行政工作统筹管理（PPT34页)

行政工作统筹管理——如何当好企业的管家导言：YesorNo•行政管理就是吃力不讨好的没完没了的杂事•行政管理很难做出亮点，但却很容易挨批•谁都可以对行政团队颐指气使，我们就是个受气包•行政工作可要可不要，并不是最重要的职能部门行政管理工作的价值及介绍目录行政人员的角色定位与发展行政管理工作的关键点行政团队的管理Part1Part2Part3Part4行政管理工作的价值和介绍Part1Part2Part3Part4•行政的定义：一定的社会组织在其活动过程中所进行的各种组织、控制、协调、监督等活动的总称。•多、快、好、省！行政总监行政经理安全保密主管人事行政主管办公事务主管安全专员办公文员秘书后勤总务主管行政专员后勤专员宿管专员食堂管理专员保洁人员绿化人员接待专员公关专员司机前台接待主管公关事务主管车辆主管行政工作全景图供应商管理行政管理制度秘书管理办公室办公设备电话采购车辆管理卫生安全保险办公室搬迁员工宿舍固定资产邮局电话局选址搬家维修商装饰店装修扩建建筑商装修队消防局公安局饭店餐饮旅游公司印刷公司员工管理社区关系场址布局实施科学管理提供优质服务•其他……行政费用管理会议/活动管理公关接待管理设备/设施管理辅助高管人事管理制度/文书档案管理行政管理的特点政策性时间性综合性内容繁杂联系广泛被动性与突发性行政人员的角色定位与发展Part1Part2Part3Part4•能力素质要求•角色定位•发展通道行政人员素质要求选材与评价标准•专业技能•企业全景•各种常识•服务意识•洞察能力•人际沟通•协调能力•指挥能力•忍耐能力•了断能力行政人员丰富知识沟通协调解决能力•行政人员所具备的能力办事能力沟通能力学习能力•行政人员的素质要求个人条件个性要求人品要求行政管理工作的角色定位•突发事件处理—救火队•后勤部长—企业管家•无名英雄—幕僚•全方位沟通、协调—润滑剂•“门难进，脸难看，事难办”的官府衙门?—服务•有人情味—婆妈杜拉拉的成长之路(分)行政助理(分)行政主管(总)行政专员人事行政经理人力资源总监行政管理工作的关键点Part1Part2Part3Part4•制度/文书档案管理•公关/接待管理•会议/活动管理•设备/设施管理•行政费用管理•意外预防制度/文书档案管理•部门/岗位职责•费用管理、报销流程、权限规定•着装规定、名牌/名片规定、行为/礼仪规范•吸烟（室）、茶水间管理•公章、印章、证照管理•电话管理•邮件、网络管理•车辆管理•接待管理•设备、设施、固定资产管理•物业、场地、保洁管理•采购管理•消防、安全、保卫•突发事件应急预案制度建设什么是文书管理？监督企业收发、归档文件的管理；文书管理的原则？及时准确、精简实效、安全保密；收文范围凡是公司收进的一切以文字作为表达工具的关于商务的材料，收拾收文。收文管理1.收文范围2.收文程序3.相关工作文书管理公关接待管理•宣传手段•礼仪周全•费用合理•人员得当•总结反馈礼？礼貌礼节礼数仪？仪式仪表仪貌敬人原则自律原则适度原则真诚原则会议/活动管理准备充分精简高效厉行节约组织严密服务周到大型会议/活动准备流程日程安排内容准备发言人核实费用请示场地落实场地谈判起草文稿核实出席人安排接送宾馆住宿礼品准备资料准备名单清单请柬制作会议记录记录整理一般会议管理会议准备工作核对单1、了解会议的目的2、是否一定要开会3、确定会议的形式4、安排会议的议程5、决定会议的时间6、确定会议的主持人7、决定会议的地点8、研究会场如何布置9、确定出席人数10、安排出席者座位11、是否准备会议名签12、是否安排交通工具13、是否安排与会者住宿14、是否发出了会议通知15、确定视听教材16、确定辅助教材17、准备会场周边位置图18、是否要求与会者准备资料19、确定自己人的相关资料20、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知设备/设施管理•办公室管理•物业关系管理•绿化、保洁•办公设备•车辆•固定资产•安保、消防设施行政费用管理•合理原则：行政经费管理要合理安排资金、及时供应、保证部门需要。•节约原则：减少纯消耗性支出，以降低行政管理成本。•监督原则：对经费活动的合法性、合理性和有效性进行监督。意外预防•建议应急处理机制•与110、119建立必要的紧急联系渠道•公司紧急疏散图、紧急疏散口管理•员工的日常教育•地震/自然灾害演习训练•刑事犯罪演习训练•火灾演习训练（火警预警系统、灭火器材置放、定期检查、工厂钢梁的防火涂层检查……）行政团队的内部管理Part1Part2Part3Part4•时间管理•沟通•激励•团队启示•创新管理行政团队的时间管理•第一招：时间预算表（每日工作计划）•第二招：优先级（第二象限工作法）•第三招：没定期限就不叫工作（SMART）•第四招：工作检查表（规范习惯）•第五招：善用小工具（工作日志、备忘录、提示、定时器、各种记录）•第六招：花钱买时间（外包、授权）•第七招：第一次就把事情做对（舍弃完美主义）•第八招：立即行动，拒绝拖延沟通的五大原则沟通的基础真诚自制信任理解宽容以“服务”理念解决冲突问题－理解•投诉是天经地义的！•分析投诉的目的•不当面理论•倾听——询问缘由、表示理解•换位思考•来者是对事，不是对你的——道歉（不是认错，而是在乎）•视为帮助——感谢•事后检讨——寻求改进•反馈（解释）——感谢员工Vs老板的目标员工：1、以较少的投入换取较大的回报（利益）2、拿到同样多时，能够少支付就会少支付（能偷懒就偷懒）3、在同等支付的情况下，什么得到的多就做什么老板：1、以较少的支付换取较大的回报2、在得到同样多回报的情况下，能少支付就少支付3、在同等支付下，希望从员工那里得到更多回报激发行动力激发行动力的步骤•把行动和快乐连在一起，不断增加快乐•把不行动和痛苦连在一起，不断加强痛苦•量变引起质变激发行动力的5大问—自问我为什么还没有采取行动？不行动有什么好处？长期不行动有什么坏处？假如现在就行动，长期有什么好处？我什么时候开始行动？团队角色的启示•启示一：每种角色都很重要•启示二：一个人不可能完美，但团队可以•启示三：团队角色都是优缺点相伴•启示四：尊重团队角色差异•启示五：合作能弥补不足•启示六：用人之长，容人之短行政团队的创新管理•总结——反馈——提升•从关注“事”到关注“人”•注重细节——以质量改变形象•注意积累•战术家——战略家Thankyou