机关公文写作专题讲座

文化规则﹒艺术舞蹈——公文写作与审美袁智忠教授、博士、作家重庆市应用写作学会会长讲座内容一、相关概念解析（公文的作用和意义）二、党政机关公文文种三、公文写作的主要思维方式四、机关公文写作的结构五、机关公文的语言六、常见机关公文写作七、应用文的审美一．相关概念解析1.应用文：是指党、政、军、人大、政协机关，企事业单位，社会团体，人民群众在日常生活、学习、工作中处理公共事务和个（私）人事务所使用的具有某种惯用格式和直接应用价值的文章。2．公文：广义：是指党、政、人大、政协机关、企事业单位，社会团体等合法组织办理各种公务时使用的具有特定效力和规范格式的应用文书，是传达惯彻党、国家等方针、政策，发布法规和规章，实施管理，规范行为，融洽工作，记载和传递公务信息等的重要工具。狭义：分别指中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》、国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》所分别规定的公文种类，各个文种的适用范围等等。俗称法定公文。公文的作用和重要意义1、法规规范作用。公文是各级各类领导机关发号施令的手段，是实施领导、管理、处理公务活动的工具。公文在实施领导、实施管理中能够发挥规范控制、令行禁止、组织协调的作用。2、明事传情作用各级各类领导机关在实施管理职能、开展公务活动中，在上下左右机关部门之间，需要经常沟通情况、交流意见，以求共识合作。公文作为明事传情的手段和工具，在机关工作中广为应用。3、参谋决策作用各级各类领导机关在决策和决策实施过程中，离不开信息的搜集、处理和运用，离不开调查研究和征求意见。公文以其法定的渠道和效率满载各种信息为资治辅政服务。4、宣传舆论作用各级各类领导机关在实施领导、处理公务中需要有效的宣传舆论的支持。而公文的贯彻执行是宣传舆论的核心。（权威性、法定性）5、商洽沟通作用各级各类领导机关之间有许多事情需要商洽、绍介、联络和沟通，以便互相理解、支持和配合，发挥整体效应。在此方面，公文及公文写作不可或缺、功能巨大。6、存储凭证作用公文是各级各类领导机关职能活动的真实记录，是统一思想、处理问题的基本依据。公文在执行的时候是如此，成为档案之后仍然是如此。二．党政机关公文文种（1）党的机关公文（14种）：１决议、２决定、３指示、４意见、５通知、６通报、７公报、８报告、９请示、１０批复、１１条例、１２规定１３函、１４会议纪要。（2）行政机关公文(13种)：１命令（令）、２议案、３决定、４意见、５公告、６通告、７通知、８通报、９报告、１０请示、１１批复、１２函、１３会议纪要。以上两者相同的有9个：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。党的机关特有的5个：决议、指示、公报、条例、规定。行政机关特有的4个：命令（令）、议案、公告、通告。三、公文写作的主要思维方式１．形象思维又称艺术思维,是作家艺术家观察生活后，引动自己的情感变化，经过联想、想象和幻想，形成审美意象，然后借助一定的物质材料来塑造艺术形象。２．逻辑思维是以揭示和把握事物的内在本质和一般规律为根本任务，是依据一定的系统知识，遵循特有的逻辑顺序而进行的思维活动。逻辑思维（三阶段）在公文中体现为：第一、叙事思维阶段作者对在工作和生活中积累的、大量的、丰富的经验和资料以及客观事实材料，予以感觉、知觉和表象化的过程，并反映在头脑中，加以初步整理加工，把握事物的现象，各个方面，外部联系，对断续的思维加以整合。第二、说理思维阶段要通过概念、判断、推理等形式对事物和材料进行反映，揭示客观事物的本质，揭示客观事物整体和内部联系，从中发现和总结解决问题的办法，是文章具体的方针、政策、办法、意见、对策、经验、制度等在头脑中形成的步骤。第三、结论思维阶段要提出解决矛盾和问题的办法和施,进行结论的思维。要求作者思考结论的正确性，结论实施的可能性，结论政策的界限性，结论工作的效益性，以作出切实可行的决策，指导实际工作。３．对象化思维是一种思维被对象全部占有，并围绕弄清对象的形状、性质、规律进行思维的活动方４．模式化思维是指把写作的应用价值放在第一位，把真实的传达信息放在至关重要的位置，按照一定的结构、语言等规范进行思维的活动方式。５．越位思维是一种站在他人的立场上，设身处地，替他人思考的一种思维方式。四．机关公文写作的结构１．结构的含义结构是文章的内部组织构造，是选用材料表现主旨的有序安排，是思路的物化。应用文的结构和一般文章一样，也包括开头和结尾、层次和段落、过渡和照应。既强调结构完整，又做到言之有物。其特点是定型性、严密性、条理性。２．结构与材料第一，直接材料和间接材料第二，正面材料和负面材料第三，现实材料和历史材料第四，点上材料和面上材料３．结构的模式化第一、标题完全式和省略式（发文机关+关于+主题+文种）第二、主送机关逐级行文（包括越级行文）（标注）、直接行文（省略）第三、开头表述原因、目的、依据等等。常用：为了、为、由于、依据、遵照等。第四、过渡句现......如下第五、主体部分段式结构（极端的是独断式）、小标题式、序码式（一、二、三、或第一、第二、第三等）。第六，结尾：句式结尾、断式结尾、条式结尾特别说明：模式依文种而变。五．机关公文的语言（一）符号与语言（二）表达方式：主要使用叙述、说明、议论；较少使用描写和抒情。（三）语体规律和特点：1．语体以社会化的书面语体为主。第一、使用全社会认知的通行语体，力避个性化色彩强烈的语言。第二、慎用外来语和适当保留文言词汇。如：的士——出租车；笔记本电脑——手提电脑。文言如：兹、奉、悉、拟、着令、责成、径送等等。２．关键部分常用规范化、模式化语言。第一、领起语：文章开端或段落（层次）起首语。A公文模式：由于……;为了……,根据(依据)……;遵照……;据查……(来文)悉；B总结模式：在……下（其余略）第二、承起衔接语：段落层次之间的承接、过渡如：为此……，特此……，现就(将)……如下，有鉴于此……第三、结尾用语：用于公文结尾时表收束、祈请、指示、感谢、期盼、强调。如：特此（通告、通知、报告、函达）3．句法上有特定或惯用的要求：第一、从句子类型看：主要使用陈述句、祈使句、常式句、短句。较少使用疑问句、感叹句、变式句、长句。第二、从句型结构看：较多使用无主句。第三、从句子成分上看:大量使用介宾词组作状语、定语成分，常常用在开头，且连续使用。如：表目的、手段：为了、为、按照；表对象、范围：对、对于、关于；表依据、方式：在、根据、依据、遵照；第四、常用“非名词性词语”作宾语:如：认真加以解决，举行会议、作出答复；第五、把动宾结构转变为偏正结构:如：讨论方案方案的讨论；推广经验经验的推广。（四）应用文运用语言的要求1．准确：用词准确、造句恰当、句与句之间逻辑联系紧密，能恰如其分的说明情况、阐述做法、表达思想。具体要求：第一、精选中心词汉语中同义词多，同义词之间有词义轻重、意义褒贬、范围大小、程度深浅等区别。如：决不承诺放弃武力。“武力”与“战争”等词。第二、善用附加语决不允许任何人以任何方式把台湾从祖国分裂出去。附加语限定：任何人、任何方式。第三、巧选关联词关联词可以使文章达意更准确，脉络更清晰，结构更严谨。第四、慎用模糊语谨慎地使用一些模糊语，非但不会不会降低应用文的准确性，反而会十分准确、得体地反映客观情况和性质。如：温总理的报告：“三是一些涉及群众利益的突出问题解决得不够好．......不少低收入群众生活比较困难。”其中：“一些，不够好，不少，比较困难”等。常见的还有：当前、基本、相当、较大等。评价毛泽东、周恩来等也用了这一语言表述方法。2．简明：简洁、明快，可读性强，浅显易懂。第一、词义要明确注意一词多义、容易产生歧义和误解的词语的使用。如：“下周星期三”，“妻子”，“丈夫”，“爱人”。2004年6月18日《重庆商报》：“云南省高级人民法院经复核认为，马加爵杀人意志坚决，作案手段残忍；杀人后藏匿被害人尸体并畏罪潜逃，犯罪行为社会危害极大，情节特别恶劣，后果特别严重，应依法严惩。马加爵的辩护人关于马加爵认罪态度好，有悔罪表现的辩护意见虽然符合事实，但马加爵罪行极其严重，对其不与从轻处罚。一审判决定罪准确，量刑适当，审判程序合法……第二、多用基本义如：“花草树木”，“沾花惹草”。第三、常用规范简称、缩略语，精用成语规范的：一国两制；一个中心，两个基本点；“政协”，“人大”。不规范的：“自贡杀虫剂厂自杀厂”；“社会主义精神文明办公室社精办”；“开封刀具厂开刀”；“上海吊车厂上吊厂”。第四、注意两点1．约定俗成如：“文革”，“入世”，“奥运”。２．先全后简如：先叙述全称，然后说，“以下简称……”3．朴实：语言平易、质朴、实在。要求叙述不花俏，说明要浅显，议论求精当。第一、慎用形容词、修辞语毛泽东用得好：墙上芦苇头重脚轻根底浅；山间竹笋嘴尖皮厚腹中空。第二、实话实说，直截了当不搞赋、比、兴4．得体。要求做到恰当措辞，分寸得当，适合对象。无论应、对、析、辨，都要合情合理。具体而言：第一、确切。就是要做到切时、切地、切象、切题。切时，就是切合行文时间，不先不后。切地，就是考虑行文空间和范围。切象，就是考虑行文对象，上级机关、下级机关、平级机关、社会公众，对象不同，语言、语感也就应相应变化。切题，就是使语言紧紧围绕中心议题，要言不烦。第二、庄雅是指行文庄重、礼貌、文雅。应用文中比如公关文书的交流，关乎组织形象，遣词造句都要庄重、得体，不能庸俗。会议通知结语：“准时到会”就可以了，不能写成“恭请光临”。第三、恰当使用书面语和口语《邓小平文选》第三卷，第163页：“纠正不正之风、打击犯罪活动中属于法律范围的问题，要用法制来解决，由党直接管不合适。”六、常见机关公文写作（一）通知用于传达需要下级执行和有关单位周知或者办理的事项，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文。1．注意关键词：传达、转发、批转。这三个关键词，显示了机关“通知”的功能。2．标题注意事项：第一、要在“关于”后面出现“转发”、“批转”字样，多级转发可省略中转层和第一个“关于”。例如：“××县人民政府转发××省人民政府关于做好春耕生产工作的通知的通知”，就省掉了“地市”这一级和第一个“关于”。第二、关于指示性“通知”的标题，其“主题（或称事由）”前，“关于”后，常用“做好”、“搞好”、“加强”、“禁止”、“不得”等强调。时间紧迫的，在文种词前用“紧急”强调。3．开头引文，要先引标题，后引发文字号。发文字号用圆括号括注。4．会议通知正文一般用“序码式”结构。5．注意区分不同类型通知的不同性能以及语句、语气方面的差异。在符合公文特定程式的前提下，通知的谋篇布局、行文方式、表达技法、谴词造句等，均应力求灵活简便，尚实切用。严禁呆板、陈腐及形式主义。（二）报告用于向上级机关汇报工作，反映情况和意见建议，回复询问。1．关键词：汇报、反映、回复。2．重要特点：陈述性。3．遵循实事求是的原则，做到内容真实准确，有关事实和数据要核对无误。4．观点要正确，报告要及时，要努力反映新情况，新问题。5．写报告要善于分析，条理清晰，详略得当，具有针对性和说服力。（三）请示用于请求上级机关指示、批准。1、关键词：请求、指示、批准。2、关于标题：“关于”后面不得出现与请示含义相近的词，如：“请求”、“要求”、“申请”等。3、注意请求事项的单一性。“一事一请”。4、请求理由充分、请求事项明确。（四）批复用于答复下级机关的请求事项。1、关键词：答复、请求、事项。2、关于标题：A、常规形式：发文机关+关于+主题+批复。B、对象级别高，或强调对象：发文机关+关于+主题+请示单位+批复。C、也可省略式：主题+批复。3、开头用引据式4、一事一复（五）通告、公告通告适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。1．关键词：第一组：各有关方面、国内外；第二组：遵守、周知，重要、法定2、应当注意的问题区分两个文种（机关级别、周知范围、事项程度）：相同点：普发性、周