各种公文写作方法

通报表彰性通报的引言格式大致是：“现将××××通报表扬，望认真组织学习。”批评性通报引言的格式：“兹将××××××通报批评，望从中汲取教训，引以为戒。”表彰性通报与表彰性决定，就目的和写法而言，多有相似之处；但二者在内容上存在着明显的区别。表彰性通报所反映的内容，其标准与典型程度不一定很高，只要有一点或几点比较典型的“闪光”事迹或值得众人借鉴学习的经验即可。而表彰性决定所反映的内容，其标准与典型程度要求更高、更突出，多是在特定范围内被确定或评定出的英模典型。报告报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，是下级机关按制度规定、应上级要求或自己主动用以向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问的公文，它是一种具有鲜明的汇报性和特定的陈述性的上行公文，其撰制时间以事后行文为主，亦可事前、事中行文。它既是上级机关了解下情、制定方针政策、指导工作的重要依据之一，也是下级机关及时反映情况，取得上级对工作的支持、指导的重要途径之一。报告的分类比较复杂，且多有交叉重叠。大体而言，常用的报告可以分为以下几种：专题报告：内容单一，问题集中，专门反映某项工作或某一问题的报告。此种报告强调“一文一事”。综合报告：内容复杂，问题较多，全面汇报有关工作进程、成绩、经验、缺点、教训等事项的报告。工作报告：又称“例行性报告”，即就有关工作的进展情况、现存问题和解决办法等事项，定期或不定期向主管上级所作的报告。它是对有关政策、法令、指示贯彻执行情况的责任性反映。上复报告：又称“答复报告”。即以答复上级查询，或汇报所承办工作的进展情况及结果的报告。知照报告：即以汇报例行性或临时性工作情况为内容的报告。该类报告所涉及的例行性或临时性工作，既非上级布置或交办的，也非上级要求答复的。报送报告：即随抄报文件或呈送物件同时发出的，用以写明抄送文件或物件名称、数量的报告。报告的标题一般采用三要素齐全的规范标题，也可采用事由加文种式。如果是紧急性或联合性报告，在“报告”二字之前加上“紧急”或“联合”字样。报告的正文，一般由“开头”、“主体”、“结语”三部分组成。开头，简明扼要地交待制发报告的缘由，多用“现将××××××报告如下”的惯用句式承上启下。主体，具体写出报告的基本内容。在通常情况下，该部分包括四层内容：陈述基本情况，归纳主要经验，说明存在的问题，提出今后改进措施。结语，多使用惯用语句。常用的语句有“以上报告，当否，请批示”，“以上报告，如无不妥，请批转有关单位执行”等。请示请示的适用范围：1、按照职权范围本机关无权决定，必须报请上级批准、授权、指示后才能办理的事项；2、对上级的方针政策、指示精神等理解不明、领会不透，或者对工作中出现的新情况把握不准、难以处理，必须报请上级加以明确的阐释、指示后才能办理的事项；3、因意见分歧，无法统一，难以工作，请求上级裁决后，才能办理的事项；4、工作中遇到重大或疑难问题，请求上级机关给予指示；5、有章可循，有法可依，请示者对有关问题有明确的认识，对处理有关事项有明确的意见，但因情况特殊或关系重大，为防止工作失误，需要请示上级审核的事项；6、因情况特殊，难以执行上级机关的统一规定，需要变通处理的问题；7、工作中因财力、物力不足，造成重大困难，或遇到意外灾害、事故，本单位无力解决，需要向上级请求给予财力、物力、人力等方面的支持的事项；8、需要上级机关批转自己的同级机关或不相隶属机关共同办理的全局性事项。请示的写作方法：请示的标题一般用事由加文种式和发文机关、事由再加文种的规范式两种形式，其格式为：××××关于×××××××（请示事项）的请示；请示的正文多由“请示缘由”、“请示事项”、“请示结语”三层内容构成；请示缘由，即请示的首段或首层。该部分写明请示的根据和问题，简要交待为什么请示、请示什么。一般来说，有关政策和指示性的根据，可以从略，而有关事实性根据，可酌情多写，特别应着重从重要性、迫切性、必要性等角度，将复杂的事实根据陈述得充分、具体、确凿、清楚，以便所请示的问题或事项立得住、站得稳，让人无可否认。请示事项，即请示的核心部分。该部分必须明确说明请求予以批准、答复或指示的具体事项和问题。如果对同一事项或问题有两种或两种以上处理方案或意见，也应一并写出，但必须写明本机关所倾向的意见和理由，以供上级决策时参考。这部分内容务求表述得准确清晰，具体恰当，切实可行。请示结语，多以独段的形式，语气中肯地再次提出请求。该段往往使用“以上请示，请予批准”、“以上意见当否，请批示”、“以上事项，如无不妥，请批复”、“特此请示，请速审核批复”之类的惯用语作结尾。请示和报告的区别：1、适用范围不同。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问；请示适用于向上级机关请求指示、批准等；2、性质不同。报告属于陈述性公文、呈报性公文，请示是请求性公文、呈请性公文；3、行文时间不同。请示必须在事前行文；报告则在工作进行的各个阶段均可行文；4、内容不同。报告可以一文数事；请示必须一文一事；5、目的不同。报告的目的主要是让上级机关了解情况，以便更好地进行领导；请示的目的是请求获得上级机关的指示、批准等，因而报告不需要上级机关批复，而请示需要上级机关给予批复。批复批复，适用于答复下级机关的请示事项。批复与请示是一对往来文书。批复的写作方法：批复的标题，一般都采用完全式，且要将请示的事项或问题写进标题，有的还要写明批复机关的态度，其格式为：×××××关于××××（请示事项）的批复，×××关于同意××××（请示事项）的批复。一层介词结构的：如《民政部关于在部队立过大功的军人转业复员到地方工作牺牲、病故后是否增拨抚恤金问题的批复》等。二层介词结构的：如《国务院关于同意广东省扩大海州市郊区给广东省人民政府的批复》、《国务院办公厅关于深圳特区私人建房问题给广东省人民政府办公厅并福建省人民政府办公厅的批复》等，这样的标题就非常复杂，一个标题中包含了发文机关名称、批复意见提要、事由、受文机关名称与文种五个要素。主送机关：提出请示的下级机关就是批复的主送机关。批复的正文一般是由“批复依据”、“批复意见”、“批复结语”三个层次构成。批复依据。该层以简洁的文字，先写清收到了什么请示，然后再写出收文机关相应的态度。常用的行文格式是“××××年×月×日×××××请示（×发[××××]××号）收悉，现批复如下”，“你省（市等）××××年×月×日关于××问题的请示收悉，现批复如下”等句式表述。批复意见。即针对请示内容所作出的具体指示或明确答复，可以表明态度，如同意、不同意、原则同意、部分同意等。这部分内容要写得具体、简要、准确，答复的态度要鲜明，不能含糊其词。批复意见可以有四种情况：一是表示同意或批准；二是表示不同意或不批准；三是表示同意或批准请示的某一部分；四是表示“暂不予批复”。如果是第二、三种情况，应说明不同意、不批准或部分不同意、不批准的理由。说明此类理由时，必须引据有关方针政策、法律法规，并要注明所引文件内容的出处，以示严肃郑重。如果是第四种情况，上级机关则必须及时用电、函形式告知原请示机关，以防产生误解。批复结语，一般以独段的形式，用“特此批复”、“此复”之类的惯用语作结。有时还可以提出希望嘱托、提出执行要求、表示殷切叮咛等等。函函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。有关主管部门指职能部门，即它是此项工作的执法管理部门，不管其级别如何，只要这项工作归它管，要开展此项工作必须得到它的批准，要请求得到批准，就必须用函行文。有时候上下级之间一些较小的事宜的请求和批准，也用函。函按照内容和用途可以分为商洽函、询问函、答复函、请求批准函。函的标题有四种形式：一是规范式，发文机关、事由、文种三要素具全，如《××日报社关于联系青年记者进修的函》；二是事由加文种式，如《关于要求履行地毯购销合同的函》；三是发文机关、事由、受文机关、文种四个要素构成的标题，如《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府的复函》；四是只以“公函”二字为题。商洽函。正文多分为缘由、事项、结尾三部分。常用结尾惯用语为“上述要求，请予函复”、“祈请函复为盼”、“即请函复”；询问函。常用结尾惯用语为“请予协助为盼”、“请即函告”、“特此函达，并希见复”；答复函。引述部分格式为：“××××年×月×日贵单位关于×××××的来函（×函[××××]××号）收悉，现答复如下”；常用结尾惯用语为“此复”、“特此函复”、“专此函告”；请求批准函。正文写法类同于请示。