公文写作第5章

第五章公文写作要则公文的构成要素主要包括（“五要素”）：主题——公文主旨的写作与表述要领；材料——公文的材料及特点，围绕公文主旨选材和使用材料的方法；结构——公文的结构特征，公文结构的基本模式及写作要求；语言——公文语言的使用原则及要求；表达方式——公文的主要表达方法。---灵魂---血肉---骨骼架构---细胞---着装及服饰一、公文写作的基本要求公文是一种特殊的文章，除了必须遵从诸如文通、字顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等文章写作通则之外，公文写作还应遵循以下一些基本要求：（一）合“法”（二）求实（三）合体（四）简明（五）严谨（六）准确（七）规范（八）完整（九）清晰(十)耐久二、公文写作的程序•公文写作前的准备•拟写公文写作提纲•拟写公文初稿•修改、征求意见和审核公文撰写步骤写作准备——撰拟文稿——修改定稿交拟安排结构审核确立主旨草拟文稿签发（会议通过）确定文种复核选择材料公文语言缮印确定表达方式盖印、签署发出公文写作前的准备（一）明确公文的发文意图1.明确制发公文的目的2.明确公文的主旨（二）明确公文写作的主要内容（三）明确公文的阅读对象(主送机关)（四）明确公文文种和发文机关的名义（五）收集公文写作材料拟写公文写作提纲1.公文的标题2.公文的组成部分3.安排正文各层次的主要内容和合理安排正文的表述顺序4.安排层次、段落间的衔接与转换5.安排好公文的开头与结尾拟写公文初稿•拟写公文初稿是公文写作中的一个重要环节，是公文撰稿者把公文写作准备阶段经过意化的社会政治、经济以及公务活动实践，借助语言文字把它外化表现出来。•写作时要选择切合公文主旨的材料，主旨要显露，结构要完整，语言应庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。拟写公文初稿是公文撰稿者的公务实践，是公文写作的本源，也是公文撰稿者的思想、理论水平和写作技巧的综合表现。拟稿草拟公文应做到：(1)主题明确；(2)符合政策；(3)情况确实；(4)注重实效；(5)结构严谨，条理清楚；(6)表述准确，字词规范、精练；(7)标点正确；(8)直述不曲。拟稿完成后，要填写发文稿纸。发文稿纸的一般格式如图所示。单位名称：发文字号：缓急：密级：签发：会签：主送：抄送：拟稿单位：拟稿：核稿：印刷：校对：份数：附件：主题词：标题：(正文)修改、审核和签发修改的范围主要包括:•深化主旨，审查内容，调整结构，语序、句群，修正语句和标点符号，增删格式项目。公文修改主要从七个方面着手:•一看标题二看主旨三看材料四看结构五看语言六看标点七看公文的数据项目审核公文送领导人签发之前，应当由办公厅(室)认真做好审核工作。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式等是否符合有关规定等。签发、会签文稿经负责人或领导人签发成定稿后，方可以据此印制文件正本。机关发出的公文，重要的或涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文，可由秘书长或办公厅(室)主任根据授权签发；职权部门发出的公文，由部门负责人签发。审批公文要认真负责，文件签发人要签署自己的意见、姓名和时间。签批公文应使用钢笔或毛笔。如属两个以上机关联合行文，或所发公文涉及其他部门或地区职权，应经各发文机关或相关单位的领导签署意见。缮印就是对定稿的打印、铅印、缮写誊清。要做到：忠于原稿、注意保密。用印要做到：核对原稿，检查手续，用印规范，核实份数登记填表发文登记序号日期发文号密级文件标题发往机关份数归卷情况备注三、行文规则（一）遵守行文规则的客观必要性加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确，传递速度合理，保证文件能够准确、可靠、快捷、有效地到达目的地；使机关之间相互行文有法可依，有规可循，从而维护正常的行文秩序，防止行文紊乱；精简公文，简化手续，提高机关工作效率。（二）行文规则的主要内容1．根据机关之间的工作关系准确行文2．选择适宜行文方式，一般不得越级行文3．正确选择主送机关与抄送机关，严格控制抄送对象的范围4．坚持“党政分开”的原则5．联合行文时，作者应是“同级机关”6．行文前必须对有关问题协商一致7．严格控制公文数量，简化行文手续公文的行文关系机关之间行文关系的划分上级机关下级机关领导与被领导上级业务主管部门下级业务部门业务上指导与被指导同级机关同级机关平行关系此机关彼机关不相隶属关系1、机关之间的几种关系处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。省政府市政府县政府处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系。国家教育部各省、自治区、直辖市教育厅各地市教育局各县教育局处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。广西师范大学桂林理工大学桂林电子科技大学政府各部门可以向下一级政府相应的主管部门行文。国家财政部广西区财政厅桂林市财政局公文的行文规范按照一定的规则或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范行文关系行文方向与方式行文规则组织系统领导关系职权范围下行文平行文上行文主要行文方式及适用范围•1.直接行文：直接将公文传递给有关机关•2.逐级行文：向直接的上级或者直接下级行文。•3.越级行文：越过自己的直接上级或下级行文。•4.多级行文：向直接上级并呈非直接上级或者向直接下级并转非直接下级的一次性行文。•下行文逐级下行文国务院各省、自治区、直辖市人民政府所属各市、区、县人民政府行文方式更高一级的上级领导机关直接上级领导机关下级机关上行文逐级上行文更高一级的上级领导机关直接上级领导机关下级机关上行文越级上行文下行文多级下行文党中央中共各省、自治区、直辖市委员会中共各市、区、县委员会其他所有单位党组织下行文直达基层组织和群众下行文最高党政领导机关基层党政组织、人民群众上行文多级上行文更高一级的上级领导机关直接上级领导机关下级机关联合行文要件•一是同级政府、同级政府各部门可以联合行文；•二是政府与同级党委和军队机关可以联合行文；•三是政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；•四是政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。•五是军队同级机关可以联合行文，军队机关也可以与相应的地方党政机关联合行文。•六是同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时也可以联合行文。•七是上级政府部门与下一级政府之间也可以联合行文。联合行文的规则（1）同级政府、同级政府各部门，上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委机关或军队机关可以联合行文。中共广东省委办公厅广东省人民政府办公厅文件粤办发〔1998〕6号中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于开展增创广东发展新优势调研活动的通知各市、县党委和人民政府，省直各局以上单位：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx例政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。全国妇联国家体育总局文件妇发〔2003〕xx号关于在全国开展“亿万妇女健身活动”的通知各省、自治区、直辖市妇联、体委：为更好地实施《全民健身计划纲要入开展全民健身活动。丰富妇女群众的文化体育……例越级行文要件一是由于情况特殊紧急;二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决;三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。2.应当主送同时抄送的●向下级机关的重要发文应同时抄报直接上级机关；●受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关；●上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关；●公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得其配合时应向其抄送。3.不得抄送的●请示在上报同时不得向下级机关抄送；●接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；●凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。公文的特殊表达规范•一、时间的表达：明确、确切，完整，使用公历年份的全称•二、空间的表达：精确、尽量不使用代词，地方的专用名词国内的要冠以所属省份，国外的冠以国别，国内的地名不能用简称•三、职务姓名的表达：职务姓名应用全称；有多种职务时只列与内容相关的；需列两个及以上职务时，先党内后党外，由大到小；国外以标准译名为准，前后一致；多种人物的排序•四、数量的表达•1.用确数•2.表增加用倍数或分数，表减少只用分数•3.注意了与到、至、为表增加、减少的区别•4.以上、以下数字分界时注明本数是否包含在内•5.两和二的应用•6.使用国家标准的度量单位，不常用的复合单位要说明•7.表数量的用阿拉伯数字•五、范围的表达•1.全部与部分的使用，部分要求精确，常用百分比•2.不能同时出现表全部和部分的词语，不能自相矛盾•六、程度的表达•用的副词不要使公文出现质的变化•七、语气、神态的表达•陈述、祈使、疑问、感叹语气一、时间1、上月以前，我局曾致函贵署……2、88年的工作计划请在今年12月三十日前上报。二、空间1、目前，京津沪地区的经济发展势头都非常好。2、以上要求的具体执行情况，请于1998年12月31日前书面报告国家人事部。公文表达病例三、数量1、由于多方面原因，今年我县粮食产量比去年减少了一倍。2、春节前后，全县预计能建造3级公路约五十多里左右。3、18岁以上的学生不能享受这项优惠政策。4、去年我厂产值为4000万元，今年是8000万元，前年是2000万元，去年比前年翻了一番，今年比去年又翻了一番，比前年是翻了三番……5、参加工作两年以上的职工一年可享受四天以内的带薪旅游假。公文表达病例四、范围1、我局全体工作人员大部分人年龄都超过50岁以上。2、凡现在生产岗位上的工人同志，不少是在解放初厂里情况十分艰难的情况下进厂的。公文表达病例五、简称1、通过学习三中全会精神，广大干部、职工进一步解放思想，更新观念。2、石油管理局第一采油公司——石采公司计划生育委员会——计委整顿社会治安办公室——整办3、中共××市委员会中共××乡党委公文表达病例六、标点《××县人民政府批转县经委〈关于当前工业生产意见〉的通知》七、引用1、根据市委〔2004〕6号文件的要求，从今年10月份起，将在全市范围内广泛开展“以人为本创大业”的活动。2、你局×税〔2004〕5号《××县灯泡厂申请免税问题的请示》收悉公文表达病例你局《××县灯泡厂申请免税问题的请示》(×税〔2004〕5号)收悉补充：标点符号的用法一、标点符号的分类标点符号包括两大类：点号和标号。常用的点号有7种，标号有9种。点号的作用是点断，主要表示语句的停顿、结构关系和语气。包括：点号包括句中点号（逗号、分号、顿号和冒号等4种）和句末点号（句号、问号、叹号等3种）。标号主要标明语句的性质和作用，包括引号、括号、破折号、省略号、着重号、书名号、间隔号、连接号和专名号9种。（一）公文标题中的标点使用1．书名号法律、规章的名称是必须使用书名号的。《关于发布〈保税区外汇管理暂行办法〉的通知》注意：对于层层转发的文件，一般不在其名称上加注书名号。（一）公文标题中的标点使用2．引号•引号用于有强调意味的对象，重要或有特定意义的词语。《市政府关于开展“建信用南京城，做诚信南京人”工作的意见》•用于特殊含义的词语。《市政府关于加大对“私渡”和非法载客船打击力度的通知》（一）公文标题中的标点使用2．引号•用于固定词组。多数为特定称谓：“五·一”劳动节、“全国爱眼日”、“五讲四美”、“211”工程等。此类词组引入标题时需使用引号。3．破折号多用于有“双标题”的文书中，如会议纪要、报告等。双标题包括正标题和副标题两部分。正标题一般为号召、希望、主题、精神等，副标题同一般标题一样叙述事由、表明文种，两者之间由破折号连接。《办法总比困难多——桃岭市国有企业扭亏增盈工作会议纪要》（一）公文标题中的标点使用4．括号（一）公文标题中的标点使用•括号在公文中使用时，常常有补充说明的作用。《市政府办公厅关于调整因公临时出国(境)审批管理职能的通知》•括号还经常运用于“议案”这一文种中，尚未定稿的规章、条例应使用括号标注说明。《湖南省人民政府关于提