首部分的要素及要素的排列位置有哪些不同？为什么？请为下面提示的公文排示眉首部分：某中学向教育局撰写请示，其发文字号为ⅹ校﹝2009﹞6号，公文份数序号为：006号，签发人为：校长张明，不是秘密文件，在时间上无特殊要求。思考题请为下面的公文排示眉首部分：某市人民政府向市局发通知，发文字号为ⅹ府﹝2008﹞16号，份数序号为0039，紧急程度：急件，秘密等级：机密，秘密期限：6个月，签发人：局长李伟文思考题请为下面的公文排示眉首部分：中州市卫生局、环保局联合向市人民政府撰写意见，发文字号ⅹ卫﹝2010﹞9号，份数序号为09，紧急程度：急件，秘密等级：秘密，签发人：卫生局局长陈松，环保局局长刘一平公文的主体部分：无论用什么格式，主体部分的要求是相同的。主体部分：由标题、主送机关、正文、附件（选择项）、成文事件、印章、附注（选择项）组成。主体的组成要素及排列规格一、公文标题•公文标题的组成:发文机关名称+事由+文种•标识方法:红色反线下空2行，2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到：词意完整，排列对称，间距恰当。二、主送机关•标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。•如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。三、公文正文•主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。四、附件•公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。•附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.×××××”)；附件名称后不加标点符号。四、附件•附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；•附件的序号和名称前后标识应一致。•如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。××××××××××附件：1.×××××2.×××××二O一一年七月十日五、成文日期用汉字将年、月、日标全，如：二○○一年一月一日“零”写为“○”；五、成文日期成文日期的标识位置•单一机关发文，成文日期在正文的右下方，距版心右边缘4字距离；•当两个单位联合行文时，将成文日期居中拉开，距版心左右各空七字；•三个或三个以上单位联合行文时,成文时间在最后一排印章之下，距版心右边缘2字距离。六、公文生效标识1.当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；2.当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。1、单一发文印章2、联合行文印章•当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期。•只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。印章盖法的有关规定*公文除会议纪要和以电报形式发出去的外，应当加盖印章。*联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，都应加盖印章。*印章的位置：距离正文2-4mm。七、特殊情况说明•当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。八、附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。若附注文字较多，回行应顶格。（××××）正文格式要求关于ｘｘｘｘ的通知主送机关:……………附件：章二○○一年一月一日（附注）思考题:请为下面的内容排示眉首部分、主体部分。正文内容可用省略号表示，秘密等级、紧急程度、份数序号、发文字号、成文时间可自行确定。某市先锋小学和光明小学请示市教育局，要求拨款联合举办普通话竞赛活动。该公文提供的联系人为：王莹，电话号码为666666，附件为：资金预算表*版记部分的项目及其格式要求版记应置于最后一面（底面），版记的最后一个要素置于最后一行。版记各要素之间均加一条细黑线。版记包括如下项目1、主题词：顶格标识，3号黑体字，词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。*版记部分的项目及其格式要求2、抄送机关：主题词下1行，左右各空1字，抄送机关之间用逗号隔开，最后用句号。用3号仿宋体字。抄送：××××，××××××，×××。主送：*版记部分的项目及其格式要求3、印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（最后一行），并列标注。印发机关左空1字，3号仿宋体；印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码。用4号阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。公文的页码公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。公文的附表请为下面的公文排版发文机关：ⅹ市人民政府主送机关：市公安局秘密等级:绝密紧急程度：特急序号：09发文字号：ⅹ府﹝2009﹞19号签发人：许兴主题词：ⅹⅹ、ⅹⅹ、通知﹍接上抄送：省人民政府标题：开展社会治安整顿活动的通知正文：﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍附件：活动时间安排表成文时间：2009.9.6.印发单位：市政府办公厅综合处印发时间：2009.9.5.二、信函式格式的有关规定（信函式格式主要用于平行文，下行文也常用）发文机关名称：距离上页边30mm标注，推荐用小标宋体字，红色，字号由发文机关酌定武文线（上粗下细）：发文机关名称之下4mm处标注，长为170mm，红色二、信函式格式的有关规定（信函式格式主要用于平行文，下行文也常用）发文字号：武文线下1行版心右边缘处顶格标识份号、秘密等级、紧急程度：武文线下1行版心左边缘处顶格标识二、信函式格式的有关规定（信函式格式主要用于平行文，下行文也常用）标题：发文字号下空1行文武线（上细下粗）：距下页边20mm标注，红色，线长170mm首页练习题请给下面的公文内容排版：发文机关：ⅹ市第一中学主送机关：市秀山中学紧急程度：急件公文份数序号：010发文字号：ⅹ校﹝2009﹞8号主题词：教育公德培训函抄送：市教育局印发机关：市第一中学办公室印发时间：2009年6月6日接上标题：联合举办公德教育培训班正文内容：略成文时间：2009年6月3日三、会议纪要格式的有关规定会议纪要的格式可选择：办公会议应当用纪要格式，经验交流会、座谈会、研讨会等纪要可用纪要格式，也可选用其他格式。会议纪要标识（相当于发文机关标识）：由会议纪要名称＋纪要组成。其他格式要求相当于下行文文件式格式。首页接上页出席:列席：请假：主题词：教育改革会议纪要分送：xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx。xxx办公室2010年5月4日印发四、公告、通告格式的有关规定发文机关名称：红色小标宋体字标题：机关名称之下空2行处标注，2号小标宋体字发文字号：标题下空1行，3号仿宋体字正文：3号仿宋体字条项的序数用3号黑体字请给下面给出的内容选择格式并排版发文机关：x市公安局公文标题内容：实行安全技术检查发文字号：ｘ公〔2004〕21号成文日期：2004.8.16.实施日期：2004.10.1.公文正文：为确保公共财产和旅客生命财产的安全，特通告如下：一、所有旅客一律要接受安全检查；二、严禁携带危险物品：┄┄五、命令格式的有关规定•命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。•命令标识下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空1行右空4