会议修炼场-讲义

第三部-管理的功能与目标第十二回合-----会议管理国信企管：李伟顾问谈一谈以前此领域的昀大收获：此领域当下昀大的困扰：目錄&1会议的规划&2会议的执行&3会议的控制&4会议的决议&5会议的追踪一、會議的目的3-198温家宝在中外记者会上回应王立军事件十一届全国人大五次会议于3月14日(星期三)在人民大会堂三楼金色大厅举行记者会，国务院总理温家宝会见中外记者并回答记者提问。二、會議的基本類型3-1981.单项式报告会议2.管理会议3.双式讨论会议：引导式决定式探讨式发表会说明会4.文宣会5.討論會議：研討會解決問題會議決策會議会议管理程序书3-228一、会议管理的理念二、会议体系三、会议实施方法会前会中会后【小结&思考-1】•谈谈我们以前此项的不足和以后如何来加强：•___________________________________________________________•____________________________________________________________•____________________________________________________________目錄&1会议的规划&2会议的执行&3会议的控制&4会议的决议&5会议的追踪各式会议之差异3-202‡形式差异：夜总会批斗会扯皮会‡精神差异甲积极讨论乙细致说明丙声东击西‡气氛差异甲排场乙严肃丙散漫2会议的执行&如何有效進行會議？1.基本功2.角色3.程序4.技巧1、邀请与会者①提供信息者②提供意见者③特殊专长者④能够授权者一、会议主持者的基本功3-203廈門成功大道BRT成敗筆造價數千萬元成擺設2010年12月8日10:35:00福州新聞網2、通知与会者（邮件预约）①常态共享②“黑势力”的拿捏③提前量与身份一、会议主持者的基本功3-203一、会议主持者的基本功3-203‡由重要到不重要——會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。‡由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。‡由容易到困難——讓大家漸漸融入會議進行的節奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。会议议程是需要提出并讨论的问题或项目的清单。它应当简洁、一目了然3、准备议程4、确定地点（会议室使用看板）一、会议主持者的基本功3-2035、安排座位一、会议主持者的基本功3-203451098732161.冤头债主面对面2.源头结局在两边3.内外有别促抱团4.紧紧抓住统筹权6、掌握会议节奏一、会议主持者的基本功3-203事前準備守時履行议程规定休息时间對事评论,不做人身功擊予以真誠的肯定及建议傾聽他人發言-用义正言辞代替阿谀谄媚---善柔一、会议主持者的基本功3-203【小结&思考-2】•谈谈我们以前此项的不足和以后如何来加强：•#___________________________________________________________•____________________________________________________________•____________________________________________________________二、主持人的角色與認知•1.資源整合者2.傳達訊息者3.訓練者4.資訊分析者5.好的聽眾6.監督者7.說服者1.獨占發言——简言,正视自信。2.火爆浪子——能納言,为人服务。3.優柔寡斷——清晰、果斷，三心觉悟。4.加入衝突——中立化，引导正面。5.操控議程——尊重流程，不险恶操控。8、主席注意事项二、主持人的角色與認知3-215【小结&思考-3】•谈谈我们以前此项的不足和以后如何来加强：•#___________________________________________________________•____________________________________________________________•____________________________________________________________三、會議主持的程序1.導入議題—直接2.引出意見—引导3.導出結論—清晰4.歸納要點—精炼5.先聽完他的意見6.整理他與你理解的差異7.徵求其他同事的意見8.告知你非常願意回答9.調整自己的情緒【小结&思考-4】•谈谈我们以前此项的不足和以后如何来加强：•#___________________________________________________________•____________________________________________________________•____________________________________________________________四、主持會議的技巧3-2161.熟悉內容2.精准开场白3.语言技巧4.肢体技巧5.引导发言技巧6.发问技巧7.讨论技巧8.倾听技巧9.记录技巧【小结&思考-5】•谈谈我们以前此项的不足和以后如何来加强：•#___________________________________________________________•____________________________________________________________•____________________________________________________________目錄&1会议的规划&2会议的执行&3会议的控制&4会议的决议&5会议的追踪会议的控制1.方向：当下客户需求是什么？--公司定位、产品定位、管理者定位2.原则：让看到炮火的人做决策；3.空白：垮掉的大公司都有辉煌的过去；4.基调：收入取决于价值贡献而非周边关系；5.判定：抱怨和抗议是弱者的权利6.顺序：财务第一个发言會議前需控制问题3-220•一、會議前•1.目標不明確•2.未規劃議程•3.主持人或與會人選擇不當•4.時間安排不適當•5.資料準備不足•6.開會通知欠周詳•7.硬體設備不當•8.不能準時開始會議中需控制问题二、會議中1.主席一言堂2.與會者不瞭解主題3.離題4.少數人壟斷5.秩序紊亂6.不能準時結束7.大家不能產生共識8.搅局发言要用心，沉默不是金会议中11种消极语言类型行为建议处理方式敌对“这行不通.”“在座的其他人有什么别的看法?”“你可能是对的，不过现在让我们再看看所掌握的事实和证据吧?自以为是“在这个项目上我比在坐的所有人钻研的时间都长……”“我是一线十年的专业，所以……让我们先研究一下事实吧.这方面的另一个权威人士的意见是……长舌妇好像有规定你不能……我想我听到财务经理是这么说的……“有谁能证明这一点吗?”“在没有确定这个消息的准确性之前，我们不能把大家的时间用在这上面。”悄悄话1．用眼神询问或暗示；2．停止说话使全场寂静；3．礼貌地请私语者等会议结束后再继续他们的谈话。沉默/分神读五关报表，东张西望，看手机，坐立不安(暗示)问他们问题来确定他们有多少兴趣,合作性和专业水平，并试着让他们一起参与讨论。假如仍不奏效，在中间休息时再与他们沟通。大嘴巴不断地脱口而出各种想法和问题，企图控制会议进程(打断)你能概括地讲一下你的主要观点吗?我欣赏你的评论，不过我们再来听听别人意见。有趣的观点,能帮助我们理解一下与主题的联系吗?插话别人没说完之前就开始发表意见等一下好吗?让陈红先讲完如何?解释“小李刚才真正的意思是……”小李对于这个问题会这么说的……“让我们听听小李自己是怎么说的吧。小李,来吧，说说你的想法。”“小李，你会这么反应?”“小李，你是否认为他完全理解了你的意思?”业务繁忙重复出入会场,，按受信息，处理突发事件预防措施：将会议地点安排在远离办公室的地方，会议之前询问时间是否恰当，使打扰程度降到昀小。迟到迟到，使会议中断(暗示)宣布一个特别的会议时间(如8：47)以强调准时的必要性，让迟到的人找不到座位，建立一个为大家买茶点的迟到者基金。早退非常遗憾地说他必须去参加另一个重要的活动一开始就宣布结束时间并询问是否有人有时间冲突。参会明星的處理技巧耐心考虑其出发点整理理解的差異徵求其他部门的意見調整自己的情緒會議后需控制问题•三、會議後1.不能確實執行•2.決議事項未落實追蹤•3.追踪后未公布结果•4、对于执行结果未标明组织态度重点事项节点控制表供应商洽谈会节点控制表内容活动安排结果定义责任人底线时间检查人奖惩执行状态投标会确认和客户确认会议时间、地点及参会人，并知会王总韩主任12月5日9点伍秘书10元物料准备准备好电脑、名片、录音笔、照相机（包括电池）伍秘书12月5日10点韩主任10元会前PPT检查检查PPT有无错别字，文档打开是否正常，并做好备份韩主任12月5日11点伍秘书10元会议准备进入并检查会场，接好电脑，放好投影仪韩主任12月5日13：30伍秘书10元发言资料将所有资料摆放好，供王总发言使用伍秘书12月5日13点45分韩主任10元会中会场记录记录王总发言和答疑要点，并做录音和拍照韩主任12月5日17点伍秘书10元客户致谢给客户电话表示感谢韩主任12月6日14点伍秘书10元整理资料汇总投标资料交王总审核并归档伍秘书12月6日16点韩主任10元会后投标报告投标总结，撰写洽谈报告，发送给王总及相关管理人员韩主任12月6日18点伍秘书10元【小结&思考-6】•谈谈我们以前此项的不足和以后如何来加强：•#___________________________________________________________•____________________________________________________________•____________________________________________________________目錄&1会议的规划&2会议的执行&3会议的控制&4会议的决议&5会议的追踪会议的决议3-239決議執行表.xls《一分钟经理人》序号环节要点1明确：2量化可检查：3专人检查：4利益挂钩反馈机制5跟踪：6重视：书面化检查表稽核者持续改进领导重视【小结&思考-7】•谈谈我们以前此项的不足和以后如何来加强：•#___________________________________________________________•____________________________________________________________•____________________________________________________________目錄&1会议的规划&2会议的执行&3会议的控制&4会议的决议&5会议的追踪YCYA跟踪表YCYA决议人决议决议发出时间承诺人承诺承诺检查时间完成汇报奖惩兑现执行状态王总车间地面油漆方案确定2008年1月2日10:40韩安卓1月31日24：00前拿出车间地面油漆方案1月31日24：00前水果基金50元执行中王总制定08年营销计划2008年1月2日9:40武卫宏2008年1月31日晚24：00分前完成营销计划，并分解至各个片区1月31日24：00前水果基金100元执行中王总拿出防坠器销售数量预计及完成预计销售数量所需资源2008年1月2日10:00韩安卓2008年2月5日晚24：00分前完成防坠器销售量的预计以及所需公司资源投入2月5日24：00前水果基金200元执行中王总提交防坠落事业部全体人员08薪资及07年奖金方案2008年1月2日10:30冯金良2008年1月20日晚24：00分前完成08年薪资方案及07年奖金方案1月20日24：00前水果基金100元执行中会议决议执行结果姓名姓名月次月次品牌分品牌分112233445566会议的追踪3-241•超然立场