会议管理艺术

会议管理艺术宁波人事局商务部研究院中国会展经济研究中心副主任中德合作重庆海钠会展研所所长重庆工学院教授清华大学会展管理专业顾问应丽君2004-11-21一、开会的重要性二、成功会议管理三、会议组织与管理艺术一、开会的重要性1.会议业概述2.会议的涵义会议业概述理论观点之一：会议经济是市场经济的阶段性产物•每年全世界举办的参加国超过4个、参会外宾人数超过50人的各种国际会议有40万个以上，全世界国际会议的消费总额达到７０多亿美元。间接经济效益：1：9•欧美会议市场份额从８０％下降到家６０％；亚洲市场正快速的发展趋势：会期变短，平均4天，与会人数减少•中国十年内将成为世界会议领头羊1998年34位2004年18位•上海成为世界会议业关注的热点每两天就有一个国际性会议召开，４０％的居民能用英语和老外交流，半数市民有机会接受大学教育，每天有１３万旅客从天上“飞”来，每年入境游客要占本地人口数量的４０％，平均每位居民一天能赚上１２美元。－－－国际会议协会ICCA浙江东南部会议战略子生态上海宁波台州温州南京杭州苏州义乌沪宁杭会议战略生态群图资料来源CEI2003年3月会议业指为会议业直接提供物质、文化、信息、人力、智力、管理等服务和支撑的部门和行业的总称。会议业所包括的部门和行业涉及到第一产业、第二产业和第三产业的众多部门和行业。会议行业国家会议经济会议产业链会议场馆与会者会议企业三大效益会议服务城市会议经济定位5要素•城市经济•城市会议经济水平•场馆•城市会议行业现状•相关产业成熟度城市会议业发展机制环境吸引力效益组织基础政策、经济、社会、基础设施会议知名度、主题、与会者等经济效益、社会效益、环境效益会议管理机构会议行业协会场馆、专业公司和人才、配套服务设施等我国会议市场供需矛盾与新的市场发展趋势•垄断利润走向平均利润，市场秩序逐渐走向规范•会议市场进入由数量级增长向质量型结构性调整阶段的前期•提高会议服务能力成为会议企业市场竞争的法宝，优质服务是企业生存的根基什么是会议汉字“会”：•合、聚合、会合。《书·禹贡》：“会于渭讷”。•会见、会客。谢惠连《雪赋》：“怨年岁之易暮，伤后会之无因”•时机、际会。《后汉书·周章传论》：“将从反常之事，必将非常之会”•为一定目的而成立的团体、组织集会。现代会议的含义：指围绕一定主题、在一定时间和地点由特定的人群聚会而形成的各种类型会议，如国际会议、研讨会、论坛、年会等。会议的特点•群体活动•规定地点•主题明确•时间限制•交流信息为目的会议类型①Convention:会议②Congress：大型会议③Conference：专业会议、学术会议④Meeting：大会、集会、聚会、研讨会⑤Group:小组会议、培训班大型会议（Congress）一．大型会议：①大会；专业人员代表大会②（美国等国）国会、议会；国会（或议会）会议（期）③聚会、会议举办条件：1、多数在不定的地点、在一定的时间内举办的人数较多的聚会。2、题目限定在一定的范畴之内3、每次举办的含有多种的交流方式。⑴导入式的讲演⑵采取开放式的交流沟通形式4、大型会议的规模大、组织复杂、筹备期长、组织工作的水平较高。5、场馆要求高6、对技术和人员的服务要求极高7、参与者为企业公差或个人自愿国际会议：Internationalcongress1、定义：至少四个国家参加的大型的会议称为国际会议。德国对“国际会议”按以下三个标志来加以界定：在德国的国际组织的成员举办的国内或国际组织共同举办的德国国内与国际机构共同在德国以外举办的2、国际会议的基本标准：参会者会期由不同的专业服务构成筹备时间备注：综合性的、较长的准备期是对举办会议活动计划的必须条件中、小型会议举办特点：中、小的规模举办期较短题目选择有限目标的确定和题目的确定与大型会议大同小异通常只举办一次计划和准备时间要求不多“中、小型会议”,以国内与会者居多组织工作和场馆的要求不高交流对话的方式简单中小型会议的基本标准：参加者会期会议服务的内容不复杂计划周期会议举办的基本条件•较好的基础设施•国际性的场馆•四通八达的公路网络•酒店等接待能力•酒店综合信息•旅游资源丰富•城市环境优美•第三产业发达•定票系统先进波纹效应－开会的重要性－－信息就是权利精神领袖价值理念价值.体验价值第三方认证价值信息传播价值二、成功会议管理－－需要有效的组织技巧导致会议举办效果不佳的六大误区•主题不明或者多个主题•过程控制松散•缺乏权威主持人•会议主导者误导•群体冲动决策•与会者角色含糊会议产品通过会议举办活动由会议组织机构开发的一种产品，是由会议组织、与会者、会议场所、会议服务4个基本要素构成的服务，具有主题性、无形性、生产与消费同步性、易逝性和体验性等五大特点。主题性会议以主题为产品设计的前提。无形性区别于工业产品有形性特征，会议产品因一个主题概念而存在，因提供会议服务而产生效益，其服务主体是由人的行为构成。时间性会展服务产品不可能用仓储的杠杠来调节市场，服务产品一旦被出售或者消费，其价值就永远消逝，因此具有很强的时间性。体验性举办活动的服务于消费同时进行。服务质量很大一部分取决于服务者和消费者接触的一刹那MomentofTruth(真像时刻)。波动性服务质量因为服务提供者和消费者双方的个人因素发生变化波动。会议服务产品开发和生产过程——产品开发（价值设计）——产品生产（组织服务）——产品销售（会议营销服务）——现场服务（会议消费服务）——绩效评估（服务评估）会议成功的两大定律会议产品设计定律“六一律”――主题、类型、场所、时间、人物、价格会议举办定律“三一律”――时间、地点、人物判断会议是否成功的2种方法•会议组织效果：预期目的是否实现了比如：解决了什么问题？做出了什么决策？方案或者决策有无创新？•会议过程控制效果：会议管理能力与水平的体现比如：问题是如何解决的？决策是如何做出的？人们对会议的感觉如何？大家是否机会均等地参与会议还是某个别人操纵会议？开会愉快吗？与会者得到激励了吗？会议上是集思广益还是一言堂？我们需要什么?各类提议：筛选筛选标准会议详细的目标起草计划大纲环境研究竞争问题先例或类似案例信息收集日期费用与税收场地人员系统地详尽计划财政计划预算收费收入赞助者投资现金流转操作性计划操作来源团队，人员场地，场馆物流设备进度表卫生防预，安全和保安市场计划市场调研促销与公关市场进度表反馈：讨论计划组织与准备会议发展准备活动，确定时间下限会议执行操作，控制与活动会后工作闭会，评估，反馈与记录，奖励目标会议准备流程图会议类型一览表１．为资讯分享ａ．员工会议ｂ．紧急会议ｃ．常设委员会ｄ．专题讨论会ｅ．教学式会议2.为达成决议与解决问题ａ．集思广益式会议ｂ．单一问题讨论会议ｃ．电子邮件会议ｄ．书写议事会议ｅ．最佳决议斟酌会议3．为激发创意ａ．各抒己见会议ｂ．旁观者清会议4．为资讯分享ａ．贴布告式会议ｂ．排树状图会议ｃ．集思广益状况排除会议5．为混合不同议事法之好处ａ．３Ｍ公司布告法ｂ．集思广益座谈会ｃ．“旁观者清”兼与顾问讨论会·固定费用项场地设施费·讲演者酬金，旅费和餐费·市场开拓费（宣传手册，邮寄广告，新闻稿，广告，记者招待会）·办公费（电话，传真等）·视听费·租用费（如家具，设备与灯光）·展览费·人员劳务费—全体服务人员·路标，鲜花和其他用来制造气氛的项目·运输费·保险费·审计费·非固定费用项·餐饮·住宿·娱乐·会议装备（如文件夹，徽章等）文件费（如材料邮寄，注册）三、会议组织与管理艺术主持人主管人员与会者记录人主持人角色定位：会议服务者任务：是引导与会者把注意力集中在主题上角色原则：灵活性、适应与会者需要角色基本素质：•个性•经验•环境营造技巧•把握与会者特点•把控会议讨论的能力•协调性•对议题较熟念•负担较多行政与社会责任•社会地位较高•具有领导力•声音洪亮主持人应该做什么和不应该做什么？三大本职工作•如何让与会者把注意力集中到同一个问题和过程上来•如何保护与会者不受到攻击并保证每个人都能够参与•如何保持中立和建立信任四个关键工作•对开会方法和议程提出建议•鼓励与引导参与•帮助与会者寻找双赢方案•协调会议前后的有关工作9种技巧•清楚阐述自己的角色•会议开始前让大家对讨论的问题和程序取得一致•不提出自己的意见，也不评论他人意见•不回答有关会议内容的问题•态度积极――鼓励大家畅所欲言•不要讲话太多•始终不偏不移•支持记录人工作•不怕出错•帮助教育大家成功会议策划15问1.围绕什么主题开会？2.会议规模多大？与会人员多少？让谁参加？3.与会者由哪些部分构成？4.开一个什么类型的会议？5.要让与会者采取何种方式和程度介入？6.会议在哪儿开？7.会议室如何布置？8.每个人在会议中的任务和职责是什么？9.谁有权最后决策？10.会议上采用什么方法进行讨论和决策？11.会议开多长时间？12.是否列出议程表？13.有必要做会议陈述？14.以什么方式记录？15.如何决定任务、期限和任务？成功会议组织锦囊1成员甲16%成员乙11%成员丙5%成员丁11%会议记录员5%主席52%常用发言时间的分配＜成功会议组织锦囊2＞良好的发言时间分配图成员甲15%成员乙15%成员丙15%成员丁15%会议记录员15%主席25%＜成功会议组织锦囊3＞“日式无异议决议通过法”１理清问题与议事目标２．咨询所有关系人意见；筛选出较好的意见３．比较所筛选出的意见＜成功会议组织锦囊4＞能够有效地达成决议１．用“足够多“的时间检视困难所在，并使与会者达成共识２．列举或图示个案并开始讨论３．客观比较个提案优劣，避免意气之争４．估计个提案获益率５．评估有无采集更多参考资料的需要。如需要，议定搜寻方向６．征求反对意见７．以中立角度检视正反意见８．寻求与会者对个提案的认同要点９．对议案做适当的修正与妥协10确认议事结果11组成或指定议案执行的督导单位成功会议主持锦囊5■不压制相左的意见■消融自以为无懈可击的错误观念■能够合理化地逃避问题■避免在负面刻板印象下做决定而导致的可能危机集思广益成功会议主持锦囊6如何发挥影响力发挥影响力的方法：以下三点有助于组织简短的发言。让与会者可以清楚地、有结构地、符合逻辑地陈述其意见，并佐以证据，最后要求其他与会者回应其发言。１．针对重要问题分析或者提供解决之道（至少三点）２．利用下表组织各项意见。每项意见的发言时间为３０－６０秒３．会议开始前演练数遍（声音要洪亮），思考有无需要改进之处＜成功会议主持锦囊7＞预祝培训圆满成功联系方式应丽君（馥蔓）商务部研究院北京安定门外东后巷28号100710电话：01064216611381091156913996170001E－mail：[e-mail]