公文写作知识交流ppt

公文处理知识分享交流公文处理依据主要依据：1、2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，同时废止了《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》；2、2012年7月，国家质检总局、国家标准委发布了《党政机关公文格式》国家标准，省政府办公厅发布了执行通知；3、2013年7月，河北省委、省政府印发了《河北省党政机关公文处理工作实施细则》。一、公文种类《党政机关公文处理工作条例》中明确：公文种类主要有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。常用的公文种类有11种：决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。二、公文格式要素公文格式中，版心内各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分为版头，由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号和签发人组成；首页红色分隔线（不含）以下至公文末页首条分隔线（不含）以上的部分为主体，包括标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注和附件；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上部分为版记，由分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期组成。三、公文格式应注意的问题（一）公文的字体要求版头部分，公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识，紧急程度、秘密等级和保密期限用3号黑体字，签发人、发文字号用3号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数码标识（不加“第”字，不编虚位，即1编为01），用3号楷体字标识签发人姓名。三、公文格式应注意的问题（一）公文的字体要求主体部分，标题一般用2号小标宋体字，主送单位、正文等部分一般用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。党政公文成文日期统一用阿拉伯数字将年月日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（如5月不标成05月）。附件应另面编排，并在版记之前，与正文一起装订。三、公文格式应注意的问题（一）公文的字体要求版记部分，抄送机关、印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字标识，印发日期用阿拉伯数码标识（日期不编虚位，即1不编为01）。这里需要注意的是，按照新颁布执行的条例和格式标准，不再标注主题词和印发份数。公文用纸一般采用国际标准Ａ4型(210ｍｍ×297ｍｍ)，左侧装订。三、公文格式应注意的问题（二）公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度的标识要求涉及国家秘密的公文，视涉密程度，标明秘密等级（绝密、机密、秘密）和保密期限，企业一般标注“商业秘密”。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，在首页版心左上角第2行份号下方顶格标注，密级和保密期限之间用“★”分隔。涉密公文应当标注份号，一般用6位3号黑体阿拉伯数字，在首页版心左上角第1行顶格标注。三、公文格式应注意的问题（二）公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度的标识要求紧急公文应当由承办部门根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格标注在首页版心左上角、密级和保密期限下方。三、公文格式应注意的问题（三）发文字号的编排由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。三、公文格式应注意的问题（四）印章的要求印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）1行之内。印章用红色，不得出现空白印章。既未加盖在成文日期上，也未加盖在落款单位名称上。三、公文格式应注意的问题（五）公文成文日期的标识要求成文日期，以会议通过日期或发文机关负责人签发日期为准，联合行文以最后签发单位负责人签发日期为准。编排在标题下的成文日期，居标题中间位置。成文日期使用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（2008年10月7日）。三、公文格式应注意的问题（六）公文中附件说明的标点符号问题根据有关规定，公文中附件说明应尽量不使用标点符号。例如：“附件：《河北省劳动模范名单》。”或“附件：《河北省劳动模范名单》；”该例中的书名号、句号及分号均应去掉，应为“附件：河北省劳动模范名单”。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：附件：1.XXXXX），依序标注附件名称。三、公文格式应注意的问题附件常见的问题还有：1、正文中标有附件而未附；2、附件说明标注格式不规范，如附件说明不能置于成文日期之后，附件名称后不加标点符号；3、附件名称与正文附件说明所标注的不统一；4、附件中的数字、单位名称与正文不一致；5、附件不全，如遵照上级单位领导批示办理的行文，未将上级单位领导批示的复印件作为附件等。四、公文制发中应注意的问题（一）行文原则：确有必要、注重效用。（二）行文权限：根据隶属关系和职权范围；一般不得越级请示和报告；根据授权上级单位的职能部门可向下级单位行文；同级单位可以联合行文。（三）行文要求：1.“请示”：一文一事，一个主送单位，需同时送其他单位阅知的，应抄送，但不得抄送下级单位。2.“报告”：不得夹带请示事项。3.公文一般不直接报送个人。4.涉及其他单位职能的事项，单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。四、公文制发中应注意的问题在行文规则常见问题主要有：一是越级请示。二是一文多事。三是向领导同志个人呈报文件。四是报告中夹带请示事项。四、公文制发中应注意的问题（四）结构层次序数问题：正文结构层次有严格的规定，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“１.”，第四层为“(１)”。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。公文中的时间、数字、计量单位等在一行中表述完整，不能回行。四、公文制发中应注意的问题（五）人名、地名、数字准确使用的问题：1、日期应当写明具体的年、月、日。年份2006年不要写成06年，尽量避免使用“上年”、“明天”、“本月”、“上月”、“上月以前”、“去年之后”等借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词。表示时间范围，可用“2000—2006年”、“3—4月”，而不能用“2000—2006年度”、“3—4月份”。四、公文制发中应注意的问题（五）人名、地名、数字准确使用的问题：2、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，如第一次使用时用全称，并在其后加注括号，注明“以下简称XXX”。3、表述地名时一律使用全称，例如“河北省”不可写成“冀”，“石家庄市”不可写成“石市”，特定区域，可使用其习惯简称，如“上海自贸区”等。4、使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。5、各种职务、姓名应用全称，表示职务时，副职不得省略“副”字，一个人担任多种职务时，一般只列与本公文内有关的职务，若干人物姓名同时并列出现时，应按职务高低，或者单位序列，或者姓氏笔画等来排列。四、公文制发中应注意的问题（六）引用表述不规范的问题：引用公文应当先引标题，后引发文字号，如：你单位报送的《关于XXX的请示》（XX〔2014〕X号）收悉。有的表述为“根据华药办〔2014〕X号《关于XXX通知》的有关精神……”是不规范的，规范表述应为：“根据集团公司《关于XXX通知》（华药办〔2014〕X号）的有关精神……”；“根据公司领导在《督办专报》（第X期）《XXX决策事项》上的批示精神……”，规范表述应为：“根据公司领导在《XXX决策事项》（《督办专报》第X期）上的批示精神……”。四、公文制发中应注意的问题（七）标题有关问题：上报的公文标题中一定要有发文单位全称，比如先泰公司向股份公司呈报文件，“华北制药集团先泰药业有限公司”必须要有。标题中一般不用标点符号，确需使用的，可用书名号、引号、顿号、连接号和括号。在事由部分出现多个机关、人名等并列时，应用顿号分开，不使用空格。（一）一般由发文机关、事由和文种三要素组成。发文机关可省略，但事由和文种是必备要素。（二）准确概括主要内容，突出行文目的，正确选用文种。（三）一般不使用标点符号。特殊情况除外：1.出现缩略语以及具有特定含义的词语时用引号。例如:《××ד3.15”活动的通知》。2.某一部分需要注释或者说明时用括号。如：《关于印发×××工作规则（试行）的通知》。3.法规、规章名称和书名、报刊名时用书名号。如：《关于印发×××规定的通知》、《关于做好×××杂志征订的通知》。4.并列词语之间的停顿时可用顿号。《关于印发×××规定的通知》、《×××部、×××部关于×××的通知》。当标题中出现两个以上单位并列时，也可以不用顿号，可在单位之后空格。拟写标题注意事项四、公文制发中应注意的问题（七）标题有关问题——常见问题：一是“XXX工作计划”、“XXX管理办法”等单独行文，这是不恰当的，若需正式行文则应选择恰当文种予以制发（印发），如选择《关于印发XXX工作计划的通知》或者《关于印发XXX管理办法的通知》。四、公文制发中应注意的问题（七）标题有关问题——常见问题：二是标题中“事由”缺失关键词或随意省略事由，如《XXX公司决定》，看不出决定的主要内容、事项和基本观点；缺失“文种”，如《关于XXX的回复》（函、意见）；“事由”中缺失关键词，又无“文种”，如《XXX公司2014年工作计划》，难以分清是报送上级单位、还是印发下级单位。四、公文制发中应注意的问题（七）标题有关问题——常见问题：三是概括不准确。如：《XXX公司关于XXX产品问题的请示》，该标题中“关于XXX产品问题”是指质量问题、价格问题还是供应问题，表述不清，使人不知所云。公文标题应题文相符，全面准确。四、公文制发中应注意的问题（七）标题有关问题——常见问题：四是使用介词不当。如，公文标题中介词连用，问题常出现在“关于”和“对”的连用上。如《XXX集团公司关于对XXX案件查处情况的通报》，其中“关于”和“对”均为介词，且词性相同，词义相同或相近，在行文中重叠使用无必要且显得累赘，应删去“对”。再如，公文标题中缺少介词“关于”或用“对”、“有关”、“就”等代替“关于”。例如《XXX对执行〈XXX规定〉有关问题的通知》与《XX关于执行〈XXX规定〉有关问题的通知》，显然表达的意思不一致。还有公文标题中介词“关于”的位置不正确。如《关于XXX公司请求协调解决XXX问题的函》，“关于”应移至“XXX公司”之后。四、公文制发中应注意的问题（七）标题有关问题——常见问题：五是名称混乱问题。以华民公司为例，同一名称在同一公文中出现多种称谓。如第一次出现时为“华北制药河北华民药业有限责任公司”，在未标注简称的情况下，第二次为“华民公司”，第三次出现时却为“华民药业”。五、草拟公文的基本要求及注意事项（一）有针对性，有的放矢。（二）根据行文目的和行文关系正确确定文种。（三）内容全面、客观、真实，符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及公文处理的有关规定。思路清晰，内容充实，重点突出，主旨鲜明，条理清楚，层次分明，结构严谨，让人一目了然。文字简练、通畅，不宜过长；标点符号使用正确、恰当；人名、地名、数字、引文准确无误。涉及其他单位职能的事项，应征求有关单位的意见，并履行会签手续，必要时应联合发文。（一）表述明确。用词概念准确清楚，造句合乎语言规范，逻辑联系紧密，恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。（二）表意准确。根据不同的语言环境，正确使用精确词语（例如“同意”、“不同意”、“不得”等）或模糊词语（例如“近期”、“大多数”、“原则同意”等），使表述恰当准确。不要写成“据悉”或“据了解”等。（三）语言平实。说明要浅显，议论要精当；言之有理、通俗易懂；力戒说假话、大话、空话。多用叙述、说明等方式，多用论述性语言和朴实、平和的语言；一般不用描写和抒情，少用议论，不用辩论性语言。公文的语言要求（四）用语得体。上行文：语气委婉，措辞平和，恰当使用敬语、谦语；平行文：注意礼貌用语，多用商洽性语言；下行文：要求明确，语气坚决。（五）用词庄重。语言要端庄、郑重、严肃、认真，