行政公文第十章

第十章函、意见、会议纪要的写作一、适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。二、函的分类1、按内容分：⑴商洽函——平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。⑵询问、答复函——指不相隶属机关之间互相询问、答复处理有关问题的函。⑶请批、批准函——向不相隶属的业务主管部门制发的请批函。函2．按照文面规格，函可分为公函和便函。公函——按一般公文格式和要求行文。便函——格式灵活、简便，写法较自由，可不写标题、不编文号。便函不列入正式文件范围。3．按照行文方向，函可分为去函和复函。去函——也叫来函、发函，即主动发出的函。复函——是针对来函所提出的问题或事情，被动答复的函。3、写法（1）标题：发文机关名称+事由+文种A商洽性函：关于商请……的函B询问性函：关于询问……的函C答复性函：关于同意……的复函D请求性函：关于申请……的函（2）正文：A类：商洽事项+协商、诉请语气的结束语（“妥否，请函复。”等）B类：询问事项+答复要求（或结束语）（“请研究函复。”或“盼复”等）C类：引述来文并表明态度+答复事项+结束语（“特此函复。”等）D类：概述情况+请求事4、写作函的注意事项：（1）文种的选用要正确。（搞清请求性函与请示，复函与批复的区别）（2）内容要简洁。（一函一事）（3）措辞要得体。5、复函与批复的异同：（1）相同之处：A、回复性公文；B、被动制发的公文。（2）不同之处：A、概念上区别B、行文方向上区别C、重要程度上区别6、邀请函例文关于出席××××研讨会的邀请函四川大学王大江教授：最近，国家××部××××科学研究院批准××××课题研究的项目。经商议，定于九月下旬在四川省成都市召开该项课题第一次研讨会。现将有关事项函告如下：一、会议报到时间：2012年9月28日下午2：00二、会议地址：成都市金牛宾馆会务中心三、联系人及电话：[phone]特邀请您届时出席！××××研究中心（盖章）2012年9月15日商洽函、发函关于商请派车运送民工的函XX省交通厅：为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回家过年，我们组织了民工运送专门车队，但由于我们运力不足，车辆不够，不能满足民工的要求，特请贵省派出大型客车20辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。妥否，请尽快函复，以便办理有关手续。XX省交通厅XXXX年X月X日［析评］这是一则商洽函。正文的原由部分，开门见山，陈述要旨，继而提出要求。文末一句，语言得体。商洽事宜函例文中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函四川大学：近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。五、加强图书资料和情报的交流。以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。中国科学院××研究所××××年×月×日8、征求意见函例文国务院办公厅关于征求《国家行政机关公文处理办法（草案）》意见的函国办函[**]××号各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅（室）：现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法（草案）》送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。国务院办公厅（盖章）××××年×月×日关于批准录用×××等××名同志为国家公务员的函省安全厅：你厅《关于拟录用××××届大中专毕业生的函》(国安政〔××××〕18号)收悉。根据中共××省委组织部、××省人事厅《关于部分省级机关从××××年应届高校、中专毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知》的规定，经考试、考核合格，批准录用×××等××名同志为国家公务员。特此函复。附件：录用人员名单××省人事厅××××年三月二十九日批准函、复函［析评］批准函例文。正文先引叙来函，作为复函背景、依据。批准事项作为复函重点，依据明确，态度鲜明。文章以“特此函复”作结。行文简练准确，文字语气合乎批准机关身份。答复函例文上海市星业电子有限公司：你公司对四川大学锦城学院非编实验室、演播室、节目制作中心项目（采购文件编号：LYXJCG2012-65）的《质疑函》，于2012年5月15日提交至我公司。针对你公司提出的质疑内容，采购单位—四川大学锦城学院对相关内容作出了答复，答复如下：1、但高标清非线性编辑工作站要求用Matrox非编卡，是节目制作中心广播级高标清设备档次需求，采用该板卡的编辑工作站有多家品牌型号，如无此要求，则设备为其他档次，不服用户采购需要。2、非编工作站要求中：“Premiere、Edius等非编软件”的要求已变更去除，详见修改公告。3、虚拟系统通过FCC、CE认证时采购设备档次需要，且有多家复核人的品牌型号产品。如无此要求，则设备为其他档次，不服用户采购需要。另：关于本项目的修改公告已在龙岩市政府采购网上公布，请关注。此复！成都市公物采购招标代理有限公司××××年×月×日请批函正文，语态得体，文字简洁，先写发函的背景、依据，继而写做法、态度，然后结语提出请求。批准函正文，引叙来函，作为复函背景、依据。批准项作为复函重点，依据明确，态度鲜明。文章以“特此函复”作结。原由事项结语发函写明发函的依据、背景、目的。商洽、询问、请求的具体事情。简明扼要，交待清楚。请函复复函引叙来文：引述来函标题及来函文号。针对来函提出的商洽、询问或请求予以答复。同意：（要求）不同意：陈述理由特此函复此复函的正文写法函与请示的区别使用函还是请示，主要依据发文机关与受文机关的关系。函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。向主管单位请求批准有关事项，主管单位用复函批准请求事项。请示则是用于有隶属关系的上下级机关，下级机关用请示向上级机关行文请求指示、批准重要事项。函与批复的区别函有发函与复函之分，复函是用于回复不相隶属机关来函提出的事项，批复则是用来批准答复下级机关的请示。从使用范围来看，函比批复更广泛，使用更灵活。语言：措辞得体，平等待人。函的语言表达非常讲究，必须礼貌、谦和、态度诚恳。对上要尊重、谦敬，但不恭维逢迎；对下，要严肃，但不自傲训人；对平行单位，不相隶属单位，要以礼待人，用商量口吻，不盛气凌人。总之，语言表达要得体、礼貌、尊重对方，一般不用“必须”，“应该”，“注意”等指示性语言练习：请指出下面公文标题的错误：1、XX乡人民政府给县财政局的《关于解决修路所需经费的请示》2、XX市教育局给县政府的《关于调整县职业教育结构的批复》3、XX技术学院给XX学院的《关于提供办学水平评估材料的通知》作业××电视台××栏目自2005年开播以来，受到广大观众好评。该栏目筹建时借调了××县电台播音员××同志为节目主持人。为办好××栏目，电视台打算正式调××同志来××电视台工作。请以该台的名义给人事局写一份公文，请求人事局审批××同志来台工作事宜。发文时间是2007年10月27日。同时报上的有干部登记表、同意调出函、同意接收函户口指标等材料。请以人事局的名义给××电视台写一份复函，表示同意××同志来京到中央电视台工作。关于正式调××同志到××电视台工作的函人事局：我台××栏目自2005年开播以来，受到广大观众好评。该栏目筹建时借调了××县电台播音员××同志为节目主持人。为办好××栏目，我部拟正式调××同志来到我台工作。特此函达，请予审批为盼。附件：1、干部登记表2、同意调出函3、同意接收函4、户口指标××电视台（公章）二○○七年十月二十日关于同意调××同志到××电视台工作的复函××电视台：你台《关于正式调××同志到××电视台工作的函》（×××[2007]×号）收悉，经研究同意调××同志到××电视台工作，有关手续按规定办理。特此函复×××人事局（公章）××××年××月××日病文分析：关于联系教师进修的函××大学教务处：首先让我们以××市公关学校的名义，向贵处表示衷心的感谢，过去为我校办学给予了很大的帮助。目前我校又面临一个很难解决的问题。原来事情是这样的：我校开办不久，师资力量很差，决定派××位年轻教师到贵校旁听进修一年。我校与有关部门多次商量。但××位教师进修住宿问题，至今也没有得到解决。提高教学质量的关键是师资。为提高我校教育质量，恳请贵处设法在贵校给解决住宿问题。但不知贵处是否有什么困难。如果需要我校给贵处办什么事情，请尽管提出，我校会竭力去办。再说一句，贵处如能解决我校进修教师住宿问题，我们以我校领导的名义向贵校领导深深地表示谢意。致以崇高的敬礼××市公关学校××××年×月×日答案：主要毛病如下：（1）标题写联系联系教师进修，而文章内容的实质却是请求对方帮助解决教师进修时的住宿问题，即标题事由与发函的目的不一致。（2）没有开门见山，行文兜圈子，说了许多多余的话。即便感谢对方，言辞也要适当。（3）有些语言显得庸俗。如“如果需要我样给贵处办什么事情，请尽管提出，我样会竭力去办”等。（4）不必写“致以崇高的敬礼”。参考修改文稿：[修改稿]：关于请求解决我校进修教师住宿问题的函×函〔2002〕×号××大学：首先，感谢贵校给予我校办学的大力帮助与支持。现又有一困难希望贵校帮助解决：我校已派××位年轻教师到贵校进修，虽然与贵校有关部门多次协商，但他们的住宿问题至今仍未解决。恳请贵校早日予以解决。如确有困难需要我校协助，请尽量提出。不知妥否？万望函复。××电子工业学校（印）二○○二年×月×日关于请求解决进修教师住宿问题的函××大学：我校开办不久，师资力量较弱，决定派××位年轻教师到贵校旁听进修一年。经我校与贵校有关部门协商，贵校同意我校派员进修，但××位教师进修住宿问题，较难得到解决。今特函请贵处设法在贵校帮助解决住宿问题。过去贵校为我校办学提供了很大的帮助，这次我校进修教师的住宿问题，又给贵校增添了麻烦。敝校谨致以深深的感谢。有关进修教师的住宿的解决情况，恳请函复为盼。××市公关学校××××年×月×日1．修改“函”。关于上海老师赴云南支援教学的复函上海市人民政付办公厅：你市“关于上海老师赴云南支援教学的函”已收悉，经研究决定，我省已做好方芳等50名老师的迎接、食宿、工作等各方面的安排，特此函复。附：关于方芳等50名老师的迎接、食宿、工作按排一览表。（略）云南省人民政府办公厅二○○二年三月十八日[修改稿]：关于上海老师赴云南支援教学安排情况给上海市人民政府办公厅的复函上海市人民政府办公厅：你市“关于询问上海老师赴云南支援教学安排情况的函”（沪办函〔2002〕×号）已收悉。根据与你市签订的《赴滇援助教师管理协议》和《云南省赴滇支援助干部管理办法》的有关规定，我省已做好方芳等50名老师的迎接、食宿、工作等各方面的安排，请你们放心。特此函复附：关于方芳等50名老师的迎接、食宿、工作按排一览表（略）云南省人民政府办公厅（印）二○○二年三月十八日XX国营林果厂：兹有我校林果专业学生毕业实习即将开始。经研究分配八七届三班学生到贵场实习，望能妥善安排。可否，请迅速回音。XX县XX农业学校XXXX年X月X日病文：关于解决毕业生实习问题的函第二节意见的写作意见的用途与特点意见的类型意见的结构及写法意见的拟写要领及范文意见写作注意事项一、意见的适用范围意见适用于对重要问题提出见解和处理办法，是使用较广泛的文种。二、意见的特点（1）行文多向性；（2）内容广泛性；（3）使用灵活性；（4）作用多样性。三、意见的类别（一）指导性意见（二）建议性意见（三）