大型活动策划与管理-会议策划与管理（PPT64页）

会议：会议策划与管理第一节会议策划1、会议策划的要素“5W1H“Who---参加会议的是谁What---是什么类型的会议When---什么时间开会Where---在什么地方开会Why---为什么开会How---怎样处理会务工作2、会议策划的主要内容和要求（1）确定会议目标明确切实时机条件成熟会议目标之间关系协调第一节会议策划（2）确定会议议题服从会议目标主题立意要高处理好主体和议题关系高效性表述准确符合会议权限第一节会议策划（3）确定会议参加对象目的、性质、议题、规则等--法定会议（组织章程、议事规则）--会谈、谈判、国际多边会议--协会、学术会议--纵向会议、部分横向会议第一节会议策划（4）会议发言---形式、发言人、顺序---类型：传达式、汇报式、审议式、讨论交流式第一节会议策划注意事项：A、发言要切题B、尊重与会者发言权C、精选发言内容，注重发言者能力素质D、控制发言人数、时间E、合理安排发言顺序第一节会议策划（5）会议规模A、效果B、效率C、场地情况D、成本第一节会议策划（6）会议地点A、交通便利B、设施与服务C、会议地点本身的色彩D、营造良好气氛第一节会议策划（7）会议时间A、时间、议题、成本B、各项准备工作C、当地民族风俗和宗教习惯第一节会议策划（8）策划会议的议程、日程和程序A、会议议程B、会议日程C、会议程序第一节会议策划区别议程---总体安排、概括明了、不任意改动日程---各项活动安排（1天以上）程序---议程的明细化、具体化第一节会议策划（9）会议公关与宣传---传递会议信息---提高会议知名度---创立会议品牌---争取支持和赞助第一节会议策划A、时段会前、会间、会后B、方法媒体沟通、内部宣传、气氛渲染第一节会议策划第二节会议现场管理会议现场布置会议举办期间会议闭幕会议现场管理1、会议现场布置（1）会议室规格与布局A、课堂B、“U“形C、中空方形、圆形D、变形E、圆桌第二节会议现场管理1、会议现场布置（2）布置会场所需的时间布置时间、收尾时间、需要的工作人员数量等第二节会议现场管理1、会议现场布置（3）会议主题布置A、会标的制作会标每个字的规格=（台口宽度-间隔）+（字数+2）第二节会议现场管理1、会议现场布置（3）会议主题布置B、会徽C、台幕D、主席台的布置E、桌签的制作G、与会人员坐席安排第二节会议现场管理（4）会场的装饰布置旗帜、花卉、灯饰、工艺品的陈列庆祝会、表彰会、联欢会、纪念会第二节会议现场管理（5）会场视听环境的布置A、听觉环境B、视听设备与会议室容量C、座位安排课堂形、剧院形、圆形等第二节会议现场管理2、会议注册管理---迎接人员---现场运作---安排工作人员---现场资金管理---交通安排第二节会议现场管理2、会议注册管理（1）布置会议登记注册处A、指示标记B、足够的空间C、专职人员指导D、大型会议应有多个登记台E、提供同伴和家属登记的地方第二节会议现场管理2、会议注册管理（2）提前准备好注册表A、注册表中应有与会人员名单B、临时参会人员应引导其自行登记其基本信息C、设置“请赐名片”处第二节会议现场管理2、会议注册管理（3）按参会人员身份的不同予以分类登记嘉宾、赞助人、一般与会人员、新闻记者等第二节会议现场管理（4）注册工作人员应经过培训A、清楚会议场地、大会基本情况、与会者提问的问题B、英语C、自己不能处理的事情请协调员帮忙D、佩戴“会议工作人员卡”E、遇到抱怨时合理解决F、站立、微笑迎接与会人员第二节会议现场管理（5）发放资料袋会议的全套资料：活动安排表、各类代金券、介绍函、发言人介绍、组委会情况、展览信息、出席者名单、紧急事故说明、附近餐厅名单、附近购物区名单、附近交通线路图第二节会议现场管理3、会议入场管理（1）限制入场管理---代表证---（2）票券受理---代金券---第二节会议现场管理4、会议录像、录音服务（1）质量要高（2）复制录像、录音带（3）保密工作第二节会议现场管理5、商务服务商务中心：打字、复印、电话、传真等明确公布商务中心的收费标准。第二节会议现场管理6、会议餐饮服务早餐、午餐、晚餐、茶点休息、酒吧、招待会、自助餐。第二节会议现场管理（1）制作团体菜单（2）预先准备，了解特殊要求---特色---（3）做好茶歇服务人数、时间、空间、75-100人一张食品台、咖啡（茶）等饮料食物、统计消耗量与剩余量用以预测第二节会议现场管理（4）其他注意事项饮食供应速度、对天气状况有所准备、提供新颖食品时考虑味道与外观相符、注意特殊状况第二节会议现场管理7、会议安全服务（1）会议防盗管理---防范为主---员工教育+加强内部管理+配备安全设施第二节会议现场管理（2）突发事故的处理客人报失、停电、食物中毒等第二节会议现场管理（3）会议保密管理绝密会议、机密会议、秘密会议A、制定保密纪律B、技术保密C、文件保密D、会场保密E、新闻、宣传报道的保密第二节会议现场管理第三节会议突发事件对策的策划一、预测不可预知的情况采取措施处理计划外的突发事件。做好最坏的打算。二、进行再次策划不断的、适时的复查突发事件讨论会议，制定补救策略第三节会议突发事件对策的策划三、突发事件的具体表现1、主要发言人因为各式各样的原因缺席休息OR替代发言第三节会议突发事件对策的策划2、登记代表数量不足会场租赁合同。第三节会议突发事件对策的策划3、发言人或某位与会代表言行不当第三节会议突发事件对策的策划4、在会议召开前会场出现意外问题备用会场。第三节会议突发事件对策的策划5、有国家性的重大活动与会议同期举行第三节会议突发事件对策的策划6、出现重大的健康事故第三节会议突发事件对策的策划7、交通问题代表到会、离会。第三节会议突发事件对策的策划8、IT系统出现问题第三节会议突发事件对策的策划火灾避免恐慌恐怖袭击应急计划；对员工针对性培训自然灾害恢复计划；如何弥补损失；保险医疗突发事件与酒店沟通，熟悉附近医院；工作人员第一时间抢救培训第三节会议突发事件对策的策划第四节会议评估1、会议评估的目的检查会议目标是否实现落实与会者参会的满意度评估会议的成功与不足准备会议的总结报告资料2、会议评估的内容（1）会议的议程和内容会议主题和议题是否得当会议议程安排是否合理会议发言人选择是否合适会议的论文水平会议讨论是否充分第四节会议评估（2）会议的各项活动会议附设展览活动的服务和参展效果表演活动对渲染气氛所起到的效果各项宴会酒会是否得当参观游览和访问活动安排是否合适第四节会议评估（3）会议场所设施、服务和环境会议场所的音响效果是否良好会议的环境质量（温度、湿度、照明度等）同声翻译设备的质量和翻译内容的准确程度指引系统是否到位饮水、茶歇服务的质量第四节会议评估（4）会议住宿、餐饮会议指定酒店的服务会议食宿服务的质量第四节会议评估（5）会议举办地会议举办地的环境水平居民是否好客旅游景点的吸引力举办地印象如何第四节会议评估（6）会议宣传促销和接待工作会议宣传促销工作的成效会议接待工作的质量第四节会议评估（7）与会人员的评价对会议的总体印象与会者的参会价值是否实现与会者是否愿意参加下一次的会议第四节会议评估（8）会议主办方的总体评价会议的总体印象如何会议是否达到预期效果第四节会议评估3、会议评估的方法问卷调查面谈电话调查现场观察述职及总结会议第四节会议评估4、会后工作（1）感谢各方面的支持和帮助会议嘉宾、主持人和发言人政府、协会、商会等有关部门协办单位、支持单位和赞助单位其他单位和人员第四节会议评估（2）感谢会议工作人员庆功宴、会议补贴、会议礼品第四节会议评估（3）进行工作总结会议评估工作的结果是基础和主要内容。会议筹备期间的组织策划、营销宣传、论文征集录用、资金管理等工作；会议期间注册、接待、现场协调、食宿服务、管理工作。第四节会议评估