行政公文常见格式错误

2常见错误剖析(一)眉首常见错误。(二)标题常见错误。(三)行文错误。(四)附件错误。(五)主题词错误。3（一）眉首常见错误1.缺漏秘密等级。2.紧急程度标识不规范。按照规定，公文的紧急程度，标识在版心右上角第1行。4（二）标题常见错误。主要有：文种重复、缺少文种、错用文种、介词连用、错用标点符号、用词不当、回行不当等7种常见的错误。51.文种重复。行政机关公文种类主要有13种。在文种使用中，除转发、批转某机关的公文必须使用“通知”作载体外，如果公文标题中同时使用两个文种则属于文种重复。重复使用文种的情况多是把“意见”和“通知”同时使用，或把“意见”和“函”同时使用。例一：《印发广东省xxxxxx工作实施意见的通知》例二：《关于对xxxxxx的决定的修改意见的函》6例一：《印发广东省xxxxxx工作实施意见的通知》，用“通知”来印发“意见”，造成文种重复。标题正确写法应该是《关于广东省xxxxxx工作实施意见》。例二：《关于对xxxxxx的决定的修改意见的函》中，“意见”与“函”同时使用，也属于文种重复的情况，正确的写法应该是《关于xxxxxx的决定的修改意见》。72.缺少文种。如《转发国务院关于同意广东惠州港口岸扩大开放有关问题的批复》，标题中的“批复”是国务院批复件的文种，省政府转发国务院的批复应当用“通知”，正确的写法应该是《转发国务院关于同意广东惠州港口岸扩大开放有关问题批复的通知》。84.介词连用。在公文标题中最突出、最常见的介词连用是“关于”和“对”。如《关于对部分港商投资电厂要求提高上网电价问题的复函，“关于”和“对”这两个介词中应删掉一个。95.错用标点符号。《关于中等职业技术学校进一步推进实施“双证书”问题协调会议纪要》《关于印发〈广东省加强建设工程项目开工管理的若干规定〉的通知》《关于进一步办好我省内地西藏、新疆班的意见》以上标题中的双引号、书名号、顿号全部都应该删除。103.错用文种。《关于廉江市流沙港装卸点恢复口岸运作的复函》这是以省政府名义答复湛江市政府和省口岸办的请示事项，只能用“批复”，不能用“复函”。116.用词不当。转发上级政府办公室（厅）以及本级政府有关部门文件的，标题应写为“转发xxxxxx的通知”；根据本级政府领导批示用办公室名义下发文件的，标题应写为“印发xxxxxx的通知”。127.回行不当。公文标题需回行时，要做好词意完整，不能把完整的词拆开。例如：关于惠州市2009年国民经济和社会发展计划执行情况与2010年计划草案编制情况的报告标题中的专业述语“国民经济和社会发展”是一个完整的词，却被分成两行排列，这不符合公文标题的回行要求，为了避免把完整的词拆开，又使标题排列更加对称美观，应当把“发展计划执行情况”8个字移至上一行。正确写法如下：关于惠州市2009年国民经济和社会发展计划执行情况与2010年计划草案编制情况的报告13（三）主抄送机关常见错误主送机关和抄送机关是行政机关公文的两个构件，有时抄送机关可以没有，但主送机关一般情况下必须具备。1．主抄送机关重复。如惠市发改[2009]192号文，主送机关是“惠东县人民政府”，在抄送机关中又出现“惠东县人民政府”。2．使用机关简称不规范。“市民族宗教局”写成“市民宗局”。14（四）正文常见错误。1.行文规则错误。2.错别字。3.错词。4.语法、文字表述错误。151、行文规则错误。国家行政机关公文不应向地方党委作指示、交任务。如“市级人民政府对信用社管理的主要职责：一是督促信用社贯彻执行国家金融方针政策，加强对信用社党的领导和思想政治工作，引导信用社坚持为｀三农'服务的经营宗旨……。”因各级政府都不领导党的任何组织，应把“加强对信用社党的领导”删去。162.错别字。错别字多为疏忽大意造成，如不能及时发现和纠正，往往导致印发的文件重印。错别字主要有以下几方面情况：（1）字形相同或相近的错别字。如“借鉴”写为“错签”;“纪委”写为“经委”;“鱼、虾”写为“渔、虾”等。（2）音相同或相近的错别字。如“偏僻”写为“偏辟”;“签订”写为“签定”;“举一反三”写为“举一返三”;“通信”写为“通讯”;“报道”写为“报导”等。（3）音同形近而义不同的错别字。如“录像带”写为“录象带”;“部委办”写为“部位办”;“鉴定”写为“监定”等。173.错词。容易用错的词主要有：（1）截止—截至。“截止”和“截至”均为动词，二者在用法上有区别。“截止”是不及物动词，后面不能带宾语。如果“截止”出现在时间之前，需加一个介词作补语或名词性词语用冒号，如“截止到7月10日上午，已有80人报到”、“截止到7月9日，报名参加大会采访报道的媒体共90家”;“截至”用于时间之前，不能用于时间之后，如“截至7月9日，已有7个省区报到”。18（2）制定—制订。“制定”与“制订”的主要区别在于：“制定”强调法规等的定型和拍板定案，强调动作已完成;“制订”强调方案、计划等形成过程。“制定”的对象多是路线、方针、政策、法令、规章制度等;“制订”的对象多是方案、计划、规划。“制定”突出法律、规章等表示抽象和大方面者居多;“制订”表示具体形象者居多。如“研究制定现代粮食流通业发展规划”。这里“制定”的对象是“规划”，不符合“制定”的用法，正确的写法应该是“制订现代粮食流通业发展规划”。19（3）其它—其他。根据国家语委有关规定，在法律法规和公文中统一用“其他”，不用“其它”一词。（4）公布—发布。根据立法等有关规定，法律、行政法规用“公布”，决定、命令用“发布”，均不使用“颁布”一词。例《广东省人民政府关于若干临时行政许可事项的决定》“……自公布之日起施行。”，把“公布”改为“发布”。20（5）按照—遵照。“按照”和“遵照”主要区别：一是在感情色彩和使用范围上不一样。“按照”是中性词，使用范围较广，通用于各种文体;“遵照”有遵奉依照之意，带有尊重色彩，后面的名词多为上级、长辈的指示、教导等。二是词性不同。“按照”是介词，“遵照”是动词。如“按照xx同志的指示精神……”，“按照”应改为“遵照”。21（6）报道—报导。公文中统一用“报道”，不能用“报导”。如“宣传部门要加强对疫情的新闻报导管理，……”，“报导”应改为“报道”。错别字：有被无患。录用手续很烦琐。22（2）语意不清。如：“2009年1至8月，惠州吸收香港服务项目25个，占港商投资项目28.5%;实际利用港资2.5亿美元，占23.9%……”，第二分句中的“占23.9%”是指占港商在我市利用外资的23.9%呢？经核实，正确的写法应该是“实际利用港资2.5亿美元，占我市实际吸收港资的23.9%。”23病句·成分缺失在目前的杭州，野鸭增加的时候，到这里来过冬的越来越多了。•病句·子母项兼容这里有很多人、男人、女人。•病句·语意混乱他们即使很愿意也不愿意来。•病句·逻辑混乱有的上班随便串岗的人必须严厉处罚。•病句·双重否定在他没有出生以前•病句·前后矛盾从上海到杭州，只用了3个多小时不到一点的时间。•病句·语意重复他们姐弟俩被同台受审•病句·生造词语偶们喜欢你。天气粉好。•病句·歧义还欠款五十元。245.数值范围表示错。如：“惠州征集的男兵为2009年年满18至20岁……”，“18至20岁”表示错误，正确的写法应该是“18岁至20岁”。如“惠州市发展和改革局经费预算，按……2—2.3%核定”;……”，“2—2.3%”表示错误，正确写法应该是“2%—2.3%”。256.数字表示错误。（1）没有按规定使用阿拉伯数字公文中的数字，除成文日期、部分结构层次充数和词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩词句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字表述。如“（肝吸虫病）流行区人群平均感染率达16.42%，其中约三分之二的感染者出现不同程度的肝胆系统、……症状，……”，“三分之二”表示错误，正确的写法应该主“2/3”。264.语法、文字表述错误。（1）句子成分残缺。“加大乡镇渡口渡船更新改造工作。”“加大”是谓语，后面都是定语，整个句子少宾语，所以应在“工作之后加上”“力度”两字作宾语，应改为“加大乡镇渡口渡船更新改造工作力度。”27（2）小数点之间的数字位置拉开。由于用电电脑录入汉字时是在全角状态下进行，如果遇到小数字，电脑便默认为标点符号，后面自动空了一格，使一个数字变成两个数字，这种情况在文稿中经常出现。如：“2009年财政核拨市发展和改革局专项经费150万元，其中专家评审和论证费35.8万元……”，“35.8万元”表示错误，正确的写法应该是“35.8万元”。28（3）数字回行。根据公文中的特点，公文中的数字不能出现回行的情况。如:把“1111.99亿元”写成“1，111，99亿元”，数字回行是错误的。297.年代表述错误。（1）凡涉及“建国以来”或“建国多少年”等字样的，为避免产生异义，应规范表述为“中华人民共和国建国以来”或“新中国成立以来”。（2）非本世纪的年代，应将所属世纪写出。如“上世纪八十年代以来，我市……”，“上世纪八十年代”表示错误，正确写法应该是“20世纪80年代”。308.引文错误。引文应当先引标题，后引发文字号，再次出现时可直接引用发文字号。319.结构层次表示错误。公文结构层次序数是：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第二层为“（1）”。比较常见的错误是没有严格按照层次表示方法表示，有的第一层用了第二层或第三、四层的表示方法，有的是从第一层表示就直到第三或第四层表示。3210.没有正确使用计量单位。根据《国务院关于在我国统一实行计量单位的命令》（国发〔1984〕28号）和1990年国务院第65次常务会议批准的改革我国土地面积计量单位的名称采用：平方公里、公顷、平方米，而不用亩、万亩。3311.标点符号错误。（1）表示概数不要用顿号隔开。如“目前惠州潼湖侨场归难侨居住的仍然是上世纪六、七十年代安置时，……”，“六、七十年代”表示错误，正确的写法应该是“六七十年代”。34下雨天留客天留人不留王叔叔亲了我妈妈也亲了我35（2）没有正确使用引号。引号一般用来标明行文中直接引用的话，引号还用来标明需要着重论述的对象或具有特殊含义的词语。“并坚持做到不为亲朋好友开绿灯走后门”这里的开绿灯、走后门并非本意，具有特殊含义，要加上引号。36（3）缺漏标点符号。公文中第一层次标题不加标点符号，第二层次以下的标题均加标点符号。例如：一、基本原则（一）先行先试，奋力争先。抢抓机遇，……。（二）立足当前，着眼长远。即以……，……。（三）整体推进，重点突破。根据……，……。3712.其他问题。（1）关于简称的规范用法问题。简称也叫缩略语或略语，一般采用名称和词句中的关键语或语素组合而成。在公文中使用简称，特别是对在文中多次出现的字数较多的名称和词句简称，可以使得行文简洁。在公文中规范化的简称可以直接使用。所谓“规范”：一是明文规定的，如《国务院机构简称》规定的机构名称的简称;二是社会约定俗成的，如纪委、高考、非典等等。38（2）关于出现“以后”、“以下”时是否需要加括号说明问题。根据国家有关规定，法规和公文中所称“以上”、“以下”均含本数或本级，没有必要再作说明。如“具体建设项目占用国有未利用土地，在广州、深圳市20公顷（含本数）以下，在其他地级市5公顷（含本数）以上”，“（含本数）”应该予以删除。39（五）附件错误附件标识不正确：附：1.《惠州市轨道交通规划建设工作方案》。2.《广东省高等职业学校设置申报审批程序》。正确的表述是：附件1.2.将附件名称后的句号、书名号删掉。