秘书公文写作讲义

公文写作与处理中国人民大学曹润芳教授一、公文及其特点行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文具有以下特点：1、由法定作者制发，具有法定的权威性；2、具有法定的现实执行效用；3、具有规范的体式；4、必须履行法定的生效程序。二、公文写作要则（一）正确选用文种文种，用于揭示公文的性质，发文机关的职权范围与行文目的以及发文机关之间的行文关系，是公文标题的组成部分。行政机关的公文种类主要有：1、命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规与规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7、议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9、请示适用于向上级机关请求指示、批准。10、批复适用于答复下级机关的请示事项。11、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。12、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。正确选用文种的依据：1.国家的有关法规，不得漏掉、错选或自造文种。2.发文机关的职权。3.发文机关的行文目的。4.发文机关与主送机关之间的行文关系。上行文：请示、报告、意见（建议性、呈请性）下行文：通知、通报、批复、意见（指导性）平行文：函、意见（商洽性）平行文：不相隶属机关之间的行文。不相隶属机关是指：1、同一组织系统中的同级机关。2、非同一组织系统的任何机关。（二）符合规范的公文格式公文中各要素标识规则：1.眉首。指置于公文首页红色反线心上各要素。（1）公文份数序号（2）秘密等级和保密期限（3）紧急程度（4）发文机关标识（5）发文字号（6）签发人2.主体。指置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。（1）公文标题要求准确揭示公文主要内容，做到含义明确，范围限定；文字简明；结构完整；排列对称，分行时保持词意完整，间距恰当。••关于（对）的•发文机关│内容│文种•（作者）│（事由）│（名称）•（介词）（助词）•转发•发文机关+批转+原文件标题+文种（的通知）•印发•国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知拟写与修改公文标题1.某省财政厅针对本省教育厅请求批准拨款购置办公设备的来文制发一份文件，批准对方要求。2.为了贯彻执行《国务院关于提高高级专家离退休后的生活待遇问题的通知》，某直辖市人民政府向所属单位转发了国务院的上述文件并提出具体的措施和要求。3.为了保证天安门广场联欢晚会的顺利进行,北京市xx局决定xxxx路禁止机动车辆行驶,为使广大人民群众周知,特发布文件。拟写与修改公文标题4.xx省教育厅认为xx大学的工作报告很好,系统地介绍了有关高校改革的经验,文中所提建议非常重要并切实可行,便加上批语下发给所属各高等院校参照执行。5.为了解决干部的夫妻两地分居问题，A市某公司向B市人事局制发公文，请求将本公司的工程师xxx调到B市工作。6.中共中央、全国人大常委会、国务院向国内外郑重宣告宋庆龄名誉主席病情。拟写与修改公文标题7.xx市xx局根据上级有关部门的规定和离退休老同志的要求，准备成立老干部办公室，于1999年5月就此事向该市民政局发文，请求批准。8.xx市人民政府同意xx区人民政府关于拓宽绿地建立市中心公园的请示,特行文予以答复。9.“五一”劳动节前夕，总工会提出今年“五一”庆祝活动的具体安排和对职工的要求。拟写与修改公文标题10.国务院根据一些地方部门外汇管理松弛，超计划使用留成外汇，甚至有的不法分子倒卖外汇，严重扰乱金融秩序的情况，对今后如何加强外汇管理作出重要决策。11.xx市纪委关于xxx错误的处理决定12.关于开展追捕在逃犯罪人员的通告13.xx县人民政府关于我县遭受水灾情况的请示。(2)主送机关即公文的主要受理机关。要求选择准确，明确具体。使用全称、规范化简称与统称。(3)公文正文每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。(4)附件(5)成文时间确定成文时间的依据，标注成文时间的要求。(6)公文生效标识a.单一发文印章、联合行文印章b.签署(7)特殊情况说明(8)附注3.版记。指置于主题词以下的各要素。（1）主题词（2）抄送（机关）（3）印发机关和印发时间公文的特定格式（1）信函式格式（2）会议纪要格式（3）命令（令）格式（三）按行文关系规范行文方式上行文与下行文应当采用的行文方式：1、逐级行文2、多级行文3、越级行文平行文应当采用的行文方式：直接行文。（四）规范公文用语1、简明，要求：1）对所写对象调查清楚，理解透彻；2）使用概括性词语，善于归纳概括，不罗列具体事物与描述事物的细枝末节；3）开门见山，直述不曲。不说套话，不说空话；4）善于用数字简化文字表述，数字是公文书面语言的组成部分，具有说服力，引用时应当核实、精选并作多方面的比较；（四）规范公文用语1、简明，要求：5）善于用增加附件的办法，使正件简化；6）对于某些业务性、事务性文件可采用表格化的形式，内容标准化的形式；7）在文字表述上，可适当使用无主句、单音节词和缩略语以增强公文简明性与庄重性；也可引用比喻、成语、格言、公式、诗词以及群众语言，以增强生动性；8）注重修改。单音节词兹=现在迳=直接顷=刚才经=已经：业经、均经、复经、前经……拟=打算：拟请、拟于、拟办即=就是：当时、当地：即日、即席当即、迅即、在即……单音节词与=参加、和：与会代表予=给予：予以、不予、免予……切=千万、务必：切实、切勿……查=调查、清点：查复、查收、查核……案=记录：备案、记录在案、议案……悉=知道：敬悉、收悉、欣悉鉴=考虑、教训、审查：鉴于、鉴戒、鉴定系=是以=用2、庄重，要求：庄严持重，严肃周密，用于规范，不生造词语，不用华丽词藻，格调郑重；格调端庄；用于维护发文的严肃性与发文机关的威信。（四）规范公文用语（四）规范公文用语3、准确，要求：情况属实，用语真实确切，准确表达意图，是非清楚，界限分明，褒贬适当，语序合理，符合逻辑；无歧义。为做到庄重、准确，应使用规范化的书面语言与公文专用语。规范化书面语言，即不用口语、方言行话、不滥用简称。公文专用语1、称谓词：指代称谓：我、本（代第一人称），贵、你(代第二人称),该（代第三人称）2、领叙词：依据：①根据、按照、依照、遵照（先引标题，后引发文字号）②接、顷接、近接、前接……(引述原文)③悉：收悉、敬悉、谨悉……(回复性文件)欣悉、惊悉、电悉、获悉……（致意性文件）目的：为，为了理由：兹因、鉴于公文专用语3、承转词：据此、故此、为此、鉴此、有鉴于此……基于上述、综上所述、由此所见、总之、总而言之、概而言之……4、时态词：兹、顷、现、将、行将到来、即将、值此、时值、按时、准时、届时、在即、迅即、着即、当即、如期、先期、逾期、暂、暂作、曾经、日前……5、结尾词：①用于表示行文目的，结束上文：特此报告（通知、通报、批复、请示、函告、函复、复函、通告、公告……）此复、此令、此据、此致、专此、谨此……公文专用语公文专用语5、结尾词：②用于表示希望与要求为盼（上行文）为荷（平行文）为要（下行文）望认真执行、遵照办理、贯彻执行……③致意性：敬礼、谢谢合作、谨致谢意……顺致良好祝愿，顺致诚挚问候……4、得体符合发文机关职权符合文体特点符合行文关系：上行文：尊重（敬而不卑）下行文：明确（严而不酷）平行文：谦和（分寸适宜）二、指出下列文字表述中不当之处，并予改正。•1.XX文件的标题是《XX市人民政府关于批转XX省人民政府关于认真整顿城市交通秩序，减少交通事故的通知的通知》（注：XX市人民政府为XX省属市政府）•2.某市文化局向该市财政局行文，要求增加行政经费，标题是《XX市文化局关于要求增加行政经费给XX市财政局的请示报告》。发文字号是“XX文发（2005）第001号”二、指出下列文字表述中不当之处，并予改正。•3.今天到会的有许多党政机关的领导干部、市长、副市长与教授、大专院校教师以及青年同志。还有大学本科以上学历者2560名，约占全体人员的百分之三十左右。•4.我市全面开展严厉打击拐买妇女儿童,因此,这类案件较前几年减少了一倍。•5.XX局办公室努力加强文件的催办工作，目的是为了督促检查文件办理的情况，要求做到紧急公文定期催办，重要公文跟踪催办，一般公文重点催办。案例xx市公安局文件xx发（2003）第008号关于申请设立专业培训机构的报告省公安厅：市政府：我局现有工作干部960名，包括处级以上干部252名，行政管理干部423名，业务干部557名；具有大学本科以上学历者340名，仅约占百分之三十左右。由于干警文化素质较低，影响工作开展，故此，特申请设立专业培训机构，并确定配备干部三至五名。为了表彰我局2002年评选出的先进工作者，拟于今年上半年召开表彰大会，为此请拨给会议经费两万五千元。特此报告，如无不妥，请批复。xx市公安局2月29日抄送：本局所属各处室。指出上面公文不当之处，并说明理由：1.请示2.工作报告3.调查报告4.会议纪要5.函6.通知（五）常用文件的撰写1.请示1）.请示的结构：（1）标题：写明发文机关、内容与文种。（2）主送机关：只报送一个单位，一般情况下不报送上级机关领导人。（3）正文：①行文的依据、理由；②请示事项(拟申请解决的问题与初步方案)；③结束语。如：“当否，请批复”、“上述要求，请予批准。”1.请示2).请示的写作要求：（1）写前应认真进行调查研究，维护请示内容的合理性与真实性；（2）请示的内容应一文一事，申请属于本机关职责范围内确实无力或无权解决的问题，并从实际出发提出切实可行的方案；（3）请示的理由应当充分，请示事项明确具体；（4）文字表述要求简明得体；（5）请示与报告分开，不用报告代替请示，不在请示中汇报工作。2.报告1).报告的类型：综合性报告、专题性报告2).报告包括:工作成绩，措施与经验(体会)，工作中存在的问题(缺点)。有的还要写明对今后工作的设想，一般以“特此报告”结束。2.报告3).报告的写作要求：（1）报告应突出重点，中心明确，注重向上级机关反馈工作的新情况、新经验、新问题和新典型；（2）反馈实质性、规律性信息；（3）要求结构严谨，条理清晰，点面结合；（4）有关事实、数据务必真实、准确、全面；（5）在报告中不能夹带请示事项，一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“报告”。3.调查报告调查报告:用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。1).类型（1）根据内容可划分为综合性调查报告与专题性调查报告;（2）根据调查报告的主要目的，可划分为应用性调查报告与学术性调查报告:①应用性调查报告a.认识社会的调查报告，如恩格斯的《英国工人阶级的状况》;b.政策研究的调查报告，为正确制定政策或正确执行政策服务。如:《关于涉农价格收费及农民负担情况的调查报告》;c.总结经验的调查报告，用于总结先进经验予以推广，指导面上的工作;d.揭露问题的调查报告，用于揭露社会生活中的阴暗面、消极面，以达到提高认识，吸取教训，改进工作的目的;e.支持新生事物的调查报告。用于反映新人、新事、新思想、新风尚、新发明、新创造等新情况，以支持与发展新生事物为目的。如《北京市商业、服务业实行租赁制的调查》;f.思想教育的调查报告。用于向广大干部和群众进行思想教育，以达到明辨是非、统一思想和认识的目的。②学术性调查报告，用于揭示事物的本质与规律。a.理论研究的调查报告b.历史考察的调查报告2).特点：针对性真实性新颖性时效性3).结构（1）标题