会议与商务活动_09开放参观与商务旅行

学习目标：了解开放参观与商务旅行的知识掌握开放参观的准备与接待工作，能够完成上司商务旅行的准备性工作一、概述：◆什么是企业开放参观活动◆企业开放参观活动的意义◆企业开放参观活动的主题和内容目的企业邀请外部人员或内部员工家属来到企业对企业的生产和工作进行参观和了解以达到宣传企业、扩大企业影响企业开放参观活动的含义（一）开放参观活动的目的■扩大组织的知名度，增加组织的透明度，提高美誉度■促进组织的业务扩展，加强和业务单位的合作关系■和谐组织与社区的关系，表明企业是社区理想的一员■增强员工或家属的自豪感。（二）开放参观的内容◆情况介绍(口头介绍、书面介绍、影像介绍）◆现场观摩（指让参观者参观工作现场）◆实物展览（展览室可以陈列资料、模型、样品等实物）现场观摩：参观者参观可口可乐工作现场开放参观活动的前期准备•选择开放参观的时机•成立专门机构•准备介绍材料•做好解说及接待准备•企业开放参观的时间最好安排在一些特殊的日子里，如企业的周年纪念日、企业的开业庆典日、社区节日等。可以增添特别的意义也可激发公众更大的兴趣，获得更强的开放效果。一、选择开放参观的时机二、成立专门机构开放参观活动能否获得成功，很大程度上取决于活动前的筹备工作是否全面。一般情况下，专门机构中应至少有一名决策层的领导来做总的协调人，由相关部门的负责人和行政、人事部门的人员来共同组成，企业中常常会指定1—2名秘书人员来负责承办活动中的各种具体事项。准备宣传小册子（以简明生动、深入浅出的语言介绍参观内容，并配有一定的图表和数据，不要涉及深奥的专业术语。在参观之始将小册子发给来宾）三、准备介绍材料放映视听材料有些组织结构复杂、技术尖端、时空跨度大，为了帮助公众理解，观摩实物前秘书可以放映事先准备好的有关录像片、幻灯片或电视片，并作简洁的介绍。观看模型有的企业规模庞大、设施分布广，来宾不可能每处都去、每物都看，还有的地方还不便于来宾进入，就可以事先制作模型，让来宾观看，可以根据自己的需要选择几处认为重要的地方实地观看。◆培养四、做好解说及接待准备◆确定邀请对象，制作并寄发请柬一般性参观常邀请员工家属、社区代表或一般市民等，目的主要是增强员工的企业自豪感和归属感，增进企业与员工工家属间的相互了解。特殊性参观一般邀请于本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等可以使企业得到广泛的宣传，提高企业的知名度，达到树立企业形象的目的。◆确定参观内容，选择参观路线路线的确定主要从三个方面综合考虑：一是能引起参观者的兴趣；二是能保证参观者的安全；三是对企业或组织单位的正常工作秩序干扰最小。参观路线应有明确的路标。在参观活动前，需要事先采取安全措施，安全人员应在必要的地方设置信号或障碍，以防意外发生。秘书人员在确定参观内容和参观路线时，应随时加强保密工作意识。商业秘密是企业的生命线，秘书在筹备工作中一定要牢固树立内外有别、保守秘密的思想，哪些话可以讲，哪些资料可以提供，哪些现场可以参观，做秘书的一定要心中有做，切不可在接待中热情过度，把不该让对方了解的事情透露出去。如果无意间泄漏了商业秘密，将可能给企业带来致命的影响。◆设立接待服务处•接待服务处工作内容主要包括来宾的迎送，在开放参观活动现场硬结或送别来宾；来宾的引导，由专人负责为来宾引路，将其送到参观活动的起点，并负责解答来宾的咨询或疑问；同时要准备好休息室，备足茶水，供参观者中途小憩。◆准备特殊的参观用品有些企业在参观时，参观人员需要穿戴特殊的用品，如卫生服、安全帽等。秘书人员在接待准备工作中，应在参观者到来之前就准备好足够的特殊参观用品，以满足参观人员的使用。◆准备礼品或纪念品目的：为了增强参观的宣传效果，可以为每位参观者赠送纪念品●纪念品应简单适用、突出的特点原因：一是具有宣传性二是具有荣誉性三是具有独特性一、引导来宾进入公司二、引导参观，做好解说和接待工作三、做好餐饮服务工作四、解答来宾提问引导参观餐饮服务工作解答来宾疑问▼分发纪念品和征求来宾意见▼做好欢送工作（一）准确掌握来宾离开的时间(一般来讲，当来宾到来时，负责接待的秘书人员就应准确了解来宾参观后离开的时间安排，并提前落实好票务和相关的交通工具)（二）欢送的规格(一般来说，欢送来宾的规格、陪车的次序以及鲜花方式等礼仪应与迎接宾客时相同。如有特殊情况需临时变更的，必须向客人解释清楚，并向对方道歉。)（三）与来宾道别(当与来宾送别或来宾乘坐交通工具离去之前，秘书应与来宾一一握手道别，以礼貌谦和、热情大方的态度欢迎来宾再次光临，要一直等到客人所乘坐的交通工具开出实现后再转身离去；和领导一起送别来宾时，要比领导稍后一步。)商务旅行是现代企业、单位商务活动中的一项重要内容。商务旅行主要指企业领导因谈判、签约、考察交流、沟通信息等商务活动而做的旅行。秘书在商务旅行中应该为领导做好一系列的服务工作，以保证商务旅行的顺利进行。【案例】天地公司经理与三利公司经理就某合作项目安排了约见，预订在某日下午1：00开始。天地公司秘书预订约见前一晚直飞三利公司所在A城的机票。但天地公司经理自己工作很忙，前一晚还有其它安排，恐怕不能飞往A城，于是秘书改定约见日上午8：00的机票。但是，由于天地公司经理晚上工作的太晚，没能赶得上班机。于是，该公司只能立即买飞往相邻城的机票，再乘大巴车赶到A城的三利公司。由于迟到，三利公司经理不悦，认为天地公司对该项目的合作缺乏诚意。天地公司失去了与三利公司合作的商机。【案例】秘书高慧陪同领导出国进行商务旅行，出发之前他准备了一些旅行的必需品，包括日程表、访问国家的相关资料、出国手续、现金、信用卡等。她将现金、信用卡放入自己的背包中，下飞机后，在等出租车的时候小高感觉被撞了一下，等他回过神来时，发现自己的背包不见了。这时，小高感觉到事态的严重性，现金、信用卡全部被窃，正常的商务活动无法进行。小高立即向领导汇报了情况，在征得领导同意后，和公司驻该国的办事处取得联系，向他们支取了一部分费用，解了燃眉之急。小高在此次活动准备中出现了哪些失误？通过本章的学习，可以帮助你了解造成这一失误的原因，并且能让你知道该怎么做。商务旅行计划和旅程表秘书应为领导商务旅行应做的准备出国（境）商务旅行的准备工作•在制定商务旅行计划前，首先要了解公司差旅费用、交通、住宿标准的有关规定一份商务旅行计划至少应包括以下内容：•出差的时间，启程及返回日期，接站安排。•出差的路线、终点及途径地点和住宿安排。•会晤计划（人员、地点、时间）。•交通工具的选择。•需要携带的文件、合同、样品及其他资料。•领导的特别要求。•旅行区的天气状况。•行程安排，约会、会议计划，会晤主题。•差旅费用。一份周密的旅程表主要包括六项内容日期(离开公司的日期，旅行中转的日期，旅行中各种重要活动的日期，返回的日期和到达的日期)时间(目的地的抵达时间和中转时间，开展各项活动的时间，就餐、休息的时间等。)地点(出差的目的地（包括中转的点），旅行过程中开展各项活动的地点、食宿地点等。)交通工具(出发、返回时的交通工具，停留地的交通工具等)具体事项(商务活动内容，访问、洽谈、会议、宴请娱乐活动以及私人事务活动等)备注(记载提醒领导注意事项。如应提醒抵达目的地需要中转的中转站或中转机场，需要注意的一些当地风俗习惯和礼仪等，当地的联系人姓名、住址、电话号码，企业名称、所在地、电话号码等。)注：商务旅程表应一式三份（或几分），一份存档，一份给领导及家属，一份秘书存留要明确领导旅行的意图、目的地、旅行时间、到达目的地后的商务活动计划。了解领导对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规定。制定行程计划时，若能直接利用定期航班的航线来设计旅行路线则尽量做到。编排计划时，在时间一栏中必须考虑时差的变化，买机票（车票、船票）时也要注意时差。拟定几个旅行方案，与领导共同讨论，最后选定最佳方案。旅行行程工作计划表制作要清楚，离开和到达的时间都应以当地时间为准。秘书应熟悉国际时间的计算方法选择交通工具、预订车票、船票或机票预订宾馆及房间准备必备的文件资料及领导随身携带的用品申请预支差旅费1．办理各种必要的出国（境）手续：（1）撰写出国申请（2）办理护照（3）办理签证（4）办理“黄皮书”（5）办理出境登记卡（6）订购机票（船票、车票）（7）办理保险黄皮书出入登记卡机票（1）编制几种旅程方案，供领导选择，选定最佳方案后，将其打印成文。（2）了解外汇信息，办理外币兑换。（3）准备随身携带物品，包括服装、拖鞋、洗漱用品等。（4）根据旅行目的，为领导准备必须携带的各种文件，如谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿等。（5）检查相关物品：护照、签证、“黄皮书”、国际机票、外语名片（切不可忘记）、外币及其他必须的出国文件、证件等。（6）收集所到国的背景资料。在国际交往中，无论是出国考察或是商务洽谈，都会遇到各种不同的情况，掌握所到国家或地区的文化、习俗、礼节等常识可以使我们在处事中既能维护尊严，不卑不亢，又不失礼仪之邦的风范，以礼相待。2.出行前的准备：1．边防检查2．海关检查3．安全检查4．健康检疫（即交验“黄皮书”）商务旅行过程是商务旅行的重要组成部分。一次商务旅行的成败，除了事前充分的准备以外，整个过程也是十分重要的。所以，在整个商务过程中秘书要为领导做好服务，确保商务旅行的顺利进行。旅行过程中秘书人员的主要工作（一）旅途中秘书的工作1．负责携带、看管相关物品2．听从领导安排，及时与公司保持联系，协助处理相关事务3．照顾领导饮食起居，确保商务旅行的顺利进行（二）抵达目的地后秘书的工作（2）如果事前预定的酒店对工作不便，秘书要请示领导，得到领导允许后再对酒店进行调换，确保酒店的路程距离，条件等各方面都有利于工作。（3）在酒店住下后，秘书要迅速了解酒店周围的交通、邮电、医院等情况，以备不时之需。（4）一切安排妥当之后，秘书要将领导所住的酒店、联系方式等告知公司和领导的家属，以便取得联系。（1）如果抵达目的地后无人接站，秘书一方面要招呼出租车或者引导领导去预订的酒店；另一方面，要检查和带好行李，以防丢失。在一切安排妥当之后，要和对方公司联系人取得联系。如果抵达目的地之后，对方公司派人接站，此时秘书应自觉地让领导走在前面并主动为双方作介绍，对于表示感谢等话语，应由领导来说。钱财、信用卡、证件分开放，文件资料锁进箱中乘出租车，不要坐在副驾驶的位置，应坐在后座乘飞机不要坐在机头和机尾处，最好坐在紧急舱门旁坐船要尽量选择上层舱走路走上街沿，遇墙角拐弯绕开走随时与公司保持联系，让大家知道你在哪里，在干什么；身边带好身份证及其他证件，如果遇到特殊情况，可以让帮助、援助你的人知道你的姓名；不单身一人在夜间出门；不随意暴露领导及自己的身份和商务旅行的目的出国商务旅行过程的注意事项（一）尊重东道国礼俗◇邀请对方要郑重其事，不可草率随意，最好事先用请柬联系。◇受邀去主人家做客，应带一些小礼品，如鲜花、小工艺品、字画等。◇受邀赴会要恪守时间，切忌迟到。◇安排日程要尽量避开对方的节假日。◇了解所到国家的流通货币，临行前办好手续◇在国际交往中要注意个人卫生，穿着打扮。◇举止大方，端庄稳重，言谈态度诚恳、大方、语言亲切得体◇在国际商务活动中要注意所到国家的礼俗和禁忌。（二）掌握各个国家的谈判风格各个国家的谈判风格不大相同，要想取得商务旅行、商务谈判的成功，了解各个国家的谈判风格十分重要。这个时候，秘书要通过各种渠道，收集、整理相关资料，为领导的谈判工作做好必要的准备。商务旅行回来，秘书的工作是要将此次商务旅行的结果进行总结，对相关事宜进行善后处理。一、沟通信息二、整理材料三、财务报销与结算四、送感谢信五、总结经验无论秘书是否陪同领导旅行，领导返回后，要把领导不在公司期间发生的事情及处理结果，依照事情的轻重缓慢，简明扼要地向领导汇报。同时，秘书要向有关部门通报领导回来的消息。商务旅行结束后，秘书要撰写旅行的总结，以便领导向有关方面（董事会、上层领导）汇报。整理领导带回的各类资料与物品，资料按程序登记后