现代企业公文写作教程PPT100页

商务礼仪与职业形象1现代企业文书写作文书写作培训资料商务礼仪与职业形象2讲授目录一、文书写作概述二、中国公文写作三、商务信函写作四、经济文书写作五、常用工作文书六、社交礼仪文书商务礼仪与职业形象3第一部分：文书写作概述1、文书写作特点2、文书写作要求3、文书写作程序商务礼仪与职业形象41、文书写作特点1、使用广泛，对象明确2、约定俗成，格式固定3、内容真实，实事求是4、讲究时效，重视办理5、语言明确，风格独特商务礼仪与职业形象5文体—多为陈述或说明式以叙述为基础——对人或事的过程的交代，反映情况侧重叙述，但要概括以议论为手段——对事情的评价，阐明道理偏重议论，但要针对主题以说明为目的——摆出事情的真相，提出要求多用说明，但要简明商务礼仪与职业形象6按作用分类指挥性文书——指示规范性文书——章程报请性文书——请示知照性文书——通知联络性文书——信函记录性文书——会议记录报导性文书——新闻法律性文书——合同商务礼仪与职业形象72、文书写作要求意思明确——明白无误，让人一目了然文理通顺——即流畅表达，又显示写作水平观点正确——有道理，不搞歪理实事求是——真实，不掩饰，不夸张及时迅速——讲效率，讲效益，不拖拉误事简明生动——增加可读性，防白话、套话、干巴巴层次分明——有先有后，段落清晰，不转圈标点规范——正确运用，防一逗到底格式适宜——不同文种用不同格式商务礼仪与职业形象8l简明——用词简单明了，直截了当l准确——用词含义明确，不会误解l朴实——用词通俗自然，恰如其分l庄重——用词严肃端庄，不多情感l规范——用词符合语法，讲究逻辑应用性文字要求商务礼仪与职业形象9标点符号歌一句话说完，划个小圆圈——句号中间要停顿，圆点加尾尖——逗号并列词语间，点个瓜子片——顿号并列分句间，圆点加逗点——分号总结导语前，上下两圆点——冒号疑惑或发问，耳朵坠耳环——问号商务礼仪与职业形象10标点符号歌命令感叹语，滴水下屋檐——感叹号引文特殊词，蝌蚪上下窜——引号文中要注解，两头各半弦——括号转折或注解，一横写后边——破折号意思说不完，六点紧相连——省略号特别重要处，字下加圆点——着重点商务礼仪与职业形象11努力提高写作能力1、提高文字表达能力2、积累相应专业知识3、熟悉文书格式要求4、掌握政策理论水平5、具有严谨写作态度商务礼仪与职业形象123、文书写作程序明确写作主旨——给写作定位，目的？写什么？文种？怎么写？收集信息资料——供写作参考，需要哪些？怎么收集？如何整理？拟定结构提纲——搭写作框架，通盘安排，强化要点，有祥有简完成正文草稿——填写作内容，按照提纲一步步充实内容，加工成章认真修改检查——定写作终稿，反复推敲斟酌，直至满意商务礼仪与职业形象13二、中国公文写作1、公文的作用特点2、公文的范围、类型7、通知和通报3、公文的处理方法和程序8、报告4、公文的行文规则9、请示5、公文的通用格式10、函6、公文的种类11、会议纪要商务礼仪与职业形象141、中国公文的作用公文------国家机关、社团组织、企事业单位在公务活动中行使职权制定的公务文书。公文性质——工具公文作用---1、贯彻政策、规范行为；2、通报情况、指导工作；3、方便查找、积累史料；商务礼仪与职业形象15公文的特点公文特点----1、制发者的法定性；2、作用的权威性；3、效用的现实性；4、体式的规范性；5、制作的程序性；商务礼仪与职业形象162、中国公文范围按事业范围分-----专用公文；通用公文按行文方向分-----上行文；下行文；平行文按公文来源分-----收进文；外发文；内部文按发文性质分-----问文；复文按处理要求分-----参阅性公文；承办性公文按办文时间分-----特急文（特急件）；急办文（急件）；常规文（平件）按机密程度分-----绝密文；机密文；秘密文；普通文商务礼仪与职业形象173、公文处理方法和程序三大环节：1、发文处理：拟稿---审核---签发---登记---缮印---用印---分发2、收文处理：签收---登记---分办---拟办---批办---承办---催办--督办---办复3、公文管理：制定立卷类目表---归卷---调用---立卷---归档---销毁商务礼仪与职业形象184、公文行文规则l行文关系要和隶属关系一致l行文方式要根据工作需要灵活掌握l行文名义和内容要与发文机关的职权范围相对应l行文线路要尽量缩短l处理好主送与抄送的关系l经过批准，有些文件可以通过新闻媒介公开发布l如有必要，可以联合行文l党政之间的行文关系要按规定执行商务礼仪与职业形象195、通用公文的格式1、排版——自左至右2、单位——国家法定计量单位3、字体——发文单位初号宋体标题2、3号宋体4、用纸——A4、B55、文头——套红，占首页三分之一商务礼仪与职业形象20文头部分格式（红头上1/3）1、代码5、收文处理章、2、份号3、秘级4、紧急程度6、文件版头7、发文字号8、签发人商务礼仪与职业形象21行文部分（下2/3）1、标题2、题注3、主送单位4、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX6、发文署名7、成文日期5、附件说明8、印章商务礼仪与职业形象22文尾部分（最后）1、主题词2、抄送单位3、印发说明4、页码（单右双左）商务礼仪与职业形象23通用公文惯用语一、开篇起首的惯用语根据……、遵照……、按照……、兹将（因、有、介绍、证明、就派）……为了……、关于……、敬悉……等。终篇收束的惯用语此致敬礼、特此……、恳请……；妥否，请……、当否，请……、以上……如无不当请……、……为盼、……为荷、……为感等。商务礼仪与职业形象24公文序码标示第一层----------一、二、三、四第二层--------（一）、（二）、（三）、第三层----------1、2、3、4、第四层--------（1）、（2）、（3）、第五层--------①、②、③、④商务礼仪与职业形象256、中国公文种类——12类13种1．命令——发布重要行政法规，采取强制性行政措施2．决定——对重要事项或重大行动的安排3．议案——各级政府向同级人民代表大会或常委会提请审议事项4．指示——对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则商务礼仪与职业形象26中国公文种类——12类13种5．批复——答复下级请示事项6．通告、公告——一定范围内公布应遵守或周知的事；向国内外宣布重要或法定的事7．通知——批转下级、转发上级和无隶属机关的公文；发布规章、任免，传达周知事项8．通报——表彰先进，批评错误，传达得要精神或情况商务礼仪与职业形象27中国公文种类——12类13种9．报告——向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问10．请示——向上级请求指示批准11．函——无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门请求批准12．会议纪要——记载和传达会议情况和议定事项（1993、11修订）商务礼仪与职业形象287、通知概念——向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性公文特点——适用范围广，使用频率高，知办时限强，运用种类多格式：1、标题2、上款3、正文——开头、主体、结尾4、落款商务礼仪与职业形象29通知的种类l指示性通知——通知的依据，主体，结尾l转发性通知——来文单位及来文名称，转发，顺带要求l发布性通知——发布的依据，内容要求，目的意义l事务性通知——说清事项l会议通知——会议背景，有关事项，其他说明l任免通知——任免依据，日期，人员，职务商务礼仪与职业形象30通报概念——表彰先进、批评错误、传达重要情况的公文作用——弘扬正气，抵制歪风，指导工作格式：1、标题2、上款3、正文4、签署和日期注意：及时、真实、典型，突出教育性，掌握政策性商务礼仪与职业形象318、报告概念——向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问时使用的陈述性公文特点——只指上行文只指行政机关公文不同于一般调查报告、考察报告、预测报告等商务礼仪与职业形象32报告种类|1工作报告—总结工作经验、汇报工作进展、提出工作意见，向上反映。|2调查报告---调查概况、调查的情况、事后研究分析、建议和方案。|3建议报告---提出工作中急待解决、需上级关注的意见或建议，供参考。4答复报告---如实汇报和答复上级有针对的询问问题或催办工作。|5报送报告---随着向上级报送文件、物件时写的说明报送对象和目的报告。商务礼仪与职业形象33报告按要求分：呈报报告---直接向上级汇报反映情况，不批转。呈转报告---呈送上级并建议批准转发有关单位执行或参照。按性质分：综合性报告---汇报全面或多方面工作的报告。专题性报告---汇报某项工作、某一问题、某方情况的单一报告。商务礼仪与职业形象34报告格式1标题---标准式标题（公司上半年各类产品质量评比工作的报告）2主送单位---多为发文单位的上级单位。3正文---缘由：概括基本情况、原由，说明报告主旨、目的、意义。事项：系主体内容，情况措施、经验教训、意见建议等。结尾：惯用尾语（特此报告，请审阅；如无不妥，请批转）4发文单位和日期：同其他公文。商务礼仪与职业形象359、请示概念——向上级请求指示、批准时用的公文分类：请求指示的请示---遇有疑难问题、新情况、不明确求上级指示或解释。请求审批的请示---对不能做主的经济、物资、编制等问题请上级审批。请求帮助的请示---完成工作需要在人、财、物上得到上级的帮助。请求批转的请示---解决某问题涉及其他部门单位，请求上级批转执行。商务礼仪与职业形象36请示格式1标题—标准式（关于开展公司上半年产品质量评比工作的请示）2主送单位---根据隶属关系主送一个上级，不可多头免批复意见不一；一般不越级行文。3正文---缘由：请示目的、原因、依据，理由充分，言之有据。事项：系主体，要求审批的具体问题或事项，要写明确,坚持一文一事.要求：系结尾，提出肯定性要求（当否，请批示）4发文单位和日期：同公文，写明确，以便批复。商务礼仪与职业形象37请示和报告的区别：1、文目的不同；2、写作结构不同；3、结束语不同；4、处理方式不同；5、内容宽窄不同；6、行文时间不同；7、报送制度不同；商务礼仪与职业形象3810、函概念——无隶书单位商洽工作，问答问题及向主管部门请求批准事项时使用的公文分类：商洽函---不相隶属单位商洽工作的行文。答询函---单位、部门间进行问题或事项的询问和答复的行文。请批函---向不相隶属单位和主管部门请求批准有关事项的行文。商务礼仪与职业形象39函形式公函—内容比较重要，行文郑重，具有完整的公文格式。便函---多用于公务中事务性工作，不需完整公文格式，不能用私事。特点：1简便轻捷---内容简约，形式精短，商洽联系，及时迅速。2行文多向灵活---不相隶属单位间上下左右均可，自由灵活。3语言质朴自然---多是陈述、说明性，明白晓畅，恳切平和。商务礼仪与职业形象40函格式1标题---发函用《关于XXXX的函》复函用〈关于XXXX的复函〉正式公函，应在标题下方标注发文字号。2主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。3正文：开头—发函说明缘由、目的，商洽工作原由、情况交代清；复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。商务礼仪与职业形象41函格式主体---发函写清商洽、询问、请求的事项，明确具体；复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。结尾---发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达”复函用“特此复函”、“此复”4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。商务礼仪与职业形象4211、会议纪要定义---按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报和下达贯彻执行。写作---1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。2、突出会议中心，内容概括，有取有舍有主有次，言语精练。