品管会议制度

品管会议制度1.总则1.1.制定目的为规范品质会议管理，健全品质沟通管道，特制定本规章。1.2.适用范围本公司品质管理的各项会议，除遵照公司有关会议规定外，悉依本规章处理。1.3.权责单位1)品管部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。2)总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。2.品管会议规定2.1.会议类别品管会议可分为例行性会议与临时性会议两大类别。2.1.1.例行性会议公司品管例行性会议有：1)年度评审会议：进行品质管理体系评审，确认是否持续有效得到运行；讨论确定公司年度品质目标、策略。2)内部稽核会议：组织品质稽核小组对品管体系运行状况作定期之稽核，分为起始会议与结束会议。起始会议作稽核前说明，结束会议作稽核报告。3)月度品管会议：对上月品质状况作检讨，就重大品质事项达成决议，制定次月品质管理的各项工作计划，是本公司最重要之工作会议之一。4)改善提案委员会会议：对改善提案及其成果进行评估，评选优秀提案，并制定次年度改善提案工作推行目标、计划。5)QCC推行委员会会议：对QCC活动进行总结，并制定次年度QCC活动推行目标与计划。6)QCC成果发表会：由各QCC发表推行成果，QCC推行委员会进行评审，表彰优秀的品管圈。7)周品质检讨会：对上周品质状况作检讨，及时解决品质问题，落实月度品管会议决议与计划，确保达成品质目标。2.1.2.例行会议一览表2.1.3.临时性会议临时性会议由总经理、管理者代表或品管主管依需要建议召开，一般召开时机有：1)发生重大客户抱怨或退货时。2)制程重大品质问题发生时。序号会议名称周期时间会议主席主持人参加人员1年度评审会议年1月总经理管理者代表各部门主管2内部稽核会议半年2、8月管理者代表稽核组长各部门主管3月度品管会议月5日总经理管理者代表各部门主管4改善提案委员会会议年1月主任委员推行干事评审委员5QCC推行委员会会议年1月主任委员总干事推行委员、辅导员6QCC成果发表会半年6、12月主任委员总干事推行委员、辅导员、各圈代表7周品质检讨会周周一管理者代表品管主管各部门主要干部3)供应厂商发生严重品质事故时。4)发生严重违反公司品管体系的重大事件时。5)重大品质贡献、突破或其他需大力表彰或宣导事件发生时。6)其他必要时机。2.2.会议管理规定除遵照公司有关会议管理的规定之外，应遵照下列规定处理。2.2.1.一般原则1)例行性会议如已规定具体会议时间，则不另行通知；如未规定具体会议时间，应提前两天以上通知各参加人员。2)例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知各参加人员。3)临时性会议原则上应至少提前一小通知参加人员。4)会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者，事先须向主持人或会议主席请假，并取得许可，原则上还须派代理人出席。5)会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括资料、数据、样品等），并做好工作安排。6)主持人应控制会议时程，尽量在规定时间内结束会议。7)会议决议的落实实施情况，由会议主席指定人员追踪，并作为下次会议追踪议题之一。8)会议应有会议记录，并依规定分发相关人员。2.2.2.会议记录1)由会议主席指定参加人员中的一人担任会议记录工作，必要时，也可安排一名非指定之参会人员作记录工作（如助理或文书）。2)重要会议的会议记录，经会议主席签认后，复印分发或传阅参会人员或相关人员。3)对会议决议涉及的工作安排，须确认追踪结果，由会议记录者填写《决议事项追踪表》，并作追踪工作。3.月度品管会议实施办法[注]其他例行性会议可参照制定实施办法。3.1.会议目的1)总结检讨上个月的品质状况。2)就重大品质事项达成决议。3)制定次月品质管理的各项工作计划。3.2.参会人员1)会议主席：总经理担任会议主席，总经理无法出席时，由其职务代理人担任会议主席。2)主持人：管理者代表担任会议主持人，其无法出席时，由品管主管担任主持人。3)参加人员：副总经理、总工程师、各部门主管、品管部主要干部。3.3.会议时机1)月度品管会议每月5日14：00~17：00召开，遇节假日顺延一天。2)会议时间如有变更，经总经理核准后，由品管部负责通知。3.4.会前准备1)品管部负责于每月4日将各部门品质状况月报表汇总、填妥，并转发各与会人员。2)上次会议决议事项的各责任人员须在决议规定完成期限之前，完成所承担的工作事项。3)管理者代表在4日前应再度对各决议事项完成情况作追踪确认（可授权他人进行）。4)各与会人员依本部门品质状况准备必要之资料、报表或样品，以便在会议上报告或讨论。5)各与会人员应于会议开始前5分钟到达会场。3.5.会议议程1)会议开始：由主持人宣布会议开始。2)追踪上月会议决议事项完成情况：由主持人追踪上月决议事项，各担当责任人员简要回答完成状况，其他人员可提出异议或补充。3)各部门品质状况报告：由品管部主管或各品管单位干部报告各部门上月品质状况，简要报告主要数据，并就重大品质事项提出分析或报告。4)沟通协调事项：各与会人员提出需与其他部门协调之事项，由相关人员讨论处理。5)会议主席工作指示：会议主席就相关问题向责任人员提出质询、赞扬、指示或要求，并就公司的品质经营方针或下月行动计划做出指示。6)形成会议决议：记录人将会中达成的重要决议事项作整理，交由主持人作陈述，各与会人员可提出异议，若无异议则确认为决议事项。7)会议结束：由主持人宣布会议结束。3.6.会后工作1)由会议记录人员将会议状况整理成《会议记录》及必要之《决议事项追踪表》，呈管理者代表、总经理审阅。2)《会议记录》应分发各与会人员人手一份。3)《决议事项追踪表》应分发至相关责任人员。4)各决议事项之担当者应在规定期限内完成要求之工作事项。5)各与会人员应将会议精神传达本部门相关人员，并贯彻至日常工作中。6)管理者代表（或授权品管部）对会议事项作确认追踪。