办公室事务处理与会议组织讲座

公务员培训讲座新疆职业大学唐成英第三单元办公室事务管理第一节办公室环境管理一、办公室环境布置的基本原则：•舒适（光线、色彩、温度、摆设、装饰）•和谐（平等）•实用（人员位置设定）•文件柜靠墙、复印机、打印机有独立空间、有充足的插座、接待区设置在进门一侧的空间等等办公室格档管理者的座位•确保安全（建立制度、定期检查、及时报告解决、做好记录）上海静安公寓火灾第二节日常办公事务管理一、印章和介绍信的使用管理1、印章管理•专人负责•确保安全•防止污染用印申请用印签批用印登记用印监督正确用印•2、介绍信的使用与管理•介绍信的种类与使用（P63)•介绍信的管理用信申请领导批准登记填写核对用印1）专人负责保管存放2）严禁开空白介绍信或外借、转卖介绍信3)若丢失应及时报告、通知合作单位•二、值班工作（轮流值班、领导干部带班）•1、值班工作的主要任务•传递信息•办理紧急事项（突发事件）•负责接待工作•处理来函、来电•确保安全2、值班工作程序•按时到岗•做好记录•及时报告•具有处理突发事件的能力•三、管理零用现金和履行报销手续•1、管理零用现金（日常开支：较少的交通费、邮资、接待餐费、停车费、少量的办公用品）•2、零用现金的管理要求•建立零用现金帐，将办公室的日常开支记录下来，以便存查。（P71)•内部人员使用零用现金时应填写“零用现金凭单”•核对各项内容•将发票贴附在凭单后面•每支出一笔现金，均要在现金账簿上记录•支出到一定数额或月末，秘书到财务部门报销进行周转。3、履行报销手续•提交申请报告或“费用申请表”•将申请报告提交授权人审核（办公室主任、上级领导）•将获批的申请报告提交财务部门•索取发票并将发票上的用途进行核对•将发票贴在出差报销单后，签字后提交财务部门结算。四、办公用品与设备的购买与管理操作流程：申购选择供应商订购接收存放库存管理五、商务旅行管理1、领导旅行前秘书的工作•制定旅行计划（领导应享受的待遇、领导爱好、习惯、了解交通信息）旅行计划的主要内容（时间、地点、交通工具、住宿、旅行内容、资料、物品、）•制作旅程表（日期、时间、地点、交通工具、具体事项、备注P77)•办理出国手续（撰写出国申请、办理护照、办理签证、办理黄皮书、订购机票、准备旅费•出行前的落实工作（列表检查）P79•办理出入境事务•2、领导旅行期间秘书工作•检查领导有无以往东西•与对方沟通，将领导航班号、时间等告知对方，领导到达后，确认领导安全。•随时记录工作进展情况，与领导保持联系。•3、领导返程后秘书工作•接站•汇报•整理文件•核算报销费用•与对方沟通确认领导安全返程第三节安排领导日常工作一、安排领导日常工作的基本原则•科学合理•全面具体二、（月）安排领导工作的方法（重要会议、外事活动、接待等工作）•通过办公例会安排各单位都有办公例会，由主管领导召集，回报上月情况，计划下月安排，记录人会将协调情况记录下来，印发有关职能部门，秘书根据这个记录安排领导本月工作。•通过汇报安排领导层各位将自己本月或下月的重要活动以书面或口头形式传递给秘书，秘书汇总，制定计划初稿，征求领导意见，最后交主管领导审批，再印发各部门领导。三、（周）领导工作安排•通过每周领导碰头会安排•在碰头会基础上协调各部门具体要求，综合制表。•周安排要按日制定，详细具体，时间段以上午、下午为宜。一旦制定，不再改动。•四、（日）领导工作安排•在制定计划时要考虑领导的工作习惯和作息时间；将需领导审阅、批的文件集中呈报，给领导腾出更多的时间。•在安排重点会议、会见时，主动为领导挡驾，排除干扰。•事先准备好领导所需的各种材料•紧急事项除外，一般在领导出差会下班时，不要安排重要的会议、会谈。•安排各项领导工作时，要留有时间的余地，避免因延误而影响下一项活动的实施。•领导活动有调整，要及时通知有关部门。五、完成领导临时交办事宜（紧急性、具体性）•文书工作（拟写通知、准备有关材料）•接待工作•联络工作•办公用品准备秘书应积极主动、应变能力强、落实汇报。第四单元会议组织与管理拟定计划准备材料制作证件安排生活布置会场确定会议名称、地点制定预算确定议程、日期成立会务组、明确分工制发会议通知准备领导发言起草会议报告、草案准备其他相关材料（简介、说明书出席证（代表证）记者证桌签、坐签、会场指示牌、设施图预定交通工具安排食宿安排参观访问活动确定医疗、保卫人员布置环境选定会场形式、排定座次布置主席台配齐、调试电化设备一、拟定会议通知•标题：机关名称+会议名称+通知•通知对象：单位或个人•正文：•1、会议目的、名称和主题•2、会议时间、地点•3、其他事项•4、落款和日期•5、回执通知发出时间二、会议材料的准备•领导的发言稿•会议的指导性文件•会议程序性文件•会议参考性文件•会议管理性文件•会议常用物品设施准备三、会议座次及主席套座位排序•座次排列：横排、竖排、左右排列•主席台：职位排序---中-----右---左（2）（1）（3）四、现场布置•花卉茉莉、君子兰、万年青、白玉兰）•色调：（工作会议宜冷色；庆祝大会可暖色）五、接待•迎送•宴请（桌次）123456123456789101112131234567•宴请座位主人234567主人夫人234567•会见会谈座位主宾主人翻译•会谈座位安排主宾主人1234512345