会议与商务活动_08新闻发布与庆典活动

一、新闻发布会二、商务庆典活动8.1新闻发布会新闻发布会是指党政机关或企事业单位根据自身的某种需要，邀请有关新闻媒体的记者，由专人向其公开宣布某一重要消息并接受和回答记者提问的一种特殊会议。一、新闻发布会的准备工作二、新闻发布会的基本程序三、主持人和发言人的配合四、新闻发布会的善后工作一、新闻发布会的准备工作（一）确立主题（二）选择时机（三）选定地点（四）邀请记者（五）安排人员（六）准备材料（七）编制预算（八）其他工作（一）确立主题（二）选择时机(1)说明性主题。如某企业因欲投资新建项目而召开的新闻发布会。(2)宣传性主题。如某企业研制出新产品为使公众接受而召开的新闻发布会。(3)解释性主题。如某企业针对产品质量出现问题而召开的新闻发布会。对于企业或组织自身而言，适合召开新闻发布会的时机包括以下几个：新产品上市或新服务推出；取得最新记录的销售业绩；扩大生产规模；经营方针的该百年或出台新举措；组织人员有重大调整；聘请明星、名人做形象代言人；发生重大事件等。要注意以下几点：避免节假日；避免与重大社会活动相冲突；防止与新闻界的宣传报道重点冲突（三）选定地点新闻发布会的地点，可以选择本企业或组织的所在地，也可以选择活动或事件的所在地，可以酌情选择本企业或组织的会议厅、多功能厅等。新闻发布会的现场选择要考虑以下因素。（1）交通。如到达会场的道路是否能够保障畅通，现场停车是否方便等。（2）设备。会场内的采访设备是否齐全和适用，如摄影、视听、灯光、幻灯电视播放设备等；通信联络是否正常，如电话、专线电话、计算机网络、电视等。（3）会场条件。如会场大小是否适中，会场内的座位设施是否有利于记者提问和记录，会场是否安全、安静等。（四）邀请记者除了邀请相关领导、同行人士、客户代表等对象外，新闻记者也是新闻发表会邀请的重点对象，可以说是新闻发布会的主宾。1.邀请范围（who、howmany）2.邀请程序（1）制作请柬或邀请函（2）发出请柬或邀请函请柬或邀请函一般在新闻发布会前的7～10天送达邀请对象手中。发放太早，可能会被对方遗忘；发放太迟，不利于对方作相应的准备。请柬或邀请函可以根据需要和距离远近通过邮寄或派人送达的、方式发送。（五）安排人员1.选定主持人新闻发布会的主持人一般由主办方的宣传、公关、秘书等部门的负责人担任，如宣传部长、公关部长、办公室主任等。2.选择发言人新闻发布会的发言人一般由主办方的主要负责人担任，如总经理、厂长、主要部门负责人等，因为只有他们才能够准确地回答有关的方针、计划、生产、经营等重大问题，由他们回答记者提问更具权威性。3.安排其他工作人员（六）准备材料1.发言提纲即发言人在发布会上正式发言时的内容提要，应该全面、准确、生动、真实、扣题。2.报道提纲即主办方事先精心准备一份有关数据、图片等资料为主的报道提纲，认真打印好后在会上提供给新闻记者，使其报道时能够抓住重点，必要时甚至完全可以事先拟制好新闻通稿。3.背景材料一般应当包括新闻发布会涉及的新闻时间要点、组织发展简史、技术手册、发言人介绍、通讯录、名片等，方便记者挖掘新闻事件和日后联系之用。4.视听材料为增强发布会的效果，可以根据条件准备一些如图片、模型、音像、实物等能够强化会议效果的形象化的视听材料，加深与会者对会议主题的认识和理解。(七)编制预算根据新闻发布会的规格和规模作出可行的经费预算，一般包括场租费、会场布置费、印刷费、邮费、话费、音响器材费、礼品费、交通住宿费、餐费等。(八)其他工作如布置新闻发布会的会场，要与发布主题紧密联系，综合考虑会场大小、档次、色彩、噪音、灯光等因素。再如调试音响设备、准备礼品、制作名签和胸卡等。(一)迎宾签到(二)发放资料(三)宣布开始(四)发布新闻(五)答记者问(六)宣布结束二、新闻发布会的基本程序(一)迎宾签到一般应当有专门的迎宾人员(礼仪小姐)迎候与会者，并让其在事先准备好的签到簿上签上姓名、单位、联系电话等。(二)发放资料工作人员将事先准备好的资料及时发放给有关于会人士和新闻记者，最好为每人准备一个资料袋，内装新闻发布稿、必要的技术性说明资料、主持人介绍等。(三)宣布开始主持人宣布新闻发布会开始，向与会者表示欢迎和感谢，介绍召开新闻发布会的目的、议题、议程等，推出发言人。(四)发布新闻发言人按照发言提纲发布新闻或宣读新闻发布稿。如果是公布新产品研制成功的消息，还可以请相关专家讲话。(五)答记者问由主持人指定提问的记者，由发言人对其提出的问题予以回答。主持人自始至终掌控着答问的时间和节奏。(六)宣布结束按照事先规定的时间，主持人宣布“请最后一位记者提问”，发言人回答完毕，主持人宣布发布会结束。如果会后还有招待酒会、参观、赠送礼品等活动，在新闻发布会现场，主办方各方面都要注意对新闻记者做到主动真诚，尊重合作，如主动提供便利的拍照角度等，不能态度傲慢，横加干涉。在发布会进行过程中，所有工作人员都要严格按照会议流程各司其职，做到言行文明，反应机敏，充分配合主持人和发言人的工作。(一)主持人和发言人的分工合作(二)主持人和发言人的语言要求三、主持人和发言人的配合主持人和发言人的语言要做到以下几点。*简明。即简明清晰有条不紊，重点突出，干脆利落，有话则长，无话则短，该短不长，不要卖弄口才。*充实。即要在法律、规章允许的条件下，尽量满足新闻记者的信息要求，不要空洞无物、繁冗啰嗦，否则发布会就失去了价值。*灵活。即通过灵活生动的语言活跃和调节现场气氛，如遇冷场等情况能通过风趣幽默的语言扭转被动局面。*礼貌。即当新闻记者提出了某些尖锐问题时不能恶语相对，而要巧妙闪避或直言无可奉告。*独到。这可能是一个相对而言更高的要求，即尽量使语言富于个性化，让人难忘，特别平淡乏味的语言往往令人生厌，更不能出现吞吞吐吐、张口结舌之状。(一)整理记录资料(二)核对发稿情况(三)保存有关资料(四)评估会议效果四、新闻发布会的善后工作点击案例1点击案例28.2.1商务庆典活动一、概述二、商务庆典活动的准备工作三、商务庆典活动的仪式程序一、概述庆典活动是指企业或组织为了提高知名度，招揽顾客，争取生意兴隆，或为了宣传崭新形象，明确今后的发展目标，密切与公众的关系，展现良好风范，广泛吸引潜在客户等，围绕自身或所处社会环境中的重要事件、节日、纪念日等举办的各种庆祝活动。它选择特殊的日期举办，邀请特定的人员参加。二、商务庆典活动的准备工作（一）确定活动主题和时间庆典活动主题的作用具体表现为：（1）通过舆论宣传，扩大公司的知名度。（2）向公众显示该公司的实力，并展示产品或服务。（3）通过邀请目标公众，争取确定良好合作关系，为今后的发展打下坚实的基础。开业庆典选择时间应做好以下几方面的考察工作：（1）关注天气预报，提前向气象部门咨询近期天气情况，选择阳光明媚的良辰吉日。（2）考察营业场所的建设情况、各种配套设施的完工情况、水电暖气等硬件设施建设等情况。（3）选择主要嘉宾、主要领导能够参加的时间，选择大多数目标公众能够参加的时间。（4）考虑民众消费心理和习惯，善于利用节假日传播组织信息。（5）考虑周围居民生活习惯，避免因过早或过晚而扰民，一般安排在上午9：00－10：00之间最恰当。（二）做好舆论宣传（1）企业可以利用报纸、杂志等视觉媒介物传播。这些媒介物具有信息发布迅速、接受面广、持续阅读时间长的特点。（2）自制广告散页传播，向公众介绍商品，报道服务内容或宣传本企业本单位的服务宗旨等，所需费用较低。（3）企业可以运用电台、电视台等大众媒体，这种传播方式效率最高，成本也最高，要慎重考虑投入与产出。（4）在企业建筑物周围设置醒目的条幅、广告、宣传画等。（三）做好来宾邀请1.拟定邀请名单（1）上级领导（2）社会名流（3）新闻记者（4）同行人士（5）社区代表（6）员工代表2.及时发出邀请（四）确定主持人和致辞人（五）拟定庆典程序每次商务庆典活动的内容和程序视具体情况而定，一般包括如下内容（1）主持人宣布庆典活动开始。（2）升国旗、奏国歌或升公司旗、奏公司歌。（3）介绍领导、嘉宾。（4）举办方负责人和来宾代表致辞。（5）剪彩、授奖、参观等。（6）酌情安排宴请或文艺演出。（7）留影、题字等。（六）安排剪彩事宜1.剪彩者的确定2.助剪者的挑选3.剪彩用品的准备（1）红色缎带（2）新剪刀（3）白色薄纱手套（4）托盘（5）红地毯（七）做好接待准备（八）做好场地准备（九）做好音响准备（十）其他准备工作三、商务庆典活动的仪式程序（一）签到（二）接待（三）剪彩1.宣布开始2.剪彩者就位3.正式剪彩4.退场（四）致辞（五）配套节目（六）附加活动（七）赠送礼品点击案例38.2.2开幕式与闭幕式（一）开幕式程序（二）闭幕式（一）开幕式程序（点击视频）1）开幕式程序开幕式可以按照以下的步骤进行：（1）大型活动的开幕式前可安排乐队奏乐、表演歌舞等，以增加欢快的气氛。（2）来宾签到留念，并由礼仪人员为来宾佩带胸花和来宾证，然后引入主席台贵宾区。陌生的来宾应由工作人员向主办单位领导介绍。（3）司仪介绍出席开幕式的领导人和主要来宾，并宣布仪式主持人。（4）主持人宣布仪式开始。重要的开幕式应奏国歌，涉外活动奏各国的国歌。（5）致辞。一般由大会主持人致开幕词，或先由主办单位领导人发表主旨讲话，然后由来宾代表致贺词，最后由主办方身份最高的出席者致开幕词。（6）剪彩。国内的剪彩仪式，剪彩时身份最高的人员居中，其他剪彩人员，按身份高低先左后右顺序排列；双方联合主办的剪彩仪式，则按主左客右的惯例排列。剪彩时播放音乐，参加人员鼓掌祝贺。（7）举行参观、植树、文艺体育表演等活动。（8）请领导来宾留言或题词。精心策划的闭幕式能使人留下难忘的印象。闭幕式中的签到、介绍领导人和来宾、宣布仪式开始等程序与开幕式基本相同。不同的程序主要是：（1）举行一般的会议，由主办单位的领导人致闭幕词，闭幕词一般要对会议或者活动进行总结，对会议精神的贯彻落实提出要求和希望，最后宣布会议或者活动圆满结束。（2）党的代表大会闭幕时应齐唱国际歌。（3）系列性活动或系列性会议的闭幕式，常常举行交接仪式，由主办单位向下次会议或者活动的主办单位移交主办权。举行交接仪式事先要设计好象征交接的物品或造型，如火炬、旗帜、钥匙等。（4）节、展、月等大型活动，闭幕式后还可举行文艺和体育表演，以示庆祝。（二）闭幕式（点击视频）党的代表大会闭幕时应齐唱国际歌。节、展、月等大型活动，闭幕式后还可举行文艺和体育表演，以示庆祝