十三种行政公文写法示例之概述

十三种行政公文写法示例之概述_范文大全_2010年（转载）一、概述（一）公文的概念及特点1、公文的概念：公文是行政机关的行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。2、公文的特点：（1）法定性：公文是由法定机关或组织制发的，代表着法定机关或组织的意图，在法定机关或组织的权限范围内，具有法定的权威性和约束力。（2）政策性：公文是处理公务问题的工具，内容必须完全符合党和国家的各项方针，政策，并借助公文这一工具，把党和国家的方针、政策精神切实地贯彻到具体工作中去。（3）实用性：每份公文都有其具体的制发目的和公务职能，是针对实际工作的需要而制发的。（4）时效性：公文的制发和实施是有严格的时间要求的，公文的效用也常常是有时间限制的，因此在制发和办理过程中必须迅速及时。（5）规范性：公文不可以任意撰写，它有规范的体式和严格的规定，公文不规范，将影响其正常运转和公文效用的发挥。（二）公文的基本功用1、颁布法规，传达指示；2、反映情况，请示工作；3、联系工作，商洽公务；4、宣传教育；5、依据凭证。（三）公文的分类：1、按行文关系和行文方向分：（1）上行文：是指下级机关向所属上级机关呈送的公文。主要有请示、报告。（2）平行文：指同级机关或不相隶属的机关送交的公文。主要有函。（3）下行文：是指上级机关向下级机关发送的公文。主要有命令、决定、意见、通告、通知、通报、批复等。2、按照紧急程度分：（1）紧急公文：特急件、急件。（2）普通公文。3、按照有无保密要求及机密等级分：（1）无保密要求文件（2）有保密要求文件a．绝密文件b．机密文件c．秘密文件4．按照具体职能分：①法规性公文②指挥性公文③报请性公文④知照性公文⑤联系性公文⑥实录性公文二、公文的体式（一）公文的构成要素和格式1．眉首部分眉首部分又称文头部分，通常是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成。（1）公文份数序号：公文份数序号，也称印制编号，是将同一文稿印制若干份时，每份公文的顺序号。有些文件（主要是密级文件）需要一一编上份数序号，份数序号应用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。（2）秘密等级和保密期限：是指公文内容涉密程度的等级。密级标识有“绝密”、“机密”、“秘密”三种。不涉及保密内容的普通文件，则没有这个项目。（3）紧急程度：是指送达和办理公文时需要标识的紧急程度的要求，标明“特急”或“急件”字样的公文为紧急公文。没有紧急标识的是按一般程序和方式处理的普通公文。（4）发文机关标识：也称公文版头，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字构成。通常以红色标识。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。（5）发文字号：简称文号，指发文机关同一年度公文排列的顺序号。由发文机关代字、年份、序号组成。几个机关联合行文，只标注主办机关的发文字号。（6）签发人：签发是发文机关负责人经过审核，在同意发出的文稿上签字的公文制发步骤。而签发人是指批准发出公文的机关负责人。在上行文中，要标识签发或会签公文的机关领导人姓名。2．主体部分主体部分又称行文部分，这一部分通常由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成。（1）标题：公文的标题要能准确地、概括地揭示公文内容，并能透视文种。公文标题可分为四种形式：①发文机关名称+发文事由+公文种类如：《国务院关于做好当前物价工作和稳定市场的紧急通知》②事由+公文种类如：《关于召开经济工作会议的通知》③发文机关名称+公文种类如：《民政部关于开展农村五保户普查工作的通知》④只标明文种的公文标题。这类标题主要见于公开发布的公文，用的不多。（2）主送机关：主送机关是负有公文处理责任的受文机关，是公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关。下行文中，专发性的公文只有一个主送机关；普发性的公文有较多个主送机关；为行文简洁，可用统称统指受文机关，甚至可以不写主送机关。（3）正文：这是公文的核心部分。公文质量的高低，主要取决于这一部分。正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。a、开头。开头方式常见有：目的式、根据式、根据式与目的式混合、缘由式等。b、主体。主体部分可以说是核心中的核心。此部分主要围绕公文的基本内容进行表述，要求内容充实、中心突出、表意明确，条理清楚。c、结尾。常用的方式有：归结式、说明式、申明式、祈请式、期望式等。（4）附件说明：附件是附在主件之后，对文件内容起说明和补充说明的文字材料。公文如有附件，应在正文下一行左空2字标识“附件”。附件有几件，应标出序号与附件的名称和件数。（5）成文时间：是指公文生效的法定时间。公文上标注的成文时间，一般应以机关负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。（6）公文生效标识公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，都应当加盖红色印章，加盖印章是公文最后生效的标志；联合上报的公文，应由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章；单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。当联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前；当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文日期和正文之间。主办机关印章在前。（7）附注：是对文件的传达范围，使用办法的规定及对名词术语的解释等。是明确在公文的其他部分不便说明的各种事项的项目。3．版记部分版记部分又称文尾部分，通常由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间等项目构成。（1）主题词：是标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语。一份公文的主题词一般最多不能超过7个。标注主题词必须根据主题词本身的涵义由小到大或由大到小，由内容到形式有序地将其排列出来。（2）抄送机关名称：是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。标注抄送机关，应当使用该机关全称或规范化简称、统称。（3）印发机关和印发时间：公文的印制工作一般由发文机关的具体办公部门承担。印发时间是指公文开印的具体时间。（4）反线：版记中各要素之下均加上一条反线。（二）公文的印装规格1、公文用纸的规格2、公文排版的规格和要求3、印刷要求4、装订要求三、公文写作的基本要求（一）要熟悉党和国家的方针政策及有关法规、规定。（二）要了解实际情况。（三）要遵循各项行文规则。1、文种的选用要正确。根据行文的需要，正确选用文种。2、行文关系的确定要妥当。行文关系应当根据各自隶属关系和职权范围确定。3、制发程序的安排要合理。公文的制发过程主要包括几个步骤：①拟稿；②审稿；③签发；④复核；⑤缮印；⑥开印；⑦登记、分发。（一）命令（令）1、命令（令）的用途：（1）依照有关法律公布行政法规和规章；（2）宣布施行重大强制性行政措施；（3）嘉惩有关单位及人员。2、命令（令）的种类：（1）发布令（2）行政令（3）嘉奖令4、命令（令）的写作：（1）发布令：标题：发令机关名称或发令机关领导人职务名称+文种，如：《中华人民共和国国务院令》。令号：位于标题下面，令号不按年度编排，而是从发令机关领导人任职开始编流水号，至任满为止，下任另行编写。正文：说明公布的法规名称，通过或批准的机关或会议，通过或批准的时间及施行时间。落款：签署发令机关领导人的职务名称和姓名，然后注明发令日期。（2）行政令：标题：发文机关名称+主要事由+文种，如《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》。正文：①说明发布命令的缘由，做到理由充足，使人信服；②写出命令的具体内容，包括强制性行政措施及执行机关等，要求条目清晰，层次分明，便于执行。（3）嘉惩令：标题：发文机关名称+主要事由+文种，如：《××省人民政府关于授予××同志“见义勇为先进分子”称号的嘉奖令》；或仅注明文种，即只有“嘉奖令”三个字。正文：包括嘉奖缘由、嘉奖事项、发出号召三个方面内容组成。5、写作命令（令）的注意事项（1）内容要符合有关法律和政策。（2）态度要鲜明。（3）文字要简炼，结构要严谨，中心要突出，语言要肯定。（4）发文机关要合乎要求。（二）决定：1、决定的用途：决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定是一种重要的指挥性和约束性公文。2、决定的写法：（1）标题：作出决定的机关或通过决定的会议名称+决定的事由+文种，如：《××市关于平衡财政收支、严格财政管理的决定》。（2）题注：会议通过的决定，要加上题注，说明这个决定是什么时间，在什么会议上通过的。（3）正文：按其具体用途和内容不同分为两类：①对重要事项作出安排的决定。主要有表彰决定、惩处决定、机构设置决定、人事安排决定、授权决定及发布法规性事项的决定等。其正文包括两部分，一是说明作出“决定”的根据和执行名称；一是分条写明决定事项。②对重大行动作出安排的决定。这是一种事先对某项重要工作的开展进行布置的决定，指挥性极强。正文通常包含两层意思，即通过或制发决定缘由和决定的事项。（4）结尾：重申要求，明确工作步骤或申明要求发出号召。3、写作决定的注意事项：（1）要作好调查研究。（2）要做到观点鲜明。（三）公告1、公告的用途公告适用于向国内外宣布重要的事项或者法定事项。2、公告的写作：（1）标题：①发文机关+文种，如：《中国人民银行公告》。②发文机关+事由+文种，如：《中国人民银行关于进一步改革外汇管理体制的公告》。（2）正文：大都只限于宣布具体事项。也有的公告正文相对复杂一些，即包括缘由或根据、事项和结语三项内容。其常用“特此公告”作结或省去结语。（三）公告1、公告的用途公告适用于向国内外宣布重要的事项或者法定事项。2、公告的写作：（1）标题：①发文机关+文种，如：《中国人民银行公告》。②发文机关+事由+文种，如：《中国人民银行关于进一步改革外汇管理体制的公告》。（2）正文：大都只限于宣布具体事项。也有的公告正文相对复杂一些，即包括缘由或根据、事项和结语三项内容。其常用“特此公告”作结或省去结语。（五）通知1、通知的用途通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2、通知的写法：（1）格式：用公文的一般格式。（2）标题：发文机关+事由+文种，如：《××省关于进一步做好城市蔬菜产销工作的通知》。事由+文种，如：《关于召开省属高校档案工作会议的通知》。（3）正文：1）批示性通知批示性通知含“颁发”型通知、“转发”型通知和“批转”型通知三种。a）“颁发”型通知“颁发”型通知又称“发布”或“印发”型通知，是指用来颁发行政法规和规章或印发有关文件的通知。其正文部分，一般首先说明制订所发布的规章的目的、根据，然后写明发布事项，最后是提出执行要求。b）“转发”型通知是指用来转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文的通知。其正文有两种写法，一种正文包括两部分：开头部分先写明转发文件的名称，表明态度，提出原则要求。最后以“现转发给你们，请认真贯彻执行”，“请结合具体情况，参照执行”、“请研究执行”等惯用语句提出执行要求。一种正文只写转发决定和执行要求，十分简洁。c）“批转”型通知是指转发下级机关发来的公文的通知，其写法与“转发”型通知基本相同。正文一般先写明转发文件的名称，表明态度，宣布转发，阐明意义，提出要求。2）指示性通知是指上级机关宣布要求下级机关办理或执行的事项，但限于发文机关的权限，或因其内容不命（令）或指示的。这类通知又称规定性通知或布置性通知。其正文包括：概述情况和问题，写明通知事项，提出工作要求，或用“特此通知，望认真执行”等结语。3）告知性通知：是指告知某一具体事项，这类通知是机关日常工作经常会用到的公文文种。其正文先写明发文机关的决定事项及作出该决定的目的，“现就有关问题通知如下”是常用的过渡句。然后写明对有关事宜的安排，应知事项等。最后用“特此通知”结束。会议通知是告知性通知的一个重要类别，其正文部分应写