行政革新

管理本部事務革新先行說明會指導：野澤老師說明：製造管理推進室時間：2008/11/141、2005.6.事務革新為達成董事長,黃總經理1030目標,同時有效達成間接人員每年增幅10%以下,能率每年提升30%以上的目標,黃總經理指示信泰聯精熙集團六月份開始推進事務革新,由野澤老師指導.■目標:間接單位活人30%以上直接單位間/直比目標:10%以下全集團間/直比目標:15%以下←目前為23%■生產革新對浪費的定義：轉身一次：0.6SEC走動一步：0.8SEC取/放20CM一次：1SEC■生產革新重點在物品的快速流動（減少等待與停滯的浪費）與人員的多能工事務革新的重點在資訊的快速流動（減少等待與停滯的浪費）與資訊作業的多能工與一個流■事務革新對象：非製造單位或製造單位無標工之人員2、本次實態調查對象■對象：管理本部M4（含）以上的幹部（共39人）人數M級人數Remark：含台籍幹部共39人陳維忠劉瑞軍陳維強謝豐李方平周科勇王建騰陳玉銳1219楊顯華陳利華陳渝詹玲美陳英仁（兼）陳英仁5652053採購課總務課人資課資訊課營建課設備課關務課採購部營建部管理部管理本部3、本次實態調查說明■個人業務分析表1.長官協助部屬發掘浪費的道具2.10mins為填寫單位，為期三週（11/17~12/7）3.12/8～12/13個人作業分析表清冊（依職務別合併）個人業務分析表伯拉圖作成（依職務別合併）■業務分類（A、B、C）基準1.依職務做ABC類作業區分，C類廢止，B類E、C、R、S■業務分擔記錄表1.依職務填寫2.該職務重點工作項目、各項目佔比3.檢視各職務間作業內容，是否有重疊、或可合併■自評報告書（試行）1.年終面談依據Remark：M級以上填寫事務作業發想■豐田生產方式就是撤底發掘浪費的落實■運用5個為什麼？範例：為什麼要印表單？要給財務為什麼要給財務？要存檔為什麼要存檔？會計師要查可以不存檔嗎？不可以←確定要做目前有幾個單位存檔？三個（採購、營業、財務）為什麼要存檔三個單位？…….可不可以只存一個單位？…….三個單位格式都一樣嗎？是的財務存檔就好可以嗎？（討論後）可以←確定誰做整理：要/不要整頓：誰做■JIT、自働化是「零」浪費極致的表現JIT：1、把必要的物品、只有必要的量、在必要的時候、而且盡可能的便宜，提供給客戶（以客戶需求為主）2、JIT的基本功夫是5S，5S也是幫助問題浮現的一項工具3、事務單位的作業都是為了要使生產更順利，哪些作業是沒有價值的？做做樣子的？自働化：1、機械發生故障立即停止（人人都要為品質負責）2、達到必要生產數量或作業完成，機械立即停止（不過多生產）3、自働化是品質的保證■事務作業發想：1、哪些是可以不要做的事務作業（浪費在哪裡）？2、對於一定要做的業務，如何能即時產出必要的「服務」？3、單位內如何實施單一窗口多能工（減少作業停滯）？4、如何自我安排事務作業的排程（生產單位由生管排排程）？5、何謂事務作業的品質（正確、即時）？6、如何估算事務作業的標準工時？7、如何建立事務作業改善回饋的機制？8、歷史紀錄文件留存的必要性檢討？9、事務作業人員如何更接近現場，支援現場（辦公室移現場如何）？10、事務作業人員的價值是什麼（協助現場暢流生產，標準流程建立）？11、事務作業人員可以分幾類（直接支援現場，支援支援現場）？這兩者的管理模式有什麼不一樣（內勤、外務）？………■間接單位是為了提供直接單位的「服務」而存在：1、沒有剛好、即時的服務，沒有存在的必要2、一堆的浪費，沒有存在必要3、只是為了顯示我很專業，沒有存在必要4、管理者不知道管理的重點，沒有存在的必要5、無法防患於未然，沒有存在的必要6、沒有辦法標準化流程（複製標竿），沒有存在的必要■間接單位最好是：1、接近現場，拆掉隔間2、廢除辦公室，落實行動辦公室與現場主義3、接受被服務單位的考評，正視自己的問題個人作業分析表1.依職務決定填寫份數2.看出時間比例3.決定改善對象4.M級填寫較佳個人業務分析表:調査期間　　月　　日　〜　月　　日職場名姓名09:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:0018:00朝会　　　接客○○課会議　　　听部下報告　　　　接客緊急問題處理月　日　　向部下指示業務接受部下商量　休息文件整理電話應答／電郵整理下班（星期一）朝会接電話接客△△課会議　　　　听部下的報告听A部下報告　　　作成下月計劃月　日整理部下活動狀況作成下月計劃　　　閑談　休息向上司報告听B部下報告下班（星期二）朝会檢查其它事業情報　　　　听部下報告月　日電郵處理　　　　　　全公司会議　休息　　　　　　　　　島内出差　　不回公司（星期三）月　日（星期四）月　日（星期五）※添寫方法是以10分鐘為單位詳細添寫個人業務分析表　個人業務分析表姓名　○○○期間：５月６日～５月３１日30H20H10H会議部下と対話接客雑談電話計画作成不明な時間その他■伯拉圖的作成：不以業務流程分類，以作業項目分類即可■一個業務流程是以多個作業項目拼湊而成作業項目時間分佈業務流程個人業務分析作業項目單位核心作業←高附加價值，效率提升單位內他單位客戶電話E-MAIL談話會議資料登記（過帳）←廢止（只是為了撇清責任）資料作成與整理←資料發行單位直接出需求單位的格式加班←廢止、減少等待←廢止COPY←發行單位留存，其他單位一頁報告文件審核←責任下放，CheckList作成出差←減少雜事（無附加價值作業）←廢止不明時間←廢止其他←改善重點模式定型化、溝通重點標準化、時間短縮個人業務分析表-作業項目分類參考1人力資源管理課個人作業分析表清冊（ワンペ-パ-）期間：2005/5/19--2005/6/1承認：呂小燕檢印：匯總：司寒梅12345678910员工招聘专员20员工招聘测试50％员工报到20％员工体检6％员工分配6％交通往来5％其他5％资料整理4％员工宣导4％储干招聘专员2(1实习)0储干招聘测试16％部门外联事宜16％专案辅助实施16％其他不确定事件16％面试安排11％日常事务性工作10％要员汇总分析5％录取报到5％招聘数据统计5％组负责人11招聘规划及执行20％员工储干招聘检查15％人资专案推动实施15％协助主管人资规划10％校园及内地招聘10％突发临时事件处理10％日常事务性工作5％招聘渠道管理5％部门内外工作协调5％招聘成本及控制5％负责人11职训企划22%职训引智15%特命专案14%职训访谈12%培训部属10%资讯收集8%职训体系评估管理6%阶层别教育训练推动5%新员工训练管理5%外训评估和管理3%阶层别教育训练11训练考勤记录19%训练档案建立16%特命专案15%新员工训练12%排课表配布11%教育训练排课10%课程开发8%专业训练审核5%讲师效果评估3%课程预约3%新员工入社教育训练22新员工上课38%新员工训练成绩登录15%新人跟踪调查表填写10%阶层别成绩登录7%新人教育训练管理表6%新员工报道确认6%教育训练硬件维护5%专业训练审核5%其他教育训练协助5%新员工体检3%教育训练建设11职训工作推进22%新人辅导员制度建设18%新员工教育训练推进13%阶层别教材开发12%日常事务处理9%特命专案7%专业训练训练审核6%内部讲师发表活动开展5%其他庶务5%内部讲师管理3%教育训练活动策划22教育训练活动企划20%新教材开发设计16%新员工教育训练15%资讯及案例收集12%外训组织和实施10%特命专案10%专业别教育训练审核8%培训需求调查分析3%教育训练总结3%特殊岗位资格技能鉴定3%职训招聘時間分佈前十名杨庆峰吴祥飞組職務在籍填寫人數匯總擔當在籍共34人，20人填寫依職務別填寫重點改善對象80-2011人力資源管理課個人作業分析表清冊（ワンペ-パ-）期間：2005/5/19--2005/6/1承認：呂小燕檢印：匯總：司寒梅12345678910負責人31合同管理21%銀行事宜15%電話事務11%廠務會10%業務培訓準備8%設備搬遷7%工作確認6%刷卡報告5%臨時任務4%特命專案,郵件及其它13%考勤32考勤確認33%核發薪資30%廠牌制作7%離職人員處理6%臨時任務5%存折發放3%報表3%檔案管理3%薪資登錄2%特命專案,郵件及其它8%核薪118核發薪資40%薪資豋錄22%考勤管理10%離職人員處理6%檔案管理6%報表5%廠牌制作4%存折發放3%新員工處理2%特命專案,郵件及其它2%法務員工關係42周世源合同抽查18.21％合同法培訓9.36%獎懲作業7.29％法規收集6.52％勞動仲裁5.85％殘疾就業年審4.86%員工關係處理3.51%申請執行3.42%郵件作業3.1%合同簽訂2.83%企業文化副管11蔣彥英錄入稿件16.3%事務革新12.5%篩選稿件12.3%修改稿件10%收發郵件8.9%接聽電話5.8%收集整理資料5.1%編輯稿件4.5%檢討問題4.3%資料查閲學習4.2%組職務在籍填寫人數匯總擔當薪資時間分佈前十名李平■備註欄人資課業務均是以職能劃分為組且三地聯動進行，報告之數據亦是以各小組為一個單位進行匯總分析並進行改善。共分為五組：1、招聘組；2、教育訓練組(職訓中心)；3、薪資核算組；4、法務及員工關係組；5、人資規劃與企業文化組。■個人作業分析表單附件說明1、原始個人作業分析表：份2、彙總（職務）個人作業分析.表：份3、彙總（ワンペ-パ-）個人作業分析表：_____份■事業部長評語2013135生管8依職務作成伯拉圖生管9生管10業務分類（A、B、C）基準1.依職務作成A、B、C分類2.C類直接廢止3.B類E、C、R、S四、A、B、C類作業分類(一).作業分類明細:業務分類NO.作業內容作業單位時間比例1入帳、確認帳目SMT課3.0%2生產配料生管課0.1%3立新資料,核對盤點結果SMT課0.5%4技術資料整理核對/作成/配佈生技課1.4%5治具設計/確認/跟催/納入生技課1.0%6部品手配生管課0.2%7部品發料/領料上貨架各課5.1%8殘數維護生管課0.1%9新機種試作各課1.0%10會議打合品管課3.2%11資料作成(臺帳/手配/關務/物流)生管課0.9%12電話連絡(部品調達)生管課0.1%13盤點作業生管課0.03%14機器點檢/保養及故障處理各課5.0%15異常處理各課2.3%16外出品質打合品管課1.9%17進口分貨/卸貨生管課0.1%18治工具維護/修理/調試/安裝生技課1.4%19備品治工具領取及整理SMT課0.2%A、B、C作業分類A類四、A、B、C類作業分類業務分類NO.作業內容作業單位時間比例1Mail聯絡生管課0.4%2上貨架生管課0.3%3檢查品管課32.6%4改善動作確認菱光課0.1%5現場巡視各課16.5%6教育訓練SMT課0.6%9會議打合各課2.3%12電話連絡(品質協調)品管課0.4%1外出各課0.4%2作帳各課8.0%4整理MISS部品SMT課0.8%5輔材入庫/發放生技課0.3%6電腦維護生技課0.2%7資料作成各課7.8%8開箱點數生管課0.5%9傳票報表整理SMT課1.2%B類C類四、A、B、C類作業分類(二)ABC類作業比例分配圖A類28%B類53%C類19%A類B類C類(三)C類業務分布圖0.0%10.0%20.0%30.0%40.0%50.0%作帳資料作成傳票報表整理整理MISS部品開箱點數外出輔材入庫/發放電腦維護0.0%20.0%40.0%60.0%80.0%100.0%承認：呂小燕作成：司寒梅類別解釋命名定義范圍業務舉例1.招聘組：招聘測試、新人體檢、新人資料填寫、分配記錄匯總等。2.培訓組：新員工培訓講課、訓練檔案建立、階層別成績登錄、上課考勤記錄、培訓計劃作成等3.薪資組：新員工資料登錄、薪資核算、考勤刷卡處理、加班單確認輸入、存摺開戶發放、離職處理等。4.企業文化組：篩選、錄入、編輯稿件、員工薪資制度及水平調整方案作成等。5.法務及員工關係組：勞動糾紛案件處理、勞動年審、各種合同的審核及定稿、各種解約處理及證明開具、法規收集評鑑、法規文件修訂、獎懲作業及戶