行政公文写作知识讲座《新》

行政公文写作知识讲座吴孟轲行政公文写作第一节行政公文要素第二节行政公文种类第三节行政公文处理第四节公文语言运用第五节常见问题剖析第一节行政公文要素一、99新国标的主要特点二、公文中各要素标识规则99新国标的主要特点从1999年元月一日起，全国行政公文实行99新国标。一是改变了公文用纸幅面尺寸。二是缩小了图文区。三是增加了内容。四是提高了公文的防伪性。五是有利于计算机的处理。公文用纸幅面及版面尺寸一、公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T148。二、公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）三、公文中图文的颜色在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。排版规格与印制装订要求排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。印刷要求双面印刷；页码套正，两页误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。排版规格与印制装订要求装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，打脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。二、公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。眉首的特点是位置相对固定。主体的特点是位置经常变动。版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。如果公文有附件，版记还有一个是放在正文后还是放在附件之后的问题。公文一般由三部分组成，第一部分为眉首，即：发文机关（红色）、编号、密级、紧急程度、发文字号、签发人；第二部分为正文，即：标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注；第三部分为版记，即：主题词、抄送机关、印发机关和时间等组成。眉首（1）公文份数序号（2）秘密等级和保密期限（3）紧急程度（4）发文机关标识（5）发文字号（6）签发人主体（1）公文标题（2）主送机关（3）公文正文（4）附件（5）成文时间（6）单一发文印章（7）联合行文印章（8）特殊情况说明（9）附注版记（1）主题词（2）抄送（3）印发机关和印发时间（4）版记中的反线（5）版记的位置第二节行政公文种类行政公文分别是：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。一、按行文方向分（一）上行文：报告、请示、议案。（二）平行文：函。（三）下行文：命令、指示、通知、通报、批复等。（四）通行文：会议纪要、“意见”。二、按发布范围及保密程度分（一）对外公开；（二）国内公开；（三）内部公开；（四）秘密；（五）机密；（六）绝密。后三种称为密件。三、按性质分（一）规范性公文：条例、规定、办法、决定（二）领导指导性公文：令、通报、批复（三）发布性公文：通告、公告（四）报请性公文：报告、请示、议案（五）商洽性公文：函（六）会议性公文：会议纪要、决议第三节行政公文的处理行政文书是公务文书的主体。由于历史和习惯上的原因，人们一直把它简称为“公文”，它共分为以下十三大类。一、命令（令）命令（令）是指令性下行公文，具有行政权威。党和群众团体、企业事业单位不下命令。“命令”按功用还可分为：1、公布令。2、任免令。3、授勋令。4、嘉奖令。5、指挥令。6、否决令。7、通缉令。8、特赦令。9、戒严令。10、动员令。命令：格式和写法有标题、正文、签发人、日期等几个主要部分，发文机关，一般须用全称。特殊情况下可以不标而只概括内容（事由）加文种，正文，必须简练、明确、条理分明，风格要庄严典重。内容写依据、说明、政策。依据即缘由；说明要极简，亦可省略；决策是何事，要求怎样要明确，可分条写，这是命令的核心，不能省略。较长的命令也可分开头、主体、结尾。签发人，应是发文权力机关的最高领导人，用的是个人名义，但却是代表着权力机关，具有法定效力的。日期，是签发的日期，一般是标题下有文号的放在文末，无文号的放在标题下。典例：国务院关于在西藏自治区拉萨市实行戒严的命令鉴于少数分裂主义分子不断在西藏自治区拉萨市制造搔乱，严重危害社会安定，为了维护社会秩序，保障公民人身、财产的安全，保护公共财产不受侵犯，根据宪法第八十九条第十六项的规定，国务院决定，自2008年3月15日零时起，在拉萨市实行戒严，由西藏自治区人民政府组织实施，并根据实际需要采取具体戒严措施。国务院总理温家宝二00八年三月十四日江西省人民政府令第154号《江西省实施（法律援助条例）若干规定》已经2007年1月10日省人民政府第56次常务会议审议通过，现予公布，自2007年3月1日起施行。省长：吴新雄二00七年一月十七日二、决定“决定”，是用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排的公文文体，是由权力机关、政府、党组织和人民团体、企事业单位和领导机关或会议作出的下行公文。“决定”大体可分为：1、法则性决定。2、重大事项决定。3、机构、人事决定。4、具体工作决定。决定：写法开头（写依据、说明目的意义）主体（写决定事项，可分条开列）结尾（可提号召、要求）如果是人事和事件处理的，要介绍情况，说明性质、原因、后果，最后写处理意见，意义目的。典例：关于奖励×××等同志的决定赣府字［2008］1号各市、县（区）人民政府：在第二十九届北京奥运会上，我省优秀运动员×××不畏强手、奋力拼搏，分别获得了×××项目金牌，为激励奥运健儿再接再厉，为祖国争光，为江西争光，省政府决定，奖励×××万元。全省体育工作者要向×××同志学习，刻苦训练，不断攀登新的体育高峰。二00八年十月十五日三、会议纪要“会议纪要”，是“用于记载和传达会议情况、主要精神和议定事项”的公文文体。纪要的性质由会议性质决定：一种是决定性纪要，一种是协议性纪要。会议纪要：格式和写法（1）通常是由标题、正文、文尾构成。（1）标题一种是简括标明议决的问题，这种也还可加副题写明什么单位什么性质的会议纪要。另一种是严肃朴实地写下何种会议纪要，让人一目了然，标题下面注明日期。（2）正文开头，写基本情况。即开会的动因，目的是解决什么问题；时间、地点；会议全称；与会范围及主要负责人；会议主要活动；会议结果。会议纪要：格式和写法（2）主体，写会议的主要精神。结语，一般是发出号召，展望未来。口吻，用“会议”作主语，即“会议认为”，“会议强调”，“会议听取了”，“会议讨论了”，“会议决定”，“会议指出”……（3）文尾除公开发布外，作为文件发布或上送下达，要按公文要求或前加发布件如“通知”，注明主送、抄送、发送的范围。会议纪要不用印章。典例：市政府第24次常务会议纪要2008年12月14日，市长甘良淼主持召开了第24次市政府常务会议，出席会议的有….（略），现将会议纪要如下：一、会议审议了《全市2009年国民经济和社会发展计划初步安排》（略）二、会议研究了《关于进一步优化发展环境承接产业转移加快赶超发展的意见》（略）三、会议研究了《2009年全市招商引资工作意见》（略）列席人：略发：政府相关领导报：市四套班子相关领导送：相关部门四、通知“通知”，亦属发布性公文，即知照文告。但它针对的对象是特定有范围的，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知性”公文。1、一般性通知。2、批示性通知。大体分“转发”、“批转”、“颁发”（“印发”）三种形式。3、指示性通知。4、会议通知。5、任免通知。通知：格式和写法（1）1、普通通知。标题同于一般公文，正文分开头、主体、结尾。开头写依据、目的；主体多采用条款式写法；结尾多写时间要求、希望等。2、会议通知。标题要编发文号。正文：抬头顶格写发往部门。主体写根据、目的、日期、地点、派何人参会、会议的内容、议程（保密性的会议不写）。需要汇报、发言、带论文、材料的，以及开多久、何时报到、带何证件和交通食宿等问题，都在正文或附件中写明。通知：格式和写法（2）3、普通会议简略一些，只写时间、地点、会议内容等。4、日用通知很简单，标题只写“通知”，正文写何时何地召开何会，何人参加，落款后贴出即可。有的打电话通知即可。写会议通知的注意事项：信息开门见山，交代七个要素（会名、会期、时间、地点、范围、凭证、筹办单位），注明开会准备事项，会议材料保证限期送到。典例：江西省人民政府批转省发改委关于江西省六大支柱产业发展规划的通知各设（区）市人民政府，省政府各部门：现将省发改委制定的（江西省六大支柱产业发展规划（2008-2013）》批转给你们，请结合实际，认真贯彻执行。（公章）年月日典例：江西省人民政府办公厅转发监察部国土资源部关于进一步开展查处土地违法违规案件专项行动的通知赣府厅发［2007］57号各市、县（区）人民政府，省政府有关部门：经省政府同意，现将监察部、国土资源部（关于进一步开展查处土地违法违规案件专项行动的通知》（监发［2007］5号）文件转发给你们，并提出如下意见，请一并贯彻落实。一、（略）二、（略）三、（略）（公章）二00七年八月十日典例：抚州市人民政府办公室关于印发市政府信息主动公开制度和市政府信息依申请公开制度的通知抚府办发［2008］29号各县（区）人民政府、金巢经济开发区管委会，市政府有关部门：《抚州市政府信息主动公开制度》和《抚州市政府信息依申请公开制度》已经市政府研究同意，现予印发，请认真遵照执行。（公章）二00八年十月十二日五、通报“通报”，是“用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况”的公文文体。“通报”亦属发布知照性公文，与“公告”、“通告”相比，它有一定范围，多限在机关体系内部，故而也称限知性公文。但它与“通知”相比，并非都是以上对下，一般不能有具体部署，只用于表扬批评或者通报重要情况、传达重要精神。通报：写法1、表扬通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、决定三部分内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验和决定。2、批评通报。批评通报事故，正文要包括经过情况、原因和决定（包括防止办法）；批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般有附件。典例：抚州市人民政府抚州军分区关于表彰2007年度征兵工作先进单位的通报抚府字［2007］15号各县（区）人民政府、人民武装部，市政府各部门：在2007年冬季征兵工作中，全市各级人民政府和兵役机关认真贯彻落实国务院、中央军分关于保证新兵质量和向部队输送优秀兵员的一系列重要指示精神，坚持规范化征兵、廉洁征兵，狠抓各项工作落实，圆满完成了征兵任务，涌现出一批先进单位。为鼓励先进，树立典型，现决定对下列单位予以通报表彰：（略）望上述受表彰的单位再接再厉，进一步发扬成绩，争取更大进步。为推进中国特色军事变革，加强国防和军队现代化建设作出新的更大的贡献。二00七年十月七日典例：中共抚州市委抚州市人民政府关于2002年度招商引资、业务工作、社会治安综合管理、计划生育等项工作后进单位的通报抚发［2003］6号2002年，全市上下坚定不移地贯彻执行年初全市经济工作会议提出的以招商引资为突破口，大力推进工业化、城市化和农业产业化，实现经济超常规发展的思路，有少数地方和部门的工作存在一定的差距，未能很好地完成2002年度的有关工作任务，根据年终考证结果，现将2002年度招商引资、业务工作、社会治安综合治理、计划生育等项工作后进单位通报如下：一、县（区）招商引资工作后进单位（