实用公文写作培训

济南2009年7月16日公司机关办公室•请示•报告•通知•批复•公文写作中常见的错误•需要明确的几个问题请示请示是下级单位不能自行决定的重大问题，不属于本机关权限审批范围，需要上级机关审批、解决的重大事项，以及对上级指示要求中不明确的问题等向上级请求批准指示时使用的公文文种。常用的几种请示请求审批事项的请示请求解决问题的请示请求指示、答复性请示请示的写作格式和特点请示公文应一文一事，正式行文。不越级请示，不横向请示。请示不应多头主送。请示件要有主报机关的明确意见。在实际工作中，可与上级机关先沟通，再行文。第一类请求审批事项的请示说明：请求审批事项应是不属于本部室批准权限，需报上级机关批准、审定的事项。内容单一，篇幅不长。结构是事由、事由的必要性和可行性。论证意见和可行性研究报告可随请示作附件一并上报。结束语一般用“当否，请批复”的字样。例1：关于××服务区超市改造工程预算的请示集团总公司：按照2008年服务区经营设施改造计划，我公司编制完成了××服务区超市改造工程预算，总金额为××万元。当否，请批复。附件：××服务区公厕工程建设费用表×年×月×日（联系人:××联系电话××）例2：关于车辆报废的请示集团总公司：我分公司现有车牌号为鲁O-×的车辆，行驶里程已超过55万公里，各部件老化严重，不能保证安全行车，且无维修价值，目前已停驶。鉴于此，拟将该车辆作报废处理。当否，请批复。附件：申请报废车辆情况×年×月×日（联系人：××联系电话：××）第二类请求解决问题的请示说明：下级单位遇到的政策不明的新情况新问题，需要上级机关解决或帮助协调解决的困难请求上级机关予以解决。结构是事由和请求解决事项。制发机关应有解决问题的意见和设想。例1：关于购置生产用车的请示集团总公司：为保证××分公司、××分公司和××单位等新建单位的用车需要，根据集团总公司相关规定，结合我公司实际，特申请为××、××分公司各购置北京现代索纳塔轿车1辆和福特蒙迪欧轿车1辆。当否，请批复。附件：生产用车购置清单×年×月×日（联系人：××联系电话：××）例2：关于为××解决工程用款的请示集团总公司：按照集团总公司的工作部署，××修缮改造工程已开工建设，工程款一直由施工单位垫付，为保证工程的顺利进行，特申请由集团总公司提供银行担保贷款××万元，以解决该项工程的资金问题。当否，请批复。×年×月×日（联系人：××联系电话：××）第三类请求指示、答复性请示说明：针对上级政策、规定中不明确的问题或工作中遇到的难于把握、拿不准的问题，请求上级机关予以明确答复。行文应把问题的焦点、难点、矛盾点表达清楚把本机关的建议一并汇报，以便于上级机关答复。例1：关于××年度××公司综合改造计划的请示集团总公司：按照集团总公司《运营高速公路服务区设施养护管理办法（试行）》的要求，结合我单位实际，编制完成了××年度××公司综合改造计划，现予呈报。当否，请批复。附件：××年度××公司综合改造计划×年×月×日（联系人：××联系电话：××）例2：关于××公司与××公司整合重组的请示集团总公司：为合理配置内部资源，有效降低管理成本，更好地实现规模化发展，经研究，拟对××公司与××公司进行整合重组。当否，请批复。附件：××公司与××公司整合重组方案×年×月×日（联系人：××联系电话：××）例3：关于广告位设置规划的请示集团总公司：本着“科学发展、合理布局、充分利用资源”的原则，我公司经实地勘察和设计，制定了××的广告位设置规划方案，现予呈报。当否，请批复。附件：××广告位设置规划方案×年×月×日（联系人:××联系电话:××）报告报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复咨询、上级备案、报送材料等使用的公文文种。常用的几种报告正常工作报告情况报告提出建议的报告报送文件、备案报告报告的格式和写作特点报告必须有抬头，有明确的受理机关。报告原则上应只报一个直接上级机关或主管部门，必要时可抄报有关的上级机关。报告文风要平实，反映情况要客观，文字表述不可过多地堆砌修饰性用语。不可用报告代替请示。第一类正常工作报告说明：以反映情况为主，下情上达。工作报告主要是向上级机关汇报工作情况，供上级机关了解掌握。工作报告结束语一般有“特此报告”字样。例：关于2008年上半年工作情况及下半年工作安排的报告集团总公司：现将我公司2008年上半年工作情况及下半年工作安排报告如下：一、上半年工作情况（内容略）二、存在的问题和不足（内容略）三、下半年工作安排（内容略）特此报告。（印章）×年×月×日第二类情况报告说明：情况报告的结构是某个情况发生全过程的始末及处理意见。实事求是，实情准确，分析有据、详略得当。若遇有一些需要上级机关帮助解决、批准同意的事项，原则上应行文请示。例1：关于××公司清算注销工作情况报告集团总公司：按照集团总公司要求，我公司协调××公司部分员工股东成了清算组，依法按照程序进行了清算，现将有关情况报告如下：一、清算工作情况（内容略）二、存在的问题（内容略）三、下一步的工作安排（内容略）特此报告。（印章）×年×月×日例2：关于××公司产权投资及清理整合情况的报告集团总公司：为切实做好权属单位产权投资清理整合工作，我公司对产权投资情况进行了调查摸底，现将有关情况报告如下：一、基本情况（内容略）二、下一步工作措施（内容略）特此报告。（印章）×年×月×日第三类提出建议的报告说明：这类报告的重点是今后工作的建议和下一步采取的措施。报告中的建议是建设性的。切不可把意见写成本机关今后的工作打算。报告中的建议应是与各部门协调一致的结果，行文时应由相关部门会签。例1：关于推广××市军地联手维护军人军属合法权益经验的报告中共××省委：近年来，××警备区和××市中级人民法院，在市委、市政府的领导下，认真贯彻依法治国、依法治军的方针，军地联手，创新求实，建立了妥善处理涉军纠纷案件的科学工作机制，在依法维护军人军属合法权益方面发挥了重要作用，……现将有关情况报告如下：一、基本做法（内容略）二、工作成效（内容略）三、几点建议第一，各级党委要进一步加强对维护军人军属合法权益工作的组织领导。第二，召开现场会推广××经验。第三，对××经验进行广泛宣传。以上报告如无不当，请批转各地。××省军区党委省高级人民法院党组×年×月×日第四类回复性报告说明：针对性强就事论事有问题、有情况，对应有分析、有措施重点突出，条理清晰。例1:××公司2006年“安全生产月”活动的报告集团总公司：根据集团总公司总体部署，××公司结合工作实际，围绕“安全发展、国泰民安”的活动主题，认真组织开展了“安全生产月”各项活动，取得了较好效果，现将有关情况报告如下：一、加强活动的组织领导（内容略）二、深入开展企业安全文化建设（内容略）三、加强重点部位、环节的安全生产管理（内容略）（印章）×年×月×日报告与请示的区别报告是让上级了解情况，请示是需下级办理事项。报告不需要办理、回复；请示则应办理、批复。报告的内容较广泛，篇幅可长可短，形式多样；请示内容单一，一文一事，篇幅不长。请示原则上只报送一个主送机关，报告则无此规定。请示的结语较规范，报告的结语多种多样。通知通知是传达上级指示，部署安排工作，实施管理措施，任免聘任干部，转发、印发下有关公文等使用的公文文种。常用的几种通知会议通知部署工作性通知贯彻指示性通知管理措施性通知转发类通知印发类通知通知的写作格式和特点通知应有抬头，有明确的受文单位。通知是下行文。内容广泛，形式多样。通知的标题，一般包括制发机关、内容和文种。通知可联合行文。联合行文主办单位排在首位，使用主办单位一家文号。第一类会议通知说明：会议通知篇幅短小，字数不宜过多。要考虑周全，避免丢三漏四。例1：关于召开公司××年工作会议的通知各权属单位、机关各部室：经研究，定于3月5日（周四）上午9:30在××酒店召开公司××年工作会议会议，会期1天。现将有关事项通知如下：一、会议内容（内容略）二、参加人员（内容略）三、其他事项（内容略）×年×月×日第二类部署工作性通知说明：应有明确的工作目标、要求及标准在工作措施上，操作性要强例1：关于做好“六四”期间维护稳定工作的紧急通知各权属单位、机关各部室：根据集团总公司要求，为做好“六四”期间维护稳定工作，现将有关问题通知如下：一、把思想高度统一到中央和省委部署要求上来（内容略）二、把各项重点工作落实实处（内容略）三、全面加强信访值班和信息工作（内容略）四、严格维护稳定工作责任制（内容略）×年×月×日第三类贯彻指示性通知说明：要把重点放在做好把上级指示要求与本单位实际相结合上，不要面面俱到。例1：××单位关于贯彻《进一步加强产品质量工作若干问题的决定》的通知××单位：《进一步加强产品质量工作若干问题的决定》的通知，已印发给你们，现结合我单位实际，提出如下意见，望一并贯彻执行。一、充分认识提高产品质量的重要性，进一步增强紧迫感和责任感二、以市场为导向，加强质量工作三、加强基础性工作，促进产品质量提高四、遵循市场经济规则，加大质量监督力度，强化质量法治五、依法严厉打击制假售假违法犯罪行为六、加强领导，明确责任，综合治理，狠抓落实×年×月×日第四类管理措施性通知说明：行文要透、准、明。措施要符合实际，得力可行，便于落实。例1：关于进一步加强公司机关值班管理工作的通知各有关单位、机关各部室：为进一步加强公司机关值班管理工作，确保信息畅通，现将有关事项通知如下：一、认真遵守值班时间（内容略）二、切实履行值班职责（内容略）三、其他事项（内容略）×年×月×日第五类转发类通知说明：对转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所转发文件的目的和意义；提出希望和要求。可以转发上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文。例1：关于转发省国资委《山东省国资监管综合信息管理办法》的通知各有关单位、机关各部室：按照集团总公司工作部署，现将省国资委《山东省国资监管综合信息管理办法》转发给你们，请认真贯彻落实。各单位、各部室要切实提高对信息工作重要性的认识，加强组织领导，健全工作机构，明确工作责任，围绕公司中心工作，搜集、整理、报送各类信息，为推动公司又好又快发展发挥积极作用。×年×月×日第六类印发类通知说明：印发类通知的范围比较广，形式灵活。印发通知内容比较简单，一般不加批语。例1：关于印发《山东省高速公路服务区管理总公司信访稳定工作考核办法》的通知各权属单位，机关各部室：为切实做好公司各权属单位信访稳定工作，经研究制定了《山东省高速公路服务区管理总公司信访稳定工作考核办法》，现印发给你们，请认真对照办法的有关规定，切实抓好各项工作的落实，确保稳定大局。×年×月×日批复批复是上级机关在答复下级单位的请示事项同意或不同意时使用的公文文种。批复的写作格式和特点一般结构是首先写明针对什么文件的批复，然后是批复内容。文字精炼，言简意赅。一个批复针对一件请示。一般无特殊的结束语。例1：关于××分公司处理剩余库存商品的批复××分公司：你分公司《关于商品剩余库存处理的请示》（鲁高速服济青〔2009〕11号）收悉。经研究，批复如下：该宗商品大部分是当地特色工艺品，保质期长，不易变质。你分公司应与青岛南仁湖高速公路服务区经营管理有限公司进行协商，由其在青岛服务区代为销售为宜。×年×月×日例2：关于终止京福路××收费站匝道圈内土地租赁合同的批复××分公司：你分公司《关于京福路××分公司清理闲置土地工作的报告》（鲁高速服京×〔2009〕1号）收悉。经研究，同意你分公司终止与承租方签订的××收费站匝道圈内土地租赁合同，所需补偿费用××万元，由你分公司从自有资金中解决，列入当年营业外支出，并与承租方签订土地租赁解除合同。该项工作在×月×日前完成。×年×月×日例3：关于××分公司出租闲置土地的批复××分公司：你分公司《关于闲置土地租赁经营的请示》（鲁高速服济×〔2009〕1号）收