COP-GG-10会议接待程序

公关销售部工作手册文件名称：会议接待程序版号：A文件编号：COP-GG--10修改号：03页数：第1页共3页1.0目的为客户的会议系统地安排各项服务，确保酒店的接待服务能成功地配合会议的进行。2.0适用范围所有需要使用酒店的会场，或者在酒店使用两项以上主要服务的接待。3.0职责3.1销售代表负责与会议接待单位联系，洽谈，并在接待过程中进行服务跟踪。3.2预订中心负责配合做好房间预订工作。3.3销售主管负责审批接待通知和监督销售代表的服务跟踪。4.0工作程序4.1接待洽谈4.1.1销售代表与会议接待单位人员洽谈，了解接待要求，包括会议名称、时间、人数及与会人员的身份，有何特点（如年龄结构、宗教信仰等），并就会场、用餐、住房、宣传、娱乐、交通工具等逐一了解客人的要求。4.1.2根据接待要求，销售代表应马上查询相关会场、餐厅和房间等的预订情况，并迅速回复客人，再向联系人介绍酒店计划提供的服务和设施，如房间类型和餐厅，并就各个接待项目系统地报价。4.1.3情况特殊的接待要求，须先向领导汇报，经领导审核后再回复。4.2预订根据《客户预订程序》为会议客人进行预订。4.3与接待单位确认4.3.1根据会议接待要求及双方洽谈的内容，销售代表需及时编写《会议接待确认书》，通常包括以下内容：1）报到——要明确报到时间、地点、相关报到物品。公关销售部工作手册文件名称：会议接待程序版号：A文件编号：COP-GG--10修改号：03页数：第2页共3页2）住房——明确入住、退房时间、房型、房量、房价、需要叫醒服务的具体时间，房间配套功能是否开放。3）用餐——明确用餐时间、地点、形式、人数、餐标及各种特别要求（如食素、食斋等情况）。4）娱乐——明确时间、地点、人数、消费标准（如包场，要提供节目表）。5）车辆安排——明确用车时间、行程、人数、车型、租金等。6）宣传制作——明确横、竖幅，背景板，欢迎花牌，指示牌，鲜花等的数量、规格、内容及费用。7）车位预留——明确时间、数量、车型等。8）结算方式——明确按金预留、会议费用确认人员（签名手迹），以何种方式付款（现金、转帐、支票、信用卡等）。4.3.2销售代表编写好《会议接待确认书》需经销售主管以上人员审核后，方可交会议接待单位确认。4.3.3销售代表根据会议接待单位确认后的《会议接待确认书》内容编写《会议接待通知书》，经销售主管审核后提前（特殊情况的急单先发后补）送发至各相关部门，并落实跟进是否收到。4.4与接待部门衔接根据WI-GG-03《部门间协作制度》与接待部门衔接，由接待部门落实执行。4.5接待跟踪服务4.5.1由指定的销售人员根据《会议接待通知书》上的接待要求跟踪接待服务，检查各个项目的准备情况并做好记录，防止遗漏或出错。4.5.2保持与接待单位人员的联系，相互配合好，及时处理更改和解决突发问题。4.5.3协助收款人员对该次会议在酒店的消费进行结算。4.5.4会议结束后向接待单位人员了解情况，并在《会议接待通知书》上做好意见反馈记录。5.0支持性文件《公关销售服务标准》公关销售部工作手册文件名称：会议接待程序版号：A文件编号：COP-GG--10修改号：03页数：第3页共3页《部门间协作制度》《特别服务策划程序》《客户预订程序》6.0支持性记录《备忘录》《会议接待通知书》