行政机关公文写作与处理(考)

行政机关公文写作与处理邓朝华国家行政机关公文•指国家行政机关在依法行使职权的行政管理过程中，处理日常事务时使用的一种具有规范体式的重要文字工具。公文处理：•是指对公文的撰制、传递、处理与管理，是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动，是机关实现其管理职能和重要形式。•拟写——制作——处理——传递——保管——提供利用——监督控制和组织管理广义的公文{通用公文专用公文（外交、军事、司法等）狭义的公文——法定公文（《国家行政机关公文》《中国共产党机关公文》）{党政机关、社会团体、企事业单位等事务文书（计划、总结、调查报告、简报等）一、《中国共产党机关公文处理条例》（中共中央办公厅1996年5月3日印发）二、《国家行政机关公文处理办法》（国务院二OOO年八月二十四日发布）三、《中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式》（国家质量技术监督局1999-12-27发布2001-01实施）公文的分类一、根据公文的地位划分法定公文——普通事务性公文二、根据公文的适用范围划分通用公文（法定公文、事务性公文）专用公文（外交、司法、军事公文等）三、根据公文的作用划分规范性公文：条例、规定等指挥性公文：命令、指示、决定、批复等报请性公文：报告、请示等公布性公文：公报、公告、通告等知照性公文：通知、通报等商洽性公文：函记录性公文：会议纪要兼容性公文：意见四、根据公文的行文方向划分上行文——平行文——下行文五、根据公文制发机关的性质划分党的机关——人大机关——行政机关——政协机关——人民团体——企事业单位公文六、根据公文办理的时间要求划分特急——紧急——常规公文七、根据公文的秘密程序划分普通公文——秘密公文——机密公文——绝密公文秘密件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。机密件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。绝密件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。注：机密件、绝密件必须编份数序号。五、公文文种的规范《国家行政机关公文处理办法》命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要（13种）“令议决意加两告，两通报请批函要”（国务院二OOO年八月二十四日发布）《中国共产党机关公文处理条例》决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要（14种）“两决指意通两报，报请批条规函要”（中办1996年5月3日印发）党政机关通用公文：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要（9种）党委机关专用公文：公报、指示、决议、条例、规定（5种）国家行机关专用公文：命令、公告、通告、议案（4种）六、公文格式规范公文格式的具体项目：眉首：（文头，在红色反线上方）印制份数顺序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人1、公文份数顺序号7位数（机密、绝密件才标注）2、密级和保密期限（秘密、机密、绝密1年）3、紧急程度（急件、特急；电报：特提、特急、加急、平急）4、发文机关标识《XXX人民政府文件》《XXX人民政府》5、发文字号：发文机关代字（渝府发）、年份〔1992〕、序号（联合行文只标主办机关的发文字号）6、签发人（只有上行文才标注，请示应在附注处注明联系人姓名和电话）0000001机密★1年特急重庆市人民政府文件渝府发〔2004〕1号××××关于××××的通知××××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××--_____份数顺序号———密级————紧急程度————发文机关标识——————发文字号重庆市教育委员会重庆市文化局重庆市公安局文件渝教发〔2004〕1号联合行文——————————××××××××××××关于××××的通知××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××重庆市人民政府文件渝府文〔2003〕3号签发人：王鸿举——————————————————————————————————重庆市人民政府关于XXXXXXXX的请示国务院：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX主体（红色反线下方，主题词上方）标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注1、标题（位于红色反线空两行之下）：三要素：发文机关、事由（关于的）、文种《XX县人民政府关于加强夏季防火的通知》病例：《关于举办公文写作、公文处理培训班的通知》《关于二OO三年工作总结汇报》《XX局关于小汽车问题的请示》文章的标题除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。2、主送机关（全称或规范化简称、统称）注：公告、通告、通报等属周知性的公文，没有主送单位。3、公文正文：首页必须显示正文4、附件附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。5、成文日期（行政机关公文用汉字，党委系统用阿拉伯数码标识；法规性公文的成文时间一般在标题下方正中，并加一圆括号）成文日期确定的原则：（1）会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；（2）领导签发的，以签发日期为准；（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准；（4）法规性文件以文件批准日期为准。7、附注（请示需在此处标明联系人姓名、电话）6、公文生效标识公文除会议纪要、印制有特定版头的普发性公文和以电报形式发出外，均要盖印章。行政机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期和盖章。联合行文，上行文只盖主办机关的章；下行文各主办机关均要盖章。版记：1、主题词（3——5个）类别词——类属词——文种例：某师范学院关于加强重点学科建设的意见教育院校学科建设意见2、抄送机关3、印发机关和印发日期（正文略）附件：XXX（重庆市人民政府印）二OO五年一月九日（联系人：XXX电话：XXXXXX）主题词：XXXXXX—————————————————————————————————————————————抄送：国家发改委，财政部。————————————————————————————————————————————市政府办公厅印2005年1月10日三、公文行文规范（一）公文的行文关系1、隶属（上下级）关系（国务院—市人民政府—沙区人民政府—乡镇人民政府）2、指导关系（人事部—市人事局—区人事局）3、平级关系（市人事局—市卫生局区交通局—镇政府）4、不相隶属关系（某大学—区政府、区政府—区人大）双重领导关系：区地税局区人民政府市地税局（三）公文行文规则1、依据隶属关系行文的规则（党政分开行文）2、上行文的规则（1）要单头主送，不要多头主送（2）要逐级行文，不要越级行文（3）要向机关行文，不要向领导者个人行文（4）请示的行文规则一文一事，不能一文数事；请示可以抄送其他上级机关，但不得同时抄送下级机关；请示与报告不能混用，不得在报告中夹带请示事项。3、下行文的规则（1）按照职权范围行文（2）部门之间应当经过协商一致，方可就有关问题向下行文4、联合行文的规则（同级或准同级）（1）同级党政机关、同级党政各部门、上级党政机关各部门与下一级党政机关可以联合行文；（市委与市政府、市委组织部与市人事局、市文化局与某区政府）（2）党政机关及其部门与军队及其部门可以联合行文；（3）党政机关与同级人民团体和行使党政职能的事业单位也可以联合行文。5、抄送的规则（1）公文内容涉及主送单位以外单位工作职责的，公文中需办理的工作要主送单位以外单位协助、配合办理的，应抄送相关单位；（2）向下级机关的重要行文，应同时抄送直接上级机关；（3）受双重领导的机关、单位向一个上级请示，应抄送另一个上级机关。向受双重领导的下级机关、单位行文，必要时应抄送另一上级机关；（4）批复某一机关、单位而要求其他单位也依照或参照此批复精神办理的，应抄送有关单位；（5）因特殊情况必须越级行文时，应抄送被越过的上级机关。四、公文中运用数字的规范原则：公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组（短语）、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。1、统计表中的数值必须使用阿拉伯数字。如：48-355%1/31：52、公历世纪、年代、年、月、日、时、分、秒必须使用阿拉伯数字。如：20世纪80年代2005年10月12日9时0分0秒3、表示物理量或非物理量使用阿拉伯数字。如：80km(千米）60g（克）21万元10人25岁4、阿拉伯数字收写的纯小数必须写出小数点前定位的“0”。小数点是齐底线的黑圆点。如：0.46不得写成.46或0·465、定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为词素的数字，必须使用汉字。如：一律十滴水星期三五四运动九三学社十月革命七上八下十六届五中全会6、相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得用顿号“、”隔开。如：二三人三五天四十五六岁一千七八百元7、带有“几”字的数字表示约数，必须使用汉字。如：几千年十几天几十万分之一公文的语言规范准确、简洁、庄重、规范准确：概念准确，避免歧义；措词得体，防止误用；把握分寸，褒贬得当；前后照应，杜绝矛盾；细心检查，排除错漏。如：1、没有能源的开发和交通运输业的发展，工业的发展是不可想象的。2、这些谬论在铁的事实面前是雄辩不了的。简洁：语言必须简洁明快、干净利落、言简意赅。如：可以不可以，请马上批示意见—可否，请即批示在处理公务的记录里——在案收到了，知道了——收悉为了这个目的——为此开门见山，不玩文字游戏；使用规范化公文用语，不用文学语言，不使用夸张、双关、隐喻；使用规范化简称；多用陈述句、祈使句；慎用多义词。庄重：公文语言必须文雅庄重，严肃认真，不能油腔滑调，胡吹瞎侃。1、把握文体特点，把准文章语言基调。命令、决定、决议——庄重严肃；法规——讲求严谨、确切、利落。2、注意接受心理。上行文——尊重而不阿谀讨好；下行文——谦和但不失度；平行文——以诚以礼相待，多商量，不打官腔，互相尊重。规范：讲“普通话”，不说“方言”。使用规范的现代书面语言；使用规范的词语；使用规范的文字；正确使用标点符号。判断正误1、重庆市财政局可以与渝中区人民政府联合行文。（）2、正式公文均应标注签发人。（）3、请示在主送上级机关的同时，可以抄送下级机关。（）4、下级机关政府可以向上级党委请示。（）5、向上级党的机关提出建议可以使用报告。（）6、某市第一港埠公司向兄弟公司行文，标题是《关于请归还所借一号浮吊船的通知》。（）判析题1、按行文关系分，公文可以分为上行文和下行文两大类。2、会议记录和会议纪要均属于法定公文。3、凡请求批准事项都要使用“请示”。行政机关公文的主题公文主题是公文中贯穿的基本观点、主张或意图，是公文内容的核心部分，是公文的“灵魂”和“统帅”，是写好公文的关键。公文主题确立的原则一、正确二、鲜明三、集中四、新颖公文的材料公文材料是写入公文中用来说明行文机关的意图和观点的，它是包括具体事实、背景、根据、数据等的统称。材料的选择准确性——典型性——新颖性行政机关公文的结构开头----主体----结尾(凤头、猪肚、豹尾)开头：说明发文的根据、原由和目的。主体：表述公文的主要内容，要求观点鲜明正确，提出的意见措施得当，脉络清晰。结构：并列式——递进式——连贯式结尾：发出号召，提出希望或要求。行政机关公文的语言与表达公文语言的特征准确性——简洁性——庄重性——规范性公文的基本表达方式记叙——说明——议论请示的写作一、概念适用于向上级机关请求批示、批准。二、请示的分类请求解决问题、请求审批事项、请求解答指示三、请示的写作标题——请示的理由——请示事项——结尾关于增拨教学设备款的请示区教委：在新的世纪里，为贯