会议管理-会议管理

会议管理案例华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的职业女装，正站在公司即将举行的“新产品新闻发布会”的会议大厅门口迎接来宾。门厅旁有一张签到表，摆着签到表和签到笔。已有来宾到会，但管签到工作的秘书还没到岗，米兰十分着急，正准备催时，米秘书的手机响了，原来是今天大会上最重要的嘉宾、市里主管经济工作的副市长的专车在路上出了故障。时间眼看来不及了，米秘书果断决定让公司正在去电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长，让去接记者的秘书另打一辆出租车去电视台，这样，通过及时的协调，两边的事情都得到了妥善的处理。米秘书刚准备喘口气，手下的工作人员有来反映因预先估计不足，会议的礼品和宣传品都不够了，米秘书又赶紧派人去与大厦的管理人员协调，尽可能地多提供一些车位，然后派下面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品。这时接副市长的车子就快到大门口了，米秘书立即给总经理打了电话，告诉他市长已到，然后面带微笑地迎向大门口。在某地一次地方和驻军联合召开的表彰会上，颁奖仪式正在进行。盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中鱼贯出场，手棒奖品交给在主席台前排就座的领导同志准备颁奖。不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个部队首长的奖品，却递给了下一个位置的地方领导。而排在队伍未尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊慌失措，逃回后台。手上没有奖品的部队首长左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台，首长急得面红耳赤，最后干脆离席退场。由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台。而由于原定的颁奖顺序打乱，领导手拿奖品却找不到来领奖的人。一时间，你问我，我问他，你跟我换位置，他跟我换奖品，主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛被这个小差错一扫而空，而且还造成了不良影响。虽然事后地方领导和会务工作人员一再向那位部队首长赔礼道歉，但此事始终都给双方心里留下了一个遗憾的阴影。[简评]此事给了我们一个深刻的教训。颁奖，一个发，一个领，本是小一桩。但如果认为事小不予重视，只满足于布置过、安排过，而不认真细致地组织实施，那么小事也会出错。并且还会小事变成了大错，影响整个会议的质量。假如我们的会务工作人员，在颁奖过程中，分工负责，分头把好礼仪小姐送奖品和领奖人员的组织这两个关，发现问题，及时协调补救，其结果就大不一样了。第一节会议的特性和种类定义：会议是为了达到一定的目的，把有关人员召集起来共同商议、统一认识的一种工作方式，是行政管理的重要手段。会议流程图学习政策统作分互通情报一出头交流经验认决贯交换意见识定彻会议的要素形式内容程序名称指导思想准备工作时间目的开始工作地点任务正式进行主持者作用结束工作参加者决议的贯彻执行议项结果会议的种类三、会议的种类教材（教材161）（考证196）1依据会议性质和作用划分组织类型2依据会议内容划分时间3依据会议形式划分对象4依据与会对象划分功能性质5根据间隔时间划分议题性质6按层级和效力范围划分规模7按规模划分方式手段8按阶段划分与会者的国籍与议题的范围9国内公司常见会议的种类与作用1、经理例会与特别会议2、部门员工例会3、股东大会和董事会议4、公司年会5、客户咨询会6、产品展销定货会7、业务洽谈会8、新产品新闻发布会会议的作用正面作用：交流信息，互通情况；发扬民主，集思广益；增强友谊，促进团结；统一认识，协调行动；作出决策，部署贯彻。负面作用：费时间和精力费财力和物力信息过多重复滋长不正之风第二节会务工作会务：是为提高会议的质量所进行的准备、组织、管理和服务工作的总称。三阶段：一、会前工作二、会中工作三、会后工作会前准备工作（一）会议议题的安排和处理1、销售二部经理的人选2、东部地区销售活动的总结3、宣读上次会议记录4、销售一部关于内部沟通问题的发言5、下季度销售目标6、公司销售人员的招聘和重组1销售二部经理的人选宣读上次会议记录2东部地区销售活动的总结东部地区销售活动的总结3宣读上次会议记录销售一部关于内部沟通问题的发言4销售一部关于内部沟通问题的发言下季度销售目标5下季度销售目标公司销售人员的招聘和重组6公司销售人员的招聘和重组销售二部经理的人选相关知识1、各种事物的习惯性顺序和本单位章程2、同类性质3、保密性较强练习：议题安排抗非典工作的布置抗天灾（旱或涝）关于对某某内部调查抗非典事迹的学习前期工作总结计划生育出游活动（二）编制会议预案（实物1）：一份详细的会议预案某某会议预案会议名称：主办单位的名称+会议的主题+会议的类型广东技术师范学院教学工作会议可信公司技术训练专题研讨会（筹备方案）一、会议主题：为增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。二、会议的时间、地点：拟定于3月5日上午9:00至下午4:00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8:30报到。三、参加会议人员：公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人，总计50人。四、会议议程：会议由主管副总经理主持。上午：⑴总经理做关于技术训练问题的工作报告。⑵培训部总监专题发言。⑶生产部总监专题发言。下午：⑴分组讨论；⑵人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。⑶主管副总经理做总结报告。五、会议议题：⑴技术训练与提高企业综合部分力。⑵技术训练与技术创新。⑶如何提高技术训练的质量。⑷技术训练方法的再讨论。六、会场设备和用品的准备：准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。⑴总经理的工作报告。⑵培训部、生产部总监的专题发言稿。⑶公司开展技术竞赛评比的计划（草案）。⑷副总经理的总结报告。八、会议服务工作：由行政部综合协调。附：⑴会议通知。⑵会议日程表。会议筹备方案的内容1、确定会议的主题与议题2、确定会议的名称3、确定会议的议程4、确定会议的时间与地点5、确定会议所需的设备和工具，要满足会议的需要。6、确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。7、确定会议与与会代表的组成8、确定会议经费预算9、确定会议住宿和餐饮安排10、确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。（三）请示报批会议（四）成立会务机构1、人数是与会人员的15%左右2、人员素质、专长的搭配、分工3、成立会务机构会务组后勤组资料组保卫组（五）产生会议代表（六）发会议通知（七）会议文件和用品的准备文件的准备用品的准备1、必备用品2、特殊用品3、姓名卡片和会议证件颜色：红、蓝、白、黄四色款式：粘性标签、系带卡片、有夹子的卡片、台签式的卡片类型：代表证、列席证、工作证、记者证、来宾证（八）会场选择与布置1、选择会场的技巧交通便利大小适中设备齐全适用环境适合停车场成本2、会场布置(1）会场气氛（2）会场形状（3）主席台座次排列（4）会场座位划分（九）会议的后勤准备（十）选举、颁奖工作的准备二、会中工作（一）落实报到工作接站报到工作签到并领取文件领取文件1、文件袋2、编号、登记3、清退目录4、特快专递或传真（三）分组讨论编组的方法：一是按地区、单位编组；二是按行业编组（四）会议记录内容：第一部分：会议组织情况第二部分：会议主要内容方法：1、精详记录法2、摘要记录法（五）会场服务（六）选举工作（七）颁奖（八）信息沟通，编写简报（九）会议值班、保卫工作（十）会议的生活及后勤管理工作三、会后工作（一）与会人员的离会工作（二）会议文件的清退（三）新闻发布和报道工作（四）印发会议纪要（五）会议文件的汇编（六）会议组织工作的总结会议经费结算工作（七）会后追踪、反馈、落实第二节会务工作第一节会务管理这里就是莲花风景区了，这次会议就要在这里召开……莲花风景区会务组办公室：王俐：“各位同仁，明天与会代表就要陆续来了，我们今天提前入住，按照李总的指示，一定不能出任何差错，省市旅游部门主管领导、宋董事长和李总经理明天就要到，大会后天正式开始。现在，会务组主要抓紧准备会议资料，确定负责会议记录、会议简报的人员；并拟好相应的意向书格式，会后若有客户要求洽谈合作事宜，也好先签一份意向书，为进一步合作打基础。后勤组要与他们风景区的服务部门加紧配合，一一落实客户的各项服务；特别是会议的值班与保卫工作，那是丝毫差错也不能出的地方，一定要亲自实地审查。下面我先发一份“会议事务处理规定”单，两个组要一一对照落实，填好后交给我，若有什么落实不了的，我好赶紧上报处理。“会议事务处理规定（一）节会议计划检查要点：项目审核备注会议名称会议时间会议主题和议题与会单位和人员人数主持人及工作人员会议资料（一）会议筹备及活动审核要点：议程安排会议应发资料会议记录安排幻灯或录影设备会场预订制作来宾名册纪念品的制作与发放预订回程票会场布置宴会及座位顺序安排新闻摄影酬谢金住宿安排胸章名牌看板和标示板支付食宿费用及出纳会议值班及保卫相关知识：（一）会场布置要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式，体现的意义、气氛和效果均不相同。（1）会场布置方式相对式：主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。教室形会场弦月形会场全围式：不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。半围式：介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、巩桥形。分散式：将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、V字形。其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边还应有休息室。（2）会议座位安排提前安排好会议座位，有利于会议和各项活动井井有条的进行。主席台座次的安排：主席台座次安排，既是一项技术性工作，也是一项严肃的政治性工作，秘书人员一定要极其认真负责地对待。首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单；其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，如下图：⑤③①②④（单数）⑥④②①③⑤（双数）会场人员座次安排：横排法，即按照会议人员名单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列；竖排法，即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列；左右排列法，即将横排法中从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。（3）会场气氛布置会场气氛直接影响到与会者的情绪，这关系到会议的效果。营造良好的会场气氛，是秘书人员创造力和想像力的重要表现。会标将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方，即为会标。会标能体现会议的庄严性，激发与会者的积极参与感。会徽即能体现或象征会议精神的图案标志，一般悬挂于会场前上方中央位置。会徽可以是组织已定徽标，如党徽、国徽、团徽、警徽等，也可以向社会公开征集，如北京2008奥运会会徽“中国印”。其他灯光，要注意灯光的亮度，一般主席台上的灯光要比台下代表席灯光要亮；色调，要注意不同色调会给与会者不同的感官刺激，如红、粉、黄、橙亮丽明快，给人感觉热烈辉煌，适合庆典类会议，蓝、绿、紫庄重典雅，给人感觉严肃端正，适合一般工作会议；旗帜，重要的会议宜在会场内外插一些旗帜以烘托气氛；标语，简洁明快的标语口号能振奋与会