吴忠权基层党政机关常见公文写作及档案管理2

基层党政机关常见公文写作及档案管理（二）吴忠权黔南民族师范学院管理科学系副主任、副教授党政机关公文种类：15类（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。2012党政机关公文处理条例文种和格式与原规定的比较.xls（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。函一、函的概念是平行机关、不相隶属机关之间互相商洽工作，通报情况，询问和答复问题，征询意见，向有关主管部门请求批准事项时使用的公文。函可以上行文、下行文，但大多数函是平行公文。二、函的种类1、按照内容可分为：商洽函:不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。如人员商调、联系参观学习等询问函:向不相隶属的机关询问有关政策、工作情况或某一问题。请批函:向有关业务主管部门请求审批事项。答复函:答复有关机关询问的事项，或答复同级机关的请批事项。函2.按照往来关系可分为去函:即主动发出的函，也叫来函、发函；复函:即答复函。3.函可分为公函与便函两种。三、函的格式和写法公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。1.标题：可由发文机关+事由+文种构成，如去函《××市劳动局关于工伤确认等问题的函》，复函《劳动部办公厅关于工伤确认等问题的复函》。函2.正文（1）开头：写行文的缘由、背景和依据。去函的开头：写清发函缘由，即商洽、询问、请求批准的理由、依据等。此处不必像写私人信函那样写客套话，而是开门见山，直奔主题。复函的开头：引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。函（2）主体：写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。发函的主体：写发函事项，即商洽、询问、请求批准的主要事项。这部分要求具体明确。复函的主体：写明答复事项，即针对来函商洽、询问或要求批准的事项一一作答。要求态度明确。函（3）结语：不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不需对方回复，则去函的结语：常用“特此函告”、“特此函达”。若是要求对方复函的：则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等用语。请批函：多以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”、“望准予××是荷”等习惯用语收尾。去函的结束语：常用“专此函达”（告知函）、“特呈函，盼予函复”（询问函）、“可否，请函复”（商洽函）、“特呈函，请予批准函复”（请求批准函）等等；复函的结语：常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”“专此函复”等惯用语。对下级机关的请示，属于一般性业务问题的：有时不用批复而用函复，但不是由领导机关而是授权主办部门（办公厅、室）答复。函四、公函的写作要求1.要一函一事，切忌一函数事。2.要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼，切不可盛气凌人。函五、便函：是一种简便的公函，在写法上比较灵活，一般也由标题、正文、签署三部分组成：（1）标题：“××（机关）便函”，仅标出单位名称和文种类别，不写事由。（2）正文：先写受文单位，次写具体联系事项，结尾用“此致、敬礼”习惯语。（3）签署法定作者、日期：有时签机关领导人姓名，也属于法定作者。（4）便函要求简明，有事则长，无事则短，一般不用过多寒暄的话。函××市人民政府关于在铁路压煤改线×××站建立交桥的函X府［××××］××号×××委员会：××铁路压煤改线×××工业站，位于我市×县×××镇。由于该站的建设，原有的×××站西侧的平交道口按设计要求将要封闭。这样就阻断了沟通南北三乡一镇的交通要道，给乡镇企业和商品经济的发展造成了困难。另外，铁路以南五个村的大面积耕地在路北，由于铁路所阻，给群众的生产生活造成了很难克服的困难。工业站在设计在dk308＋893处虽有一座净高2.5米，宽6米，长220米的单孔立交兼排水涵洞，但因纵深太长，宽度较窄，高度很低，农机车辆不能通行，农忙秋收人畜难以通过。为此，请贵委员会给予照顾，在dk308＋430处（原×××站西侧的平交道口处）建立交桥一座，以适应当地生产和需要。可否，盼复。××市人民政府（章）××××年××月×日函关于鄂穗两地携手联合打捞中山舰的函湖北省人民政府：现沉于长江金口赤矾山江底的“中山舰”，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。“中山舰”是重要的革命历史文物。该舰1937年参加“保卫大武汉会战”时被日军炸沉。尽快打捞“中山舰”，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。由于“中山舰”在广州的时间长达21年，且围绕“中山舰”的几次主要历史事件都发生在广州。因此，“中山舰”是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函。希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞“中山舰”，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究．提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。专此函达，请答复。广州市人民政府(盖章)XX年x月X日北京2008年奥运会奖牌设计邀请函第29届奥林匹克运动会组织委员会（以下简称为“北京奥组委”）现面向社会征集北京2008年奥运会奖牌（以下简称为“奥运会奖牌”）设计作品（以下简称为“本次征集活动”）。奥运会奖牌是北京2008年奥运会重要元素之一，是展示北京奥运会理念和中国文化的重要载体。北京奥组委衷心欢迎和邀请有志于参与北京2008年奥运会奖牌设计的自然人、法人和其他组织参与本次征集活动。如决定作为应征人接受北京奥组委的委托、参与本次征集活动，可通过北京奥组委官方网站（）下载本邀请函及后附文件。（以下简称“征集文件”）应征人应认真阅读征集文件，按照其规定准备应征方案、签署相应法律文件，当面提交或者通过邮递的方式送至下述地址。送达时间以应征文件当面提交或邮递送达后，北京奥组委签收的时间为准。提交（邮递）地址：北京市海淀区北四环中路267号708室邮政编码：100083收件人：第29届奥林匹克运动会组织委员会文化活动部联系电话：[phone]上述邮递地址电话如有变更，北京奥组委将在官方网站及时公布，请应征人投邮时注意更新。此致敬礼第29届奥林匹克运动会组织委员会（章）二○○六年一月十一日××市卫生局便函××市×人民医院：你院×月××日来函收悉，所谈准备派人来我市人民医院学习用醋离子渗透法治疗骨质增生一事，经与该院联系，他们同意接收2－3人，时间可安排在9－10月份。关于该院使用的醋离子渗透机产地及性能，现寄上一份说明书，如需购买，可直接与厂家联系订购。此致敬礼××市卫生局（章）19××年×月××日关于商请报价的函×××茶厂：我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，拟定购君山毛尖茶。我公司要求该茶叶品质一级，规格为每包100克，望贵厂能就单价报表和交货日期、结算方式等给予回复。如果贵厂报价合理，且能给予最惠折扣，我公司将考虑大批量订货。××××副食品公司××××年×月×日这是一则询问函。开头提出对对方产品有定购的意图，接着提出请对方报价及有关事宜作出回复的要求。一般来说，正文至此也可以结束了，然作者继而又强调若对方报价合理，将考虑大批量订货，这样写，可以促使对方给出较低价，可谓匠心独运，棋高一招，这种写法值得借鉴。关于商请派车运送民工的函×××省交通厅：为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回家过年，我们组织了民工运送专门车队，但由于我们运力不足，车辆不够，估计不能满足民工的要求，特请贵省派出大型客车20辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。妥否？请尽快函复，以便办理有关手续。××省交通厅××××年×月×日这是一则商洽函。正文的原由部分，开门见山，即陈要旨，继而提出要求。文末一句，语言得体，又暗含催促对方办理的压力。关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市问题的复函中华人民共和国驻毛里求斯大使馆：贵馆陈添进领事一九九○年八月三日给我市外事办的信函收悉。关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市一事，由于时间太急，来不及办理各种手续，无法在九月下旬成行，届时拟以市长名义发一贺电，祝贺波塞雄市建市一百周年。访毛里求斯一事，推迟到年底待牌楼设计方案定下来才出访，届时是否顺访波塞雄市，请贵馆酌定。佛山市人民政府一九九○年八月二十日这是一则答复函。行文针对来函询问的问题，谈了困难和处理办法，明确、具体地作了答复，措词得当，言简意赅报告一、报告的概念报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况，以及答复上级机关的询问时所用的陈述性公文。报告是典型的上行文。上级机关收到下级机关的报告以后，一般不需要批复（答复）。作为上行公文，一般需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。报告二、报告的种类行政公文中的报告，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告和递送报告。（1）工作报告：下级机关、部门向上级机关报告工作，汇报工作进展、成绩、经验、存在的问题及今后的打算，便是“工作报告”。根据内容和运用情况，又可分为两类。报告A、综合工作报告：综合汇报某阶段的工作，对一阶段内各方面的工作作一个总的回顾，总结经验教训，提出今后的设想等。这类报告大多是下级机关单位向上级机关或主管部门汇报工作，让上级机关或主管部门掌握情况。B、专项工作报告：做完某项工作后向上级机关或主管部门汇报工作情况，属专项工作报告。工作中出现重大失误，需要向上级机关汇报对工作失误的认识，也用专项工作报告。如《关于我省清理整顿公司工作的报告》报告2、情况报告。即向上级机关汇报出现的新情况、新问题，特别是突发事件、特殊情况、意外事故及处理情况的报告。（《广州市贸易局关于百货大楼重大火灾事故的报告》）3、答复报告。即对上级机关所询问的问题做出答复的报告。（《××关于学生收费情况的报告》）4、建议报告。即向上级机关汇报或提出工作建议、措施的报告。（《××关于制止盲目乱建烟叶复烤厂问题的报告》）报告5、报送报告。即向上级机关报送公文、资料、物件的报告。习惯上用“报告”而不用“函”行文。它的写法较为简单，写清楚报送材料的名称、数量，结尾用“请审阅”、“请收阅”。如下：××县民政局关于上送××年工作要点的报告××市民政局：现送上我局《××年工作要点》一份，请审阅。××县民政局××年××月××日报告6.呈报性报告：指呈报给上级机关而不要求上级批转、答复的报告，目的在于让上级了解有关情况。7.呈转报告：是下级机关向上级