行政手册2

目录前言………………………………………………………………11.目的……………………………………52.适用范围……………………………………53.名词解释……………………………………54.作业流程……………………………………65.作业内容……………………………………76.附件……………………………………34前言本手册主要介绍了庄典公司的行政工作方面的统筹管理。本手册尽可能为庄典连锁发展经营管理分公司以及加盟商提供较为全面的参考以及理论上的依据。本手册仅供参考，不包含可能被忽视的差异与不足，在今后实际运作过程中须不断进行修改，以完善其中的内容。本手册属于庄典连锁发展经营管理分公司为加盟商提供的“特许经营配套”的其中一项，“特许经营配套”的详细内容已在特许经营合同的“附件三”中有详细规定。未经授权不得已任何方式改编、传递、转录本手册。1.手册的说明特许经营是特许人与加盟商之间的“业务结合体”。这是一种长期互动互惠关系，需要双方的承诺和付出，才能取得成功。因此，加盟商和特许人首先应确立一个共同目标，在发展业务过程中双方应精诚合作，取长补短，齐心协力地为此目标作出贡献。只有这样，“庄典”特许经营体系才能增强实力,提高盈利,从而取得长远成功。为了取得更高的成效，在经营业务的过程中，特许经营体系内的每一位成员都必须遵守“庄典”所规定的营业程序、经营手法及市场策略；彻底了解特许人的远景与目标，同心协力，朝共同的利益努力。作为“庄典”特许经营体系中的一员并不容易，在运营的过程中，此“手册”与加盟商手册是非常珍贵的指导手册。它包含许多有关庄典连锁发展管理分公司的总体思想与管理方法，以及如何切实有效的进行相互间的配合的重要资料。如果正确运用，将有助于展开全面管理工作，使日常业务能够顺利、畅快的进行，确保业务运作有效，职业道德及专业水准得以保持。2.手册的使用此手册为庄典公司无形资产的一种，受知识产权法保护，特许经营体系各成员有责任和义务小心保管这份重要文件。庄典连锁发展经营管理分公司为了达到“庄典”特许经营体系正常运作的要求，可将此手册当作“业务运作备忘录”。经常查阅及了解所应遵守的规定，将有助提高管理成效。在日常管理中碰倒难题，本手册也将提供珍贵意见供参考。特许经营体系成员在任何情况之下，都不应向“庄典”特许经营体系以外的人透露本手册的内容详情。每一份总部手册都有列号，这可以让“庄典连锁发展经营管理分公司”认明归还手册的原借户。我们也谨此提醒特许经营体系成员，在监督加盟商履行特许经营合同时，若要了解合同中个别条款所涉及的责任与义务，应参阅合同的有关规定。3.手册的管理本手册的内容受版权法和庄典连锁发展经营管理分公司与所有加盟商签署的合同限制。只有以下人士有权使用本手册：特许经营权特许人--也就是庄典公司。庄典连锁发展经营管理分公司成员。其他经庄典特许人认可的使用者。除非经由特许人书面授权，其他人都不许翻阅本手册。3.1知识产权保护该手册是“庄典”的独有资产，受版权法令的保护。本手册版权与知识产权归“庄典”所有。根据版权法规定，任何人都不许抄袭或复印本手册内容，也不许以口头传达、录音或其他方式将内容转告他人。只有在特定情况下，经“庄典”的书面认可，才可向他人透露有关资料。本手册必须在公司妥善保存。在任何情况下，本手册都不许拿离庄典连锁发展经营管理分公司。若本手册失落、遭盗窃或破坏，应该立即向庄典连锁发展经营管理分公司报告。上述所有的资料属机密，并对其他类似生意的竞争者来说，具有商业价值。因此，其知识产权应随时受到该特许经营网络成员的保护。在特许经营的管理条例下，特许经营总部成员在面对第三者时，必须保护其知识产业使用权或未来知识产权。若成为副特许人，在与第三者签署特许经营合同的时候，特许经营体系成员必须确保对方能保护特许人的知识产权。3.2补充及修改程序为了面对市场的剧烈竞争，“庄典”将不断进行市场调查，改进企业策略，开发新产品，提高生产效率，所以要不断修订运作系统。此手册也将因此根据需要不断修订。为使庄典连锁发展经营管理分公司成员了解特许人最新政策，特许人将履行其义务，在必要时修订本手册。“庄典”也将定期检查手册，以确保整个特许经营体系所使用的手册内容保持一致。1.目的:为完善行政管理作业，使公司行政管理有所依循,特制定本手册。2.适用范围:庄典连锁发展经营管理分公司及所属各加盟商行政部3.名词解释：(无)4.作业流程:4.作业流程:行政部管理模式各类方针、政策、制度的制定公司财产保管制度行政事物工作指南制度实施办公用品领用规定办公室管理制度行政部的组织关系组织机构行政作业考勤制度行政管理规定文件管理制度员工行为规范会议制度各部门工作衔接办法用车制度会议的组织物品购置和管理办公环境管理其他事物的注意事项内部关系协调及部门信息传递5.内容：5.1公司行政管理模式行政管理是公司经营目标得以实现的后勤保证，行政管理涵盖的内容非常多，从广义上说，它是企业内部管理的总和。由于其他章节中对人事等方面进行了较为详尽的介绍，以下叙述及为是相对意义上比较狭义的行政管理的模式。5.1.1组织机构(1)企业组织结构的建立组织结构是企业的基本构架，它确定了企业内部的总格局，描述和规定了各行为主体之间权力和等级关系。考虑到企业特征，宜采用直线职能式（见图1），它既适应了现代企业以人为本的理念，又明确了职权关系。具体地说，是在统一指挥的同时，建立一套按专业分工原则建立的职能机构。各级管理者一方面受上级委托实施专业管理，并对本部门负责，另一方面被赋予对工作有建议和创新的权力，形成双向信息流。而且，部门间在经各自上级批准后，某项工作可以直接沟通合作。整个结构内部是协作关系，体现民主集中制。图1图注：垂直的箭头代表垂直管理关系，实行部门经理负责制；水平的直线代表平行协作关系，提倡部门协作和服务。职位是组织结构的基本原素，分为高层、中层和基层工作人员。根据科学的研究表明：高层管理人员可以管理3-6人，中层可以管理为5-8人。为保证职能划分明确和运行合理，应建立有关职能权力规章即岗位职责和管理人员的录用标准（一般能力和专业能力）让每一个岗位或每名员工清楚知道自己所处位置而且清楚自己的职责，为管理者提供检查工作的依据。办公室财务部部部企划部市场部设计部工程部客户服务人事主管行政主管出纳会计平面文案业务员监理材料员工队助理设计组长各级设计师总经理（2）行政部的组织关系直接对总经理负责，协调与各部门关系5.1.2行政管理工作的主要职能(1)对内企业内部组织的建设企业各类方针、政策、制度的制定和实施管理的实施内部关系的协调与沟通及部门信息传递员工后勤工作(2)对外企业形象的维护公共关系5.2各类方针、政策、制度的制定公司的各项制度或文件是保证正常运营的法制基础，是各部门工作的依据。行政部门是制定或根据发文部门工作需要统一下发公司制度并监督实施的部门。以下是行政管理必备制度或规定：5.2.1文件管理制度此做为公司第一号文件，规定了公司内部文件的管理，具体包括：（1）规定文件抬头，编号、标题、正文、落款和日期的编制规则和字体（2）抄送：凡与此文件的执行相关的部门均应抄送，无关的不必送（3）签发：由签发人（总经理）签字和加盖公司公章的文件有效（4）文件的收发。发文由专人负责，下发复印件。为保证制度正常贯彻，所有文件在收、发时必须填写收发文记录表。见附表1（5）公司文件的保存整理：所有文件办公室保管原件，专人保管。5.2.2行政管理规定（1）上下班时间为上午9：00-11：30，下午12：30-17：00，按时上班，不准迟到，早退。（2）办公室内禁止吸烟，吃零食、聚众聊天、大声说笑。禁用一次性杯子。（3）上班时间不打与工作无关的电话，办公室电话及传真机为工作所用，禁止打私人长途电话。原则上不允许会私客，特殊情况可以在会议室接待，以不超过半小时为宜。（4）办公用品、图书资料由办公室统一购买，专人保管，领用登记，以防丢失。（5）注意保密。凡属公司具有保存价值和不得外传的文件、资料等，由前台文秘负责保存管理，各类文件存放整齐，有条不紊，借阅的文件资料注意及时归还。（6）爱护公物。桌、椅等办公家具不得损坏，不要划伤桌面，保持光亮。（7）注意安全、防火、防盗，下班时锁好各办公室的门，关好窗户检查电源开关，关闭应切断的电源，如饮水机及复印机应关闭电源。（8）注意室内保持环境卫生，个人办公室及桌面、柜子要随时收拾整洁，在会议室接待的客人，客人走后接待者负责收拾干净。（9）公章使用，公司财务章由财务部按财务规章统一使用管理，公司章、合同章由公司领导指定专人管理，人员变动时作好交接工作，未经公司领导允许，不得将公章带出办公室。（10）固定资产管理，凡单件价值在500元以上，使用年限在两年以上的仪器，设备均为固定资产，公司的全部固定资产由前台文秘会同财务部共同负责造册登记和管理，每年清查一次，如因保管不当造成固定资产损坏的，公司将追究使用部门及当事人的责任，并给予经济处罚。5.2.3考勤制度明确工作时间，规定考勤管理办法(1)目的：为加强公司员工考勤管理，使全体员工养成守时习惯准时出勤，特制定本规定。(2)范围：公司全体员工(3)作息时间:员工正常上班时间为：上午8：30—下午17：30设计部为上午9：00—下午17：30（中午12：00—13：00）休息根据公司特性，公司现期运作阶段实行单休制，以后视公司业务情况调整，各部门实行轮休制，休息日一经确定不得随意更改。因季节变化需调整工作时间另行通知。（4）考勤内容上班时间已到而未到岗者，即为迟到。未到下班时间而提前离岗者，即为早退。工作时间未经领导批准离开工作岗位者，即为擅离职守。迟到、早退或擅离职守超过30分钟，或未经准假而不到班者，均为旷工，不到半天者按旷工半天处理，不到一天者按一天处理，以此类推。本公司员工一律实行上下班打卡制度。本公司除下列人员外，均应按规定于上下班时间打卡。1〉总经理和副总经理以及经总经理核准免予打卡者。2〉因公出差填妥“公假单”经主管核准者。3〉因故请假，经核准者。4〉临时事故，事后说明事由，经主管核准者。本公司员工上、下班均应亲自打卡，如有下列情形之一者，均以旷工一天论，并按其情节轻重酌以惩处。1〉委托他人代打工卡者（代理人给予记过一次处分）。2〉有涂改情况者。所有人员须先到公司打卡报到后，方能外出办理各项业务。特殊情况需经主管领导签卡批准，不办理批准手续者，按迟到或旷工处理。员工外出办理业务前须向有关本部门负责人说明外出原因及返回公司时间，否则按外出办私事处理。上班时间外出办私事者，一经发现，给予警告一次的处分。员工下班未打卡者，除有正当理由经直属主管于工卡上核准签名外，视为早退论。职工因公出差，须事先填写公假单，主管以下的人员由部门经理批准；各部门经理出差由总经理批准。（5）请假管理内容：1〉凡因事请假者（不论何理由），必须提前填写请假单，请假一天以下由部门经理批准，请假两天（含两天）以上，由总经理签批生效。2〉凡请病假者，亦需提前填写请假单。如因病需住院，并有县以上医院证明，经公司批准可享有病假工资，原则上病假工资不超过三天。3〉凡公假、调休亦需提前填写假单（附表2）。4〉未请假或补写假条无正当理由的视为旷工。5〉人事部将以此请假单作为确认和考核的依据，口头请假或说明无效。填单说明:1〉当事人要详细填写事由及所需时间。2〉假别包括公假、病假、事假、调休等，由当事人填写，人事部确认。3〉普通员工填写单子后，交部门经理审批，部门经理以上人员交总经理审批；部门经理和总经理不在，报人事部审批。审批后的单子，统一办公室备案。（6）考勤惩罚条款迟到、早退在10分钟以内者罚款5元，10—30分钟罚款10元。迟到早退30分钟以上者以旷工半日计。当日迟到、早退累计4小时以上者，以旷工1日计。旷工当日无工资，并加扣2日工资。当月连续旷工二天或旷工累计三天者，罚款200元并开除处理。5.2.4员工行为规范规定了公司员工应共同遵守的规范,包括仪容仪表、接听电话、接待来访、办公区行