行政办公管理规定

郑州卫华工贸有限公司-1-审核人：签发人：2011年2月27日郑州卫华工贸有限公司-2-行政办公管理规定一、劳动纪律基本规定1．不准使用公司电话拨打私人电话或信息电话；2．工作期间禁止会客，确因重要事情，须经领导批准后方可会客；3．工作期间不准聚众聊天或从事与工作无关的事情；4．工作期间不准抽烟、喝酒、吃东西；5．不准酒后上岗，不准睡岗、无故脱岗、串岗；6．工作期间不准高声喧哗、搬弄是非，扰乱工作秩序；7．不准随地吐痰、不准乱扔果皮、纸屑等垃圾；8．损坏公物照价赔偿；9．不允许在公共场所泄漏公司主要领导的身份及行踪，员工不准与客人发生争吵；二、印信管理1．公司印章、介绍信分别由行政人事办公室（以下简称办公室）专人保管，印信保管人负责监印。需使用公章时，由经手人填具《用章登记表》，交董事长或总经理审核签字后方可盖章。2．印章、介绍信必须放在办公室，不准随便乱放或不加锁擅离职守，不准由他人代管；3．印章原则上不准携带外出，如有特殊需要必须携带外出，借章人填写《用印申请单》，经公司领导签字同意后，由办公室派人携带使用，财务印章由财务负责人批准且两人以上方可带出；郑州卫华工贸有限公司-3-4．介绍信统一编号。使用介绍信须填写《介绍信使用登记表》，经公司领导签字同意后，方可办理；5.印章、介绍信保管人员不在位时，公司领导应指令其它人员代为保管。代理期间，代理人要认真执行印章使用管理规定，并承担全部责任；6．章、介绍信保管人需定期对印章进行维护，并保证印章和介绍信的正常使用。保管人离岗时，由公司领导安排办理交接事宜；7.印章、介绍信遗失时，除立即向上级报备外，并应依法公告作废。三、员工通讯录1．员工通讯录的制发由办公室负责；工程项目部通讯录的制发由项目部负责，并需上报公司办公室。2．新员工到职第二天，部门经理应负责通知本人将通讯联络方式告知办公室，以便及时调整通讯录；3．员工更换通讯联络方式，应在发生日的第二天告知办公室，以便及时更改；4．办公室文员应及时掌握员工通讯联络方式的变化，每月定期修改员工通讯录以确保公司指挥系统畅达、信息沟通敏捷。四、员工名片管理1．办公室负责名片印制；2．员工需印制名片，应写清本人姓名、部门及联络方式，经部门经理签字后交办公室；郑州卫华工贸有限公司-4-3．名片印制后由本人签领，办公室负责统一结账，费用计入各部门；4．名片式样一经确定，任何人不得私自改动。五、电话管理1．公司固定电话由办公室统一管理维修；2．员工打电话，用语应尽量简洁明确，以减短通话时间；3．公司不提倡在工作时间打私人电话。六、办公用品购买、领用1．办公用品由办公室统一购买、保管、分发。办公用品实行定额管理；2．各部门在每月25日向办公室申报下月度办公用品使用预算，经办公室审核后，报公司领导批准；3．部门领取的办公用品，除消耗性之外，由部门使用责任人负责，丢失照价赔偿；4．新进员工每人应提供笔、本等必需工具；5．员工领用笔记本等需验旧领新。七、复印、传真管理1．复印机由办公室管理；2．公用传真机由办公室负责管理；3．由办公室统一负责复印机、传真机的使用，维护等。八、微机管理1.部门经理（含工程项目部负责人）为本部门微机管理的第一郑州卫华工贸有限公司-5-责任人，具体责任人负责微机的日常维护、保养工作（包括保管购买微机时附带的技术资料）。若因维护、保养不当造成微机损害，部门经理和具体责任人承担相应损失；2．上机应按规范操作，因操作不当而造成微机损坏，由部门经理及操作者承担损失；3．公司聘请专门微机管理员对微机的软硬件进行统一检查、维护、保养、修理；4．微机需进行维护或更换配件，金额较大时，应由使用部门填写《办公设备维修申请单》，经部门主管批准后实施。5．部门微机在使用过程中出现故障时，应及时与微机管理员联系；6．上述规定适用于复印机、打印机、扫描仪等办公设备。九、人事管理制度1．员工的招聘①公司员工招聘由办公室统一负责，各部门提出招聘计划填写申请表，经总经理办公会议研究通过后，由办公室结合各部门招聘意见，拟定招聘计划，包括：职位、名额资格及条件拟定招聘计划及经费预算招聘②招聘基本条件是德才兼备，坚持学历与能力相结合的招聘原郑州卫华工贸有限公司-6-则。以品德素质、最高学历、实际能力、工作阅历四个大的方面进行综合考核。③办公室对招聘信件及应聘人员进行初步筛选和初步面试，审核所招人员是否与应招聘的条件是否相符，主要包括：近期一寸照2张身份证原件、复印件最高学历原件、复印件技术职称原件、复印件奖励证书原件、复印件个人简历应聘人员自述的成绩证明原件、复印件④办公室将面试情况汇总登记，报主管副总审核后确定复试人员。⑤复试由用人部门领导及主管副总把关，选定聘用人员。决定是否录用由总经理和副总经理、对复试人员进行最终评定，决定是否录用。⑥录用后由办公室通知报到试用。⑦基本流程：部门申请，填写《人员增减申请表》→办公室发布招聘信息，应聘人员填写《员工应聘申请表》，初步面试→部门经理、办公室主任和专业主管面试，初步考评→分管副总经理面试，二次考评→总经理或董事长面试考评，确定聘用→办公室下发《录用通知书》，受聘郑州卫华工贸有限公司-7-人员报到。2．员工录用①受聘人员接到办公室通知后，应在指定的日期到办公室报到。报到后走下列程序：填写员工登记表复印存档身份证、照片、学历证书、技术职称证书、获奖证书等。由办公室将录用人员交用人部门。由办公室及用人部门领导带录用人员到各部门熟悉情况。安排办公地点，领取办公用品。用人部门安排工作。②录用人员实习期为一至三个月；普通员工试用期一般为三个月；部门经理、副经理一般为二个月；高级管理人员一般为一个月或不设试用期。试用期满，个人提出转正申请，一般员工由部门经理和主管副总审定；部门经理、副经理由主管副总审核报总经理和董事长审定。表现突出者，可提前转正，但最低不少于一个月，由部门经理写出转正申请报告，报主管副总审核，报总经理或董事长审定。试用期内，不理想的员工或实习期有过失，公司将予以辞退。3．员工辞职①员工辞职：普通员工应提前15日向部门经理提出，书面申请，报主管副总经理批准。郑州卫华工贸有限公司-8-②部门副职以上人员辞职，应提前1个月向总经理和董事长提出申请。③未提前申请擅自离岗人员，公司冻结其当月工资及各种保险、统筹，并有权要求擅自离岗人员及时回公司办理辞退手续。④基本流程：辞职人提交辞职申请→部门经理审核，报请意见→分管公司领导审核，批复意见→辞职人员办理交接手续，部门经理监交，交回办公用品和相关资料→财务部确认无欠款，审核签字→辞职人内部所有手续交接完毕，办公室下发《离职人员结算工资通知单》，辞职人到财务部领取离职结算工资。4．员工辞退①员工有下列情况之一者，公司将予以辞退；试用期间不能胜任工作岗位者。患病及非因工受伤医疗期满后仍不能适应原工作岗位者。不服从工作调整，不服从管理者。公司经营调整裁员。严重违反公司规章制度者。违反国家法律、法规需追究刑事责任者。擅离岗位造成不良影响者。②基本流程：办公室填写拟辞退人申请单→分管公司领导审核，批复意见→辞退人员办理交接手续，部门经理监交，交回办公用品和相关资料郑州卫华工贸有限公司-9-→财务部确认无欠款，审核签字→辞退人内部所有手续交接完毕，办公室下发《离职人员结算工资通知单》，辞退人到财务部领取离职结算工资。十、部门及人员岗位职责董事长的职权1.审定公司的经营计划和投资方案。2.审定公司增加或减少经营资本方案，股东会决定。3.审定公司的年度财务预算方案、决算方案，股东会决定。4.审定公司的利润分配方案或弥补受损方案，股东会决定。5.审定公司内部管理机构的设置、规章制度的颁布实施。6.制定公司合并、分离、变更公司形式或解散的方案，股东会决定。7.聘任或解聘公司总经理、副总经理、财务负责人并决定其报酬事宜。8.协调疏通政府主要相关职能部门及主要媒体的关系。9.审定公司近期和长远发展规划。10.指导经营管理团队的工作。11.审定经营管理团队提出的建议。12.审定公司招投标制度、重大经济合同，签署或授权签署主要经济合同。13.审定和调整副总及以上人员工作职权。14.审定和签署财务报表和财务支出。郑州卫华工贸有限公司-10-15．其他董事长权限内事宜总经理岗位职责1.负责公司日常经营管理，主持每周工作例会、年度总结会；主持定期或不定期职工大会。2.负责经营管理团队的建设，协调、指导、督促、检查工作任务的完成，考核完成情况。3.负责召集经营管理班子制定公司年度、季度经营目标，报经董事会批准后组织实施。4.负责召集经营管理班子制定公司规章制度，报董事会批准后组织实施。5.负责员工队伍的建设，审定中层干部及员工的聘用、培训、晋升、奖惩、解聘等事项。6.负责审定企业文化建设的计划，检查落实该项工作。7.负责组织、协调与工程施工项目有关的主要协作单位的关系。8.审核经济合同，检查、监督执行情况。9.负责审核工程施工项目的总体规划。10.负责审核公司及工程项目日常经营管理费用。11.接受董事会安排的其它工作。副总经理岗位职责1.接受授权在总经理离岗期间，代理履行总经理职责。2.参与公司经营管理，主管公司工程、预算及工程材料采购工作。3.负责授权审核、签署公司工程类合同工作。郑州卫华工贸有限公司-11-4.负责工程管理计划编制。5.负责编制项目工程施工进度、材料采购、工程质量、工程费用和管理程序等。6.编制项目过程管理控制纲要。7.负责协调合作单位（含联营单位、分保单位和施工队伍，下同）的关系，审定计划合作单位提交的方案、计划。8.负责建立、健全公司工程管理质量保证体系，对工程质量进行有效监控。9.参与公司新项目策划、市场客户群定位及项目定位分析。10.负责授权主持招标工作，审定工程招标文件；主持工程开标，议标工作。11.负责编制招投标运作管理程序。12.负责编制材料、设备采购运作管理程序。13.负责审定工程预算及竣工结算资料，审核工程付款凭证。14.主持编制工程付款运作管理程序。15.主持编制工程结算运作管理程序。16.参与公司职工技术培训计划，协助人力资源部组织实施；负责对主管部门内员工进行考核。17.起草工程技术部、物资采购部员工、工程项目经理部考核标准，负责对主管部门内员工进行考核。18.指导工程技术部、物资采购部和各工程项目经理、副经理工作，对分管各部门员工的招聘、晋升、奖惩、解聘提出建议。郑州卫华工贸有限公司-12-19.审核工程预算和费用开支。20.审核分管部门工程技术部、物资采购部和工程项目经理部日常费用开支。21.创建公司项目成本控制体系。22.接受和完成董事长和总经理交办的其它工作。办公室主要职责1.负责公司本部门的行政管理和日常事务，当好领导的参谋，协助领导搞好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。2.加强公司企业文化建设及团队建设。3.根据总经理批示精神及有关会议决定，起草会议纪要及相关文件。负责公司的公文、资料、信息和宣传报道工作，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报。4.负责公司来往文电的处理和文书档案的管理工作，负责对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实。5.加强对外联络、拓展、公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象。6.全公司组织系统及单位工作职责，编制人数的规则，研讨、修订。7.各项管理制度（人事、行政管理制度、印章、文档管理制度、合同管理制度、车辆管理制度等）的建议、推行与修订。8.对公司新来员工的办公用品及工装的配置。郑州卫华工贸有限公司-13-9.负责对员工进行月考勤统计及劳动纪律考评。10.每月负责对公司通讯费用的审核与管理。11.对公司办公用品及其它物品的购买、发放与保管。12.建立员工档案，定期组织员工培训。13.做好工商、建设、项目经理资质等年审工作。14.做好卫生、安全防火管理工作。16.做好安全保卫工作，加强对保安人员培训、训练、教育工作。17.对公司属固定资产的物品的使用进行管理。1