大型会议执行培训-之二场地考察

一本正经的胡说八道2017之二—场地考察本教程所讲内容来自个人工作经验总结以及互联网分享，如有不到之处请不吝指教！写在前面的话流程安排是纲领，前期准备是基础合作执行是关键，控制应变是保障细节的把控决定效果，后期跟踪是超越的所在说在开篇需要资料：会议时间、会议举办的城市（具体到城市的某个区域或者风景区、展览馆等重要位置）、会议规划（主会场、分会场、日程规划、住宿、用餐）调研方式：网络调研（酒店哥哥、百度），获取酒店基本信息，在考虑范围内在联系酒店销售，收集具体信息调研内容：根据会议需求，确认酒店是否在客户想要地点？酒店是否可以承接本次会议？会场、展位、注册区、贵宾区、指引、展示区域、房间、餐饮、交通、周边环境调研重点：尺寸、数量、价格、距离场地调研会议室：一般选常用会议室或者宴会厅判断宴会厅是否可用由会场面积、摆台方式、人数三方面因素决定摆台方式分为：剧院式、课桌式、圆桌式、U型、回字型、鱼骨式、董事会、酒会场地勘测的工具：卷尺、场地勘察表、相机（手机）、黑水笔注：在实际的会议或活动中是根据客户的需要进行布置，我们有匠心独具的会议策划和成熟丰富的会议执行经验，会根据会议的主题设计布置一个别具一格的会议场地。场地勘测的重要因素课桌式：1人=2.5㎡U型：1人=3㎡第一排至舞台的距离3mLED距墙面的距离2m场地考察周边环境：机场、火车站、汽车站交通会议酒店3KM范围内的同级别酒店或低级别的酒店考察附近交通、餐饮、打印店会议酒店火车站机场机场的位置，距会场的距离行程，是否有机场大巴？机场的出口，有几个航站楼？航站楼之间的距离，乘车方式？停车场的位置，距离？当地有几个火车站？高铁站？位置、距离，驾车时间、出口？停车场的位置、距离？汽车站当地有几个汽车站？位置、距离，驾车时间、出口？附近3KM的酒店，供普通参会专家入住，房型、价格、距离，停车场、是否可以摆放展架？24小时打印店餐馆文具店周边环境一、剧院式在会场内面向舞台或讲台方向摆放成排座椅，中间留有过道。说明：此种摆台形式是在有限场地内使容纳人数达到最多的摆台形式，像电影院一样参会者每人一把座椅;摆台方式二、课桌式在会场面向舞台或讲台的方向，像教室一样摆放成排的桌椅，中间留有过道。说明：桌椅间距可根据会场实际情况调整，参会者可在课桌上放置资料或记录笔记;摆台方式三、圆桌式桌子使用中式圆桌，围绕圆桌摆放座椅，常用于宴会的摆台。桌与桌之间留有过道。说明：用于宴会摆台时除了主桌之外，其它圆桌没有摆台方向的区分，若为分组讨论则采用背对舞台方向不放置座椅;摆台方式四、U型将桌子连接着摆放成长方形(中空)，在长方形的一端不摆放桌(开口)，椅子摆在桌子外围，通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物以做装饰。说明：此种会议台型比较适合小规模的会议，可以增强与会人员之间的互动和交谈沟通。营造良好的会议气氛;摆台方式五、回字型将会议室里的桌子摆成方形中空，前后不留缺口，椅子摆在桌子外围。中间一般会放置绿植以增加装饰效果。说明：此种类型的摆桌常用于学术研讨会一类型的会议，前方设置主持人的位置，可分别在各个位置上摆放上麦克风，以方便不同位置的参会者发言;此种台型容纳人数较少，对会议室空间有一定的要求。摆台方式六、鱼骨型将会议室的桌子按照鱼骨架即八字形依次摆开，在桌子的周围摆放座椅，组与组之间留出走路的间隔，使整体样式显现出一种鱼骨的形状。说明：此类会议摆台较适合研讨和小组讨论结合的会议内容，增加小组间交流的同时还可以聆听会议主持的发言;摆台方式七、董事会圆形或椭圆形大会议桌，周围摆放座椅。按照主次落座。说明：适合人数较少。档次较高的会议要求，距离较近，容易产生近距离的交流感。摆台方式八、酒会一般只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子(以摆放吧桌居多)，不摆设椅子，以交流为主的一种会议摆桌形式。说明：自由的活动空间可以让参会者自由交流，构筑轻松自由的氛围。经常与其它摆台形式结合使用;摆台方式标准展位在业界通常简称为“标摊”，是用铝合金为基本材料，由柱子和板材及连接的龙骨拼合而成标准展位尺寸为3M*3M，也可以根据现场情况自由组合成合理的尺寸（如3×6、6×6、3×9、9×9等），也可以根据展示的需要进行变异组合，是非常实用而且常用的展览用品，通常以租赁的形式提供搭建.•每个标准展位的面积一般为3m×3m或2m×3m，高度为2.5m；•在标准展位正向上部提供写有中英文参展商名称和展位号的楣板，楣板高度20cm；•展位框架为铝合金，装三面墙板，蓝色地毯，顶部安装有二支照明灯；•为每个标准展位提供一张咨询桌、两把椅子及一个220V/50Hz/500W交流电源插座。•位于拐角处的标准展位，默认去掉通道一侧的墙板，增加一面楣板。•同一参展商的两个或多个相邻标准展位，默认去掉中间的墙隔板。•使用标准展位的参展商如还需其它展具，可向展馆租赁，费用自理。•建议参展商在每面墙板上挂三块宣传图文板，每块的尺寸制作成宽900毫米，高1200毫米。宣传图文板用挂绳和挂钩挂在展架上部，下面用双面胶带固定。为了保护展架墙板能够在展览结束后清理干净，主场搭建商一般要求使用在展馆现场服务处购买的双面胶带，如自带需经主场搭建商同意方可使用。标展标准展位更详细规格如图：特装展位：即展会上需要进行特别装修的展位，简称特展，系展览专用词汇之一，指展馆室内或室外空地上按任意面积划出的展出空间。只提供正常大厅照明及未铺地毯的展位空地，一般36平米起租，主办方不提供任何配置，参展商须自设计及搭建自设计及搭建。特装展位空飘气球一般用于庆典场面挂条幅标语，军事上用于瞭望或安装无线电发射天线。是用氢气瓶或空飘氢气球专用充氢气球机充满氢气用绳索固定在地面或物体上，飘飞在空中的比较大的氢气球，一般用于庆典场面挂条幅标语空飘氢气球按大小可分为：一般空飘氢气球（直径1-5米）和飞艇直径5米以上）空飘氢气球按材料可分为：橡胶空飘氢气球、塑料空飘氢气球、涂层布料空飘氢气球空飘一．察看现场，确定施放方案，制定安全措施在施放气球前，首先应当对升放气球的现场进行察看；如果活动的组织单位提供了灌充气球的现场，同时也要对灌充气球的现场进行察看。重点察看周围有无架空电线、油库、煤气站等危险设施和易燃易爆场所，掌握现场与这些设施的距离，与周围高大建筑物的距离，测定场地面积，分析判断人员流动情况，确定现场是否存在升放气球安全的局地气象要素，如峡谷风、局地高温等因素。其次根据利用气球展开活动的单位或个人提出的要求，结合天气情况，制定施放气球的方案。方案包括施放气球的用途、数量、所需器材、场地布置、时间安排、人员分工及责任、安全制度、意外情况应急措施等内容。二．准备所需器材根据施放气球的方案做好器材的准备工作，需要准备的器材包括球皮、条幅、绳索、配重物、识别标志、气体、消防设备等。所准备的器材应当符合相应要求。三．了解天气情况，选择有利时间施放气球应选择在适宜的气象条件下进行，遇有不适宜的气象条件，应取消施放气球活动或变更施放时间。四．落实施放气球的作业人员，明确职责在一般情况下，每次施放气球活动应设以下人员：一是技术人员或安全人员，二是施放气球的作业人员，三是看护气球的人员.五．申办批准手续在施放系留气球前应向气象主管机构申请批准；施放无人驾驶自由气球，经气象主管机构批准后再到飞行管制部门申请批准。同时，应根据有关的规定，到有关部门申办相关的手续。批准手续不全的，不得进行施放气球活动。空飘搭建注意事项广告彩旗简单描述1、旗腰：彩旗的白色部分称为旗腰或者旗裤，用于穿插旗杆。2、画面：广告彩旗的画面可以印制各种广告语和图案，材质以涤纶布为主。3、旗杆：彩旗的旗杆一般是2米长的竹杆也可以用PVC管子、铁管代替。4、尺寸：彩旗尺寸一般有60*90、60*120、60*150、100*150等。广告彩旗五米/三米刀旗简单描述1、横头：五米旗杆的顶端有一根横头，用于支撑画面使其不起风也能飘。2、画面：五米刀旗的画面可以印刷各种图案，材料有涤纶布和经编布。3、旗杆：五米旗杆最高可升到五米，整体为铝合金材质，支架高1.5米。4、旗面尺寸：五米刀旗画面尺寸有：120*350、120*400、120*300。五米刀旗旗帜沙滩旗简单描述1、旗面：沙滩旗画面分为水滴形和羽毛形两种，尺寸有多个规格可选。2、旗套：沙滩旗的旗套通常都是采用黑色牛津布，也可使用加宽松紧带。3、旗杆：沙滩旗杆分两部份，可弯曲的为玻纤材质，硬质部份为铝合金。4、底座：沙滩旗底座有多种样式，大类可以分为插地式和平放式。沙滩旗三米刀旗简单描述1、横头：三米旗杆的顶端有一根横头，用于支撑画面使其不起风也能飘。2、搭扣：三米刀旗画面左边和顶端的白色布带叫搭扣，用于固定旗杆。3、旗面：三米刀旗旗面尺寸通常以60*150为主，可以印制各种图案。4、底座：底座为塑料材质，尺寸为35*35*20，可以容纳10kg的水量。三米刀旗旗帜办公桌旗简单描述1、形状：桌旗样式有Y字形、V字形、I字形、T字形，旗杆为不锈钢材质。2、旗面：旗面尺寸必须为14*21cm，可以印制公司LOGO或者名称。3、底座：桌旗底座可以有多种样式选择，材质有金属底座和水晶底座两种。4、旗杆尺寸：桌旗杆的高度一般是32cm，可调式的旗杆可升到50cm。办公桌旗仿古旗/吊旗简单描述1、旗腰：仿古旗的旗腰必须用旗帜本身的布料和颜色，不能用白色布条。2、图案：仿古旗可印制各种图案，内容需要精心设计才能体现古典特色。3、飘带：可在仿古旗的左右各增加一根印有图案的飘带，增加古旗的美感。4、边缘：古旗的边缘一般都会做一些形状，如：獠牙形、火焰形、须边等。经编布、绦纶布、色丁布、贡缎、牛津布、帆布等面料上旗帜会议室尺寸：长、宽、高，有效高度、有无立柱、设备：投影仪-流明，幕布-尺寸音响：调控台麦克风：无线麦、鹅颈麦LED屏：尺寸、分辨率切换器：无缝、普通分屏器：舞台：尺寸、高度、舞台颜色、是否可移动、高度可否调整是否有配套的舞台踏步讲台：立式讲台、主席台（是否可移动）IBM桌：尺寸、数量、桌布、一套横幅：悬挂的地点、尺寸服务：纸笔水、垫纸板、薄荷糖、白开水、茶杯、玻璃杯费用：以上所有的费用场地费-半天、全天、搭建费用、超时费用会议室勘察投影仪+幕布投影仪：流明、是否可移动流明：光通量单位，等于一烛光的均匀点光源在单位立体角内发出的光通量（画面清晰度、光线距离）常见流明：3000、5000、6500、8000、10000…….幕布：尺寸（4：3、16：9）60寸：1.2m*0.9m、72寸：1.45m*1.1m、86寸：1.72m*1.3m、100寸：2m*1.5m、120寸：2.4m*1.8m150寸：3m*2.2m、200寸：4.2m*3.2m、300寸：6m*4.5m会议室勘察腰幕房间常见房型：标间、大床、豪华标、豪华大床行政标、行政大床、套房服务：morningcall、点心水果、零点、开挂账、其它增值服务康乐设备：健身房、游泳馆房间问安卡价格：含不含早餐？单早还是双早？入住时间、退房时间，团队退房时间？无烟层、行政楼层保底？预留？房间勘察宴会、专家用餐涉及到桌餐用餐地点？有没有包厢费？保底桌数？午餐、晚餐：①餐标（含不含酒水、服务费）②可不可以外带酒水？收不收服务费（开瓶费）③提供标准菜单2-3种，供客户选择④备桌，多长时间确认不收费？自助餐午餐自助：餐标？是否正常开餐，保底数多少人？晚餐自助：餐标？是否正常开餐，保底数多少人？再不确定人数的情况下，可预定XX备XX？自助餐菜单盒饭酒店制作盒饭的价格？标配？是否可以外送盒饭，收不收服务费？会场里是否可以用餐？用餐区域？餐饮桌餐自助餐盒饭餐饮勘察总结场地考场完成时，需提供场地考察报告、会场照片、地图及机场火车站路线图、会场平面图、桌餐菜单自助餐菜单、价格、酒店需要注意的事项勘察汇报汇报PPT场地看场表场地考察签署合同预定时间签署合同时间场地预定1.在会期前1个月预定酒店会场、住宿、用餐，需要大概人数，与酒店签署一个基本的协议，或者口头约定，有新信息需随时与酒店沟通2.四星级及以上酒店，请酒店出合同，不需要法务审核，三星