5高效会议04

有效会议管理——高效会议如何对待会议中的意外情况与“cicada蝉”相遇与“shark鲨鱼”相遇与“donkey驴”相遇遭遇“rabbittracking兔子般追踪”与“crab螃蟹（跑题者）”相遇与“cicada蝉”相遇讲故事（和讨论的主题无关）讲了很长才进入主题讲的太模糊，没有具体事例拒绝倾听别人的主要观点对于“cicada蝉”的解决可用话语或非语言的暗示事先提醒关于会议的程序和时间限制用总结的方式结束与“shark鲨鱼”相遇有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见对付“shark鲨鱼”型发言者的办法1.非语言性打断2.重申会议规范3.反问法与“donkey驴”相遇过于敏感防卫性很强，心中有面墙不能站在别人的立场看问题对付“donkey驴”型发言者的办法点名发言重复问题突出他的贡献遭遇“rabbittracking兔子般追踪”质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议解决的方法：1.肯定他的贡献2.重申可以试用现在的程序与“crab螃蟹（跑题者）”相遇开会的同时一并做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话瞌睡其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等对“crab螃蟹”型发言者的办法1.强调时间压力2.重申会议规范3.带入别人4.短暂沉默七、主持人与参会者的守则与责任主持人的守则与责任参会者的守则与责任如何处理会议中的冲突有一个小和尚担任撞钟一职，半年下来，觉得无聊之极，“做一天和尚撞一天钟”而已。有一天，主持宣布调他到后院劈柴挑水，原因是他不能胜任撞钟一职。小和尚很不服气地问：“我撞的钟难道不准时、不响亮？”老主持耐心地告诉他：“你撞的钟虽然很准时、也很响亮，但钟声空泛、疲软，没有感召力。钟声是要唤醒沉迷的众生，因此，撞出的钟声不仅要洪亮，而且要圆润、浑厚、深沉、悠远。”故事讨论1、在这个故事中，老和尚说的是否有道理？从管理的角度来进行分析。2、从会议主持人的角度来看，这个故事是否对我们有所启发？要求：1、以小组为单位，讨论并形成共同结论，时间为20分钟；2、每组派一名代表进行汇报；3、小组成员将讨论的统一结论记录在作业本上本故事中的主持犯了一个常识性管理错误，“做一天和尚撞一天钟”是由于主持没有提前公布工作标准造成的。如果小和尚进入寺院的当天就明白撞钟的标准和重要性，我想他也不会因怠工而被撤职。工作标准是员工的行为指南和考核依据。缺乏工作标准，往往导致员工的努力方向与公司整体发展方向不统一，造成大量的人力和物力资源浪费。因为缺乏参照物，时间久了员工容易形成自满情绪，导致工作懈怠。制定工作标准尽量做到数字化，要与考核联系起来，注意可操作性。点评主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确讨论总结内容引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人，避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保证中立态度主持人作为矛盾调停者的失败表现听完陈述后，就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议引导双方攻击你缩小问题的严重性换话题当双方争执时，表达不愉快的情绪参会者的守则和责任会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任开放的心态，摒除部门之见尽可能多的获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不隐善扬恶，不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结如何处理会议中的冲突决断：满足自己的要求回避迁就（适应）不合作合作妥协竞争（暴力）协作决断不决断会议记录会议记录者的功能谁能胜任会议记录者对会议记录的10大建议会议记录者的功能仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳会议记录者的才能反应快写字快知识面广记忆力特别强组织能力强倾听能力强总结能力强会议记录的10大建议重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议指定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议内容会议记录应有组织的整理与主席共同修正错误部分将会议记录发送给与会者团队会议的误区社会性懈怠团体思维团体极化会后跟进作参为者的会后跟进作为主持人的会后跟进自我评定怎样提高下次会议的质量关于习惯参会者会后跟进的内容拿到会议记录以后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始主持人的会后跟进1.请大家填写会议评估表2.针对意见做出改进措施3.询问和联络缺席的同事4.制定跟进计划，负责跟进5.如有需要找高层协助6.如计划进行顺利，取消下次会议7.会议之后检讨得失主持人会后自我评定问卷1.在开会中有没有人误解过我的意思？2.我有没有在别人谈话时跳到其他话题？3.有没有在会前让员工了解会议的内容？4.面对别人说话的时候是不是很紧张？主持人会后自我评定问卷5.是否遇到只有主持人说话而没人参与？6.谈话结束后是否确认别人明白了你的意思？7.在分派工作时大家是否都看着我而不提问8.总会把事情的前因后果呈现给别人吗？9.是否提前考虑把复杂的问题用平易近人的方法表达出来？10.是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗提高下次会议质量只有必要时才开会会前要做准备事先颁发议程准时开会准时结束有意识把握会议的方向注意力集中在政策和行动上会议记录应阐明最后的结论会议成功只有用结果衡量强调实施所有的决定鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题改变旧时的习惯写下想改变的习惯写下你的目标列出习惯带来的问题列出改变习惯的好处奖励自己坚持21天回顾新的习惯行为任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。把习惯变成技巧及行为1、低效会议常见的表现有哪些？2、高效的会议管理应该注意哪些环节？作业