使用Outlook组织会议 - 练习和课程摘要卡

使用Outlook组织会议练习和课程摘要卡会议基本练习练习1：召开会议在此练习中，您要创建一个测试会议，对于该会议，您既是会议组织者又是与会者。1.如果您现在看不到“日历”，请在导航窗格中单击“日历”（或按Ctrl+2）。2.在“常用”工具栏上单击“天”按钮以查看“日历”的某一天。3.单击选择当天稍晚时段的一个时间条。例如，如果现在时间为下午2:00，则可以选择下午3:30到4:00这一时段。4.右键单击所选时段，然后单击“新会议要求”。系统将创建一个会议要求，它看上去就像新的电子邮件，而且“开始时间”和“结束时间”框已被填充为所选的会议时间。5.在“收件人”框中，键入您自己的电子邮件地址，在“主题”框中键入“测试会议”。6.在“地点”框中，键入“我的办公室”。7.单击“计划”选项卡。8.因为您既是会议组织者又是与会者，所以您的姓名会在“全部与会者”下方出现两次。请留意显示在这两个姓名旁边的图标：在您第一个出现的姓名旁边，是“会议组织者”图标。会议组织者始终最先显示。在您第二个出现的姓名旁边，是“必选的与会者”图标。9.通过单击该图标并选择“可选的与会者”将您的与会者状态从“必选的”更改为“可选的”。10.单击“发送”，向您自己发送会议要求。如果您在创建该测试会议时，安排它在接近于当前时间的某个时间召开，则您会收到会议的提醒。单击“消除”可消除该提醒。因为您在此练习中既是与会者又是组织者，所以您的“收件箱”和“日历”中会收到会议要求。练习2：取消会议作为会议组织者，您可以从日历中打开会议并取消会议。因为在此练习中，您既是组织者又是与会者，所以您将向您自己发送取消要求，您将在下一个练习中看此操作。1.在“日历”中，双击“测试会议（我的办公室）”会议条目以将其打开。（如果您目前的位置不在“日历”中，请单击导航窗格中的“日历”或按Ctrl+2以返回到“日历”。）2.在“动作”菜单上，单击“取消会议”。3.当系统提示时，请选择“发送取消通知并删除会议”选项，然后单击“确定”。请注意“会议”对话框中的信息栏。您很快就会用到它了。4.单击“发送”以发送“测试”会议要求的取消通知。当您作为会议组织者发送取消时，该会议将从您的“日历”中删除。练习3：查看“嗅测器”并进行清理现在，您将从您的“收件箱”中删除练习会议要求。您会发现，Outlook可以通过多种方式来帮助执行清理过程，您还会看到“嗅探器”是如何工作的。1.在导航窗格上单击“邮件”（或按Ctrl+1），切换到电子邮件。2.在您的“收件箱”中查找与图片中显示的两个会议要求类似的邮件。3.双击“取消:测试会议”会议要求并查看信息栏的文本。提示如果“阅读窗格”可见，则不必打开邮件即可看到信息栏。只需单击邮件以将其选中，然后查看“阅读窗格”中的信息栏即可。4.现在，单击您的“收件箱”中的原始“测试会议”要求并查看该要求的信息栏。恭喜。您已经看到了“嗅探器”如何发挥作用。嗅探器已经探测到已取消的会议要求有一个新的版本，它就在您的“收件箱”中。5.双击“取消:测试会议”要求，然后单击“从日历中删除”。注意作为与会者，这是您从日历中删除会议的方式。但是请记住，对于此练习，您既是组织者又是与会者，因此，当您作为组织者发送会议取消时，实际上已经删除了会议。6.选择“测试会议”要求，然后按Delete以从您的“收件箱”中删除练习要求。作为会议组织者进行练习在这些练习中，您将处理示例数据以及帮助将该练习数据与您自己的Outlook分开的练习日历。假设您的身份为会议组织者张瑾雯，并且您要处理她已经组织的会议。您将要发送一些练习会议要求，这些会议要求不会发送给真实的人，因此不会真正传递到任何位置。这些会议要求可能会导致您收到系统管理员发送的有关“未送达”电子邮件的自动响应。请在练习结束时删除这些邮件。练习1：打开练习文件1.单击导航窗格中的“文件夹列表”（或按Ctrl+6）。2.在“文件”菜单上，指向“打开”，然后单击“Outlook数据文件”。3.在“打开Outlook数据文件”对话框中，找到“olOrgMeet2.pst”（它应该在“MyDocuments\MyPracticeFiles\olOrgMeet2”中）。4.单击该文件以将其选中，然后单击“确定”。焦点将转移到新的“会议练习2”文件夹中，主Outlook窗口将是空的。5.在“文件夹列表”中，滚动到“会议练习2”文件夹。（您可能需要单击该文件夹旁边的加号以显示子文件夹。）好了。您现在已经获得了练习所用的示例数据。练习2：打开示例会议现在，假设您是张瑾雯，并且您已经设置了与一些同事的会议。让我们看一下该会议。1.在导航窗格中，单击“日历”（或按Ctrl+2）。2.在导航窗格中的“我的日历”下，单击“会议练习2中的日历”。您会看到练习日历与您自己的日历并排而置。3.单击“日”按钮以显示每个日历中的一天。4.在主“日历”网格中，右键单击，然后单击快捷菜单上的“转到日期”（或按Ctrl+G）。5.在“日期”框中，键入“11/10/2008”，然后单击“确定”。您应该会看到一个类似下面的示例会议：练习3：查看与会者和计划在您执行下面的第1步以后，可能需要调整会议窗口的大小以查看这些说明。要这样做，请指向会议窗口的一个角。当指针变为对角双箭头时，将边框向窗口的中心拖动。1.双击“练习会议”会议以将其打开。2.在“约会”选项卡上，单击“收件人”按钮。3.请注意“必选的”框中的四个名字：张瑾雯、张颖、黎国明、金士鹏。并且，请注意“可选的”框中的一个名字：苏云泰。4.单击“取消”。5.现在，单击“计划”选项卡。根据这些名字旁边的图标，您会知道，张瑾雯是该会议的组织者，张颖、黎国明和金士鹏是必选的与会者，而苏云泰是可选的与会者。会议室是会议的资源。注意如果这不只是为了练习，而且，如果您和此处列出的人员使用MicrosoftExchangeServer收发电子邮件，则将使用与对话框底部的基本色调一致的水平色条（类似下图中的水平色条）在“计划”选项卡上显示忙/闲时间。6.使会议保持打开状态，以便进行下一个练习。提示如果您要与组共享其他信息，但您不想在会议要求中包括该信息，那么，通过单击“动作”菜单上的“给与会者的新邮件”，可以做到这一点。练习4：查看“跟踪”选项卡1.单击“跟踪”选项卡。在该处，可以查看对已经建立的会议的响应。2.谁使用“暂定”响应进行了答复？是苏云泰。3.使会议保持打开状态，以便进行下一个练习。练习5：更改会议并发送更新现在，让我们假设您想要更改会议时间并且想要将每个人的忙/闲时间更改为“外出”。最后，您决定不允许与会者为您的会议建议新时间。在Outlook中，首先对您自己的会议副本进行更改，然后单击“发送更新”以便让其他每个人都知道这些更改。下面是操作步骤。1.单击“约会”选项卡。2.在“开始时间”框中，选择“14:30”。3.单击“时间显示为”旁边的箭头，然后单击“外出”。4.在“动作”菜单上，单击“允许建议新的时间”以清除选中标记。您已经做出了一些更改，现在可以让其他人知道这些更改了。5.单击会议的“常用”工具栏上的“发送更新”。如果您看不到“发送更新”按钮，请放大会议要求窗口，或者单击“常用”工具栏上的“工具栏选项”按钮，然后从中选择“发送更新”按钮。如果您收到有关提醒未显示的消息，请单击“是”。该会议仅用于练习，提醒不会像在日历中的真实会议中一样运行是在预料之中的。（提醒仅在您的主“日历”文件夹中运行）。因为这是练习会议并且与会者不在您的电子邮件系统中，所以您会在“收件箱”中收到系统管理员发送的有关未送达邮件的邮件。您可以忽略它。我们将在练习结束时删除这些未送达的邮件。现在，练习日历应该显示练习会议开始的时间为下午2:30，而不是下午2:00。练习6：删除与会者假设黎国明不需要参加会议。您知道他的日程繁忙，因此，出于周全的考虑，您要取消邀请他参加会议。当更改与会者列表时，请记住，您可以选择是向所有人发送更新还是只向需要知道这些更改的那些人发送更新。在本例中，只有黎国明需要知道更改。您将练习只向他发送更新。1.双击会议以将其打开。2.在“动作”菜单上，单击“添加或删除与会者”以打开“选择与会者及资源”对话框。如果您想要添加与会者，也可以在此处添加。3.在“必选的”框中，选择“黎国明”，然后按Delete。黎国明的名字将从“必选的”框中删除。4.单击“确定”。5.单击“发送更新”。如果您看到有关未收到提醒的对话框，请单击“是”。接下来，将通过一个对话框提示您，该对话框询问您是要向所有人发送更新，还是只向添加的或删除的与会者发送更新。6.确保选中“只将更新发送给添加或删除的与会者”选项，然后单击“确定”。使用此选项，可更改与会者列表，且不必向所有与会者发送电子邮件。该会议将会关闭，并且会向黎国明发送更新。您可能会注意到您的“收件箱”中有一封关于另一封未送达的邮件的邮件（因为黎国明的电子邮件地址是不真实的），您可以再次忽略该邮件。练习7：取消会议取消会议时，应始终让与会者得知该取消。下面介绍了一种操作方法。1.双击该会议以将其打开。2.在“动作”菜单上，单击“取消会议”。您会收到一个对话框，询问您是否要发送取消通知。3.确保选中“发送取消通知并删除会议”，然后单击“确定”。请注意，通过信息栏，您可以知道您尚未发送该要求。4.单击“发送”按钮。对。您没有其他会议了，并且与会者也没有其他会议了。在现实中，他们都会在他们的收件箱中收到取消要求并将该会议从他们的日历中删除。请记住，一旦取消了会议并将它从日历中删除，当想要再次安排会议时，则需要从头开始。练习8：查看如何始终禁止计数器建议您已经练习了如何通过单击“动作”菜单上的命令一次禁止一个会议的计数器建议。下面介绍了如何始终禁止它们。1.在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“日历选项”按钮。2.请注意对话框中间“日历选项”下的“允许与会者为您组织的会议建议新时间”复选框。要始终禁止计数器建议，应清除此复选框。3.单击“取消”或按两次Esc以关闭打开的对话框。练习9：清除并关闭练习文件第1部分：删除“未送达”电子邮件因为您通过电子邮件发送的练习会议要求、更新和取消只是用于练习，并且收件人在您的电子邮件系统中不存在，所以系统管理员不能识别他们。您的“收件箱”中可能已经收到与此相关的一些自动响应。删除这些自动响应邮件，以防止它们使您的“收件箱”杂乱不堪。第2部分：关闭练习数据文件1.通过单击导航窗格中的“文件夹列表”（或按Ctrl+6）切换到“文件夹列表”。2.滚动以查看“会议练习2”文件夹：3.右键单击“会议练习2”，然后单击“关闭„会议练习2‟”。注意“我的日历”可能会继续显示备用日历的复选框，直到您关闭并重新启动Outlook。作为与会者进行练习在这些练习中，您将处理示例数据以及帮助将该练习数据与您自己的Outlook分开的练习日历。还是假定您是张瑾雯，只不过，这次您要响应邀请她参加的会议。您将要答复一些练习会议要求，这些会议要求不会发送给真实的人，因此不会真正传递到任何位置。这些会议要求可能会导致您收到系统管理员发送的有关“未送达”电子邮件的自动响应。请在练习结束时删除这些邮件。练习1：打开练习文件1.单击导航窗格中的“文件夹列表”（或按Ctrl+6）。2.在“文件”菜单上，指向“打开”，然后单击“Outlook数据文件”。3.在“打开Outlook数据文件”对话框中，找到“olOrgMeet3.pst”（它应该在“MyDocuments\MyPracticeFiles\olOrgMeet3”中）。4.单击该文件以将其选中，然后单击“确定”。焦点将转移到新的“会议练习3”文件夹，主Outlook窗口将是空的。5.在“文件夹列表”中，滚动到“会议练习3”文件夹。（您可能需要单击该文件夹旁边的加号以显示子文件夹。）恭喜您！您现在已经获得了用于此练习的一些会议要求。练习2：接受会议要求1.在导航窗格中，单击“邮件”以切换到电子邮件。单击“会议练习3”中的“练习收件箱”文件夹。2.单击“会