办公室常用公文写作

办公室常用公文写作——与太重办公室系统同仁交流共勉团省委办公室王林田1、请示写作2、报告写作3、总结写作4、请柬写作5、通知写作6、纪要写作一、请示写作（一）请示的含义请示，是指下级单位或部门向上级单位或业务主管部门请示审核批准某事项时使用的呈请性的上行公文。请示的体力结构，一般由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分组成。（二）请示的特点1、紧迫性。请示的事项一般都是急需上级予以批复明确和解决。2、单一性。请示一般一文一事。不可将多项请示内容放到一起请示。通常主送一个机关，不多头主送，如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得在请示的同时又抄送下级机关。3、预先性。请示必须在事前行文上呈。不能先斩后奏。4、逐级性。请示应按隶属关系逐级请示,一般情况不得越级请示。如确需越级请示,应同时抄报直接主管部门。（一）请示的类型1、请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示,是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释,对变通处理的问题作出审查认定,对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。2、请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示,主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。3、请求批转的请示。此类请示是下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法,需各有关方面协同办理,但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理,需上级机关审定后批转执行。2、上款顶格写：ｘｘｘ：（上报单位）或尊敬的ｘｘｘ领导：（业务分管领导）3、正文主要由请示的缘由、内容、要求三部分组成。应将理由陈述充分,提出的解决方案应具体,切实可行。（三）请示的写作1、标题居中写：关于……的请示（报告）比如：召开会议或举办培训班之类的请示，就要依次写清：时间、地址、参加人员、主要内容、组织形式等。如果还需要上级在人、财、物等方面提供支持帮助，就需要把具体数量表述具体。另外，请求拨款的应附预算表;请求批准规章制度的,应附规章制度的内容4、结尾另起一段空两格。一般写：妥否，请批示。或：当否，敬请批示。4、落款正文结尾之后空两行的右下角，分两行。第一行写报送单位，第二行写报送的年、月、日。5、盖章将报送单位的公章（公安局备案）红印章盖在报送单位和年月日的正中位置。切忌公章决不能盖歪斜或颠倒。（四）请示写作范例关于申请增设培训项目的请示xx市人民政府：我校是一所公立全日制的事业单位，现有在校学生807人，教师29人。多年来，由于各种客观原因，学校的部分设施老化严重，教学楼的窗户老化腐烂，紧靠路边的围墙出现较大的裂缝和倾斜，对师生和附近群众的生命财产安全造成了严重威胁。目前学校经费短缺，无力更新和维修。现特向人民政府申请援助，给大楼装上铝合金窗、安装避雷针和维修围墙，所需资金约8.24万元。（具体预算附后）当否，恳请政府审批。xx小学年月日领导批示：关于召开共青团山西省委十三届五次全会的请示省委办公厅会务处：经省委批准，共青团山西省委十三届五次全体（扩大）会议拟定于3月7日至8日在太原花园国际大酒店召开。会议的主要任务是：传达学习中央和我省有关会议精神，回顾总结2010年全省团的工作，安排部署2011年工作，表彰年度先进，听取省委领导讲话等。参会人员为：团十三届委员会委员、候补委员；各团市、县（市、区）委书记；省直、国防、国资委团委书记，部分高校、企业和驻晋单位团委书记。3月7日上午9：00举行第一次全体会议。恳请省委副书记金道铭同志出席并作重要讲话。妥否，请批示。附：第一次全体会议议程填报单位共青团山西省委时间２０１1年3月4日处理情况二、报告写作（一）报告的含义报告，是指下级单位或部门向上级单位或业务主管部分汇报工作、反映情况、回应上级单位或上级领导重要批示的上行公文。（二）报告的特点报告，一般分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和递送报告五个种类。办公室最常用的是情况报告。情况报告是指某一突发事件、某一问题、某一项工作、某一次会议的具体情况，或者上级领导的某一项批示的落实情况，向上级单位或业务主管部门或作批示的领导提交报告。情况报告具有四个特点：1、时效性。撰写和提交情况报告务必及时。2、具体性。报告反映事件的发生时间、地址以及发展情况，要一一具体详细，表述清楚。决不能含糊和笼统。3、真实性。报告反映的情况要客观真实，数字准确，用词恰当。既不能凭空想象捏造，更不能故意虚报或瞒报事情真相。4、归纳性。对比较复杂的情况要进行逻辑归纳整理，使内容分类科学、情况清晰明了、文字通顺精练。不要拖泥带水，把原本简单清晰的问题搞得复杂化。（三）报告的写作1、标题居中写：关于……的情况报告报告的题目用词要准确简练、一目了然。如果内容紧急，则在标题中“报告”前面加上“紧急”二字。2、上款顶格写：ｘｘｘ：（上报单位）或：尊敬的ｘｘｘ领导：（业务分管领导）3、正文各种报告的写法有所不同，但一般都有报告的目的、内容和结尾三部分组成。（1）开头。开门见山，说明报告的目的。用“先将具体情况报告如下。”的惯例语句衔接主体报告内容。（2）主体。写报告的主要内容。包括：主要情况、突出成绩、存在问题、改进建议等。（3）结尾。另起一段空两格。写：以上报告妥否，请批示。或者写：特此报告。如果是呈转性报告，写：以上报告如无不妥，请批转有关部门执行。4、落款正文结尾之后空两行的右下角，分两行。第一行写报送单位，第二行写报送的年、月、日。日常工作中，也有常常把报送单位排到大标题下面。（四）情况报告写作范例赴省内开发区考察有关情况的报告铁岭经济开发区管理委员会为深入贯彻落实市委、市政府实施“五大战略”的要求，加快开放型经济发展，铁岭经济开发区组成两个考察组，对全省11个市13家的开发区进行了学习考察，考察采取听、看结合的方式。通过考察，学习了外地开发区快速发展的经验，互通了有无，加深了了解，找准了我们的差距。现将有关情况和研究意见报告如下：一、各开发区发展现状及评析此次考察的13个开发区包括大连经济技术开发区、大连高新技术园区、…….。其中国家级4个，省级开发区9个，共参观了各开发区大型企业30余家。通过学习考察，考察组成员普遍感到这些开发区求发展、想发展、谋发展的氛围强烈，让大家大开眼界，深受触动，既看到了自身的差距和不足，也明确了方向和责任，增强了今后加快发展的动力。使每名同志都切身感受到了一种压力，一种紧迫感。对各开发区考察的总体印象可概括为以几方面：一是发展的速度快，经济总量高。此次考察的各开发区GDP、财政收入基本上都保持了两位数的增长幅度，鞍山高新技术开发区等开发区的财政收入都在亿元以上，既使原来与铁岭差不多的阜新、朝阳开发区，自身可支配财力也分别达到4000、6000多万元；二是改革的力度大。这些开发区得以快速发展是与其大胆探索、大胆实践，建立宽松的发展环境和加大改革力度分不开的。……三是开放水平高。首先，考察的13个开发区园区建设标准普遍较高，大连、丹东等地园区基础设施建设实现了“九通一平”，辽阳、阜新、朝阳等地也都实现了“七通一平”。…….二、各开发区发展的基本经验通过这次考察、座谈、讨论，我们感到这些地区发展较快的基本经验主要是：1、思想解放，观念更新。…2、发展方向明确，定位准确。……3、投入到位，基础设施完善。……4、没有社会包袱，轻装上阵。…….可以说，对于一个本来底子就薄的开发区来说，包袱是沉重的。既要忙于经济建设，招商引资，又要接待处理上访问题，解决社会事务，关心人民群众生活，从而在一定程度上束缚了开发区发展。三、几点建议通过此次学习考察，我们感到各地开发区发展氛围浓，对外开放、招商引资的经验做法非常值得借鉴，为消化吸收外地开发区的经验做法，推动铁岭经济开发区快速发展，尽快缩小与先进地区的差距，为铁岭经济发展做出新的贡献，特提出以下几点建议：1、进一步解放思想，高度重视开发区发展。建议市委、市政府应尽一步加强对开发区的领导，定期研究解决开发区存在的问题。同时明确开发区的发展方向和地位，在全市上下为开发区发展创造一个宽松的、良好的氛围。2、加大力度，解决权限和投入不到位的问题。建议市委、市政府切实充分下放开发区市级经济管理权和县级行政管理权，尽快完善帽山、桑园两个市级工业园区的基础设施建设，市里应每年列出计划，明确标准、明确项目投入开发区基础设施建设。开发区自身也将积极通过多种方式运作资金，尽快提升园区基础设施建设水平，以提升园区的吸引力。3、抢抓机遇，尽快制定相关优惠政策。建议市委、市政府尽快就土地、规划、财政扶持等方面研究制定统一政策，以便于统一标准，统一口径，避免各自为战，造成资源浪费，产业布局零乱。二○○五年八月八日（五）请示与报告的异同请示和报告都是上行公文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。绝不能把请示误用为报告，也尽量不要把请示写为请示报告。一是行文目的和用途不同。这是两类文种最基本的区别。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级审批，重在呈请；报告是向上级汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复上级询问，一般不需上级答复，重在呈报。二是呈报时间前后不同。请示需要事前行文，不能“先斩后奏”；报告一般在事后或者工作进行过程中行文。这正如平常工作中所说的“事前要请示，事后要报告”。三是主送机关不同。请示一般只主送一个直接上级机关。不多头、多级主送，以免因责任不明、或者互相推诿影响到办文效率和质量。即使是受双重领导的单位上报请示，也应根据内容分别写明主送、抄送机关，以根据主次分清承办责任，由主送机关负责答复请示的问题。而报告有时可多级多头主送，如情况紧急需要上级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。四是受文机关处理方式不同。请示均属承办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复；报告多属阅知件，除需批转的建议报告外，收文机关对其它报告都均不作答复。如果把请示误写为报告，就可能因不同处理方式而误时误事。五是涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权处理、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。由此可将请示分为请求指示的请示、请求批准的请示和请求批转的请示等三类。第一类多涉及法规政策上、认识上的问题，第二类多涉及人事、财务、机构等等方面的具体事项。而报告按其内容可分为向上级汇报工作的工作报告，反映情况的情况报告，提出意见建议的建议报告，答复上级询问的答复报告，报送文件、材料或物品的报送报告。六是写作重点不同。请示和报告虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。七是文面结构形式不同。请示多采用篇段合一式、三段式或总分条文式结构，篇幅一般较短。报告常用总分条文式、分部式或贯通式（多段式）结构，篇幅一般较长。三、总结写作（一）总结的含义总结泛指工作总结。是各机关、企事业单位和个人经常使用的一种文体。主要用于对一定阶段内的工作进行全面系统地回顾，总结取得的成绩和成功经验，研究分析存在的问题及其原因，以便具有针对性地改进今后工作。（二）总结的基本要素1、总体概述。2、主要成绩（数字量化）。3、经验做法。4、存在问题。5、努力方向。（三）总结的写作1、标题标题一般包括：时间、工作类别、文种三要素。标题的写法，一般可以直接写ｘｘ年ｘｘ工作总结。如果总结的内容多、文字长，可以采用主、副标题的写法。2、正文开头。是对所要总结的工作进行高度概括性的总体综述。包括指导思想、上级要求、履行职能等。结尾以“在各个方面都取得了明显成效。”来衔接下面的主要内容。2、主要内容一般分为“主要成绩及做法”、“存在的问题及原因”、“今后的努力方向”三大部分来展开。但在实际写作实践中，常常以“主要成绩及做法”为主要内容展开来写，而把“存在的问题及原因”、“今后的努力方向”两部分合并起来写。甚至在写完成绩与做法之后，在结尾时蜻蜓点水地点出主要一些问题，一带而过。3、落款。在右下角注明写总结的日期。（四）总结写作范例围绕一条主线狠抓两大工程——2009年全省共青团重点工作推进情况共青团山西省委2