共享与一线四季度视频会议材料

财务共享四季度视频会议财务共享中心物业业务组2015年1月16日物业费用审核业务分析1物业费用核算业务分析2问题沟通3会议议程目录①单据情况总结分析②报销单标准化③四季度风险点提示④2015年新规范及要求物业费用审核过渡页4•付款单分布趋势•报销单分布对比•异常单据分析•时效分析单据情况总结分析1过渡页1页1.1付款单分布趋势2页深圳武汉南京上海北京成都杭州广州苏南发展沈阳东莞佛山青岛厦门天津大连南昌长春本季付款额37717717017124825511518795205119115128938862835265本年付款额728600561551525463418411335293231200195180180147131126118本季付款单66881582228320292142221013733815712235932361462194914091818124190145710990100020003000400050006000700080000100200300400500600700800单位：笔单位：万元四季度共享付款为2,808.3万元，占全年付款的42.6%；四季度付款单共38,765笔，占全年付款单笔数的42.5%。121.2付款单分布趋势3页月均单据量占全年的全年的8%较为合理，三季度末整体控制较好，四季度末控制较好的公司仅占10%（东莞、沈阳）。大量单据集中在年末报销，最突出的公司为南昌、发展、青岛、大连、武汉公司，希望各对接人能及时传递财务要求，加大对一线员工的指导。南昌发展青岛大连武汉北京天津南京苏南厦门上海平均杭州成都深圳佛山广州长春东莞沈阳12月35.6%34.6%32.6%31.6%22.8%24.5%26.7%21.9%19.4%21.0%15.9%18.9%16.5%17.8%19.9%19.2%9.1%13.7%9.1%6.6%9月5.9%10.0%10.2%9.8%4.9%8.9%11.6%7.7%6.0%11.6%6.7%10.3%9.6%11.5%14.4%15.4%9.6%14.3%12.1%12.1%0.0%5.0%10.0%15.0%20.0%25.0%30.0%35.0%40.0%规范的费用报销，即反应了财务管理水平，也避免了年底纸质单据大量堆积的压力。1.3报销单分布对比4页1-56-1011-1516-2021-2526-30二季度94015812233357533612323三季度190920814656687465042163四季度192923466607998181623126020004000600080001000012000单位：笔二季度三季度四季度四季度总单据量为32,151笔，较三季度↑33%，主要集中在11-25号。四季度单据峰值逐月前移，有助于当月单据及时付款。不足：为督促单据及时报销，共享多次知会一线及时填单，但截止年度付款日后在途审批单据仍有982笔，占12月总单据量的7.8%，数据显示还有3000多笔跨年报销的单据未通过一线审批。天津青岛深圳北京成都发展杭州苏南东莞佛山广州南京武汉南昌上海厦门沈阳长春大连异常单据量5346148493243261323284026174189510单据量103913455638201414352072132081214941863280421791592428199310911232969862异常比率5.1%3.4%2.6%2.4%2.2%2.1%2.0%1.6%1.5%1.5%1.4%1.2%1.1%0.9%0.9%0.8%0.4%0.1%0.0%0.0%1.0%2.0%3.0%4.0%5.0%6.0%010002000300040005000600070001.4异常单据分析5页总体而言：在四季度在单据量上涨32.8%的情况下，异常单据比率从2.2%下降到1.8%，如上图，12家物业公司单据质量呈良性趋势。提升分析：重点在退扫率（由1.03%下降到0.88%）、打回退票率均持续降低。具体公司：大连、长春、沈阳的异常率控制较好，单据质量较高；天津、青岛、深圳四季度单据异常上升明显。四季度异常单据比率2.2%三季度异常率1.8%四季度异常率1.5时效分析-K2审批时效6页一线公司K2审批时效从三季度的13.2提升到四季度的11.3，审批效率提高14.3%，部分公司为优化审批流程、提升审批时效做出的举措效果明显！深圳、大连、青岛、北京审批时效较快；东莞、发展、上海审批时效长期超出平均值，其审批流程设置和管理水平方面均有待提升。深圳大连青岛北京成都厦门南昌南京武汉平均长春杭州沈阳广州佛山天津苏南东莞发展上海平均时效6.36.48.19.810.711.311.611.711.712.312.412.913.214.414.515.515.918.520.323.1三季度6.25.48.110.011.413.613.912.614.213.213.615.213.114.716.715.520.220.428.721.3四季度6.57.48.19.510.09.09.310.89.211.311.310.613.414.212.415.411.616.711.824.86.36.48.19.810.711.311.611.711.712.312.412.913.214.414.515.515.918.520.323.10.05.010.015.020.025.030.035.013.2三季度平均时效11.3四季度平均时效过渡页10•摘要问题•发票问题•附件问题报销单标准化2过渡页7页2.1事由问题现状：各物业公司报销人事由填写随意且不能充分表达报销事项，导致凭证摘要不能充分表达凭证内容。(如下图)8页2.1事由问题9页费用类型事由模板字数要求举例差旅费/交流费时间+地点+事由不超过15字1月5日-7日外出深圳交流/办公/培训/参加会议员工活动费部门+时间+事由不超过15字汉阳国际11月员工活动员工关怀费奠仪/（结婚/独生子女）贺仪不超过15字结婚贺仪探望/慰问+姓名不超过15字慰问张三冬季防寒关怀/夏季防暑关怀不超过15字四季花城冬季员工关怀员工生日关怀不超过15字员工生日关怀员工工作餐费部门+事由+加班误餐费不超过15字魅力A级夜查加班误餐费会议费部门+时间+事由不超过15字蓝山2014年总结例会业务招待费对外沟通费/业务招待费不超过15字对外沟通费/业务招待费补贴及津贴月份+探亲费不超过15字2月探亲费异地派遣费用月份+房租/行李托运/安家费用不超过15字2月行李托运费公务用车费用公务用车费用不超过15字2月公务车加油费/维修费/保养费车辆费用/市内办公交通费部门/个人+月份+市内办公交通费/车辆费用不超过15字财务管理部2月市内办公交通费通讯费部门/个人+月份+通讯费不超过15字客服助理2月通讯费汇总/2月通讯费其他职工福利部门+时间+事由不超过15字万科城10月外包服务奖励改进：统一事由模板，规定字数。注：详细内容可以写入K2，供领导审批时查阅。2.2.1发票问题-发票抬头10页厦门物业现状：各公司因发票抬头的准确性影响正常报销（特别是广深区域）第四季度因发票抬头有误导致的退单为117笔，占异常单据总量的25%。推荐：发放带标准发票抬头的公务卡片，有效解决发票抬头问题。2.2.2发票问题-发票真伪11页沈阳物业、北京物业希望：一线初审岗对发票的真实性进行确认（如图）。发票查询截图、初审岗针对发票真实性签字……….机打≥2000元、手写≥500元、定额100元的发票扫描岗必须签字。2.3附件问题12页北京物业—交通费明细表武汉物业—差旅费明细表油票报销要提供详细的里程数明细表并附上网站截图。差旅费报销提供差旅费明细表，并按出差行程编制表格，列示发票号。尤其是多次出差、汇总报销的发展公司过渡页16•重复报销•费用报销口径不规范•突破集团制度风险点提示3过渡页13页4.1重复报销—青岛物业14页原因：①财务共享中心在与报销人就收款信息有误进行沟通时理解不一致；②扫描岗在未查询原单据是否作废的情况下再次扫描。案例：共享审核单据时，发现单据收款信息有误，知会报销人更新收款人银行信息，报销人理解偏差，在单据未废弃的情况下重新填单（同一份发票用于两笔单据）。深圳广州南京上海沈阳北京杭州成都武汉厦门发展佛山东莞天津青岛苏南大连长春南昌四季度6688381522832029323621421373221015821818235919491462124114097129011099457合计13748838976526547600153085253501748273822373536532938290928372772217317521677单据量占比15.1%9.2%8.4%7.2%6.6%5.8%5.8%5.5%5.3%4.2%4.1%4.0%3.2%3.2%3.1%3.0%2.4%1.9%1.8%0.0%2.0%4.0%6.0%8.0%10.0%12.0%14.0%16.0%02000400060008000100001200014000160004.2费用报销口径不规范同样规模的公司存在巨大差异共享平台报销的14项费用中，同等规模公司业务单据量存在较大差异，部分公司仍存在已上线费用类型在知本家报销的现象。报销口径15页4.2费用报销口径不规范16页费用类型合计金额补贴及津贴129234,426.13差旅费447,471.00车辆费用42267,363.92会议费11,600.00其他职工福利18816,933.63通讯费173356,253.79业务招待费180,560.05员工餐费133312,578.00员工餐费补贴88175,617.00员工关怀13255,779.84员工关怀费用5380,430.22员工活动费64432,455.51员工食堂经营补贴47281,213.00合计10552,342,682.09通过数据进一步表明：四季度苏南应在共享报销单据为1567笔，而实际仅在共享报销712笔，仍有高达59.7%（1055笔）停留在一线报销（如下表）。2一线财务管理部需加强费用报销规范，共享会持续统计并通报。。已上线费用类型请统一走共享报销(各公司级统筹需分摊、合同类进行一事一议外)。1报销要求4.3突破集团制度17页现状：一线公司突破集团制度的规定共8项，涉及7个公司，多数事项在2014年发现时，已进行过邮件备案，部分事项经过一线公司财务经理审批，但均未经过事业部审批，影响：1、存在一定内审风险；2、对标准统一形成较大阻力。建议措施：方案1、严格按集团标准执行；方案2、结合一线现行管控需求，报事业部特例备案审批。公司费用类型事项集团制度规定前期处理方法建议措施苏南市内办公交通费由于苏南物业将苏州、无锡、昆山等地之间的交通费计入市内办公交通费，而非差旅费，故部分有车补人员仍可报销市内交通费（仅限苏州、无锡、昆山等地之间的路桥费，不可报销汽油费）享受职员车辆费用报销的公司职员不得在额度外报销出租车费，也不得申请公务用车将此事项写入审核岗操作指引，按照特例备案处理。突破了集团制度，建议报事业部审批，通讯费作为员工福利，若提供消费清单，定额减半可适当放开。杭州市内办公交通费/差旅费借用员工车辆外出办公，报销市内办公交通费，以及自驾车出差，油耗补贴按照1元/公里计算差旅费中，对于自驾车出差的汽油费，按照0.7元/公里进行报销；对于市内交通费中自驾车产生费用如何计算未作规定备案：一线有关于该事项的制度，以一线制度进行备案。长沙市内办公交通费副经理级以下（自驾车）报销市内办公交通费按0.9元/公里计算备案：上线时按1.1元/公里计算，后经沟通，按长沙车补的城市系数改为0.9元/公里计算。涉及人员共8人，将人员名单备案，做特例处理。广州市内办公交通费使用油票报销市内交通费（自驾车），交通费明细表中不注明里程，仅注明金额，共享无法核定准确性。审批流程完整，金额由一线把控，