公文写作要点略述

公文写作要点略述公文写作应注意的几个问题（一）：附件很重要注意附件的运用：附件是什么？有什么作用：“正文中一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在正文中，往往隔断前后意思的联系而造成阅读上的不便，需从正文中抽出来作为附件单独表述。”在标注规范的情况下，“公文附件与正文具有同等效力”。接上附件标注的规则：正文中说明附件的规则；正文后的规则：“如果正文之后的附件序号和名称与附件的序号和名称不一致，在法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的材料，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。”。附件标注存在的问题：一是不了解附件的重要及其内容，二是不按附件的规定标注。如：病文关于拨款考察教育改革情况的函财务处：经校委批准，我室教师ＸＸＸ等5人于本月底将去上海考察教育改革情况。经匡算，约需经费1.5万元（见附件），请帮助解决。特此函达，请审查批准。附件：一、考察经费预算表。二、《关于批复》。ＸＸ教研室２００３年Ｘ月Ｘ日更正关于拨款考察教育改革情况的函财务处：经校委批准，我室教师ＸＸＸ等5人于本月底将去上海考察教育改革情况。经匡算，约需经费1.5万元，请审查批准。附件：1.考察经费预算表2.关于……批复ＸＸ教研室二○○一年五月七日公文写作应注意的问题（二）：数字运用应规范。层次序数：一、（一）1.（1）时间数字：（汉字用于成文时间、农历等）惯用语：汉字缩略语：汉字具修辞色彩的数字：汉字临近两个数字连用用汉字：五六十人注意：阿拉伯数字不不应与单位“百、千”连用，但尽量使用单位“万、亿”。公文写作应注意的问题（三）：标题是公文的眼睛，应着力写好标题写作问题一：内容安排位置不当；缺助词，文种使用不当。例一：关于ＸＸ公司更换印章的函例二：ＸＸ局关于……工作情况报告例三：关于教学课题改革问题建议的报告标题标题写作问题二：无事由（公文主要内容或公文主题）；事由笼统；事由不准确。如：关于转发市人民政府6号文的通知关于对市政府重要通知贯彻执行的报告培训通知关于举办道德教育的请示（公文主要内容是：要求拨款举办公德教育培训班）标题标题写作问题三：书名号等标点符号使用不当。关于开展“公德教育”、“家庭美德教育”的通知关于认真讨论《2007年……工作方案》的通知关于审批……贸易有限公司章程的请示标题标题写作问题四：重复冗长罗嗦，如：关于位于ＸＸ大桥以东面积为6000平方米地段处置问题的请示关于申请参观大学城的请示关于转发市人民政府转发省人民政府关于加强公务员职业道德教育的通知的通知关于同意区委党校选派ＸＸＸ等同志去上海考察教育情况的请示的批复标题标题写作问题五：格式不规范。（《办法》要求：用2号小标宋体字，居中排布，词义应完整，距离红色反线2行，距离主送机关1行。如：市人民政府关于1999年上半年城市经济改革情况的报告省人民政府：公文主体部分的撰写（一、注意公文语言的特点）问题一：不准确不得体。如：一、为提高专业人员的业务水平，我公司研究决定选派ＸＸＸ等三位同志到你校中文系学习。能否接受，请予函复。二、政府机关应支持民众的要求。三、对于国家机关中的科长以下职务的行政人员。凡工资高于1500元的，照发原工资。四、事故发生不久，该同志积极地检讨了自己的责任错误。*解决办法：注意语言效果；注意词语的内涵；对词语作适当的必要的限制，以免产生歧义甚至负面影响。语言问题问题二：不简洁，重复、罗嗦等，例：外宾今日来我厂参观，兹定于下午5时在礼堂召开欢迎大会，下班时间提早于下午4时40分，各办公室停止办公。改：外宾今日来我厂参观，兹定于下午5时在礼堂召开欢迎大会，下班时间提早于4时40分。语言问题普通的一般性、知照性文件将不再发放进入托管中心的企业，只需发一份给托管中心，由托管中心传达文件精神，统一组织相关企业贯彻执行。集团公司的有关工作会议，如半年工作会议、年终总结会议等，原则上由托管中心统一派员参加，进入中心的企业不需参加，会议通知另有规定的按通知执行。解决办法：认识简洁的重要性；不要过低估计读者的理解能力，能一个词、一句话说清的不要用两个词、两句话；避免重复。公文主体部分的撰写（二、注意突出主题，内容集中）一是主题不鲜明，内容不集中，主次不得当。应力求做到突出主题的材料深挖掘，与主题无关的材料坚决删除.如:关于申请拨款修建公路的请示县委并县人民政府：黄桥、和平是我乡的贫困村。制约这两个村的原因是多方面的：人口多，有的不生男孩不罢休，处罚教育都不管用；文化素质低，影响创造精神,有的安于现状，有的得过且过；交通闭塞，由于不通公路，许多产品不能变成商品。这些产品中的绝大部分往往腐烂丢弃，不能发挥应有的经济效益。如能修通公路，产品能及时外销，这两个村就可望脱贫致富。接上鉴于以上情况，拟修公路与外界联系，使产品及时外运销售。我们组织力量进行了勘测和预算，公路全长20公里，需要经费50万元，我乡可望集资拾万元，缺口40万元，请县政府给予拨款解决。其他存在的问题，我乡将进一步调查研究，制定可行的工作方案，尽快行动起来，争取较好地解决相关问题。以上报告，请复。乡政府章二00一年Х月Х日公文主体部分的撰写（三、注意结构的顺畅，层次的清晰）逻辑结构是文章的形体，应注意内容安排合理；条理不分明，层次不清楚，这样的公文有时会给读者带来阅读的困难，理解上的障碍，认识上的混乱，甚至造成工作的失败。层次安排不妥：（病例一）关于……工程进度情况的函ＸＸ公司：ｘｘ工程现尚余10%工程量，不能按原计划完成。若天气晴朗，将在7月初完成。因前段适逢雨季，根据地质情况，每逢雨后必须经过两个晴日才能施工，故工程不能按原计划进行特此函达。公司章二零零一年Ｘ月Ｘ日更正关于……工程进度情况的函ＸＸ公司：因前段适逢雨季，根据地质情况，每逢雨后必须经过两个晴日才能施工，故ｘｘ工程不能按原计划进行，现尚余10%工程量。若天气晴朗，将在7月初完成。特此函达。公司章Ｘ年Ｘ月Ｘ日层次安排不妥：病例二经严格审核论证，县政府决定取消和调整三十六项行政审批项目。各地区、各部门要认真做好有关行政审批项目取消和调整的落实工作，做好更新管理理念、转变政府职能的宣传工作，切实加强后续监督和管理。这次取消和调整的行政审批项目二十八项。改变管理方式，不再作为行政审批，由行业组织或中介机构自律管理的六项。下放管理层级的二项。更正经严格审核论证，县政府决定取消和调整三十六项行政审批项目。这次取消和调整的行政审批项目二十八项。改变管理方式，不再作为行政审批，由行业组织或中介机构自律管理的六项。下放管理层级的二项。各地区、各部门要认真做好有关行政审批项目取消和调整的落实工作，做好更新管理理念、转变政府职能的宣传工作，切实加强后续监督和管理。几种常用公文的写作请示的写作：注意规范，注意内容集中，注意理由充分（病文）关于申请购买空调的请示报告厂领导并财务部：我厂职工食堂就餐人数近二千余人，一到夏季，副食经常腐烂变质，给食堂管理造成很大困难，也严重影响职工身体健康，为搞好食堂卫生，我部研究，决定购买功率5匹的空调，价格五千元左右，请拨款解决。另食堂职工仅8人，工作繁忙，经常加班，希望领导帮助调进2-3人。以上当否，请批准。行政部２０００年Ｘ月Ｘ日请示（病文）关于举办锻炼意志活动的报告校委：近年来，我支部在提高团员素质方面做了不少工作，收获较大。现将有关情况报告如下：一、抓培训：本年度共举办两期培训班，参加培训班的团员热情很高，收到了良好的效果。原因是：1、培训主题能做到有的放矢。根据团员的思想、工作情况确定培训主题，第一期的主题是：阻碍自身发展的个性探讨；第二期的主题是：如何提高员工绩效。接上页2、培训注意效果：根据以往教训，有的同志参加培训时心不在焉。今年的培训，我支部要求在培训后，联系自己或学校的实际，需撰写一篇听课后的感想或一份建议，字数不限。支部对每个团员的文章都认真地阅读过。使我们意外的是：文章写得短小但很实在，没有了以往的套话、假话。对支部所提建议很合理，且具操作性，对我们的工作很有帮助。二、开展有意义的社会活动。……接上页当前，社会情况比较复杂，竞争也很激烈。少数团员在当前的环境中，显得力不从心，有的甚至意志消沉、萎靡不振。虽然通过培训解决了一些问题，但远远远不够。为了培养团员的坚强意志，以提高适应社会的生存能力，我支部决定，拟举办系列锻炼意志活动。初步匡算，约需经费9千元（见附件），恳请校委帮助解决。所拨款项，我支部一定专款专用，请校委放心。特此报告，请予答复。团支部章二零零三年三月六日更正关于拨款举办锻炼意志系列活动的请示校委：当前，社会竞争十分激烈。少数团员在这种环境中，显得力不从心，有的甚至意志消沉、萎靡不振。虽然通过培训解决了一些问题，但远远不够。为了培养团员的坚强意志，以提高适应社会的生存能力，更好地投入自己的本职工作，我支部决定，拟举办锻炼意志系列活动。初步匡算，约需经费9000元，恳请校委帮助解决。当否，请予批示。附件：1.活动资金预算表2.系列活动初步安排章二〇〇五年三月二十八日（联系人：ＸＸＸ，联系电话：…）范文国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案全国人民代表大会：长江是我国第一大河，但由于多方面的原因，长江资源尚未很好开发利用，……水患尚未根治……这是我国的心腹大患。（阐述长江对我国的危害，说明根治长江的必要性和紧迫性）接上页如何解决长江的防洪问题，社会各界十分关注。经过几十年的治理实践和对各种意见、方案的反复研究和论证，解决长江的防洪问题，必须采取综合治理措施，兴建三峡工程是综合治理的一项关键性措施。三峡工程兴建后，可将……（阐释了三峡工程建设的意义即合理性）接上页经过多年的研究、论证和审查，三峡工程选在ＸＸ镇。投资……工期……资金偿还……国务院三峡工程审查委员会对可行性研究报告进行了认真审查，认为技术上是可行的，经济上是合理的，随着经济的发展，国力是可以负担的。（阐述该工程的可行性）经国务院常务会议认真讨论，同意建设三峡工程。建议将兴建三峡工程列入国民经济十年规划。请审议。国务院总理李鹏一九九二年三月十六日几种常用公文的写作（催款函的写作）一、催款函写作的原则：＊一是紧扣主题。暧昧含糊或拐弯抹角，可使对方分心反感，助长其拖欠威风，从而事倍功半。应直接鲜明，主动对付，给予对方一定心理压力。＊二是动之以情晓之以理，软硬兼施。作到精诚所至金石为开。＊三是分别不同情况，采取不同策略。做到事前预警，事中控制，事后弥补；＊四是用语诚恳礼貌，但针对不同情况，措辞需作调整，或平缓委婉或激烈果断。预先提请付款的函：以防事情变故，预先提示，注意语气委婉（例文）关于提请如期支付货款的函ｘ公司：贵公司于ｘ年ｘ月ｘ日向我厂订购办公设备ｘｘｘ套，货款金额为ｘｘｘ万元，发票编号：ｘｘｘｘｘｘ，预定付款日期为ｘ年ｘ月ｘ日。因逾期付款，按银行规定，将加收千分之二的罚金，贵方在百忙之中如忽略承付将造成不必要的损失，故致函提醒。特此函达。ｘ公司章年月日（联系人：ｘｘ，联系电话：ｘｘｘｘｘ，邮编：ｘｘｘｘｘ，地址：）索取余款的函：既要感谢又要警惕，语气礼貌亲切（例文）关于请付所余款项的函ｘ公司：ｘ月ｘ日收到了贵公司安装ｘｘ电器费用ｘｘｘ万元的付款，谢谢。现安装费用尚余ｘｘ万元。贵公司ｘ月ｘ日来函中表示在ｘ月ｘ日前付请欠款，请贵公司如期结清此账，不胜感谢。附件：ｘｘｘｘｘ结算表公司章年月日（联系人：ｘｘ，联系电话：ｘｘｘｘｘｘ）索取逾期付款的函：要晓之以礼，动之以情（例文）关于请付家具费用的函ｘ公司：贵公司于ｘ年ｘ月ｘ日向我厂订购家具ｘｘｘ套，货款金额为ｘｘｘ万元，发票编号为ｘｘｘｘｘｘ，预定付款日期为ｘ年ｘ月ｘ日。现逾期一个月仍未收到贵方的欠款。贵方一向诚信为业，这次一定有特殊原因以致延误付款。目前我公司正处于改革发展中，所承受的资金困难，贵公司可想而知。希望贵公司予我们以协助，克服困难于近期内支付所欠款项。