会议组织培训教程

二00九年十一月二三日会议组织培训教程集团总经办第一节会议概述第二节会前准备第三节会务实施第四节会后总结第五节大型会议中的会务工作第六节电话会议的参加与组织第一节：会议概述（一）、会议会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。会议的十大要素序号会议要素概念1会议名称包括：会议主办单位或会议范围、届别、会议的主题以及会议的类型。在实际工作中有的是可以被省略的2会议时间包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间3会议地点指会议的具体地点（二）、会议要素序号会议要素概念4会议主持者指主办部门、主持会议的领导人5会议参与者指会议的出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员6会议议题会议的主要议题和其他要讨论的问题7会议的形式会议进行的具体方式方法，如讨论、座谈还是协商8会议的文书包括书面会议通知在内的一切会议书面材料9会议的结果会议形成的结论、具体议题的解决办法、确定的承办部门以及具体落实步骤10会议的费用小型会议是指用于会议的必要支出续表1、按照会议的规模划分会议特大型会议大型会议中型会议小型会议微型会议指千人到数千人至万人参加的会议指百人左右到数百人至千人参加的会议指数十人至近百人不等的会议几人至十人不等参加的会议指万人左右到百万人参加的会议（三）、会议的不同分类按照会议的内容含量给会议划分类型，实质上是根据某次会议讨论议题的情况来划分。依据这一标准，可将会议分为两类：2、按照会议的内容含量划分（1）、综合性会议。综合性会议指一次会议要讨论和研究多方面的问题。这一类会议往往因为内容含量大、涉及面广，故而要求准备工作要做的扎实、细致，会议召开的时间也较长。（2）、专题性会议。这类会议一次只集中解决一方面的问题，讨论研究一方面的工作或事情。会议议题具有单一性或专一性。如××经验交流会；×节日庆祝活动会；当然，这类会议在一个集中的议题下面根据所涉及具体问题、工作、事情的不同，可以分若干方面进行讨论和研究。（1）、定期会议。指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召开的会议，亦称例会。如办公例会、早会、检修晚会各种定期召开的经验交流会、讨论会等。3、按照会议召开的时间划分（2）、不定期会议。根据组织开展工作的需要，随时要召开的会议。如××紧急会、××工作布置会、研讨会等。按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分或企业从总部到分公司划分的，比如集团公司2008年年中总结会、型材公司2008年年中总结会分会场、***海螺办公室列会。4、按照会议的级别划分会务工作的具体内容无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。办公室工作人员在会议的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。第二节会前准备会前要做的充分的筹划准备工作包括以下五个步骤：明确要点准备议题安排会议议程通知开会会场准备明确要点做常规会务，首先要明确领导开会的目的、任务、内容、中心议题，参加人员、会议地点、会期。作为例会，常常是在上一次会议结束时有所交代，应当用心留意。准备议题围绕了解到的议题，要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。有的要先做会前调查，以掌握有关的统计数字、群众反映和有关的能够充分说明问题的资料。质量高的工作会议，应当不讨论事先无准备的议题，这是会务工作的第一条原则。会务人员应该做好两方面准备：准备参加会议讨论的人，应当事先知道议题，并为自己在会上讨论的发言做好充分准备要为议题的最后议决准备好必要的材料，也就是要为会上讨论的问题准备好充分的材料要求在可能的情况下，例会前将有关材料发到与会人员手中安排会议议程因为会上要讨论的问题不只一个，所以，要根据事务的轻重缓急，安排好议程。科学地统筹安排会议议程是会务工作的第二个原则。在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。会务人员也要科学安排工作会议的时间。会议最好安排在上班开始半小时后，工作会议时间一般不超过100分钟，中间安排一次短暂休息通知开会会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话通知和书面通知。会场准备会场是在发会议通知之前就定下的。小型会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设备，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录用纸即可。要求会场准备工作原则就是会场宁略小而勿失于大会场座位的不同排列是根据会议需要来设计的会场布置要与会议主题、性质一致安排会务人员在外候会，或准备好牌子，写清正在开会，在什么时间结束，请勿打扰在会议召开前检查会场的桌椅、话筒、录音等设备，还要留意消防、安全因素会场准备的要求第三节会务实施1、签到和检查会场与会者进入会场，要检查核对与会人员到会情况，清点人数，弄清缺席人及缺席原因，然后报告会议主持人。还要提示和保证与会者就座于适当的位置，以便会议按时召开，并将会议出勤情况如实记录。2、集中精力，做好会议记录会议记录要求准确、清楚、简洁。所以做记录的会务人员，要事先准备好记录用纸，要熟悉与会者发言的口音，做好会议记录。3、服务性工作小型会议上，一切会议服务都是由一名会务人员来做，不另安排服务员。会议中，会务人员要做好以下工作。适时挂图、分送材料、放投影、录音录像做好会务，接待随时找人安排人员随时为与会代表准备茶水、毛巾等适当为领导提供提纲等必要文字材料要求4、协助会议按议程进行并形成会议结果在会议中的一项重要的组织工作，是辅助领导或主持人按议程进行会议内容并协助对会议所有议题形成结果。按议程进行会议内容是避免无限期地讨论一个问题或者离开原定议题。还要敦促会议形成结果，比如讨论的问题要形成相对一致的意见，明确要做的工作最后由谁主抓或承办，一些事项的具体办理方法以及督办方法等。第四节会后总结在会后的善后和落实工作有以下四部分组成。档案归档在会后的善后和落实工作的四个部分及时清理会议室，使一切复原，以便其他会议正常进行及时下发会议文件，并对会上布置的工作做好催办材料整理整理：及时整理有关会议材料、如纪要、简报、决议或决定，其中包括要领导审阅签字的，要领导签发并递送有关宣传部门的，以及要在机关内信息简报上交流的内容。归档：一切会议材料，要及时按规定格式整理好，做好归卷工作，以备存档。第五节：大型会议中的会务工作要开好一个会，尤其是大型会议，精心的准备和组织，是开好会的重要保证。一般大型会议的会务人员很多，会议筹备部门和会务工作人员常是由与会各单位暂时抽调来组成的，一些重要的、需要早动手的工作，也是由主办单位负责会务的同志提前落实的。一、会议的“前站”大型会议的议题是由领导中枢决定的，办公室人员的工作，是根据会议的规模范围，组建好会务班子，即大会筹备处（临时性会务人员机构）或叫会务人员处、会务组等等。大型会议的筹备处由会议的主办单位主抓并负责组建会务班子。一般会务工作人员分为四套班子，即：会务人员组、行政组、宣传组、保卫组。会务人员组在会前的工作（一）、撰写会议方案和所需的会议文字材料1、大型会议方案中主要明确8项内容：大型会议方案的内容方案的内容概述确定会议议题凡是开会，工作人员人员都要协助领导确定或者选择收集到的议题，有时为防止意外还要另外准备一到两个备用议题。一般而言，总是先有了议题，才决定开会，然而实现情况是复杂的确定会议名称会议的名称应根据会议的议题、性质在会议方案中明确拟定确定会议的时间一般要视会议议题的复杂程度、重要程度、紧急程度而定，力求做到紧凑而有效，避免不必要的拖延与浪费方案的内容概述确定与会人员包括会议出席人、列席人、特邀人员确定会议地点结合与会人员的人数、范围、会期长短、分布地区，本着精简节约、方便工作的原则选择对大多数与会人员方便的地点拟定会议议程和日程议程和日程是两个不同的概念编制会议经费预算编制经费预算要本着节约、节省的原则将会议期间的每一笔开支详细列出，报经有关领导审查后确定拟订会议文件材料的准备办法以及会议组织和具体分工主要包括大会发言材料、会议日程表、全体参会人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论专题和分组讨论场所、作息时间表、会议参阅文件、会议下发材料续表2、议程和日程：会议议程指对已确定的议题列出讨论的先后顺序，是安排日程的前提和基础。会议日程是结合会议议程对会议期间的所有活动作逐日的具体的时间安排，以保证会议的正常进行。其中对会议议程和日程的安排尤为重要。会议议程拟定的合理与否直接关系到会议能否实现预定的目标、取得预期的效果，也关系到能否高效率地召开会议。日程的确定是结合已确定的议程将会议议题的讨论以及会议期间的其他活动按日排列，以便会议中的所有活动能够有条不紊地进行。3、落实大会发言人、发言内容及时间，以确定和组织撰写、修改、审阅大会的典型材料、发言等，以便具体安排会议日程。4、落实文件材料的打印、校对、装订工作。5、编制“会议手册”，手册内容主要是会议名称（会标）、会议时间（安排）、文娱活动、作息时间，大会发言程序、讨论时间地点等。6、准备与会人员名单与通讯地址联络方式的表格，用于编制大会名录。（二）、行政组在会前的工作行政组在会前的工作包括以下八部分。1、印制会议胸卡或代表证、工作证、服务证、资料袋、座签等。2、发送会议通知。大型会议的会议通知内容比较复杂，除了要通知的时间、会期、地点、内容之外，一定要加上回执单，回执单一般采用表格式，主要填报所有参会人的姓名、性别、职务职称、民族、年龄、会后返程交通要求等等，有的学术性交流会还要提交论文题目。会务人员通过回执单的统计，可以掌握与会人数、早做安排。因此，会议通知要考虑到往返时间，早发为宜。3、准备必要的请柬和给领导人的会议邀请函，交给会务机构领导。4、安排会议食宿。食宿安排的总原则是让与会人员吃好、住好，又不可造成浪费，一般不同的会议会有不同的规格，要尽可能安排好。住宿的安排一定要将工作做细，以防不经意间出现厚此薄彼的现象，造成矛盾。5、安排会议场所。包括主、分会场、讨论场所以及文娱场所。会务人员人员一旦确定了会议召开的具体地点，就应在会前将会场按会议的要求布置好。要按照会议的要求对会场大小，灯光设备，通风，会议驻地的交通，购物，休闲及其他辅助设施等情况进行检查落实，并对主会场、分会场以及小组讨论场所进行合理布置。6、安排会议医疗保障工作。医疗卫生方面的准备包括伙食、饮水、住宿、会场、周围环境和个人卫生诸多方面。要安排有经验的应急医务人员，准备必要的急救药品，对饮食、环境卫生做必要的检查和处理，清除隐患，保证随时提供应急医疗服务。特别要考虑到可能出现的突发性疾病，应给予及时的救护，也要注意防止流行性疾病的发生。7、安排文娱活动、往返需用车辆、车场、司机及司机的活动。如果会期较长，为丰富生活，调节高度紧张的工作状态，在会隙或晚间，常要安排一些文娱活动。无论是安排的电影、舞会、音乐会、健身活动或观光等等都应在会前落实到位，从时间、内容到交通安排等都不容忽视。目前会议用车一般采用租用运营车队的方式，只要事先商定好具体用车时间，不必考虑停放车场和司机的安排。8、订购参会人员会后的车船航票。现在一般都是会务委托驻会的饭店解决定票问题或直接采用网上预定方法。（三）、宣传组的会前工作宣传组的会前工作包括以下两部分。1、宣传会议的意义、目的、任务和要求，联系安排必要的新闻报道采访，并自行组织拟稿采访。2、设计并定制会标、会徽、会议宣传性标语、牌匾、专栏和宣传展板。（四）、保卫组的会前工作主要负责会议安全保卫工作的检查和落实。保卫组应注意必要的值勤、岗哨、门卫、消防、安全门、特殊事件处理等安全工作的准备。有的还要考虑主控室和有关安全保卫设备的使用工作。二、会中的各项会务工作会务人员组候会制度：候会就是等候参与会议的具体议程。有些会议，议题繁多，必须参加后一议题讨论的代表如果与前一议题无关，会务人员人员必须通知有关人员在指定的时间到指定的地方等候，保证会议前后相接，既可节省时间、又不至于使会议秩序混乱，保证各议题讨论的紧凑，又避