为成立业主立案法团而召开业主大会会议程序检查清单

為成立業主立案法團而召開業主大會會議程序檢查清單(僅供參考)(1)大廈名稱:(2)大廈地址:(3)會議日期:(4)會議時間:(5)會議地點:召開業主大會的目的是要按照《建築物管理條例》(第344章)第3條委任管理委員會，成立業主立案法團(法團)(甲)業主大會舉行前的準備會議召集人應：(1)確定會議通知清楚列出會議日期、時間及地點(2)確定會議通知清楚列出會議議程，包括將於會議上提出的每項擬提出的決議及討論的其他事項，尤須列明下列兩點：(i)委任管理委員會的決議(ii)委任管理委員會主席、副主席（如公契有指明此職位，不論其名稱為何）、秘書、司庫及其他委員(3)確定會議通知在開會日期前最少14天送達業主(14天的通知期：不包括發出會議通知當日及會議舉行當日)(送達方式：面交或郵寄給業主以及《建築物管理條例》第3(1)(a)或(b)條所提述的人；或留在業主的單位內或放入其信箱內)(4)確定會議通知在大廈的顯眼處展示(5)確定會議通知須在一份報章刊登，而該報章必須已列入民政事務局局長指明的報章名單內(6)參閱大廈或屋苑的公契上有關委任管理委員會的條文，以及各單位的業權份數及確定在業主大會中的投票權(乙)業主大會上要注意的地方會議召集人應：(1)記錄出席業主（或獲委任的代表）的姓名及所代表之單位(2)查核委任代表的文書(3)在處理業主或獲委任的代表的資料時，確定已遵守《個人資料（私隱）條例》的有關規定(4)確定由法人團體業主委任代表的文書已蓋上其印章，並由獲授權人士(如董事)簽署(5)在計算業權份數時，委任代表出席會議的業主所擁有的份數應被計算在內(6)確定業主按以下方法委任管理委員會：(i)如公契有委任管理委員會的規定，按照公契規定委任；或(ii)如無公契，或公契並無委任管理委員會的規定，由合計擁有份數不少於30%的業主決議委任(7)確定管理委員會的人數必須符合《建築物管理條例》附表2第1段的規定(若建築物的單位不多於50個，須不少於3人；若建築物的單位多於50個但不多於100個，須不少於7人；若建築物的單位多於100個，須不少於9人)(8)在業主大會上委任管理委員會主席、副主席（如有的話）、秘書、司庫及其他委員(9)確定如公契並無指定副主席職位（不論其名稱為何），則不應委任副主席(10)提醒業主可委任非管理委員會成員擔任秘書或司庫(11)提醒業主，《建築物管理條例》中並無有關授權他人履行管理委員會職務的條文(12)在有需要以投票表格進行表決時，投票表格可顯示業主所擁有的業權份數，並載明投票決定的事項，以方便點票(13)如有需要進行投票，在業主開始投票前，須向業主解釋投票目的及方法（例如使用符號“√”或“X”）(14)確定如某一份數由2人或多於2人共同擁有，則該份數的一票：(i)可由共有人共同委任的代表投票；或(ii)可由共有人委任其中一名共有人投票；或(iii)如未有根據第(i)或(ii)節委任代表，則可由共有人的其中一人親自出席或委任一名代表出席投票；如在任何會議上，有多於一名共有人就該份數投票，則只有由在土地註冊處註冊紀錄冊內就該份數而記錄排名最先的共有人所投的一票（不論親自或委任代表投票）才視作有效(15)須記錄投票結果及通過的決議(可由民政事務總署的網頁下載“點票易”電腦程式幫助點票。欲知詳情，可與當區民政事務處聯絡)(16)須保留投票表格及投票結果作紀錄(17)提醒業主，所有管理委員會成員（租客代表除外）均須在法團按照附表3第1(1)(b)段所召開的第二次業主周年大會及其後每隔一次的業主周年大會上退職，管理委員會屆時並須改選(18)提醒管理委員會主席及秘書必須在管理委員會獲委任後28天內向土地註冊處申請將全部業主註冊成為法團(19)提醒業主，法團成立的日期以土地註冊處處長發出註冊證書當日為準(20)提醒法團管理委員會秘書在業主大會後28天內，於大廈的顯眼處展示經核證的會議紀錄聲明本文件由民政事務總署制訂，僅供業主在根據《建築物管理條例》(第344章)籌備成立業主立案法團而召開業主大會時作一般參考之用。對有關法例的詮釋，應以《建築物管理條例》為依歸。本文件並沒有法律約束效力，也不能涵蓋所有的相關事宜，故此使用此文件的人士應就《建築物管理條例》(第344章)、有關大廈或屋苑的公契內所有條款及有關委任管理委員會及成立業主立案法團委任的事宜尋求獨立的法律意見。本文件所列的建議未必適用於所有情況。對於任何人士因使用或依據本文件辦事而引起或導致的一切責任，民政事務總署概不承擔。