公文写作资料

1关于公文写作问题的初探中国出口信用保险公司的全系统网上办公系统开通在即，网上办文、阅文、处理文件的问题即将摆在每位员工面前。为进一步规范分公司员工撰写的公文，提高办文水平，根据刘总指示精神，结合总公司有关公文处理的规定，现抛出关于公文写作的几点不成熟的想法，与大家共同探讨。公文是国家机构、社会组织在公务活动中，为行使法定职权所制作的公务文书，习惯上也称之为文件。对何谓公文有广义和狭义两种理解：从广义上理解，它包括通用公文、专用公文和事物公文三大类。通用公文即行政公文，在国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定有十二类十三种；专用公文的范围很广，有党务文件、军事文件、外交文件、司法文件、财务文件等；事物公文，即不列入《国家行政机关公文处理办法》的文件种类系列，如计划、总结、简报、调查报告、规章制度等。从狭义上理解，公文仅指行政公文。我们要研究探讨的是广义公文中的通用公文和事物公文两大类中的部分文种。一、通用公文（一）公文的种类。文种，又称公文名称，用以概括表明公文内容、性质、作用及作者权限、制发公文的目的要求等。在公2文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、权威性、有效性，能为公文的撰写、处理提供便利。因此，文种是公文的重要组成部分。按照国务院办公厅颁发的《国家行政机关公文处理办法》的规定，国家行政机关的公文主要有十二类十三种。1.命令用于国务院发布行政法规；国务院及其各部门、省、自治区、直辖市人民政府以及省、自治区人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市人民政府发布规章；国务院及各部门、县级以上（含县）人民政府采取重大强制性措施，奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定。2.议案用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。3.决定对于重要事项或重大行动做出安排。4.指示用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。5.公告、通告公告用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。36.通知用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部。7.通报用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。8.报告用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。9.请示用于向上级机关请求指示、批准。10.批复用于答复下级机关的请示事项。11.函用于平行或者不相隶属机关之间互相商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。12.会议纪要用于记载和传达会议情况和议定事项，要求与会单位共同遵守、执行。在我们中国信保的分支机构，应用较多的是请示、报告和函。（二）公文的格式4公文的格式是指文件的组成部分和印刷规范。公文的格式具有规范性和相对确定性。1.公文的组成部分公文的组成部分分为基本组成部分和其他组成部分。（1）公文的基本组成部分公文的基本组成部分是一切公文所必备的。▲标题标题用于揭示公文的主要内容，是公文主题的高度概括。公文标题由三要素组成：制发机构名称、事由（公文的主要内容）、文种。例如《辽宁分公司关于追加广告经费的请示》，制发该文的机构名称是辽宁分公司，事由是追加广告经费，文种是请示。从语法关系上看，在制发机构和事由之间有介词“关于”，在事由和文种之间有结构助词“的”，“关于”和事由组成介宾词组作文种的定语，构成一个以文种为中心词，以制发机构名称和事由为限定修饰成分的偏正词组。公文标题的三要素是公文标题不可缺少的组成部分，但在处理上有两种特殊情形：一是凡使用公文版头（文头纸）的文件，标题中的制发机构名称可以省略（如文头纸是“中国出口信用保险公司辽宁分公司文件”则下面标题就可以是《关于追加广告经费的请示》）；二是告示性公文中的公告、通告这两个文种的标题可以省略事由，如《大连市公安局通告》、《新华社公告》、《辽宁5省政府通告》等。凡不属于这两种特殊情形的公文，三要素都不可缺少或随意变动。公文标题要求完整、准确、简明。完整是指三要素要齐全，制发机构名称要用全称或规范化简称（如中国保监会、大连保监局、中国信保辽宁分公司等）；准确是指公文标题要准确揭示公文的主要内容（切中主题），准确地选择文种；简明是指事由部分要高度概括公文事实，简洁、明了（比如，想组织员工春游，向上级请示，撰写一个标题——《关于五月中旬组织分公司男女员工到鞍山市千山风景区旅游两天的请示》，正文的长度也不会比这长多少）。另外，标题对标点符号的使用也有特殊要求。在中国信保系统，标题中除法规、规章名称或转发文件、印发领导讲话等特殊情况加注书名号、引号、小括号外，一般不用标点符号。公文标题一般在发文字号下方居中标注。遇到字数比较多的标题，可以分行，一般分行采用倒梯形，但也可以采用正梯形，主要取决于折回位置。但是一定要在一个词末折回，不可随意。（如辽宁分公司关于先进/性教育总结情况的报告，不合适）。▲正文正文是公文的主体部分，公文的内容、主题以及发文的目的都是通过正文表达出来的。写好正文，目的在于表达使受文者对特定事物获得明确认识所需要的信息。公文写作，关键是正文的写作。公文质量的高低也主要通过这部分来评判。（关于正文的6写作要求在“草拟公文的要求”中探讨）▲作者、印章或签署公文作者是法定作者，即制发公文并对该文件负全部责任的依法成立的机构。法定作者应署制发机构的全称或规范化简称。公文作者在公文中有三处标示：一在公文头部，即版头上，如我分公司的文件，在版头上有套红印刷的“中国出口信用保险公司辽宁分公司文件”字样，表明该文件的法定作者即是中国信保辽宁分公司；二是在公文标题上，（在某些情况下用了制式文件字头纸此处可以省略）；三是在公文的落款处，需署上制发机构的名称，（公文的落款处使用公章，公章上必须有机构的名称）印章，指作为机构权力象征的图章。以机构名义制发的公文，除会议纪要外，均须加盖印章，否则公文无效。印章盖在公文的落款处，要注意上不压正文、下需“骑年盖月”，联合行文时，各机构的印章要下不压成文日期。签署，指签发公文的机构领导人在公文正本的落款处签注姓名（或代以签名章）。以机构领导人名义制发的公文均需签署，否则公文无效。签署处须注明领导人职务。▲成文日期成文日期指公文形成的确切时间。一般都以机构领导人签发该文的日期为准；经会议正式讨论通过方能正式生效的公文，以会议通过的日期为准；……联合行文以最后签发机构的领导人签7发日期为准。（2）公文的其他组成部分▲文头文头也称版头，是公文制发机构的标记。国家常用的文头有四种。我们常用的是由制发机构全称或规范化简称加“文件”构成的文头。▲发文字号发文字号是指发文机构对其所制发的公文依次编排的顺序代码。它由发文机构代字（如辽信保发）、发文年号（如〔2006〕）、发文顺序（如8号）三部分组成。几个机构联合行文，只署主办机构的发文号。一般情况，发文号位于文头下方正中。但如须注明签发人时，则在文头下方左侧。▲签发人在重要的上行文中，需印有代表机构核准并签发文稿的领导人的姓名。签发人：XXX位于与发文号平行的右侧。▲秘密等级目前公司秘密文件的等级分为四级：绝密、机密、秘密、商业秘密。密级标注于公文首页文头的右上角或左上角。▲紧急程度这是表明对公文送达和办理时间要求的标志。分别用汉字“特急”、“急”表示。一般在公文首页的左（右）上角，有密级8标志的，在其上方。▲版记在公文的最末页，主要内容有：主题词、主送、抄送、联系人、联系电话、印发单位、印发时间（这部分由办公室负责办文的同志处理，因此不再赘述）（三）草拟公文的要求1.符合国家法律法规，方针政策及有关规定。2.要情况确实（无中生有、虚无缥缈、无端猜测的内容不能出现在公文中，如我到公司撰写的第一个材料）；材料翔实（比如写一个有关业务开展情况的报告，有关业务开展的材料要既多且实，否则就是一纸空文）；观点明确（你是什么意见，或倾向于什么意见，一定要写明，不能出现这样的词句“是否可以”“是否需要”等等“例：大连机场路路牌广告已到期，是否需要续转，请指示”）；表述准确（不能让人望文产生歧义，如“集体婚礼”与“集体结婚”，“每册5元”与“每期5元”，“鱼目混杂”等等）；结构严谨（完整、紧密，风格一致，不能说一半没了，下文不搭上文，前面公文体，后面抒情散文体，让人没法看）；条理清楚（为说明主题，或由浅到深逐条阐述。或并列分题，共赞主题，让人看了有脉络可循，不能想一条是一条，杂七杂八毫无头绪）；直述不曲（是什么，是怎样的，是什么意见，直截了当，不拐弯，不隐讳，不能领读者在外围绕大圈子，不能哭了半天不知道谁死9了“例：申请会议经费，先说中央文件精神、再说节约经费意义，再说会议召开必要性，再说怎样想法节约经费，最后两句话，拟于某月某日在某地召开有XX参加的XX会议，申请会议经费X元，请批准；再如西昌地委打报告，要求开放。国务院先引了西昌报告中的理由，然后说“但是”不同意。”）；字词规范（公文中尽量选用庄重严肃的书面语，避免口语化，如阴谋诡计——鬼把戏、无所顾忌——不管三七二十一、漫无边际——胡拉乱扯等）；标点准确（各种标点符号要运用自如、准确无误，常见的错误有一逗到底、分句倒置、分句无当等）；篇幅力求简明扼要（一般不超过3000字，例“对一篇长文，朱镕基批示“能否精炼点，你有时间写，我哪来时间看？”如正文篇幅过长，要有内容提要）。3.人名、地名、数字、引文要准确规范。引用公文应当先引标题，后引发文字号{如根据总公司《关于开展争创“四好”党委活动的决定》（信保党发；[2006]1号文件）精神}；日期应当写具体的年、月、日，不要写去年、上月、昨天，或不写年，只写月、日；年份要完整表述，如2006不能写成06。4、结构层次序数，第一层为“一、”；第二层为（一）；第三层为1.；第四层为（1）。5.必须使用国家法定计量单位。6.文内如使用非规范化简称，应先用全称，然后用括号注明10简称[如“大连市个体、私营企业协会”（以下简称“大连个私协会”）；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名[如“WTA”（世界贸易组织）]。7.公文中的数字，除标题、成文日期、部分结构层次序数[如一、（一）]、和在词（十分）、词组（一心为了创建四好党委）、惯用语（一塌糊涂）、缩略语（十一五规划）等必须使用汉字外，其他应使用阿拉伯数字。8.在会议纪要及成立临时机构的文件中，姓名、职务并用时，一般是姓名在前，职务在后（如刘燕翔总经理、曹丽清处长）。姓名、职务之后，不再加同志字样（陶毅处长同志）。（四）行政公文的撰写在这里，主要探讨报告、请示、和函。1.报告▲报告是向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级询问时用的陈述性公文。它以具体的事实和确实的数据为汇报的主要内容，表达方式主要是叙述，要直陈其事。其中虽然也有阐明观点、论述道理的地方，但不能长篇大论讲道理，而只在叙述事实时摆明观点，讲清道理，且只点到为止（不能有教育上级之嫌）。报告同请示是两种不同的公文，不能连称为“请示报告”。而且报告中不能夹带请示事项。（报告是向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，是呈报性公文，不需批复；请示是11请上级答复、批准或请上级给与指示，是呈请性、期复性公文，是需要上级批复的。报告是汇报工作，是在工作结束或告一段落之后向上级所作的汇报；请示是向上级请求批准或答复，是工作或活动开展之前所作的请求。）▲报告的分类：按报告的用途分，（1）呈报式报告（向上级汇报工作、反映情况，我们用得较多）；（2）呈转式报告（除把工作情况向上级汇报外，还有对工作的意见或建议，希望上级转批给有关部门，这类报告的正文结尾，多有单独占一行的“以上报告如无不妥，请批转有关部门执行”等字样。按报告的内容分，（1）综合报告（反映全面情况的报告，如“辽宁分公司关于二○○五年业务工作总结的报告”）；（2）专题报告（某项工作、某个问题、某一方面情况的报告，如“辽宁分公司关于开展先进性教育活动“回头看”工作情况的报告”）；（3）例行报告（按上级报告制度定期或不定