[培训资料]会议接待管理(ppt 23页)

来自中国最大的资料库下载第三章会议接待管理教学提示：重点：会议接待工作的基本内容；难点：会议接待礼仪。来自中国最大的资料库下载第一节会议接待工作的概述一、会议接待的内涵与意义1、会议接待2、接待与意义来自中国最大的资料库下载二、会议接待流程（一）、会前工作：1、与会议主办者洽谈。2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。4、与会议主办者确认会议接待方案。5、与会议主办者签订会议接待标准合同。6、确认会议主办者预付会议订金事宜。7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）来自中国最大的资料库下载（二）会中工作1、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。2、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。9、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。10、协调会议期间的交通工具的安排。11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。来自中国最大的资料库下载（三）会后工作1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。3、与会议主办者的费用结算工作。4、欢送代表工作。来自中国最大的资料库下载第二节会议接待工作的基本内容一、接待准备1、接待准备计划拟定2、会议接待物品准备会场设施---常用文具---生活用品---会场装饰用品---视听器材---专门用品来自中国最大的资料库下载二、会议现场接待服务1、入场接待登记服务—注册服务---网上注册服务2、会议现场服务规范开幕、闭幕式现场服务规范代表会议现场服务联欢会服务颁授仪式现场服务规范签字仪式服务会见服务会谈服务新闻发布会服务座谈会服务来自中国最大的资料库下载三、会议后服务1、致谢、宣传2、处理投诉3、征求客户意见来自中国最大的资料库下载四、会议其他活动服务1、餐饮宴会服务2、住宿服务与协调3、旅游娱乐活动服务及协调4、交通服务与协调5、物流服务6、商务服务7、安全后勤服务来自中国最大的资料库下载第三节接待礼仪一、称呼礼仪称呼,指的是人们在日常交往应酬之中,所采用的彼此之间的称谓语。来自中国最大的资料库下载（一）称呼的原则1、与场合相符2、入乡随俗来自中国最大的资料库下载（二）最常用的称呼1、行政职务2、技术职称3、专业技术职称4、行业称呼5、泛称呼来自中国最大的资料库下载（三）不宜采用的称呼1、无称呼2、替代性称呼3、容易引起误会的称呼4、不适当的简称来自中国最大的资料库下载二、介绍礼仪（一）自我介绍的具体形式（1）应酬式：适用于某些公共场合和一般性的社交场合，这种自我介绍最为简洁，往往只包括姓名一项即可。“你好，我叫XX。”“你好，我是XX。”（2）工作式：适用于工作场合，它包括本人姓名、供职单位及其部门、职务或从事的具体工作等。如“你好，我叫XX，是XX饭店的客房部经理。”“我叫XX，在XX学校读书。”来自中国最大的资料库下载（3）交流式：适用于社交活动中，希望与交往对象进一步交流与沟通。它大体应包括介绍者的姓名、工作、籍贯、学历、兴趣及与交往对象的某些熟人的关系。如“你好，我叫XX，在XX工作。我是XX的同学，都是XX人。”（4）礼仪式：适用于讲座、报告、演出、庆典、仪式等一些正规而隆重的场合。包括姓名、单位、职务等，同时还应加入一些适当的谦辞、敬辞。如“各位来宾，大家好！我叫XX，是XX学校的学生。我代表学校全体学生欢迎大家光临我校，希望大家……。”（5）问答式：适用于应试、应聘和公务交往。问答式的自我介绍，应该是有问必答，问什么就答什么。来自中国最大的资料库下载（二）为他人介绍在为他人作介绍时谁先谁后，是一个比较敏感的礼仪头号问题。根据礼仪规范，在处理为他人做介绍的问题上，必须遵守“尊者优先了解情况”规则。先要确定双方地位的尊卑，然后先介绍位卑者，后介绍位尊者。这样，可使尊者先了解位卑都的情况。来自中国最大的资料库下载为他人作介绍时的礼仪顺序：（1）介绍上级与下级认识时，先介绍下级，后介绍上级。（2）介绍长辈与晚辈认识时，应先介绍晚辈，后介绍长辈。（3）介绍年长者与年幼者认识时，应先介绍年幼者，后介绍年长者。（4）介绍女士与男士认识时，应先介绍给男士，后介绍女士。来自中国最大的资料库下载（5）介绍已婚者与未婚者认识时，应先介绍未婚者，后介绍已婚者。（6）介绍同事、朋友与家人认识时，应先介绍家人，后介绍同事、朋友。（7）介绍来宾和主人认识时，应先介绍主人，后介绍来宾。（8）介绍与会先到者与后来者认识时，应先介绍后来者，后介绍先到者。来自中国最大的资料库下载三、握手礼仪握手礼是在一切交际场合最常使用、适应范围最广泛的见面致意礼节。现代人的握手礼表示致意、亲近、友好、寒喧、道别、祝贺、感谢、慰问等多种含意，是世界各国通用的社交礼节。来自中国最大的资料库下载（一）握手的场合迎接客人到来时；当你被介绍与人相识时；久别重逢时；社交场合突遇熟人时；拜访告辞时；送别客人时；别人向自己祝贺、蹭礼时；拜托别入时；别人帮助自己时，等等。来自中国最大的资料库下载（二）握手的次序谁先伸出手即握手的先后次序主要是为了尊重对方的需要。握手的基本规则是：上级在先，长辈在先，女士在先，主人在先；而下级、晚辈、男士、客人应先问候，见对方伸出手后，再伸手与他握手。在上级、长辈面前不可冒然先伸手。来自中国最大的资料库下载（三）握手的方式握手时，两人相距约一步，上身稍前侧，伸出右手，四指并齐拇指张开，两人的手掌与地面垂直相握，上下轻摇，一般二三秒为宜，握手时注视对方，微笑致意或简单地用言语致意、寒喧，这是一种自然而平等的纯礼节意义上的握手方式。来自中国最大的资料库下载（四）握手的禁忌1、拒绝他人的握手2、用力过猛3、交叉握手4、戴手套握手5、握手时东张西望