第1章行政公文写作(讲课)

行政公文写作与处理广东商学院华商学院公共管理系张秀丽联系方式：15802031486（651486）教学目的该课程是行政管理和公共事业管理专业的必修基础课。通过行政公文写作理论和文体的系统讲授与例文点评，指导学生掌握行政公文写作的一般规律，培养学生的行政公文写作能力与实际应用能力。教学内容（一）绪言（二）公文概述（三）行政公文文体知识（四）公文常见病例简析教学方法（一）教师讲授（二）个人自学（三）课堂讨论（四）写作训练教材与参考书1教材：赵国俊主编：《公文写作与处理》，中国人民大学出版社，2003年5月2参考书徐顽强主编：《应用文写作》，华中科技大学出版社2005年版曾昭乐主编：《现代公文写作》，中山大学出版社2001年版张浩主编：《新编办公室文秘写作大全》，光明日报出版社2001年版成绩构成（一）书面考试（二）课后作业（三）学习纪律7前言一封出色的求职信，可以使你获得好的岗位一次卓越的述职报告，可以使你获得职业生涯的跨越一份有效的工作计划或者调研报告，可以提高你的业绩一个成功的商业策划或合同，可以与客户达成合作共赢出色的公文写作，助力事业成功8学生时代的写作：记叙文小纸条看图写话议论文论文检讨书散文日记读后感情书9生活中的写作：空间日志日记QQ状态微博微信短信贴吧米聊论坛10工作中的写作：请示决定意见通知报告通报函会议纪要处理私事与处理公务之比较(一)程序私事决策过程个人思考对外咨询使用方法商谈难易簡便1.1公文处理私事与处理公务之比较(一)程序公务决策过程签办程序上司核定使用方法文字表达语言陈述难易复杂广义的公文{通用公文专用公文财经、外交、军事、司法等狭义的公文——法定公文:《国家行政机关公文》《中国共产党机关公文》{法定公文事务文书：计划、总结、调查报告、简报等公文写作的重要性关系到公务处理的成效体现个人办事能力什么是行政公文1.概念：行政公文“是国家行政机关在行政管理过程中形成的、具有法定效力和规范体式的公务文书”，是依法行政和进行公务活动的重要工具。行政公文的特点□法定性：代表法定机关或组织的意志□实用性：公文是办事（意志的载体、履行职能、服务）的工具□执行性：针对具体、现实的公务活动，对公文受体具有强制性影响□规范性：严格的文体、结构、格式与程序规范□时效性：制发实施上的时间要求1.2公文的功能1.公文的整体功能：有效的打破时间和空间的限制，传递处理国家事务、社会公共事务过程中所需要的权威性、凭证性的公务信息。概括为1．公务管理的工具。2．社会沟通手段。权威性信息是指对受讯者具有强制性影响的信息，主要特点是信息的效力决定于发讯方的法定权威；信息自身有高度的周密性、准确性。凭证性信息是指能对事物的精确性和不可随意更改性。这两类信息是公务活动特别是各种管理性公务活动所需要信息的主体，而公文恰恰在传递这两类信息中有所专长。······法规约束作用知照联系作用凭证依据作用宣传教育作用2.公文的功能的表现上传下达2.公文功能的主要表现：贯彻党的路线、方针、政策，传达领导机关意图和指导工作的工具（决策与领导作用）；下情上达的手段（强制执行和处理作用）；它是法律规范的重要表现形式（法律法规及其他规范均需成文）（准绳与尺度作用）；横向联系的纽带（公务联系与沟通作用）；教育激励的有效材料（权威性与真理性相结合，教育激励作用倍增）（宣传与教育作用）；印证公务活动事实和便于查考社会真凭实据（依据和凭证作用）。1.3公文的效用1、公文的现行效用与历史效用2、公文现行效用的范围界定3、公文现行效用的等级划分4、公文现行效用的生成条件1.公文现行效用与历史效用(1)公文现行效用：又称执行效用，指公文直接形成于其内容所针对的现行公务活动中并直接发挥实际效用。具体说，是指公文在一定的时间、空间、机构和人员范围内，对机构或个人行文产生的约束力、强制执行力和其他强制性影响。（2)公文的历史效用：是指其对印证历史事实、反映历史发展过程所产生的权威性影响，是其转化为档案的内在依据。（副产品）2.公文现行效用的范围：①时间范围：A.公文的生效时间，即公文现行效用时间范围的起点，有以下几种：a.自形成之日起。b.自通过或批准日起。c.自公布日起。d.以公文自身规定的时间为生效。e.以其他公文规定的时间为生效。f.以公文送达规定受文者的时间为生效时问。B.公文的失效时间，即公文现行效用时间范围的终点，通常有如下几种情况：a.公文本身规定停止生效的日期，到期自行终止。b.由其他合法公文规定公文现行效用的终止期。c.效力等级高的有效公文生效后，与之相抵触的效力等级低的公文一律即行失效。d.公文被具有法定权利的机关依法定程序明令废止、撤销而失效。e.公文随相应新公文依法生效而全部失效或部分失效f.公文针对的事物本身具有明确的有效期限，逾期公文自然失效。g.公文针对的社会事实已完全消灭或公文规定的任务已完成，公文自然失效。h.公文制发机关不复存在，又无其他合法机构继承其相应职能的，机关被撤销之日起公文失效。i.不具备反复适用性质的公文所针对的事务已一次性处理完毕，除法律、法规或其他有效公文有专门规定外，公文不再适用于处置同类事务，自行失效。j.不同作者就同一事项前后制发有不同规范性内容的公文，除法律法规有特别规定外，效用等级低的公文全部或部分失效。若公文的效用等级完全相同，一般由双方作者共同的上级机关或司法机关作出裁断，撤销、废止公文或纠正其中不一致的内容。②空间范围：A.宪法、法律、行政法规和由国务院各部门制定的规章等和其他由中央国家机关及其部门制发的带有规范性的公文在全国范围内生效，但另有规定的例外；地方性法规和地方规章和其他由地方国家机关及其部门制发的带有规范性的公文在本行政区域内生效；民族自治地方的自治条例在本自治区域内生效。B.由公文本身依法明确规定。C.由有关法律、法规和规章予以明确规定。D.由有关法定机构依法予以认定。E.以公文内容针对对象的法定责任、义务、权利所及的范围为准。③机构范围A.宪法、法律对一切国家机构和社会组织产生效办。B.行政立法性的规范性的公文对作为行政相对方的一切社会组织发生效力。C.公文本身依法予以明确规定。D.以公文本身依法正确标明的主送机关为准。E.以公文本身依法正确标明的一切受文者为准F.以法律、法规和其他效用等级高的文件中的规定为准。G.以依法应为作者实现或保护法定权益的机关为准。④人员范围：A.宪法、法律、行政法规和由国务院各部门制定的规章效用所及包括全国公民及处于本国境内的外国人和无国籍人。B.地方性法规和规章效用所及只包括该地方的个人。C.各国家机构和社会组织内部制发的基本规范性公文效用所及包括该机构组织的全体组成人员。D.由公文本身依法予以明确规定。E由法律、法规和其他效用等级高的公文予以规定。3.公文现行效用的等级：发文机关地位越高,公文效力等级也越高;低等级公文的效用大都源生于高等级公文同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照”新法优于旧法”原则;”特殊优于一般”;授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力宪法法律行政法规地方性法规、自治条例行政规章地方规章权力机关制定的行政机关政府制定的全国人大全国人大及其常委会国务院省级人大国务院各部门省人民政府按照管辖权A.规范性公文B.国家机构以外的其他社会组织制定的规范性公文的效用等级低于国家机构制定的规范性公文。在这些社会组织内部，同级组织中权力机构制定的规范性公文的效用等级高于执行机构制定的。C.规范性公文之外的其他通用公文，按作者组织系统或专业系统的归属及法定级别和权限确定现行效用的等级。D.专用公文的效用等级大都由权威性机构以法规规章的形式予以明确规定，有的则需要遵从本领域内公认的习惯、惯例。E.私文的效用等级有些需依照法律法规的明确规定确认，有些则也需遵从公认的习惯、惯例。F.在我国由中国共产党各级组织制发的公文在效用等级方面具有一定的特殊性：同级党组织在法定范围内制发的此类公文的效用等级要高于同级国家机构和其他社会组织制发的领导指导性公文。中国共产党同样必须在宪法和法律范围内活动。4.公文的现行效用生效的条件A.公文生效的实质要件：①公文的作者必须依法存在，享有与公文内容相一致的法定权利，能以自己的名义和行为享有、承担、履行同公文产生的实际后果相适应的法定权利、责任和义务。②公文的内容必须合法。③公文的内容必须限于作者的法定权限范围内。④公文内容必须为作者真实意思的表示。B.公文生效的形式要件：①公文的形成或处理必须履行法定的程序手续，符合法定的时限规定。②公文的体式应规范、完整、正确，有法定体式的必须按其制作。③公文中必须有能对作者合法性、真实性、权利范围以及对作者意思表示和公文形成过程的真实性提供证据的内容或标记符号。④公文中必须有准确反映公文现行效用时间范围的标记，至少应反映出公文的生效时间。2.1公文分类1.公文分类的作用2.公文分类（一）按形成、使用领域，分为通用公文(正式、内部)和专用公文。1．正式通用公文各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。2．内部通用公文机关内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。包括（1）规章制度类文件（规范性文件）：（2）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程、议程等（3）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、签报、信息、简报、总结等（4）其他事务类文件：各类书信、条据、礼仪文书等。3．专用公文专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。如外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）、纪检监察文件、财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作文件（各类登记表）……（二）从物质载体的角度分类分为四种1.纸质文书——2.感光介质文件——以感光胶片、相纸等感光材料为载体的文件，如照片、影片、缩微胶片等文件。3.磁介质文件——以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件，如录音录象文件、磁盘文件等。4.电子文件——借助计算机生成、传输和处理的文件。（四）按涉密程度（GB7156/1987《文献保密等级代码》）分为六种国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。绝密级涉及国家核心秘密的公文。机密级涉及重要国家秘密的公文。秘密级涉及一般国家秘密的公文。内部级限国内某行业、系统或社会组织内使用。国内级限国内公开的公文。公开级可对国内国外公布的公文。（五）按行文（传递）方向分为上行文、平行文和下行文。上行文——下级组织向上级组织报送的公文。平行文——平级组织或不相隶属组织之间的公文。下行文——上级组织向下级组织下发的公文。机关之间工作关系的划分：同一系统的机关同级机关下级机关业务上指导与被指导上级业务主管部门下级业务部门领导与被领导上级机关同级机关平行关系1.2.3.四、公文文种使用规范（一）公文文种及其选用规则1.什么是文种每一种文件固定的名称即文种。所有公文都必须在标题中标明文种。2.正确标明文种的作用有利于维护公文的严肃性、规范性；为公文的撰写和处理提供方便。（二）通用公文文种分析（适用范围、分类、正误点评）规范类文书1.条例——用于对某一方面的工作比较全面、系统的规定。如《行政法规制定程序条例》《四川省道路交通管理条例》国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例“。共产党中央组织可用作正式文种（党内法规）。2.规定——用于对于某一方面的工作作比较具体的规定。如《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》（党内可用作正式文种）3．办法——用于对于某项工作作具体的规定。如《国家行政机关公文处理办法》《行政区域边界争议处理办法》以上两个文种既可用于法规又可用于规章。其他通用公文4.决定（1）适用范围：对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位