赵现代企业公文写作

前言我们在实际工作和生活中，经常会遇到公文写作。包括：写个什么“请示”、简单的“通知”、写一张“请假条”等等，都会涉及公文格式和如何写的问题；但是，有些人往往愁眉不展，特别是新进入党政机关和企业集团的文秘和行政管理工作的人员，在实际写作运用过程中确实有点犯难。那么，我们今天一起来学习了解一下公文的有关知识。一、公文基本知识（一）什么是公文：公文是一个国家的领导集团在管理国家、处理各种公务时使用的书面文字工具。在我国，公文是党和国家机关在领导党的事业和治理国家方面，表达意志、传递政令的文字工具和手段。简单的说，公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料。公文既包括法定公文，也包括准公文。法定公文就是我们通常所说的“文件”，党政机关的红头文件。而准公文也称事务文书、机关常用文。是指除上述法定公文以外用于处理日常事务性工作所使用的文书，是一个庞大的文书组群。大至总结、计划，小至条据、便函，种类繁杂。一般来说主要有工作总结、计划、规划、工作要点、安排、方案、纲要、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、工作研究、宣言、声明、讣告、悼词、如办法、章程、细则、制度、守则、公约等等。（二）公文的特点：1、政治性：第一，公文是随阶级、国家、文字的产生而产生的，其基本内容直接反映国家政权的政治意向和根本利益。第二，公文是传达党和国家的路线、方针、政策、法令、法规，实施党的领导、实施国家管理的重要工具。2、权威性：第一，由法定的作者制发；第二，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是党政机关、社会团体、企事业单位组织开展工作的依据。3、规范性：第一，公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等，都有一套规范化的制度。第二，公文具有特定的体式。公文文种的选用、格式排版、结构的安排、语言的使用等都有统一的要求和规定。（三）公文的作用：1、规范约束作用。国家各种法律、法令、行政法规都是以公文的形式制定和发布的，法规文件一经制订和发布生效，就具有维护社会生活的正常秩序，规范各项工作各种活动的作用，任何单位和个人都不得违反；2领导指导作用。在我国，中国共产党是执政党，党的各级领导机关经常通过它所制发的重要文件，组织和领导各条战线、各个地区的工作。在政府系统，国家机关的上级领导部门对所属下级机关，经常通过制发有关指示、决定、通知等公文，对下级机关的工作进行领导和指导；3、联系公务作用。各级各类机关单位在处理日常工作和进行业务活动中，经常利用公文进行上传下达，左右联系，沟通情况，商洽工作，处理问题。这样，公文就起着联系公务和办事工具的作用；4、宣传教育作用。党和国家的各级机关制发的多数文件，既阐明了方针政策，又说明了道理和办法，不仅对下级机关起着指导工作的作用，而且对广大干部群众起着很重要的宣传和教育作用。有些公文就是为了进行宣传教育、统一思想而发，是广大党员和群众的学习材料。5、依据凭证作用。绝大多数公文作为公务活动的工具和文字记录，在传达意图、联系公务的同时，也都具有凭证和依据作用。因为每份公文都反映了其制发机关的意图，收文机关依此作为贯彻执行或处理工作的依据。此外，像合同、协议、介绍信、证明等文书，其依据和凭证作用表现得就更为突出。在其转化为档案之后，仍可作为历史的凭证和依据继续发挥作用。（四）公文的种类：1、党的公文：《中国共产党机关公文处理条例》规定：决议、公报、指示、条例、规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。2、行政公文：《国家行政机关公文处理办法》规定：命令（令）、议案、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。3、企业常用公文：通知、通报、规定、请示、报告、批复、会议纪要、讲话稿、简报、计划、总结。二、公文格式规范本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。0000001（3黑）机密★3个月（3黑）特急□□□文件（初宋红）□××××〔2000〕××号（3仿宋）（3宋）签发人：（3楷）李×□×××关于××××工作的报告（小2宋）××××（3仿宋）：××××××××××××××××××××。（3仿宋）□□附件：1．××××（×份）（3仿宋）×××××××二○○○年×月×日□□□□眉首部分主体部分□□（附注：××××××）（3仿宋）主题词（3黑）：××××××××××（小3宋）□抄送：××××××，××××，××××××。（3仿宋）□×××××（3仿宋）2000年×月×日印发（一）、眉首：印制份数顺序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。1、公文份数序号：公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。2、秘密等级和保密期限：如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。3、紧急程度：如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。4、发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。版记部分5、发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。6、签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（二）、主体：标题、主送机关、正文、附件说明（附件）、发文机关、成文时间、印章、附注。1、公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2、主送机关：标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。3、公文正文：主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。4、附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.xxxxx”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。5、成文日期：用汉字将年、月、日标全：“零”写为“○”；成文日期的标识位置见8.2.6.6、公文生效标识：（1）单一发文印章：单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。（2）联合行文印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。（3）特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得（再）采取标识“此页无正文”的方法解决。7、附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。（三）版记：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。1、主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。2、抄送机关：公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。3、印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。4、版记中的反线：版记中各要求之下均加一条反线，宽度同版心。5、版记的位置：版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。6、页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页码不标识页码。三、公文语言规范（一）语言的表达方式公文的语言表达方式，就是公文作者运用语言文字把思想内容表达出来的方法和手段。在文章的五种基本表达方式（叙述、描写、抒情、议论和说明）中，公文常用的有三种，即叙述、议论和说明。1、叙述：叙述就是对人物或事件的发展变化过程进行客观反映的一种表达方式，是用来说明问题、反映情况、交流思想、阐明观点的一种最常用的方法。除法规性、指示性公文外，通知、通报、报告、请示、会议纪要、调查报告、简报、讲话稿等公文一般都以叙述为主。公文中的叙述以叙事为主，采用概叙、顺叙的手段，开门见山地陈述事件的全貌，也可以根据实际需要，恰当地运用倒叙、插叙、分叙、补叙等多种方法。2、议论：议论就是议事论理，对客观事物或问题进行分析评述，作出判断或评议，表明观点和态度的一种表达方式。公文中的议论为了给受文者提供理解公文精神的理论依据，不是贯通全文的主要方法，而是从属于叙述和说明的一种方法。无须旁征博引，常用简单的结论性、论断性的语言，论述较客观、冷静，不带或少带感情色彩，常结合叙述、说明使用。议论具有论点、论据和论证三要素。3、说明：说明就是用简明扼要的文字，对事物的形状、性质、特征、原理、规律、作用等进行阐释的一种表达方式。公文的说明范围主要限于党的路线方针政策和社会管理方面的事物，以治理国家和管理社会为主要目的，说明比较抽象、概括和简要。上述三种表达方式中，以反映情况为主的公文侧重叙述；以阐明道理为主的公文侧重议论；以提高要求为主的公文侧重说明。（二）公文语言的特点：准确、简明、朴实、庄重1、“准确”：就是准确贴切。这是对公文写作中文字的最基本要求，因为公文的高度严肃性和严格的政治性，不允许有半点纰漏。2、“简明”：即语言简单、明确，使人一看就懂，易于理解。公文是推动党务、政务，解决实际问题的，不能有长篇大论，言不及义，语义不明将有害于实际问题的解决和执行。3、“平实”:就是言之有理，言之有物，语言朴素，语意实在。描绘式的文艺语言，多数人不懂的方言俗语、浮华的词藻都应少用或不用。4、“庄重”：就是庄严郑重。它是党和国家处理公务应有的严正立场和严肃庄重态度在公文中的体现。四、常用公文写作（一）通知：《办法》规定：它适用于批