现代公文写作4

第四章日常文书引言日常文书是党政机关、社会团体、企事业单位和个人，在日常工作和生活中广泛使用的用来沟通信息、联络感情、表达意愿的实用文书。常见的有书信类文书、致辞类文书、应聘类文书、条据类文书和宣告类文书。它们虽然不像公文那样具有法定的规范标准，但也自有约定俗成的规律特点，写作时应严格遵循，不可随意增添项目。语言的恰当运用，得当的语气，简明又扼要的叙述，规范的措辞和文字都不可忽视。第一节书信类文书书信类文书的性质和作用书信是生活、学习和工作中普遍使用的应用文，是人们在社会生活中广泛使用，不可缺少的交际工具。用于向家人、同志、亲友问候，互通情况、联系事情、讨论问题的称为一般书信；用于礼仪交往、联系工作的称为专用书信。专用书信是用于礼仪交往、联系工作的，具有一定使用范围和特定格式。常用的有介绍信、证明信、慰问信、感谢信、表扬信、贺信、申请书、倡议书、建议书、邀请书、聘请书、自荐书、捐赠书、投诉书等。第一节书信类文书一、申请书申请书是个人或单位为实现其愿望，对上级有所请求时所写的一种专用书信。表现为内容单一，主题明确，一般一事一书，即一份申请书只提出一个问题。申请书的结构由标题、受文对象、正文、结尾、落款、日期组成。例如：入党申请书第一节书信类文书二、倡议书倡议书是个人或集体提出建议并公开发起，希望共同完成某项任务或开展某项公益活动所运用的一种专用书信。对象的广泛性和群众性是倡议书的根本特征。为了更好地完成某项任务，个人或集体带头提出一些合理化建议或措施，向广大群众或有关单位倡议，把倡议内容用书面写出来，就是倡议书。一般要写明向谁提倡议，为什么提倡议，倡议的是什么事和谁提的倡议。要说明倡议的目的要求，所倡议的内容应有积极意义；提出的条件既要先进，又要切实可行。第一节书信类文书注意事项：1、倡议书的内容要有新的时尚和精神，要切实可行，不能违背国家的方针政策。2、倡议书的背景目的要写清楚，理由要充分。3、倡议书的措辞要恰切，情感要真挚，同时要富于鼓动性。4、倡议书的篇幅不宜太长。第一节书信类文书三、慰问信（一）概念解说慰问信是表示向对方关怀、慰问的信函。它是有关机关或者个人，以组织或个人的名义在他人处于特殊的情况下(如自然灾害、事故)，或在节假日，向对方表示问候、关心的应用文。慰问信包括两种：一种是表示同情安慰；另一种是在节日表示问候。信应写得态度诚恳、真切。第一节书信类文书（二）格式内容1．标题。可写成“慰问信”或者“xxxx致xxxx的慰问信”。2.称谓。称谓应表示尊敬。3.慰问的原因。可写事件的情况，或介绍他人的事迹等。4.慰问。5.署名和署时。第一节书信类文书（三）范例参考范例一：表示同情安慰的慰问信江泽民主席昨晨致电布什总统哀悼坠机遇难者新华社北京11月13日电中国国家主席江泽民13日就美国一架客机在纽约失事致电美国总统布什。对遇难者表示哀悼。电文如下：美利坚合众国华盛顿白宫乔治•沃克•布什总统阁下：总统先生：我昨晚与你通电话后不久，便惊悉，美国一架客机在纽约失事，造成重大人员伤亡和财产损失。我对此深感悲痛。我谨代表中国政府和人民，向你并通过你，向美国政府和人民表示深切慰问，对遇难者表示哀悼。中华人民共和国主席江泽民二〇〇一年十一月十三日晨于北京第一节书信类文书四、贺信贺信是表示庆贺的书信的总称。贺信是发信方因节日、庆典、开业、晋升、获奖、乔迁、结婚等喜事，向受信方表达祝贺的文书。贺信的结构由标题、称谓、正文、结尾、署名五部分组成。表示祝贺的感情要饱满、充沛，给人以鼓舞、力量。冷冰冰的陈述、说明是表达不出祝贺者的心愿的。贺信的内容要实事求是，评价成绩要恰如其分，表示决心切实可行，不可言过其实。语言要精炼、明快、通俗流畅，不能堆砌华丽的词藻，篇幅要短小。第一节书信类文书五、介绍信介绍信是介绍本单位的同志到有关单位接洽事情、联系工作、参观学习或出席会议等所写的一种书信。介绍信必须写明白对方的称呼和被介绍者的姓名、人数、身份，并写明接洽的事情和要求，有的还要注明政治面貌、级别、职务，要写清单位名称和日期，并盖公章。第一节书信类文书范文：介绍信XXX厂：兹介绍我校XXX等位同志到贵厂联系有关安排学生实习事宜，请接洽为荷。此致敬礼XXX学校（公章）年月日第一节书信类文书六、证明信证明信是以行政机关、社会团体、企事业单位或个人的名义凭借确凿的证据证明某人的身份、经历或某件事情的真实情况时所使用的一种专用书信。写证明信必须对被证明的人或事了解清楚，如实证明。措词要肯定，确切。第一节书信类文书例文：证明信XXX局：贵（你）局XXX同志于X年X月在我校XX专业毕业，成绩合格，特此证明。此致敬礼XXX学校（公章）年月日第一节书信类文书七、表扬信/致谢信（一）概念解说表扬信是表扬好人好事的一种书信，是对他人的行为表示赞扬的信函。在表扬信中应反映他人的事迹与品质，赞扬不要太过分。要写清所表扬事件的时间、地点、人物、经过、数字等，语言要热情而简朴。（二）格式内容1．标题。写成“表扬信”即可。2．称谓。一般写给被表扬人的上级领导单位。3．事迹经过。4．表扬的语句。5．学习的语句。第一节书信类文书八、建议书为了改进工作，促进建设事业的发展，个人或集体带头提出一些合理化建议和措施，向广大群众或有关单位建议，把建议的内容写出来，就是建议书。一般要写明向谁提建议，为什么提建议，建议的什么事和谁提的建议。要说明建议的目的要求，所提内容的积极意义和可行性。第一节书信类文书九、邀请书邀请书是单位或个人邀请别人出席会议，参加活动所写的一种书信。它要写明邀请谁，在什么时间、到什么地点，做什么事情。结束常用“敬请光临指导”“敬请莅临”“敬候光临”等字样，带有邀请的语气。一般用红纸，有的还加花边。例文：XXX同志：为庆祝本厂建厂五十周年，兹定于X年X月X日（星期X）下午二时在本厂工会俱乐部举行茶话会，敬请莅临。此致敬礼XXXX厂工会委员会年月日第一节书信类文书十、捐赠书捐赠书是向单位或个人捐赠钱物的书信。要写明捐赠什么、数目多少，捐赠的目的和希望。要表达出友好，真诚的感情。十一、投诉书投诉书是投诉人对某事项或措施有意见，向有关单位或部门投书诉说，要求办理或改正的书信。第一节书信类文书十二、聘请书聘请书通常是指机关单位延请专业人土担任某种职务或承担某项工作时所用的实用文书。（一）聘请书的种类：(一)临时聘请书这是一个单位在工作、生产、科研活动中，因为自身力量不足，需要聘请外单位有关人员承担某个职务或某项工作时而使用的凭证。临时聘请书由单位负责人签署，任务完成后，聘请书即告失效。(二)正式聘请书一般在实行聘任制的单位中使用。这种聘请书又包括专业技术职务聘书和聘约书。聘约书是单位与受聘人的协议，由双方商定协议内容并由双方签署。聘约书一经签署，双方都要履行所承担的权利与义务，期满则失效。第一节书信类文书（二）聘请书的作用聘请书的作用较为广泛，在社会交往和工作中主要起加强横向联系、发掘人才潜力和明确工作职责的作用。（三）聘请书的写法1、标题在首页或内页正中写“聘书”或“聘请书”字样。2、称谓参照一般书信的写法，首行顶格写被聘者的姓名。3、正文聘请担任某项临时性工作的聘请书，正文要写明聘请原因、报酬以及对被聘者的要求。聘请担任某一职务的聘书，还要写明被聘的职务、工作性质、待遇、时限等，如例文。第一节书信类文书4、结语在正文后面写上表示敬意或希望的话语。或在正文下一行空两格写“此聘”两字。有的聘请书省略结语。5、署名和日期聘请单位署名并加盖公章，在署名下面写上年、月、日。第一节书信类文书（四）写聘请书应注意的问题1．正文内容要写清楚。聘请对象、担任的职务、承担的工作、基本要求、聘请期限等，都要逐一写清楚，不能含糊其词，模棱两可。2.语言要简明扼要。聘请书的文字要精练，篇幅要短小，避免空话、套话。3．形式要庄重。无论是印刷的聘请书，或是书写的聘请书，都要注意庄重、大方，不要马虎应付。只有这样，才能表明对被聘者的信任和尊重。第二节致辞类文书致辞，又可以称作“致词”。致辞是在举行某种仪式时对人或对事表示祝愿、庆贺的言辞或文章。现代的致辞，一般包括祝人的致辞和祝事的致辞两大类。致辞在日常工作中具有非常重要的地位。致辞的种类也很多，这里仅介绍最常见、最常用的几种，如开幕词、闭幕词、欢迎（送）词、答谢词、祝词。第二节致辞类文书一、开幕词（一）开幕词的含义和作用开幕词是会议讲话的一种，指在比较庄重的大中型会议开始时，由与会主要领导或会议主持人宣告会议开始、交待会议议程、阐述会议宗旨的致词。旨在阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提出会议的中心任务和要求，对会议有着重要的指导作用，具有宣告性和指导性。第二节致辞类文书（二）开幕词的特点1、宣告性开幕词的内容主要是阐述会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提出会议的要求，或对会议的成功表示祝愿。适用于较为隆重的会议，一般性会议可以不致开幕词。2、指导性开幕词所提出的会议宗旨，是大会的主导思想，所阐明的目的、任务、要求等，引导着会议的进程，对会议有着重要的指导作用。会议结束后，与会者传达会议精神时，开幕词也是其重要的内容之一。第二节致辞类文书3、标志性开幕词是大会正式召开的标志，主要领导亲临大会并致开幕词，显示了组织者对大会的重视。另外，开幕词还具有简明、通俗的特征。开幕词要求简洁明了，短小精悍；通俗易懂，生动活泼，口语化，适合口头表达。重大会议的开幕词往往对会议召开的历史背景、意义或会议的中心议题等作重点阐述，其他问题则从略。一般性开幕词只是对会议的目的、议程、基本精神、来宾等作简要概述。第二节致辞类文书（三）开幕词的格式与写法开幕词一般由标题、称谓、正文和结束语四部分组成。1、标题开幕式标题的写法有以下几种形式：由“会议全称加文种”组成，如“中国共产党第十六次全国人民代表大会开幕词”；由“致辞人姓名+大会名称+文种”组成，如“XXX同志在XXXX大会上的致辞”；有的采用复式标题。主标题揭示会议的宗旨、中心内容，副标题与前两种标题的构成形式相同，如“我们的文学应站在世界的前列——中国作家协会第四次代表大会开幕词”；只写文种“开幕词”三字。开幕词标题中如果没有时间和致辞人姓名，在标题的下一行居中书写时间或致辞人的姓名。第二节致辞类文书2、称谓开幕词的礼节性致词，称谓是礼节、礼貌的表示。称谓要根据会议的性质和出席会议的人员来确定，一般用泛称，顶格书写后面加冒号。如“各位代表、各位来宾”，“各位老师、各位同学”等。如果是党的会议，称呼比较简单，就是“同志们”三字。如果是国际会议，要按照国际惯例来排序，较常见的是“各位嘉宾、女士们、先生们”。称呼的选用要涵盖全体人员，不能遗漏。也可以在称呼后面再加上礼节性的问候，如“大家好、晚上好”等。第二节致辞类文书3、正文正文包括开头、主体和结尾三部分。（1）开头部分开头部分主要内容是宣布会议开幕。一般的写法是：开门见山地宣布会议开幕，宣布会议名称要写全称，以示庄重。也可以对会议的规模、意义、召开的背景、出席会议人员情况和会议筹备情况作简要的介绍，并对会议的召开以及与会人员的到来，表示热烈的祝贺和热情的欢迎，以渲染会议气氛，激发与会者的热情。写作时，应单列为一个自然段，与主体部分区分开来。（要预留鼓掌的节奏）第二节致辞类文书（2）主体部分这部分内容是开幕词的核心部分，通常包括以下三个方面的内容：首先要阐述会议召开的意义，通过对以往工作情况的概括、总结和对当前形势的分析，说明会议是在什么形势下、背景下，为解决什么问题或达到什么目的而召开的；还要阐明会议的指导思想，提出会议的任务，概括会议的议程和安排；为保证会议的顺利进行，还可以向与会者提出会议的要求。（3）结尾部分通常用祝词发出号召和希望，预祝会议顺利、圆满成功。4、结束语一般采用“预祝大会圆满成功！”等作为结束语。第二节致辞类文书（四）撰写开幕词的基本要求1、重点突出，详略得当。2、明快流畅，富于号召力、鼓动性。3、篇幅不宜过长，语言要概括，文字要简练。第二节致辞类文书二、闭幕词（一）闭幕词的含义和作用闭幕词是在比较郑重的大中型会议闭幕时，由党政机关