公文处理及公文写作

公文处理一、公文概述2012年4月中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了：《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)。对公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理等均做了明确规定2012年7月1日国家质检总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》。（GB/T9704-2012）2012年9月省局下发文件，要求新格式从10月1日起施行。2015年《陕西省气象局公文处理实施细则》正在印发中。公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文的概念公文是党政军领导机关、企事业单位和群众团体行使法定职权用其处理公务事项并有较为固定的惯用格式的应用文。这个概念中包括的主要意思如下：•1﹒公文的制发文者是具有法定职权资格的单位和机关。•2﹒公文的是法定机关单位处理公务事项最重要手段和工具。•3﹒公文在一定的历史时期有约定俗成规范的写作审美格式。•4﹒公文是属于实用文体中应用文的写作范畴。公文的特点1．鲜明的政治性和政策性•公文是党和国家进行统治、管理和协调内外关系的重要工具，它代表着一定权力机关的政治意向和根本利益，所以具有鲜明的政治性和政策性。•政策性，是各级机关的公文，必须贯彻党和国家的路线、方针、政策，有利于我们现代化事业，维护广大人民群众的根本利益，有利于维护经济社会健康发展，有利于维护人民群众的根本的利益。•具体说，公文是我们在经济社会发展繁荣过程中，特别在实现现代化建设的进程中，党和国家解决人民群众当前在经济、政治、文化、社会、自然等问题的路线、方针、政策。通过公文，人民群众可以全面了解党和国家的中心工作、基本任务及长远规划，从而更加注重地团结在中央和各级领导的决策基础上，为建设现代化事业而努力工作。2．法定的权威性和行政约束力•公文是党政军领导机关、企事业单位、群众团体的发文，它代表了该机关的意志，是该机关的喉舌，具有该机关单位特有的权威性和行政约束力。•权威性是指对受文者具有强制性影响，公文的有效性决定于发文方法定的权威。法定单位制发机关颁布的法律、决定、意见，下发通报、通知，或者报送的请示、报告，传达制发机关的决策与政策意图。各级机关所发文在有效的时限、范围内，具有国家法律所赋予的权威性和约束力，不允许任意违背，做到有言必行，有章必循，违令必究。公文一经制发，有关的受文机关和人员就必须严肃认真地对待。•行政约束力是指从法律意义上，是对于解决问题提供有效凭据。公文的内容能够客观真实地反映事物，解决问题的政策具有较强的精确性和不可随意更改性；各级机关所发文在有效的时限、范围内，具有国家法律所赋予的权威性和约束力，不允许任意违背，做到有言必行，有章必循，违令必究。3．特定的作者和一定的体裁格式•公文的法定作者，是指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的单位机关或组织。撰写和制发公文不是个人行为，是所代表的是机关或组织，因此它的内容受法律、工作需要和领导人指定的制约，其法定作者制发公文的权利和名义受法律的保护。•需要注意的是，在机关中起草公文的工作人员和签发公文的领导人都不能称为公文的作者。这里需要区别的是公文的撰稿者和作者不是同一个概念。一般的文章，谁写谁就是作者，作者和撰写者是同一个概念，公文的撰写者只是机关里承担写作任务的工作人员，领导人所代表的机关单位真正的作者，撰写者撰写完的草稿只有经过领导机关的审批后才可以正式定稿，撰写者不得擅自做主。公文的法定作者只能在自己的职权范围内公文，超越职权范围制发的公文一律无效。•公文的体裁格式是长期以来人们在工作实践中形成的一定的审美形式。公文是一种高度程式化的应用文体，在长期实践中形成了一套独特的写作格式和用国家法规予以规定的制发体式，任何机关都不得另搞一套，各行其是。公文的拟制必须遵循规范化的体式，其目的是为了维护公文的法定效力和机关的权威性，也是为了实现公文工作的标准化，提高工作效率。4．文风朴实、严谨、和谐、有力公文是为了推动一定时间范围内工作而制定的，要体现经济社会的公平与正义，因次，要求公文撰写文风朴实、严谨、和谐、有力等。•朴实、严谨。是要实事求是地反映客观实际事物，揭示事物的内在客观道理，表达处理问题的意见态度要明朗，选词要准确，用语要严谨，恰到好处。•和谐、有力。是指公文内容与他文不要打架，或者自相矛盾，表而要前后一致，说明思想、制定政策，是否有利于工作健康发展，是否体现了人性化等；在表达上不能干巴、枯燥，缺乏表现力，可以适当运用一些文学的修辞手法，从而有效地表现所要表达的事物其中所说的道理。公文的分类公文的分类相当复杂，站在不同的角度，有不同的分类法。1．按发文的性质，可以分为发文、收文。2．按行文的方向，可以分为上行文，如请示、报告等，下行文，如决定、批复等，平行文，如函等，不相隶属机关文、以及通行文，如意见等。3．按公文的内容，可以分为指令性公文，如命令、决定等，报请性公文，如请示、报告等，知照性公文，如通知、通报等，商洽性公文，如函等、记录性公文，如纪要等。4．按公文的办理时限要求分为：特急、加急、一般等。5．按机密程度分为：绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。6．按公文的规范程度和约束力分为：规范性公文和非规范性公文。7．按公文的载体分为：传统纸质公文和电子公文。8．按照公文的性质和内容可以分为三大类：法定公文、事务公文和专业公文。（1）法定公文。法定公文是指党和国家最高权力机关以法规文件公布的公文文种。现行法定公文主要是中共中央办公厅、国务院办公厅2012年4月16日联合发文公布的《党政机关公文处理工作条例》公文写作与处理办法及文种15。（2）事务性公文。事务公文是指党和国家最高权力机关规范的法定公文以外各个机关单位处理日常事务通用的公文，如计划、总结、条例、规定、公示、简报、调查报告、领导讲话稿、公约、介绍信、个人鉴定、思想汇报、干部考察材料等。（3）专业公文。专业公文是具有专门职能的机关在专业的领域中形成、使用的书面材料，具有专指内容、特定格式。主要是指工商财贸（如经济合同、经济协议书），司法纪检（如起诉书、判决书、笔录），外交军事（如国书、照会、护照、白皮书、备忘录）交通运输、文教卫生等首脑机关规范的行业性使用公文。1、领导和指导作用公文是上级机关对下级机关进行领导和指导的重要工具。上级机关通过制发公文，传达党的路线方针政策，颁布国家的法律法规，组织开展各种公务活动，责成下级机关严格按照所发公文的要求，采取切实有效的措施予以贯彻落实。（指导作用的具体表现）上级机关制发的公文不一定都具有指令的性质，有的只对本行业、本系统的业务工作指出原则性的指导意见，要求下级机关结合本地区、本部门的实际情况，创造性地贯彻执行。（指导作用）2、规范和约束作用在政党机关公文中，有相当一部分具有法规的性质，如条例、规定、办法等。这类公文是一定范围内人们行动的准则或行为的规范，具有明显的规范和约束作用，一旦制发生效，就必须遵照窒执行，不得违反。公文的作用3、宣传和教育作用党政机关制发的许多重要公文，在作出工作部署，提出贯彻要求的同时，往往要分析国际国内形势，阐明党的理论、路线、方针、政策和国家的法律法规，对广大干部群众进行宣传教育，以便统一思想认识，增强贯彻执行的自觉性。一些公文，如表彰性或批评性的通告，本来就是为了达到宣传教育的目的而制发的，其宣传教育作用更为突出。4、联系和沟通作用党政机关、企事业单位、人民团体或其他法定的社会组织，都要通过制发公文联系和商洽工作，传递和反馈信息，介绍和交流经验。正是在各种纵向、横向的联系和沟通中，上情得以下达，下情得以上达，思想认识得以统一，各项工作能够正常而有序地开展。5、依据和凭证作用公文作为处理公务的专门文书，反映了发文机关的意图，具有法定的效力，是收发机关做出决策、处理问题、开展工作的依据和凭证。如上级机关制发的公文（决议、决定、条例、规定、指示、批复、通知），是下级机关组织开展工作的依据和凭证；下级机关制发的公文（报告、请示、意见），是上级机关制定决策、指导工作的依据和凭证；平级或不相隶属机关制发的公文（函），是彼此之间交流情况、商洽工作的依据和凭证。二、公文处理主要讲一下近期要印发的《陕西省气象局公文处理实施细则》。陕西省气象局的公文定义：是陕西省气象局在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理:拟制、办理、管理等。是相互关联、衔接有序的工作。公文处理原则：坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。省局办公室是公文处理的管理部门，主管省局的公文处理工作并指导全省气象部门的公文处理工作。要求：省局办公室及各内设机构应配备专兼职文秘人员，具体负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守，作风严谨，严守纪律，具有一定的公文处理知识，并保持相对稳定。省委办公厅法规处陕西省气象局适用的公文种类主要有：（一）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（二）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（三）通知:适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布部门规章；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和聘用人员。（四）通报:适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。公文种类•（五）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。•（六）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。•（七）批复。适用于答复下级机关的请示事项。•（八）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。•（九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。•（十）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。公文格式公文格式规定了党政机关公文用纸、数据表现形式、各要素、格式标准等内容，使党政机关公文表现形式趋于统一和规范。•公文用纸：统一采用国际标准A4型纸（其成品尺寸为：210mm*297mm，定量为60g/m2-80g/m2胶版印刷纸或复印纸）•页边与版心尺寸为：公文用纸天头为37mm,订口为28mm，版心尺寸为：156mm*225mm•行数和字数：一般每面排22行，每行28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。•字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。•文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。•《条例》规定：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成”（新增了“印发机关”和“页码”，去掉了原有的“主题词”）•文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。包含6个要素：份号密级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发人版头份号一般用6位3号黑体阿拉伯数字，编虚位补齐，即第一份公文份号可以编为“000001”不应编为“1”或“01”。顶格编排在版心左上角第1行。密级和保密期限3号黑体字，顶格编排在版心左上角第2行，一般密级和保密期限之间可用“★”分隔紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角发文机关标志主要有2种形式：一是发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字；二是发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志推荐使用小标宋体字，颜色为红色，字号应不大于上级机关的发文机关标志，上报的公文需标注签发人姓名，居右空1字，与发文字号平行编排。签发人由“签发人”3个字加全角冒号和签发人姓名组成，“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔线与之的距离为4mm（与版心同宽的红色分隔线，一般使用0.35mm-0.5mm粗）。公文首页红色