公文写作培训(XXXX629)

公文写作培训二○○七年六月总承包部办公室第一部分行政公文及其特点、作用和分类一、行政公文的定义行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务管理的重要工具。二、行政公文的特点具有法定效力具体表现为在法定的时间（公文的生效期）和空间（地区、系统、部门等）范围内能够对受文者产生强制性的影响，具有约束力。具有规范体式主要表现在两个方面，一是文体的规范化;二是格式的规范化。三、行政公文的作用领导指导作用；法规准绳作用；宣传教育作用；交流知照作用；凭证记载作用。四、行政公文的分类《国家行政机关公文处理办法》（2000年修订，从2001年1月1日起施行）中规定的行政公文有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。根据不同的标准、不同角度有不同的分类。按公文的处理程序划分：收文和发文按公文的传递方向划分：上行文、下行文、平行文上行文上行文即下级机关向上级机关呈递的公文，一般可分为逐级行文、多级行文和越级行文三种。由于下级机关要对自己的直接上级机关负责，因此逐级行文最为普遍。只有在特殊情况下才可采用多级行文和越级行文的方式。上行文包括报告、请示和议案三种公文类型。平行文平行文即互相没有隶属关系和业务指导关系，同级或不属同一系统的机关部门之间的行文。平行文多采用公函文件。下行文下行文即上级机关对所属下级机关制发的文件。下行文的文种较多，有命令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、会议记要等9种。还有按内容涉及的秘密程度，以对文件传递、处理的时限要求（平件、急件、特急件），以及公文的性质划分（指挥性、报请性、知照性、商洽性、记录性）等。第二部分公文的结构、格式一、公文结构：公文结构指公文的组织构造，也就是公文的构成，它具有规范性和相对确定性。公文的三个主要部分：版头、主体、版记版头：发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线、公文份数序号、密级、紧急程度发文机关标识：一般采用发文机关名称加“文件”二字组成。发文字号：发文字号有四部分：发文机关代字行文方式代字年月标志：年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用六角括号〔〕括入。文件编号序号不编虚位，如，直接写成1号，而不写成001号；序号前不加“第”字。签发人：指代表机关核准并签发公文文稿的领导人的姓名，以表明对此公文负责。一般的公文，领导都要在发文稿纸上签字。红色反线红色反线一般位于发文字号下4毫米处。党委公文的红色反线中间断开，加一“★”号。密级是公文的保密等级，有三种：秘密、机密、绝密。缓急程度平件、急件、特急件主体：首页红线以下至主题词以上（不含）部分为公文主体。包括8个要素：标题、主送机关、正文、附件提示标记、落款、印章、附注、附件标题完整的公文标题由三要素组成，即制发机关名称、事由、文种。如：《国务院关于成立经济贸易办公室的通知》。一般情况下，内部发文可以省略发文机关名称，如《关于成立中国电子科学研究院综合集成大楼工程经理部及其党支部和有关同志任免职的通知》。注意：标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。主送机关指负责办理和答复公文的受文机关。位置：标题下空一行，靠左顶格书写，回行（一行写不下）时仍顶格，后标冒号。报告和请示的上行文，只写一个主送机关，不能多头主送，如需要送达其他机关应当用抄送形式。下行文专对某一下级机关的（批复），主送机关也只一个。正文公文的主体部分，应置于主送机关下一行。公文中要点层次的标识方法为：第一层用“一”、“二”……第二层用“（一）”、“（二）”……第三层用“1.”、“2.”、“3.”……第四层用“（1）”、“（2）”……附件说明附属于正文的文字材料。在正文下空一行左空二字标识“附件”，后标冒号。多个附件，序号用阿拉伯数码。附件名称后不加标点符号。形式为：附件：……………………或：附件：1..……………………2.……………………落款落款主要包括两部分内容：1．发文单位。发文单位标注于正文之右下角，用发文机关全称或规范化简称。有时可用公章代替。2．成文时间。标注于发文单位下方，为方便盖章，可稍微错开。成文时间以负责人签发的时间为准。一般正式公文成文时间用汉字书写，如：二○○七年六月一日印章指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。我们一般用中套方式，就是印章的中线压着成文日期。用印要清楚、端正、居中。另外，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一页，不留任何空白，堵住私加公文也就是变造公文的漏洞。附注一般是对公文的发放范围、公文使用时需注意问题的说明。标于正文或附注提示标记之后，外加圆括号。（不常用）附件版记：包括主题词、抄送（报）机关、印制标记、印刷份数、反线主题词反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。主题词位于版记的第一行，顶格居左排列。主题词标引中常见的问题不标主题词、漏标主题词错标主题词、误标主题词随意标引主题词、不规则标引主题词可以通过检索《公文主题词表》，详见《机关公文处理实用手册》抄送（报）机关位于主题词位置之下，常用两种方式：抄报：在主要报送主管部门的同时，向其他相关上级部门报知此事，以便于今后的工作。抄送：把文件送与相关平级、下级部门，知会此事，便于信息共通，利于以前工作的结果沟通，当前工作进展协调和今后工作的步调一致等。印制标记位于抄送机关位置之下，包括文件印发单位名称和印发时间两部分。印刷份数处于公文的最后一页的最后一行的右边。其格式为:共印xxx份。反线是将主题词、抄送机关、印制标记和印刷份数等各部分分开的黑色细横线，长短等同于版心。二、公文格式公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。公文纸张、印制要求：一般采用国际标准A4型用纸（210mmX297mm)。标题采用小二号、黑体，正文用3号仿宋字，左至右横写、横排。双面印刷，页码套正。左侧装订，不掉页，无损坏纸张。第三部分常用公文文种及写作日常工作中常用文种及写作：一、通知（一）通知的适用范围：《办法》：通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。”（二）通知的主要功能和分类：（六类）1、批转通知---用以批转下级机关公文2、转发通知---用以转发上级机关和不相隶属机关的公文3、部署性通知---用于布置需要下级机关执行和办理的工作，包括指示性通知、工作性通知4、告知性通知---向下级机关传达有关事项包括会议通知和事项通知5、发布性通知---用通知发布本单位的规章及有关文件（办法、规定、条例、细则）6、任免通知---传达需要下级机关知晓的任免事项（三）通知的写作1、标题写作注意事项通知的标题不能只写文种“通知”两字。（一般常用格式为“关于…………的通知”）通知事项如十分重要或紧急，可在标题的文种前加“重要”或“紧急”两字。2、常用通知写作（1）转发性通知标题转发类通知的标题由转发文件的机关、事由和文种三个要素构成。标题中的“事由”，一般由“转发”两字加“被转发文件的标题”构成；如：《关于转发集团公司有关推行发展党员公示制的意见的通知》在“转发文件机关”和“事由”之间，常省略介词“关于”两字，这样比较简洁。批转、转发性通知的标题，除法规、规章名称可以加书名号外，一般不用标点符号。如：关于转发集团公司《安全生产罚则》的通知正文（两种）1）写明本机关对转发公文的态度并提出希望和要求。往往是一句话，如：现将《转发文件名称》（转发文件文号）转发给你们，请认真贯彻执行（请结合实际认真贯彻执行或参照执行）。注意：转发文件名称在前，转发文件文号在后2）在上述内容之外，再进一步强调其重要意义，并结合本单位的实际情况提出贯彻执行的要求和措施。范例：（2）工作性通知一般采用因果式结构：通知因由+通知事项+结语通知因由：发通知的原因、依据、目的、重要意义。工作性通知因由部分最后一句常用：“现通知如下：”，“望按以下通知执行：”，“现将有关事项通知如下：”。（注意加冒号）通知事项：包括工作任务、办理方法、具体措施和办理要求。结语：对贯彻本通知提出要求。也可不写。关于做好2005年度“争优创先”活动总结评选工作的通知各党支部：2005年，总承包部广大党员坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻党的十六大和十六届三中、四中、五中全会精神，按照集团公司和总承包部党委的要求，积极开展保持共产党员先进性教育活动并取得实效，围绕企业改革和经营生产工作，充分发挥基层党支部战斗堡垒作用和党员先锋模范作用，推进了“争优创先”活动的广泛深入开展，为推动企业改革和完成经营生产任务做出了贡献。为总结工作经验、弘扬先进典型，总承包部党委决定，进行2005年度“争优创先”活动总结评选工作。具体通知如下：一、总结工作各党支部要重点抓好两项工作。1、……2、……二、评选工作各党支部要在认真总结工作的基础上抓好“争优创先”活动评选工作。1、……2、……三、几点要求……（3）会议通知第一种是内容简单的会议，涉及特定的单位，须写明开会的目的、时间、地点、参加人员，有的还附有回执。第二种是内容复杂、涉及面广、会期较长的会议，正文中应包括以下几个要素：会议名称、目的、依据、主持单位；会议内容、任务、主要议程；会议起止时间、地点、日程；参加会议的人员范围和人数；有关注意事项。通常包括：时间、地点、内容、主持人、参加人。（4）发布性通知颁发、发布通知---向下级宣布本机关制定的重大的规章正式生效的通知。印发通知---将本单位制定或参与制定的文件，以及领导人的讲话、会议文件发给下级的通知。标题：一般用：关于印发《……办法》的通知或关于印发……的通知如：关于印发《北京建工集团总承包部施工项目合同管理办法》的通知、关于印发李春华同志在总承包部2007年项目管理工作会上的讲话的通知正文：通常用一句话写明发规章的名称和执行要求。另一种写法是简要交代发规章的依据，提出实施要求，并进一步强调发文的意义，提醒受文单位予以重视。辨析：转发：上级或其他单位的有关事项印发：本单位规章、制度、办法等（5）任免通知范例：标题任免有关人员通知的标题，人员姓名+任职（或免职）+文种如：《关于孟凡战同志任职的通知》两个以上人员任职或免职通知的标题，人员姓名+人数+任职（或免职）+文种如：《关于杨杰等五位同志任免职的通知》调整有关机构组成人员通知的标题，调整机构名称+“组成人员”四个字+文种。如：《关于调整总承包部安全生产委员会组成人员的通知》正文一般由任免根据、任免事项构成。任免时间有两种写法：在正文中写明；以成文日期为准。两种类型：任职或免职，既有任职又有免职；任职或免职：写明时间、依据、任职（或免职人员姓名及职务）。例：经总承包部领导班子研究决定，聘任……同志为……既有任职又有免职：先写任职后写免职。例：XXXXXX年X月X日XX会议决定，XXX同志任X单位X职务；免去XX同志的X单位X职务。二、请示陈述呈请性文件的一种，用于向上级机关请求指示或批准。请示的功能请示是下级机关向上级领导机关提出请求，并且要求回复的一种公文。《办法》“适用于向上级机关请求指示、批准。”属于上行文。请示的写作1、标题。可以采用完全式标题，也可以只有请示事由和文种。2、受文单位。即接受“请示”的上级机关名称。若写给个人时，则在姓名之后加上“同志”或职务等称呼，其后加上冒号。3、正文。包括请示理由、请示事项和结束语三项内容。（1）请示理由它在一篇请示当中占有相当重要的地位。写好理由应达到三方面的要求：合情合理、具体充分、清楚明白。（2）请求事项也就是要求上级机关予以批准或解决的具体事项。事项比较单一。可以承接着请示理由写