福建五洲集团行政管理规定(暂行)

福建五洲集团行政管理规定（暂行）第一章日常办公行为规范第一条维护办公区域及公共场所卫生，不在卫生间、茶水间、走道等乱扔纸屑、果皮、废弃物。第二条保持办公室桌面整洁，不放与办公无关的私人用品。第三条上班时间应保持良好的精神状态，不打瞌睡，不观看与工作无关的书刊、网络资讯。第四条正确使用公司的物品和设备，提高工作效率，不能野蛮对待，挪为私用。借用他人或公司的物品，使用后及时送还或归原处。第五条公司内与同事相遇应点头致礼，进入上司办公室主动敲门示意。相互交谈语言文明，严禁在办公区域内大声喧哗或大声争执。第六条拨打电话应注意控制语调、语态，做到语气亲切，通话简明扼要，不得在电话中聊天。工作时间内，不打私人电话。第七条接听电话，勿让铃声超过三遍，迟接电话须表示歉意。使用体现企业的规范用语问好，例如：“您好，五洲集团”等。第八条仔细、耐心倾听对方讲话，不随意打断。准确记录转告电话内容，并及时敦促同事回电。主动协调配合，及时解决问题。第九条客人来访时应热情、主动、有礼貌。若需长时间交谈，应带到洽谈室或接待室，以免影响他人办公。第十条下班离岗前应清理办公桌上物品，文件资料有序摆放并注意保密。未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。第十一条在公司上班时间内或参加公司举行的团体活动时(有要求的)必须统一穿着工作制服，佩戴胸章。第二章涉外公关事务管理第一条外事接待工作的基本原则：认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体、严守机密。第二条除集团公司领导亲自接待的客人以外，其余由办公室安排接待人员配合有关部门做好接待工作。第三条客人来访，接待人员要准确掌握宾客或领导乘坐的交通工具和抵达时间，通知相关单位和人员做好接送准备工作。第四条根据来访者的目的、规模、兴趣、意愿来选择安排参观项目，拟定接待方案，报请总裁批准。第五条实施接待方案，填写《业务接待申请单》(附件一)报批，合理选择客人的用餐、住宿标准。第六条在接待客人过程中，要认真做好安全保卫工作。第三章文书工作管理第一条集团（含各部门）及各经营公司的公文，是传达贯彻集团的经营目标、方针策略的指导性文件，是请示、批复、报告工作、交流经验的重要工具，必须认真做好公文的处理工作。第二条各单位应发扬实事求是、认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。第三条公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室收发、分办、文印、立卷。文件资料应及时邮寄或通知相关人员领取，不得延误。第四条公文处理工作必须实行严格的保密制度，确保公司机密不外泄。第五条公文种类主要有：请示、报告、指示、批复、通知、决定（决议）、会议纪要、函、通报、通告等（其用途、格式详见附件二）。第六条认真做好公文处理程序：1.收文：一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。2.发文：一般包括拟稿、审稿、签发、校对、文印、封发等程序（具体详见附件三：收文处理、发文处理）。第七条公文签发：1.集团公司的文件由集团办公室（或部门）负责拟稿和审核，董事长或总裁（根据其授权范围）签发。2.经营公司的文件由该公司办公室负责起草和审核，原则上由总经理签发，但重大经营决策、重要人事变动（调动）须呈报集团审批。第八条公文办理完毕后，要及时送交有关人员整理立卷，任何人不得私自持有应存档文件。第九条办公室应定期或不定期对公文进行清理，对没有存档价值和存查必要的公文，经鉴别、登记后,报董事长、总裁（根据其授权范围）批准进行销毁。第四章文字打印管理第一条凡以集团公司名义上报下发的文件、报表工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定，以及集团领导批准翻印的文件、材料均属打印范围。第二条公司的文印工作由办公室指定人员统一处理，其他人未经许可不准私自打印、复印、传真及使用文印室电脑调阅公司文件资料，否则视为违反工作纪律，损坏上述办公设备的应照价赔偿。第三条集团公司各部门或属下公司需要打印的公文或资料须经本部门负责人签字，交办公室打印。所打印公文或文件须留壹份办公室存档。第四条办公室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。文稿打印完后，要把原稿和打字清样交给拟稿人校对。拟稿人校对完后应在原稿签字，同时对各种文稿均在打印完立刻清理干净，以示负责。第五条办公室工作人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司规定中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。第六条文件保密等级分为：绝密、机密二种，其它为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。文件只能印壹份，由起草人送有阅文资格的人员圈阅，阅后由起草人收回归档或由阅文人妥善保管。第七条办公室工作人员要爱护电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备，按规定做好维护保养工作和办公耗材领用登记工作。第八条办公室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月底作统计核算，作为各经营公司办公费用分摊依据。第五章印章管理第一条公司的印章、法人章由指定专人负责保管，其中财务专用印章由财务部指定专人负责保管。第二条集团部门印章由部门负责人或指定专人负责保管。印章主要用于部门之间及对集团属下经营公司对口业务部门的沟通、联系。第三条公司所有印章的使用必须填写《签章申请单》(附件四)，按规定的程序报批后再由印章管理人盖章，如违反此项规定其造成的后果由直接责任人员负责。第四条公司所有需要盖印章的介绍信、说明及对外发出的任何公文，应统一编号登记，以备查询和存档。第五条公司所有人员一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况需开具时，必须经集团总裁签字批准后方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向所属公司汇报其介绍信的使用情况，未使用的须如数交回。第六条盖章后若出现意外情况均由批准人负责。第七条属特殊性质的印章应分开保管。如财务公章与财务在银行留存的私人印章应分开保管。第八条凡涉及到经济往来的有关协议及合同签章，实行相关部门与财务部门会签制，并根据集团总裁（或经营公司总经理）的权限报批后方可签章，超过权限的须经集团董事长批准。第六章办公用品管理第一条常用的消耗性办公用品由办公室结合库存及耗用情况制定月度《采购计划单》（附件五）和预算，报集团总裁批准后组织采购。第二条属非常备办公用品或贵重（大额）用品由集团部门或经营公司填写《办公用品（设备）购买申请单》（附件六），经集团总裁或公司总经理（依权限）审批后，按程序组织采购。第三条负责购买办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种适用、价廉物美、库存合理、杜绝浪费。第四条新聘员工的办公用品，由办公室根据部门负责人提供的用品清单负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。其中：非常备办公用品或贵重用品，须经总裁或总经理批准后方可领用。第五条办公用品要建立登记薄，办理验收入库。保管要做到整洁、安全、防火，以防变质或损坏，非保管人员未经许可不得随便进入库房。第六条集团本部或属下经营公司领用办公用品，一律实行登记，由领取人员签字，每月5日前结算上月所领取办公用品的分摊费用。第七章财产综合管理第一条行政财产由办公室统一设簿、设卡登记管理。其中非易耗品的办公用具由使用人员签领后，自行妥善保管。第二条需添置的行政财产由集团部门（或经营公司）提出《办公用品（设备）购买申请单》（附件六）报集团总裁（或经营公司总经理）核准后，根据《物资采购、工程项目招议标管理规定》，交由办公室办理统一采购。第三条行政财产由办公室根据经审批后的部门及个人的配备需求核发。领用人应爱惜、维护、使用得当，不得无故损坏。第四条公司财产未经公司领导批准不得外借。员工不得利用公司办公设备做私事，违者按违反工作纪律处理。第五条员工工作调动或离职，所领用的行政财产应全部交回，不得私自占有或转借他人，否则应交未交的物品照价赔偿。第六条行政财产要定期组织清查盘点，核对账实。损坏或丢失的要查明原因并进行处理后，由计财部门依盘亏、盘盈状况调整财产金额。第七条对无法继续使用的财产按规定填写《资产报废审批单》（附件七）办理报废，或以公开招议标方式出售，并作相应的会计账务处理。第八条公司财产需要维修的项目由使用部门（或使用人）填写《设备维修申请单》（附件八）报总裁批准后实施。第八章会议组织管理第一条公司会议组织分为集团会议、各经营公司会议、专题会议、办公会、部门工作会、上级或外单位在我单位召开的会议或业务会等。以上会议由行政管理部门和相应职能科室协作，做好会务工作。第二条所有会议主持人和召集单位与会人员都应做好会议准备，其准备工作包括拟定好会议议程、提案、报告、总结提纲、发言要点、工作计划、草案、决定决议草案，由办公室或组织单位落实会场，备好座位、茶具、茶水，并提前通知与会人员等。第三条每场会议，都应指定专人进行会议记录，会后进行整理，形成完整会议文字资料或会议纪要，并按序编号分发给有关部门、人员及送档案室存档。第四条为避免会议重复，浪费资源，集团及各经营公司正常性会议原则上纳入例会制，定期召开，根据会议内容，确定参会的人员。第五条对大型会议要提前做出会议策划、会议筹备，并对会议活动细节进行全面审核，务必做到井然有序。会议过程还要对影响会议成效的重点加强管理，确保会议圆满成功。第九章档案资料管理第一条档案是指集团公司在创办、规划、开发、经营及其管理工作中形成，并作为历史记录保存，以备查考的文字、图表、声像等载体的材料。第二条归档范围主要有：凡是本集团公司在各项活动中形成的（含上级主管部门下发、属下经营公司呈送和非隶属公司抄送）能对企业发展、工作查考、经营管理、经验总结、技术交流具有利用价值的文件材料，均应收集归档。第三条归档主要内容包括：重要会议的通知、报告、总结、纪要（记录）、上级主管部门与本公司有关的决定、决议、条例、规定；本公司对外的正式发文与有关公司来往的文书；本公司的请示与上级主管部门的批复；本公司与有关单位签订的合同、协议书；本公司经营管理的工作计划、总结、报告、请示、批复、纪要（记录）；本公司重大活动的剪报、照片、录音、录像等。第四条本公司所有人员，在经营管理活动中形成的各种文件材料，均应根据“归档范围”和“归档内容”如数归档，并且要保持文件的系统完整，经办人与档案保管员进行档案资料（尤其是原件）归档交接时，应列清明细，双方签字以示负责。结案后或工作变动或因故离（调）职时应将经办的文件资料及时交办公室或向接办人员交接清楚，不得据为己有或擅自带走或销毁。第五条归档的文件材料要做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，使用高级碳素墨水，用钢笔或水笔书写，有破损的文件资料要经过裱糊。第六条归档的文件材料份数及每份文件的页数均应齐全完整，同时每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发文件与原件、请示与批复、译文与原文要一一对应，不得遗失。第七条档案管理人员必须谨防档案散失、泄密，确保档案安全无损。第八条因公需借阅档案必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅。一般性档案文件须经办公室主任批准；秘密级以上的档案文件须经总裁批准后方能借阅。第九条借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批复不得复印档案。第十条借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，由使用单位主管签字，集团分管领导批准。第十一条档案借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。第十二条外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总裁批准后方能借阅，但不能将档案带离办公室。需要摘抄档案内容，应经总裁同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。第十三条档案资料管理具体详见《福建五洲集团档案管理实施办法》。第十章车辆管理第一条一切车辆由集团总部统一配置，所有权属于集团公司，列入下属公司的固定资产。各级办公室负责所属机动车辆的管理、监督，确保集团经营管理的需要。第二条集团总部及下属公司必须将车辆所有资料和手续的复印件报送集团办公室存档、备案。车辆保险的认购、年检及交通规费交纳等原则上按属地由办公室统一办理。第三条车辆管理部门和拥有车辆的下属公司，应严格执行集团公司车辆管理规定，建立和健全车