excel经典培训(技巧总结图表函数透视表自动化)

中文电子表格Excel2000的功能和使用1熟悉Excel20002编辑工作表3格式化工作表4公式与函数5Excel高级操作6图表和图形学习目标学习目标l启动和退出Excel、Excel的基本界面组成、工具栏操作l输入数据、工作簿操作、工作表操作l编辑数据的操作、复制、移动和删除数据l改变数字、文本、单元格、自动套用、复制、条件格式化、改变行宽和列高l公式计算、函数计算l页面设置、打印设置、打印预览、打印工作薄l数据排序与筛选、创建图表1熟悉Excel20001.1Excel2000的启动与退出1.2Excel2000的用户界面与操作返回目录1.1Excel2000的启动与退出1．Excel2000的启动（1）在“开始”中选择“程序→MicrosoftExcel”。（2）在桌面上双击Excel2000中文版的快捷图标。2．退出Excel2000（1）在Excel2000菜单栏上选择“文件→退出”选项。（2）按Alt+F4键，或单击Excel2000中文版窗口右上角的关闭按钮。标题栏菜单栏“格式”工具栏“常用”工具栏名称框编辑栏工作表拆分框列标行标状态栏工作表标签表标签拆分框工作表拆分框活动单元格图1Excel2000应用程序窗口返回本节1.2Excel2000的用户界面与操作1．工作簿、工作表和单元格（1）工作簿。（2）工作表。（3）单元格。（4）活动单元格。2．Excel2000的用户界面（1）工作区窗口（2）工作簿窗口（3）标题栏（见图1）（4）菜单栏（5）工具栏（如图2、3所示）（6）编辑栏（如图4所示）（7）状态栏（8）工作表标签（见图1）（9）工作表拆分框新建保存打印预览剪切粘贴撤消插入超级链接粘贴函数降序绘图MicrosoftExcel帮助打开电子邮件打印拼写检查复制格式刷重复自动求和升序图表向导显示比例图2“常用”工具栏按钮功能说明字号字体粗体斜体左对齐右对齐货币式样千位分隔式样增加缩进量减少小数位数填充颜色其他按钮下划线居中合并及居中百分比边框字体颜色图3“格式”工具栏按钮功能说明名称框编辑栏图4编辑栏3．菜单栏和工具栏的操作（1）菜单栏的操作。（2）工具栏的操作。（3）移动菜单或工具栏（如图6、7所示）。图5“自定义”对话框移动柄图6工具栏的移动柄图7工具栏的移动柄返回本节2编辑工作表2.1复制和移动单元格的内容2.2填充单元格区域2.3删除与清除2.4查找、替换与定位2.5插入2.6工作表的操作2.7页面设置2.8打印工作表返回目录2.1复制和移动单元格的内容（如图9、10所示）。1．单个单元格内容复制2．用剪贴板复制和移动单元格内容3．用拖动鼠标的方法复制和移动单元格的内容图9“选择性粘贴”对话框2.2填充单元格区域1．填充数据2．填充公式CTRL+回车/D/R3．在当前工作表中自动填充2.3删除与清除1．清除单元格中的信息选定单元格区域，在菜单栏上选择“编辑→清除”选项，弹出“清除”子菜单。（DEL）2．删除单元格中的信息（1）删除整行或整列。（2）删除单元格或单元格区域。返回本节2.4查找、替换与定位1．查找如图13所示可通过对话框上的选项确定查找范围及查找内容。单元格匹配按值搜索查找格式图13“查找”对话框2．替换图14“替换”对话框搜索和替换的字符可以包括文字、数字、公式或公式的部分。在菜单栏上选择“编辑→选项”或按Ctrl+H键，弹出“替换”对话框，如图14所示。返回本节3．定位定位条件的运用：2.5插入1．插入单元格SHIFT键和鼠标拖曳法2．插入行／列无法插入（工作表以外的区域）时，该如何处理？返回本节2.6工作表的操作1．工作表的选择与翻动（1）选择相邻的一组工作表（SHIFT）（2）选择不相邻的一组工作表（CTRL）（3）选择全部工作表（4）取消工作表组的设置2．移动或复制工作表用鼠标直接移动或复制(CTRL)工作表。3．删除工作表4．插入工作表5．冻结与取消冻结窗格2.7页面设置图17“页面设置”对话框在菜单栏上选择“文件→页面设置”选项、弹出“页面设置”对话框，如图17所示。1．设置页面2．设置页边距（如图18所示）3．设置页眉和页脚4．设置工作表的选项（打印标题）5．插入分页符＊（1）插入分页符。＊（2）删除分页符。6．设置打印区域运用：对不连续区域如何打印在同一页面上？（照相机）图18“页边距”选项卡图19“页眉/页脚”选项卡返回本节2.8打印工作表1．打印预览在菜单栏上选择“文件→打印预览”选项，在预览窗口顶部单击“关闭”按钮，可返回工作表。2．设置打印机和打印在菜单栏上选择“文件→打印”选项，弹出“打印”对话框。单击“确定”按钮开始打印。返回本节3格式化工作表3.1列宽和行高的调整3.2设置单元格的字体3.3单元格内容的对齐3.4表格线与边框线3.5设置单元格的颜色和图案3.6设置单元格的数字格式3.7使用条件格式3.8使用格式刷3.9保护单元格或单元格区域3.10自动套用格式返回目录3.1列宽和行高的调整1．设置工作表的列宽（1）在菜单栏上选择“格式→列→列宽”选项，单击“确定”按钮。（2）在菜单栏上选择“格式→列→最适合的列宽”选项，单击“确定”按钮。（3）将鼠标移到所选列标的右边框，拖动该边框。2．设置工作表行高（1）在菜单栏上选择“格式→行→行高”选项，单击“确定”按钮。（2）在菜单栏上选择“格式→行→最适合的行高”选项，单击“确定”按钮。（3）将鼠标移到所选行标的下边框，该行的高度自动设置为最高项的高度。返回本节3.2设置单元格的字体1．用菜单命令设置字体方法为：选定单元格区域；在菜单栏上选择“格式→单元格”选项，完成设置后，可在“预览”框预览当前选定的字体及其格式式样。2．用工具栏上的按钮设置字体格式工具栏上有字体、字号等按钮，可对选定的单元格区域设置字体。返回本节3.3单元格内容的对齐1．用菜单命令设置对齐方式（1）“水平对齐”框（2）“垂直对齐”框（3）“文本控制”框（4）“方向”框2．用“格式”工具栏设置对齐方式“格式”工具栏上有四个常用的单元格对齐方式按钮：左对齐、居中、右对齐、合并及居中。返回本节3.4表格线与边框线1．在单元格区域周围加边框2．删除边框运用：斜线标头的制作返回本节3.5设置单元格的颜色和图案选定单元格区域；在菜单栏上选“格式→单元格”选项，弹出“单元格格式”对话框；在“图案”选项卡中设置底纹颜色和图案，在“示例”显示框中预览设置的效果；单击“确定”按钮。返回本节3.6设置单元格的数字格式1．数字格式概述Excel提供的数字格式有：常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、自定义等。默认的数字格式是“常规”格式。输入时，系统根据单元格中输入的数值进行适当的格式化。2．设置单元格数字格式图20“单元格格式”对话框3．单元格数字格式的运用日期分数身份证号、银行卡号返回本节3.7使用条件格式设置条件格式(如图21所示)图21“条件格式”对话框图22在“条件格式”对话框中设置条件图23设置条件格式示例返回本节3.8使用格式刷选定要复制的单元格区域；在“常用”工具栏上单击“格式刷”按钮，单元格区域的选中标记由黑实线框变为滚动的短虚线框；单击鼠标左键，则该单元格区域设置为相同的格式，格式刷恢复原状。双击“格式刷”按钮，可多次选定单元格进行格式刷操作返回本节3.9保护单元格或单元格区域（1）选定要锁定、隐藏的单元格区域。（2）在菜单栏上选择“格式→单元格”选项，弹出“单元格格式”对话框，在“保护”选项卡上选择相应的选项。（3）单击“确定”。（4）在菜单栏上选择“工具→保护→保护工作表”选项，弹出“保护工作表”对话框。（5）输入保护口令并设置相应的选项。（6）单击“确定”，并在“确认口令”对话框中再次输入口令。另外：打开、修改工作表设置密码返回本节3.10自动套用格式选定要套用自动格式的单元格区域，在菜单栏上选择“格式→自动套用格式”选项，弹出“自动套用格式”对话框；在“格式”列表框中选择一个格式。单击“确定”。返回本节4公式与函数4.1公式的使用4.2函数的使用返回目录4.1公式的使用1、什么是公式函数与公式既有区别又互相联系。由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”为例，它要以等号“=”开始，其内部可以包括函数、引用、运算符和常量。上式中的“SUM(E1:H1)”是函数，“A1”则是对单元格A1的引用(使用其中存储的数据)，“26”则是常量，“*”和“+”则是算术运算符。如果函数要以公式的形式出现，它必须有两个组成部分，一个是函数名称前面的等号，另一个则是函数本身。2．公式中的运算符（1）算术运算符。+-*/%^(乘方)（2）比较运算符。===（3）文本运算符。&（4）引用运算符。引用运算符可以将单元格区域合并运算，包括冒号（：）、逗号（，）和空格。其中：＊1）冒号（：）是区域运算符。＊2）逗号（，）是联合运算符。＊3）空格是交叉运算符。3．在公式中引用其他单元格（1）引用的类型(图27所示)。＊1）相对引用＊2）绝对引用＊3）混合引用（2）引用同一工作簿中其他工作表的单元格。（3）引用其他工作簿的单元格。表1数值转换示例公式运算结果说明=“2”+“6”8使用算术运算符时，虽然“2”和“6”是文本类型的数据，但Excel认为运算是数字项，自动将其转换为数字=“99/09/08”-“99/09/02”6Excel将具有yy/mm/dd格式的文本当作日期，将日期转换成为序列号后，再进行计算=SUM（“3*5”,4）＃VALUE！Excel不能将文本“3*5”转换成数字3＆“abcdef”3abcdef当公式需要文本型数值时，Execl自动将数字转换为文本4.2函数的使用1.什么是函数Excel函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。以常用的求和函数SUM为例，它的语法是“SUM(number1,number2,......)”。其中“SUM”称为函数名称，一个函数只有唯一的一个名称，它决定了函数的功能和用途。函数名称后紧跟左括号，接着是用逗号分隔的称为参数的内容，最后用一个右括号表示函数结束。2．函数的语法（1）公式必须以“=”开头。（2）函数的参数用圆括号“（）”括起来。（3）函数的参数多于一个时，要用“，”号分隔。（4）参数的文本要用英文的双引号括起来。（5）参数可以是已定义的单元格名或区域名。（6）函数中使用数组参数可以由数值、文本和逻辑值组成。（7）可以混合使用区域名、单元格引用和数值作为函数的参数。3．函数的参数类型（1）数字，如21、-7、37.25等。（2）文字，如“a”、“Word”、“Excel”等。若在文字中使用双引号，则在每个双引号处用两个双引号，如““TEXT””。（3）逻辑值，如TRUE、FALSE或者计算时产生逻辑值的语句（如A10＞35）。（4）错误值，如#REF!。（5）引用，如D11、C5:C10。3．组合函数组合函数可以充分利用工作表中的数据，还可以充分发挥Excel快速计算和重复计算公式的能力。函数被用作参数时，不需要前置“=”号。4．函数的输入方法5．使用“自动求和”工具按钮图29“粘贴函数”对话框图30函数参数输入对话框图31“自动求和”功能示例返回本节5Excel高级操作5.1数据排序5.2数据筛选5.3分类汇总5.4数据透视表返回目录5.1数据的排序(图35所示操作步骤如下):（1）选择单元格，或选择成绩单数据中的任一单元格。（2）在菜单栏上选择“数据→排序”选项，弹出“排序”对话框。（3）在“排序”对话框中指定排序的主要关键字和次要关键字、递增或递减排序选项，单击“递减”按钮。（4）选择排序区域。（5）单击“确认”按钮。图35“排序”对话框返回本节5.2数据筛选（图36、37所示）1．自动筛选自定义自动筛选图36“自定义自动筛选方式”对话框图37自动筛选的结果5.3分类汇总（1）选择要进行分类汇总的单元格区域。（2）在菜单栏上选择“数据→分类汇总”选项，弹出“分类汇总”对话框如图40所