【行政】办公常用EXCEL大全(69页PPT)

ClerkOffice2003TrainingMaterial文员Office2003培训教材Exceltrainingmanual-IntermediateMaterialExcel培训手册—中级班教材2使用公式公式中的运算符公式中的运算顺序引用单元格创建公式创建公式的方法创建简单公式创建包含引用或名称的公式创建包含函数的公式使用函数常用函数财务函数日期和时间函数数学与三角函数统计函数函数的输入手工输入利用函数向导输入求和计算扩充的自动求和条件求和建立数据清单建立数据清单的准则使用记录单数据排序对数据清单进行排序创建自定义排序数据筛选自动筛选高级筛选分类汇总分类汇总的计算方法汇总报表和图表插入和删除分类汇总插入图表表示数据复杂的数据链接使用数据透视表创建数据透视表编辑数据透视表controlltoolboxusage(控件工具箱)课程大纲3使用公式公式中的运算符1.算术运算符算术运算符号运算符含义示例+(加号)加2+3=5-(减号)减3-1=2*(星号乘3*2=6/(斜杠)除6/2=3%(百分号)百分号50%^(脱字号)乘方4^3=43=644使用公式公式中的运算符2.文本运算符“&”号,可以将文本连接起来.3.比较运算符比较运算符运算符含义示例=(等号)相等B1=C1,若B1中单元格内的值确实与C1中的值相等,则产生逻辑真值TRUE,若不相等,则产生逻辑假值FALSE(小于号)小于B1C1(大于号)大于B1C1,若B1中数值为6,C1中数值为4,则条件成立产生逻辑真值TRUE,否则产生逻辑假值FALSE=(大于等于号)大于等于B1=C1(不等号)不等于B1C1=(小于等于号)小于等于B1=C15使用公式公式中的运算符4.引用运算符引用运算符运算符含义示例:区域运算符,产生对包括在丙相引用之间的所有单元格的引用(A5:A15),联合运算符,将多个引用合并为一个引用SUM(A5:A15,C5:C15)(空格)交叉运算符,产生对两个引用构有的单元格的引用(B7:D7C6:C8)例:A4=B4+C4+C4+E4+F4,可写为:A4=SUM(B4:F4)6使用公式公式中的运算顺序如果在公式中要同时使用多个运算符,则应该了解运算符的优先级.算术运算符的优先级是先乘幂运算,再乘、除运算,最后为加、减运算。相同优先级的运算符按从左到右的次序进行运算。公式中出现不同类型的运算符混用时,运算次序是：引用运算符——算术运算符——文本运算符。如果需要改变次序,可将先要计算的部分括上圆括号。7使用公式引用单元格1.相对引用相对引用指公式中的单元格位置将随着公式单元格的位置而改变2.绝对引用绝对引用是指公式和函数中的位置是固定不变的.绝对引用是在列字母和行数字之前都加上美元符号”$”,如$A$4,$C$63.混合引用混合引用是指在一个单元格引用中,既有绝对引用,也有相对引用.例:行变列不变:$A4列变行不变:A$48创建公式公式是指对工作表中的数据进行分析和处理的一个等式,不仅用于算术计算,也用于逻辑运算、日期和时间的计算等。一个公式必须具备3个条件：1.以等式开头;2.含有运算符和运算对象;3.能产生结果公式的3个基本组成部分:1.数值:包括数字和文本2.单元格引用3.操作符9创建公式创建公式的方法1.使用编辑栏2.直接在单元格中输入创建3种类型的公式1.创建简单公式;2.创建包含引用或名称的公式3.创建包含函数的公式10使用函数函数是指预定义的内置公式,可以进行数学、文本和逻辑的运算或者查找工作表的信息。函数是一个已经提供给用户的公式,并且有一个描述性的名称。函数结构1.函数名称：如果要查看可用函数的列表,可以单击一个单元格并按Shift+F3键；2.参数：参数可以是数字、文本、逻辑值（TRUE或FALSE）、数值、错误值（如#N/A）或单元格引用。3.参数工具提示：在输入函数时,会出现一个带有语法和参数的工具提示。4.输入公式：“插入函数”对话框。函数的参数函数的参数是一个函数体中括号内的部分逻辑值:FALSE:需要完全一致TRUE:相似值亦可转换11使用函数函数的类型1.常用函数:常用函数指经常使用的函数,如求和或计算算术平均值等.包括SUM,AVERAGE,ISPMT,IF,HYPERLINK,COUNT,MAX,SIN,SUMIF和PMT.它们的语法和作用如下表:语法作用SUM(number1,number2,…)返回单元格区域中所有数值的和ISPMT(Rate,Per,Nper,Pv)返回普通(无提保)的利息偿还AVERAGE(Number1,Number2,…)计算参数的算术平均数,参数可以是数值或包含数值的名称数组和引用IF(Logical_test,Value_if_true,Value_if_false)执行真假判断,根据对指定条件进行逻辑评价的真假而返回不同的结果。HYPERLINK(Link_location,Friendly_name)创建快捷方式,以便打开文档或网络驱动器或连接连接INTERNETCOUNT(Value1,Value2,…)计算参数表中的数字参数和包含数字的单元格的个数MAX(number1,number2,…)返回一组数值中的最大值,忽略逻辑值和文字符SIN(number)返回纪念品定角度的正弦值SUMIF(Range,Criteria,Sum_range)根据指定条伯对若干单元格求和PMT(Rate,Nper,Pv,Fv,Type)返回在固定利率下,投资或贷款的等额分期偿还额12使用函数函数的类型2.财务函数:财务函数用于财务的计算,它可以根据利率、贷款金额和期限计算出所要支付的金额,它们的变量紧密相互关联。如：PMT(Rate,Nper,Pv,Fv,Type)=PMT（0.006,360,-300000)其中,0.006是每一笔贷款项的利率,360是款项的数目,-300000是360笔款项的当前金额(在计算支付金额时,表示当前和将来金额的变量至少有一个通常是负数)注:Rate贷款利率。Nper该项贷款的付款总数。Pv现值,或一系列未来付款的当前值的累积和,也称为本金。Fv为未来值,或在最后一次付款后希望得到的现金余额,如果省略fv则假设其值为零,也就是一笔贷款的未来值为零。Type数字0或1,用以指定各期的付款时间是在期初还是期末。13使用函数函数的类型3.时间和日期函数:主要用于分析和处理日期值和时间值,包括DATE、DATEVALUE、DAY、HOUR、TIME、TODAY、WEEKDAY和YEAR等。例：函数DATA语法：DATE(year,month,day)14在单元格中插入当前日期和时间插入静态的日期和时间当前日期选取一个单元格,并按Ctrl+;当前时间选取一个单元格,并按Ctrl+Shift+；当前日期和时间选取一个单元格,并按Ctrl+;,然后按空格键,最后按Ctrl+Shift+;插入会更新的日期和时间使用TODAY和NOW函数完成这一工作。15使用函数函数的类型4.数学与三角函数:5.统计函数:统计函数是用来对数据区域进行统计分析。主要用于进行各种各样的计算,包括ABS、ASIN、COMBINE、COSLOG、PI、ROUND、SIN、TAN和TUUNC等。例：ABS函数语法：ABS(number)16函数是一种特殊的公式,因此所有的函数要以“=”开始。使用方法如下：1.选中要输入函数的单元格2.单击[Insert]菜单中的命令,弹出如图所示的对话框：使用函数173.在上图的对话框中,选择[函数分类]下面的函数类型及[函数名]下面的对应函数名。4.单击[确定]按钮,弹出如图所示的相应的调用函数对话框：使用函数18函数的使用(SUM)SUM函数函数名称：SUM主要功能：计算所有参数数值的和。使用格式：SUM（Number1,Number2……）参数说明：Number1、Number2……代表需要计算的值,可以是具体的数值、引用的单元格（区域）、逻辑值等。特别提醒：如果参数为数组或引用,只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略；如果将上述公式修改为：=SUM(LARGE(D2:D63,{1,2,3,4,5})),则可以求出前5名成绩的和。19函数的使用(AVERAGE)函数名称：AVERAGE主要功能：求出所有参数的算术平均值。使用格式：AVERAGE(number1,number2,……)参数说明：number1,number2,……：需要求平均值的数值或引用单元格（区域）,参数不超过30个。特别提醒：如果引用区域中包含“0”值单元格,则计算在内；如果引用区域中包含空白或字符单元格,则不计算在内。20函数的使用(IF)IF函数函数名称：IF主要功能：根据对指定条件的逻辑判断的真假结果,返回相对应的内容。使用格式：=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)参数说明：Logical代表逻辑判断表达式；Value_if_true表示当判断条件为逻辑“真（TRUE）”时的显示内容,如果忽略返回“TRUE”；Value_if_false表示当判断条件为逻辑“假（FALSE）”时的显示内容,如果忽略返回“FALSE”。说明:•函数IF可以嵌套七层,用value_if_false及value_if_true参数可以构造复杂的检测条件。•在计算参数value_if_true和value_if_false后，函数IF返回相应语句执行后的返回值。•如果函数IF的参数包含数组，则在执行IF语句时，数组中的每一个元素都将计算。21函数的使用(COUNTIF&SUMIF)COUNTIF函数函数名称：COUNTIF主要功能：统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。使用格式：COUNTIF(Range,Criteria)参数说明：Range代表要统计的单元格区域；Criteria表示指定的条件表达式。特别提醒：允许引用的单元格区域中有空白单元格出现SUMIF函数函数名称：SUMIF主要功能：计算符合指定条件的单元格区域内的数值和。使用格式：SUMIF（Range,Criteria,Sum_Range）参数说明：Range代表条件判断的单元格区域；Criteria为指定条件表达式；Sum_Range代表需要计算的数值所在的单元格区域。22函数的使用(SUBTOTAL)SUBTOTAL函数函数名称：SUBTOTAL主要功能：返回列表或数据库中的分类汇总。使用格式：SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,...)参数说明：Function_num为1到11（包含隐藏值）或101到111（忽略隐藏值）之间的数字,用来指定使用什么函数在列表中进行分类汇总计算（如图6）；ref1,ref2,……代表要进行分类汇总区域或引用,不超过29个。应用举例：如图7所示,在B64和C64单元格中分别输入公式：=SUBTOTAL(3,C2:C63)和=SUBTOTAL103,C2:C63),并且将61行隐藏起来,确认后,前者显示为62（包括隐藏的行）,后者显示为61,不包括隐藏的行。特别提醒：如果采取自动筛选,无论function_num参数选用什么类型,SUBTOTAL函数忽略任何不包括在筛选结果中的行；SUBTOTAL函数适用于数据列或垂直区域,不适用于数据行或水平区域。23函数的使用(VLOOKUP)VLOOKUP函数函数名称：VLOOKUP主要功能:在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。使用格式:VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)参数说明：Lookup_value为需要在数组第一列中查找的数值。Lookup_value可以为数值、引用或文本字符串。Table_array为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对