超高工作效率手册：“a4纸”工作法

超高工作效率手册：“A4纸”工作法作者：[日]三木雄信出版：天津教育出版社重要的会议马上召开，你是否还在杂乱无章地收集各种信息？面对繁多的工作报表，你是否感到毫无头绪？出差即将结束，而你是否对随之而来的出差报告心存胆怯、不知从何下笔？身为会议的主持人员，你是否有过这种困惑——为什么大家讨论的内容都远远偏离我心中设想的那个主题？造成这些问题的原因只有一个，那就是——你的工作方法出错了！翻开本书，尝试用几张A4纸搞定你的全部工作吧！试着把你的工作进度、时间安排、人生规划都明确在一张A4纸上吧！读完本书，相信你也会迫不及待地抓起身边的A4纸，开始制定你眼下的工作计划与未来的人生计划！前言(1)前言本书是为那些上司制定了很高的目标，以致于不得不加班、周六日出勤的上班族而写的。实际上，在数年前，我自己也是这些上班族中的一员。当时的我为了从这种状况中解脱出来，实践了这些工作法，这本《一张A4纸工作法》，就是我将这些工作法总结成后，方便大家使用的。这是一种划时代的工作法，我们只要填写一张适合相应目的、用途的A4纸大小的各种表单，就可以大幅提高工作效率。这些表单是我以自己在三菱地所（从事房地产业）企划的振兴丸内项目、在软银负责的与海外企业的合作、日本债券信用银行（现在的Aozora银行）的收购、纳斯达克市场（现在的大正Hercules市场）的创建、YAHOO!BB事业部等各种项目为基础自行编写的。而且，这里面不但包含了我自己创立风险事业TRION株式会社时积累的经验，还饱含着我曾作为董事时，在东证一部和MOTHERS上市企业的见识。因此，我相信这种工作法可以在各种行业以及各类企业中使用，而且从新职员到领导，所有上班族都可以使用。特别是在企划新事业、新服务、筹备会议、改善日常业务等方面，它会立刻见效，大家只要翻一翻，应该就能找到相应的表单来解决自己目前的问题。在这本书中，我会以讲故事的形式，通过简单易懂的事例来说明每个表单。希望大家可以根据故事来选择最适合自己目的的表单。另外，请将表单放大成A4纸大小复印出来，并一边参考正文中叙述的例子，一边自行在合适的地方填上内容。这应该不会花费太多时间，短的话也就几分钟，即使花费的时间较长，也不会超过1小时吧。而借助这些表单，你的工作效率将大幅提高。从此，你便会朝着自己的目标大步前进。最后，请允许我借此机会，对教给我基本工作方法、给我成长的机会的以下各位，表示衷心的感谢。谢谢你们（尊称省略，职位均是作者在职时的职位）。福泽武（三菱地所株式会社总经理）高木茂（三菱地所株式会社总经理室室长）前言(2)小田川和男（三菱地所株式会社总经理室宣传部部长）河野雅明（三菱地所株式会社总经理室宣传部副部长）境绅隆、神哲朗、相川雅人、佐藤元洋、铃木美佐子、坂上明子、中野敬子、濑川真理子（三菱地所株式会社总经理室宣传部）孙正义（软银株式会社总经理）宫内谦（软银株式会社董事长）笠井和彦（软银株式会社总经理）丸山荣树（VIRTUALEX株式会社总经理）村田峰人（WELLCOM株式会社总经理）须田任之（软银BB）东京三木雄信二〇〇七年九月序(1)序会工作的人，能够将一张A4纸运用自如■会工作的人与不会工作的人，在工作方法上存在差异从大体上看，现代上班族的商业环境正从三个方面发生着急速变化。我们可以说，是否掌握了应对这种变化的工作方法，将使人与人之间产生会工作和不会工作的巨大差距。首先，第一个变化是伴随着宽带网的普及而出现的产品服务化趋势。Ipod是比较有代表性的一个例子。即itunessoftware与itunesmusicstore合作成立的三位一体的服务系统。类似的例子还有很多，如Google提供免费网络办公软件服务等，这种事例正在不断增多。这种产品服务化方案，需要多个部门在一个指导思想下共同协作才能完成。第二个变化是公司与公司之间关系的变化。泡沫经济崩溃后，把公司的资源集中到公司的核心项目上，将除此之外的业务委托其他公司做的外包操作方式，如今已经非常普遍。而且，M&A（企业的合并、收购）这种方式也在增加。过去，公司大多是与自己的公司或同一集团的其他公司合作，公司与公司之间的关系比较封闭，但是现在，在价格、质量、交货期等标准下，公司与公司间的关系正在根据市场机制变得越来越开放。第三个变化是工作环境的变化。随着泡沫经济的崩溃，论资排辈、终身雇佣制度开始瓦解，这之后，人们的工作环境也一直在发生变化。例如，同一个工作单位混杂着跳槽者、派遣职员、业务委托等各种各样的人的情况已经不再稀奇了。因此，过去的工作方法越来越不能发挥作用了。泡沫经济崩毁之后，由于公司采取了抑制录用人数的计划，所以中坚职员会竭尽全力做好自己的工作.但对于教育新职员的工作，则会往后推迟，而且这样的情况并不少见。此外，跳槽者常常会将上一个工作单位的工作方法带进来，但派遣职员、业务委托职员等工作人员本身未掌握一定工作方法的情况也很多，这些就是如今的现状。在这三大变化中，会工作的人与不会工作的人之间的差距会越来越明显。现在的上班族，需要掌握一种新的工作方法，即与自己的部门或公司范围之外的人员一起，朝着相同的目标努力收集情报，进行判断，然后实践工作方法。■为什么一张A4纸就足够了据说，一般情况下，人类一次能够把握和处理信息的数量在七加减二之间。也就是说，虽然人与人之间有一定的差异，但是人在大体上看一眼的瞬间，能够把握的数量最小为五，最大为九。这个数字也被称为魔法数字。举个例子，假设桌子上放着几枚硬币。普通人在大体上看一眼的情况下，能够确认的数量在七个左右。如上所述，人的把握处理能力有一定的限度，因此，人类发明了十进法。所谓十进法，就是一位数能够处理的数字以九为限，一旦超过九，就要进一位。也就是说，十进法是一种人类在考量自身的把握处理限度的基础上制定出来的表记法。而且，据说在经济学上，一个上司能够管理的属下数量也在五人至六人之间。这个原则被称为spanofcontrol原则（管理范围原则），是经管学上的一个大原则。如上所述，人类能够处理的事情的数量是有限的。因此，在工作计划中，即使短时间内一次灌输10个以上的详细内容，也都是徒劳，这样只会让自己的脑子变得混乱。当然，这样一来，也就很难与一起工作的成员们共享工作内容。反过来说，要想使自己把握这个计划，并与共事成员分享，书写的内容不能超过一张A4纸。■一张A4纸工作法为什么有效在一张A4纸工作法中，在开始工作之前，需要填写表单。所有的表单都非常重视明确地列出目的（主要是工作）、基于此目的应该做的事，以及其期限这三个要素。因为只要明确了这三个要素，无论是在独自进行的个人战中，还是在与其他成员共同进行的集体战中，你都能够有效地开展工作。序(2)例如，在开会的时候，目的不明确的会议只是在浪费时间。如果某个会议的目的只是关于新产品这样一个笼统不明确的议题，那么各个与会人员可能会按照各自不同的认识进行讨论。某个与会人员也许会针对是否导入新产品发言，而其他与会人员也许会突然针对自己构思的新产品规格发言。另外一个与会人员则可能会针对导入新产品后的销售渠道和提成发言。在这种情况下，人们是以不确定的推论或前提为基础进行讨论的，因此，人们的意见可能会循环往复，从而导致会议没有进展。而且，会议的目的不明确，就无法对发言是否跑题做出判断，也就很难将话题拉回正轨。因此，即使会议持续的时间很长，也不会得出任何结论。一张A4纸工作法为了避免出现这种情况，会事先明确会议的目的。这样的话，就可以将会议方向设定得更具体一些，如关于是否投入新产品。这样一来，与会人员就会参考现存产品的销售额变迁、公司的市场份额，以及竞争企业的新产品投入情况，自然而然地开始讨论是否应该导入新产品。如上所述，一张A4纸工作法不仅具有提高自我工作效率的优点，还具有使整个工作单位实现效率化办公的优点。而且，在一张A4纸工作法中，人们开展工作的方法并不是自己了解所有情况，思考一下，然后就去实现目标，而是与一起工作的成员分享智慧和知识，并通过讨论去实现目标。因为如果能够明确地设定好目标，再将拥有必要情报和权限的人聚集起来，确定好应该做的事情，并进行分工，工作便自然而然地展开了。在现在这个时代，各个工作人员的工作正在朝着细化、专业化的方向发展着。这种环境下，人们为了做出判断而独自去收集情报，综合情报，最后做出判断的做法是很花时间的。而且，我认为，这样做会使情报的质量下降，因为一个人能做的事情是有限的。因此，我们自己只要一边引导必要的情报进入必要的地方，一边进行工作就可以了。而且，如果能将负责实际业务的成员吸收进来，便能够更有创造性、更高效地开展业务。明确了开会的目的，思考解决问题的办法也会变得更容易。这样一来，失败之后从头再来的可能性就会减少。序(3)如上所述，实施人不是因受命于某人才工作，让实施人亲自参加决策过程，可以使其在有热情、有责任的情况下开展工作。■一张A4纸可以让你之前的工作状态发生变化与靠你自己去思考相比，使用这种工作方法，可以获得更多的情报，并制定出崭新的计划。而且，在开展业务的过程中，你与公司内各部门、公司外的公司之间的摩擦也会减少。这样一来，周围的人们对你的信赖程度也会提高，人们会说：如果有困难，可以去跟他商量一下。当然，你的工作效率也会显著提高。而且，你实现目标的可能性也会相应提高。这样一来，上司对你的评价会自然而然地提高。如果能进一步提高工作效率，你还可能减少加班和周六日出勤的情况。像蜜蜂一样地工作，忙到见不到家人朋友的生活也将就此终结。在这一意义上，我们可以确信，这种工作方法，一定能使我们的人生变得公私协调、十分充实。我衷心希望所有读者都能够掌握这种工作方法，向自己的理想人生踏出第一步。用一张A4纸充实你的职业生涯(1)第1章用一张A4纸充实你的职业生涯--时间&工作的管理法日程管理表单（每月、每周）时间损耗划分表单先后顺序划分表单让人安心入睡的二分法表单日程管理表单（每月、每周）将每月、每周的日程整理到一张A4纸上对于商务人士来说，日程笔记是不可或缺的东西。你的笔记上也记满了某月某日上午10点，与A公司的A社长会谈、某月某日下午两点～三点，销售会议、某月某日下午两点，Ｂ公司的Ｂ来公司拜访之类的事情吧。如果事情都能够按计划进行，大家就不会觉得苦恼了。但是，能够按计划进行的概率大约为6成左右。可以说剩下的4成会由于对方的原因或出现突发事件而不得不改期，如由于Ａ公司社长时间安排不开，会谈延期了、销售会议时间延长，直到傍晚五点才结束等。而且，如果仅注意每天的日程安排，就会忘记留意每月、每周应该做的事情，有时甚至可能出现大的纰漏。因此，我推荐大家使用一张A4纸的日程管理表单。这张表分为（每月）表和（每周）表。我首先来介绍（每月）表的要点，我们首先从记录二～三个月跨度的工作目标开始做起。这个时候，目标要以名词性词语结句。这样，我们就可以对应该做什么有印象了。如果用文章的形式记录目标，总是会使目标变得有些模糊，而且很有可能导致目标无法实现，或是时间延迟。比如：五月下旬'新产品的宣传活动'在此之前'新产品的说明书'然后，我们要思考一下为了完成这个目标，以周为单位必须要做的事情，并将其作为每周目标记录到A4纸上。为了能在五月的下旬开展新产品的宣传活动，必须在四月中旬之前确定好预算，并将内容归纳总结一下。也就是说，要在三月下旬之前总结出计划书，在本部长会议上提出来，并得到批准。为此，需要对同行业其他公司的动向进行调查。三月的第一周调查A公司，第二周调查B公司，如果有时间，C公司也调查一下。这样一来，就可以试着将自己公司的产品有别于其他公司的产品。在五月下旬之前必须制作完成的新产品说明书也是一样，我们如果能以周为单位细分工作步骤，这种情况下应该做的事情就同样清楚明了了。为了能在五月下旬之前完成新产品的说明书，必须在四月下旬之前制作好设计方案和拷贝件。因此，需要在三月下旬之前做好最终稿（设计样本）。这样一来，就不会稀里糊涂了。三月的第一周与设计师和摄影师碰面，在第二周完成摄影，第三周如果不委托设计师完成最终稿的制作……将以上内容作为每周目标记录到A4纸上。我们首先要在日程管理表单