公文写作培训—公文写作培训课程讲义

刘亚玲行政公文写作2015-11-30•一、行政公文的概述•二、行政公文的格式•三、常用行政公文撰写•四、公文写作的常见的问题行政公文写作公文是公务文书的总称,是国家机关和企事业单位实行管理、处理政务、事务和社会团体办理公务的工具。公文的含义一、行政公文的概述法定公文党的机关公文14种行政机关公文13种决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要公文种类•决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级不适当的决定事项。•命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。•公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。•通告：适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。•通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。•通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。公文种类•报告：适用于向上级机关汇报工作，反应情况，答复上级机关的询问。•议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。•请示：适用于向上级机关请求指示、批准。•批复：适用于答复下级机关的请示事项。•意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。•函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。•会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。行政公文的作用•规范与约束•领导与指导•宣传与教育•协调•交流•组织•凭证与记载行政公文的特点•政策性•权威性•规范性（1）名称种类规范（命令、决定、公告、通知、请示.....）（2）行文规则规范（按职权范围和隶属关系行政相应行政公文）（3）行文格式规范（标记鲜明，结构完整，眉首、主体版记俱全）（4）办理程序规范（收发文的程序）（5）语言表达规范（表述正确、结构严谨、调理清楚、直书不曲、字词规范、表达正确，篇幅力求简短）公文处理发文处理：是指以本机关名义制发公文的各项工作过程。包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、登记、分发等程序。程序之间环环相扣，彼此相连，以不可逆的顺序来完成公文的制发工作。收文办理：是收受公文并从中提取有关信息、处理各种公务的活动。是收发机关履行其法定职能使公文产生实际效用的过程。范围指机关自收到公文直至阅办完毕的全部过程。具体环节如签收、登记、审核、拟办等。公文办毕文件处理•销毁无用文件•清退文件•暂存文件•文件立卷、归档用纸、印装格式（1）公文用纸幅面规格，一般采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。张贴的公文，如通知、通告、公告等，其用纸大小根据实际情况而定。（2）公文的书写、排版，文字一律从左至右横写、横排。二、行政公文的格式行政公文格式用纸26mm297mm37mm35mm210mm225mm28mm法定公文•公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文的各要素眉首眉首是公文制发者的标志。位于公文首页上端的约1/3或2/5的位置。包括：份号、保密等级及保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、批示区。下面加一条红色横实线作为标记，形成正式公文的固定文头形式，因此俗称红头文件。（1）发文机关标识，由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，它表明了公文的责任者，展示了公文的法定权威性。发文机关标志居中排布，上边缘只版心上边缘35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，醒目、整齐、庄重。（2）发文字号，简称“文号”，由发文机关、发文年份和发文顺序号三者组成。标注于版头下方居中或左下方（上行文是居左一字排编）。文字采用3号仿宋_GB2312，发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书写排印，发文年度用中文六角括号“[]”括起。如“渝政发[2004]15号”。（3）秘密等级，也称密级，是国家对公文运用范围和保守秘密的规定。一般用三号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。分为绝密（30年）、机密（20年）、秘密（10年）三个等级。绝密和机密公文还应标明份数序号。（4）紧急程度，是对公文抄送和办理的时间限度。一般用3号黑体，顶格编排在版心左上角，保密等级和保密期限下方。《办法》规定“紧急文件应当分别标明‘特急’、‘急件’，紧急电报应当分别标明‘特急’、‘加急’、‘平急’。”一般标注在发文机关标识的右上方。（5）签发人，是代表机关核准并签发公文的领导人。上行文应当注明签发人、会签人的姓名，平行并列于发文字号右侧。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人后面标注姓名，文字采用3号楷体字。左右各空1格。一般在原稿上签注。联合发文的版头签发人发文字号版头要素标注位置份号：顶格标注在版心左上角第一行。密级：3号黑体字，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），两字之间空1个字。紧急程度：3号黑体，标注于公文首页左上角，密级下方。发文字号：3号仿宋_GB2312.签发人：只有上行文才需注明签发人，“签发人”用3号仿宋。发文字号居左空一字。签发人姓名使用3号楷体。2.正文格式（1）标题：就是公文名称，一般由发文机关名称、事由、文种三要素组成。位于红色分割线下空两行位置。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点。标题字体为2号小标宋体字。多行标题为梯形或菱形，不采用长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。例：（2）题注：主要用于会议通过或领导机关批准发布的公文，是这类公文生效的标志之一。（3）主送机关：是指公文的受理机关，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋_GB2312。有多个主送机关的，和机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。（4）正文：一般由开头、主体、结尾组成。3号仿宋_GB2312。转发。印发文件类通知，用3号楷体_GB2312。（5）附件说明：附件说明分别与正文和发文机关之间空一行，字体字号用3号仿送_GB2312。附件前空2个字，后接附件名称。（6）发文机关：是公文的法定作者。字体字号用3号仿送_GB2312。，位于正文右下方，与正文或附件空一行，居右，后空2个字（7）成文日期：用汉字将年、月、日标全；位于发文机关名称下一行右侧；用3号仿宋_GB2312，右空四字。（8）印章：即在公文成文时间和发文机关上加盖机关印章。用印页至少应有两行正文。发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字不发文机关署名首字右移二字。如成文日期长于发文机关署名，应当使用成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余机关署名依次向下编排。（9）附注：对正文的某些内容或有关事项的附加说明。用3号仿送_GB2312，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。（10）附件·用3号黑体左上角注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。·附件应排在版记前。·附件标题与“附件”之间空两行。（1）抄送机关：是指除主送机关外需了解公文内容的有关机关，包括抄报、抄送、抄发。对上级机关用抄报，对平级机关或不隶属机关用抄送，对下级机关用抄报。抄送机关标注在主题词下方位置，用横线与主题词隔开。3.文尾格式抄送机关指与公文内容有关、需了解和协助工作的机关全称或规范性简称。对上级用“抄报”，对同级或无隶属关系的机关用“抄送”，对下级用“抄发”；也可以都用“抄送”抄送机关应以其性质、职权、隶属和其他逻辑关系排次序印制说明：公文印制部门（秘书部门）、印制日期（印刷时间）。（2）印发机关和时间：即版记，用于标注公文印发机关名称、印发日期与印发数量等。（3）主题词：是由反映主旨内容的规范化名词或名词性短语组成。主题此标注在附注下方，每两个主题词间空隔一个字距离，不用标点；一般一份文件的主题词3-5个，最多不超过8个。（4）页码：4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm二、公文写作过程一、公文写作的基本原则•旨戒杂•气戒破•局戒乱•语戒繁•字戒僻•详略戒失宜•表述戒失实行文关系•上下级关系：收文机关和发文机关是领导与被领导关系（1）行政隶属：发文机关和收文机关在行政上属于领导与被领导关系。（2）业务隶属：上级职能部门（或业务部门）与下级相应的职能部门（或业务部门）之间形成了业务和职能上的领导与被领导关系。•平行关系：发文机关和收文机关互不隶属，没有行政上、职能与业务上的领导与被领导关系行文方式•以书面文件形式递送•通过媒体或张贴形式发布行文规则•精简数量，注重实效•根据隶属关系和职权范围行文隶属关系：根据隶属关系选择上行文、下行文、平行文，发文机关和收文机关不属于上下级关系的职能使用平行。职权范围：内容与职权范围想一致，否则不具备行政效力。•逐级行文逐级行文多级行文越级行文•联合行文•分清主送机关和抄送机关正文中的层次序数第一层“一、”黑体作为小标题时句尾无标点第二层“（一）”楷体作为小标题时句尾标点可有可无第三“1.”仿宋无论是否作为小标题都要有标点第四层“（1）”仿宋必须有标点如何使用汉字•不写繁体字、异体字，也不滥造简化字。•要注意把握汉字的字形、字义、字音，坚决纠正错别字，也要防止出现漏子或多字。•要正确使用各种数字。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉语外，应当使用阿拉伯数字。--------国家行政机关公文处理办法•要讲究书写美，做到字迹清晰工整，美观大方。常用特定句式•以“为”、”为了”作语言标志，以自我说明为特征的目的句式。•以“----了”为特征的陈述语句。•以“必须”、“禁止”等强调语为特征的祈使语句。•以“凡---者（的）”为标志的判断句式。•以“将”字结构组成的宾语提前句式。•前虚后实，以虚带实的“重后”句式。•以数词缩语为特征的紧缩句式。如何运用模糊语言•精确是公文的基础和生命，但在某些特定的语言环境或特定的条件下却又必须使用模糊语言。•模糊语言——外延小而内涵大的语言。•模糊语言注意点：要恰当、得体要注意相对性模糊语言分类•表示时间最近、曾经、过去、一直•表示地点附近、一带•表示方法、方式严格认真、斟酌、适当•表示主观评价•表示频率反复、多次•表示分寸、程度个别、基本上、较大•表示条件视情节轻重、确因工作需要如何运用模态词语•“模态”系逻辑学术语，它是指事物所具有的规模和状态。•常见模态：必须严禁应不应得不得可以不许（可）宜不宜如何正确运用简称•简称又称缩略语，是现代汉语中词组的基本结构形式之一。它是事物的名称或固定词组简化的称谓。构成形式：•标数概括•取前舍后蹲点调查——蹲点•舍前取后中国人民解放军——解放军•选取全称中有代表性的语素或词中国共产党中央委员会——中共中央•合并相同成分病害、虫害——病虫害•标义概括•取全称首尾中华人民共和国——中国•舍全称首尾人民警察——民警如何正确运用实例•真实性•准确性•典型性•针对性•生动性用语名称作用常用特定用语1开端用语主要用于文章开头，表示发语、引据为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。2称谓用语用于表示人称或对单位的称谓第一人称：我、我单位、本人、本公司、我们、敝单位。第二人称：你、你局、贵公司、贵方。第三人称：他、该公司、该项目。3递送用语用于表示文、物递送方向上行：报、呈。平行：送。下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。4引叙用语用于复文引据悉、接、顷接、据、收悉。5拟办用语用于审批、拟办拟办、责成、交办、试办、办理、执行。6经办用语用于表明