行政公文写作培训

行政公文写作培训\\\2014-6-20主要内容•行政公文基础知识•公文规范格式介绍•公文基本语言要求•企业常用公文（行政公文+应用文书）介绍：–通知：应用频次最高–通报：应用频次仅次于通知–会议纪要、会议记录–证明：收入证明、离职证明、任职证明、事故证明–请示一、行政公文基础知识企业公文是企业内部的法律性文件，具有内部约束力和一定的强制性。符合国家相关法律、法规的规定和政府政策的指导精神语言要求：庄重、准确、简洁、严谨、规范国家技术监督局制定《国家行政机关公文格式》，适用于各级党政军机关正式发布的公文。国家没有强制企业执行公文国家标准，但很多较正规的企业公文体式规范均参照国家标准一、行政公文基础知识文体特点：–作者特定性：公文起草者是组织的代笔人，表达组织意志而非个人意志–内容权威性：对问题的认识和结论是组织的集体认识，在内容上具有唯一权威性。–体式规范性：行政公文有严格的公文体式，一般公文也有约定俗成的规范体式–效力法定性：对全体成员有约束力–行文程序性：发布程序有严格规则性，行文必要性决策－落实作者－初稿拟写－责任领导审阅－修改定稿－加盖公章正式发布文头文件名称发文字号签发人紧急程度秘密等级份号主文标题题注（注释、说明标题的文字）主送机关正文发至级限（有密级文件的发送级别限制）附件发文单位印章成文年月日二、公文规范格式介绍7文尾主题词抄送单位印发机关附注页码印发份数××××××公司文件（文件份号）0001机密★一年关于××××××××××××××的通知××××××(主送机关/受文单位或部门）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××XXX办发[2008]XX号特急××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1、×××××××份2、×××××××份公司或部门印章二O一O年三月二日（附注：××××××）主题词：××××××××抄送：×××、×××、×××××（印发单位）×年×月×日印发（共印XX份）二、公文规范格式介绍——文头部分（一）文件名称：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“禾丰集团总部文件”（二）发文字号：由发文机关代字、年份、序号三部分组成。如：人力资源部〔2008〕014号注意：年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。括号须用方括号“〔〕”（三）签发人：上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。（四）紧急程度：紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。（五）秘密等级：是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密标志为★。如“机密★5年”（六）份号：又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。文头包括：文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级、份号等项内容。文头位于公文首页上端，约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。二、公文规范格式介绍——主文部分主文标题主送机关正文附件发文机关印章成文日期附注二、主文部分——标题标题三要素：发文机关名称＋发文事由＋公文种类A、完整式：（发文部门+事由+文种），正式、规范，对外行文采用此种标题拟写法《国家税务局关于加强批发扣税工作的请示》B、省略式：（事由＋文种）具有固定文件版头的公文应省略发文机关《关于开展2007年度科研课题立项申报工作的通知C、特殊式：（发文机关＋文种/标题就是文种）适用于内部文件，公文内容非重大事项《梅州市交通局通告》《放假通知》二、主文部分——标题标题拟写注意事项：标题高度概括公文核心内容，避免标题与文件内容不符标题表述要准确、严谨，避免表意含糊或有歧义公文标题应避免字数过多，标题过长切忌选用文种不当：企业常用文种：决定、通告、通报、通知、报告、请示、批复、函决定：对重大事项或重大行动做出决策安排通告：对外公布社会有关方面应该周知的事项信息通报：表彰先进、批评错误、通报情况的普发性下行文通知：最常用的下行文，适用范围广、指导性和时效性强等特点报告：陈述性公文，用于汇报情况，总结经验，提出意见或建议请示：上行文，向上级请求批示、批准批复：下行文，上级单位答复下级请示事项的公文函：平行文，不相隶属单位之间的商洽、询问、答复问题。主送机关：公文的主要受理机关如主送机关不止一个时，应按性质、级别或惯例依次排列。普发性下行文，主送机关较多，可使用泛称，如“集团各分子公司”、“各部门”。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。二、主文部分——主送机关关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定各市、县、自治县人民政府，省府直属单位：袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。①为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神，②省人民政府决定：③（一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元；（二）给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元；（三）给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元。④希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。⑤广东省人民政府一九九三年八月十五日二、主文部分——正文基本内容模式及结构模式举例①依据②目的③文种承启语④事项⑤要求公文制作的背景、根据公文制发的目的承上启下的句子围绕主旨展开的内容、叙述的情况、分析的问题、提出的措施针对事项提出的希望、强调的问题、作出的指示；或用惯用语作结。公文正文基本内容模块及结构模式二、主文部分——附件附件：公文正文附属材料的顺序和名称的标注。附件必须写明所附内容的标题或名称。附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：⒈××××”）附件名称后不加标点符号。“附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。讨论：此制度的附件部分有哪些问题，应该怎样修改？成文时间一般文件，以领导人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；要用小写汉字，将年、月、日标全；“零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。二、主文部分——发文机关、印章、成文时间发文机关——是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。若是联合行文，主办机关排列在前。印章除会议纪要和以电报形式发出的外，都应加盖印章。盖章要端正规范。上不压正文，下要压年、月、日。联合下发的公文，联合发文机关都应盖章。联合行文印章二、公文格式——文尾部分文尾部分主题词抄送机关印发机关印发日期页码1、庄重：是正式、严肃的行政公文的基本要求一般不使用口语、方言、土语，要用规范的书面语。你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了(来函收悉)专门写了这份函件答复你们(特此函复)攒钱（积累资金）太棒了（优秀、优异、优良）把钱装进自己腰包（中饱私囊）一般不用描写、抒情、比喻、夸张、反语、象征、借代等欢呼雀跃、鸦雀无声（比喻色彩）莺歌燕舞、柳暗花明（比拟色彩）气贯长虹、怒发冲冠（夸张色彩）笑容可掬、热泪盈眶（描写色彩）袅袅娜娜、羞羞答答、糊里糊涂、呆里呆气（摹状描写色彩）叽叽喳喳、嘻嘻哈哈、噼里啪啦、稀里哗啦（摹声描写色彩）啊、哦、嘿、哎呀（感叹抒情色彩）恰当地使用专用术语。三、公文语言——行政公文语言特点三、公文语言——行政公文语言特点2、准确：能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。要认真分辨词类。要精心辨析词义。3、简洁：简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁杂，不浮华藻饰。实事求是，实话实说。叙事说理，开门见山。4、严谨：表述严格，意思明确无误，不晦涩，无歧义。选用含义确定、自己明白的词语。选通俗易懂的词语，不要用过时、冷僻的词语。用语名称作用常用特定用语开端用语主要用于文章开头，表示发语、引据为、为了、据、根据、遵照、依照、按照、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于、为了……特、……现……如下……称谓用语用于表示人称或对单位的称谓第一人称：我、我单位、本人、本公司、我们、敝单位。第二人称：你、你局、贵公司、贵方。第三人称：他、该公司、该项目。递送用语用于表示文、物递送方向上行：报、呈。平行：送。下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。三、公文语言——公文常用特定用语简表用语名称作用常用特定用语审批、拟办用语用于审批、拟办拟办：责成、交办、试办、办理、执行。审批：同意、照办、批准、可行、原则同意、原则批准、可办、不可等。经办用语用于表明进程经、业经、已经、兹经。过渡用语用于承上启下鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、如下。期请用语用于表示期望请求上行：请、恳请、拟请、特请、报请。平行：请、拟请、特请、务请、如蒙、即请、切盼。下行：希、望、尚望、切望、请、希予、勿误。三、公文语言——公文常用特定用语简表用语名称作用常用特定用语结尾用语用于结尾表示收束上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；以上报告，请审核。平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此证明；尚望函复。下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复；为……而努力；……现予公布。谦敬用语用于表示谦敬承蒙惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙。批转用语用于上级对下级来文的批转处理批转、转发。征询用语用于征请、询问对有关事项的意见、态度当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、如果可行等。三、公文语言——公文常用特定用语简表通知四、常用公文——通知一、通知的适用范围：1、上级批转下级的公文；2、转发上级机关和不相隶属单位的公文；3、发布文件、规定3、传达要求下级办理和需要有关单位周知或者执行的事项；4、任免人员；5、召开会议等通知的构成要素•标题：发文单位+事由+文种“XX公司关于召开年度表彰大会的通知”•主受文单位或部门：内部张贴或广播的周知性通知，可省略受文单位•正文：缘由、事项、要求。根据通知类型有所差异•落款：发文单位、时间，盖公章。上不压正文，下压日期。•一般要求一文一事，行文简单、清楚。•通知为下行文，不能对上级发通知。但允许主送平级单位或互不隶属的机关单位。•通知往往具有较强的时效性，注意发文效率问题。通知写作的注意事项关于做好“五一”黄金周期间安全生产工作的通知公司各部门、各单位：“五一”节即将到来，为认真做好“五一”黄金周期间各项安全工作，保持公司安全生产稳定形势,确保大家度过安全健康、欢乐祥和的佳节，现将做好“五一”长假期间安全生产工作的有关事项通知如下：一、机关各部门、下属各单位的一把手，是安全生产的第一责任人，在节日期间应亲自检查值班人员的落实情况。二、机关职能部门要及时掌握安全生产动态，及时识别安全风险，发生险情和突发事件及时启动应急预案，妥善处理，按规定向有关领导和上级机关报告。三、加强内部管理，落实值班制度。四、各部室、各单位要严格值班制度，做到尽职尽责，不脱岗、不离岗，做好值班记录，严格请示、报告制度，出现问题及时报告。要加强内部管理，对财务室、仓库、机房、电站等重点部位要加强值班力量，严守工作岗位，认真搞好监督检查和夜间巡逻检查，圆满完成节日期间安全生产工作任务。五、节日期间，各下属单位要安排专人昼夜值班，同时保证有一名领导同志在岗带班。六、为确保节日期间道路交通行车安全，总务中心要组织对所管车辆进行一次全面的安全检查，杜绝带病车上路。七、为确保应急情况指挥系统畅通，各单位请将节日期间值班人员名单及联络电话，于4月27日前报公司安委办。××××公司二○○六年四月二十五日［析评］这是一篇事项性通知。正文先写行文背景，目的句之后用文种承启语引出应做的各项