严谨高效之会议管理

严谨高效会议管理2019/9/132课程目标理解研究学习了解掌握召开高效会议的能力学会提高会议效率和质量的技巧学习会议效率不高的原因及对策了解会议的目的、种类和体系2019/9/133会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！2019/9/1342019/9/135课程内容当今会议面面观1会议效率不高的原因及解决方案2成功会议的策略3会议规范的种类42019/9/136第一讲当今会议面面观2019/9/137会议的意义会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一个集思广益的渠道会议是一种群体沟通的方式123集思广益图2019/9/138会议的目的开展有效的沟通传达资讯——年终总结大会监督员工、协调矛盾——工作例会达成协议与解决问题——工作矛盾化解会议决策、资源共享开发创意激励士气——动员大会巩固经理人地位——领导上任召开会议2019/9/139会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.固定的部门会议2.临时处理突发事件的会议3.宣布人事安排、讲解政策的会议4.当众表扬或批评别人的会议5.集思广益的会议2019/9/1310会议的频率2019/9/1311建议频率：至少每月一次固定的部门会议注意事项：不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动2019/9/1312建议频率：至少每年一次全体会议注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重的负担2019/9/1313建议频率：随时处理突发事件的会议注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地2019/9/1314建议频率：按需要一对一会议注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时2019/9/1315会议成本的计算第二讲会议效率不高的原因项次原因具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘无心开会（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败2019/9/1316会议效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在繁忙时段地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职参会者的技能参会者一定要具有倾听能力会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者2019/9/1317第三讲成功会议的策略2019/9/1318策略1谁参加非要参加的那种人，就非讲话不可1不需要参加的人，听着就可以了2会议改善图2019/9/1319主席导言人2019/9/1320策略2谁主持第一种人是主席，可定位为副总1第二种人是导言人，可定位为经理23第三种人是观察员，可定位为总经理2019/9/1321策略3谁控制主席是控制秩序的导言人是控制时间的总经理是控制全场的2019/9/1322策略4谁先发言“由下而上”和“由外而内”可以鼓励意见2019/9/1323策略5谁负责和谁跟踪这两件事散会前如果没有答案，就是“召集人”的事2019/9/1324策略6谁在浪费时间资料应在开会前发给并阅读，一进到会场就是直接讨论或表决2019/9/1325策略7：谁结论没有更好的方法，就用“主持人”的方法（导言人—主席—观察员）高效会议的八大特征1.只有必要时才召集2.好好筹划过3.拟订和分发了议程表4.遵守时间5.一切按部就班6.请了最有经验的和有才能的人出席7.作出了评论和归纳8.记录了所有决定、建议和分配了每项工作负责人建议在正式召开会议之前，将高效会议的八大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议2019/9/13262019/9/1327第四讲会议规范种类1时间安排方面的规范2固定的会议流程规范3会议本身要遵守的规则时间安排方面的规范2019/9/1328AM8—9、PM2—3点不宜发言AM9—10点适合1vs1会谈AM10—12PM3—5点适合集思广益固定的会议规范流程主要包括一个中心、两个基本点2019/9/1329会议本身要遵守的规则（一）1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过1小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.负责人对决议能否达成负主要责任2019/9/1330会议本身要遵守的规则（二）6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量2019/9/1331无需开会的五个如果2019/9/1332必需开会的五个如果2019/9/13332019/9/13345W1H准备工作核对单主持人的准备工作是否要开会准备工作的作用开会前的准备工作会议准备工作核对单1、了解会议的目的3、确定会议的形式5、决定会议的时间7、决定会议的地点9、确定出席人数11、是否准备会议名签13、是否安排与会者住宿15、确定视听教材17、准备会场周边位置图19、确定自己人的相关资料2、是否一定要开会4、安排会议的议程6、确定会议的主持人8、研究会场如何布置10、安排出席者座位12、是否安排交通工具14、是否发出了会议通知16、确定辅助教材18、是否要求与会者准备资料20、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知2019/9/1335会场的布置需要特别注意：2019/9/1336