如何组织、召开会议-提高会议效率的必修课(1)

管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益如何组织、召开会议----提高会议效率的必修课管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益如何组织会议成功地组织并召开一次会议，要做好三部分工作：会议准备工作、会议期间控制和会后工作。管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益会议准备工作一、明确会议目标二、确定会议召开时间、地点及参加人员三、拟定并发放会议通知四、准备所需物品五、布置会场六、会前确认七、会后工作管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益一、明确会议目标1、会议目标必须用书面形式列明2、会议目标必须切合实际3、会议目标必须具体且可以衡量4、会议目标数量要适当管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益二、确定会议召开时间、地点及参加人员1、时间：（1）绝大多数与会人员方便的时间（不会因为参加会议而影响自己的正常工作）（2）大家易集中精力的时间（3）必须确定会议起止时间（4）满足会议目标的要求管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益2、地点：（1）场地有空档（提前预订）（2）方便与会者到场（3）场地位置、面积及设施满足会议要求管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益3、参加人员（1）对实现会议目标有潜在贡献的人（2）培养目的为“列席”的人管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益三、拟定并发放会议通知1、拟定会议通知（1）会议时间、地点及参加人员（必要时附上会议地点的位置图及路线）（2）会议性质、目标（让与会者心中有数）（3）议事日程（4）与会者会前需准备事项（5）会议组织部门及联系方式（如有不明，随时联系）（6）回执（收到通知后，反馈）管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益2、发放会议通知发放的形式：口头、电话、传真、Email管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益四、准备所需物品1、突出会议主题所需装饰品（会场标语、台幕等）2、足够数量的桌椅（待定）3、视听器材、音像设备4、会议所需材料5、其他必要物品管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益五、布置会场1、会场座席及主席台布置2、突出会议主题的装饰3、设备的安装、调试4、必要物品的摆放5、创造良好视听环境管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益六、会前确认1、关键与会人员是否到达2、视听器材状态是否最佳3、物品摆放是否齐全4、整体环境是否舒适5、到会者按需签到管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益七、会后工作1、整理并发放会议纪要2、对会议结果的执行情况进行监督和检查3、存档管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益1、会议目标必须用书面形式列明（1）目标的内容要一目了然，容易被理解（2）目标不容易被遗忘注：不要以为是经常召开的例会而不列出会议目标，目标是衡量会议是否有效的依据。管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益2、会议目标必须切合实际（1）经过努力，目标有被实现的可能（2）目标要有一定的挑战性（3）会议目标也可为事宜通报等管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益3、会议目标必须具体且可以衡量内容待定管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益4、会议目标数量要适当（1）会议目标的数量不要太多，否则容易导致思维混乱。（2）保证当前需要解决的问题都能得到解决。管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益（2）大家易集中精力的时间A、精力充沛的阶段：上午9时-11时，下午4时-6时，是人们精力比较充沛的两个时间段B、尽可能使与会者感到比较高兴的时间下班后开会时间不要太长，最好在1小时左右，大家身心疲倦，无法集中精力。C、午餐前开会，这时大家都想早点结束会议，不会谈论无关话题。管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益（3）必须确定会议起止时间不确定起止时间，有两个缺陷A、与会者无法对会后的工作做安排B、会议效率降低，本来一个小时可以结束的会可能拖到三个小时另外，最好不要超过一个半小时管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益（4）满足会议目标的要求各种会议的召开时间必须根据会议目标的不同而改变。比如：现场会必须在问题发生后两小时之内召开，否则失去意义；某种培训必须在开展某种工作之前展开，当这项工作已经完成后，就失去指导意义。管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益（2）方便与会者到场A、即使是不熟悉的人，也应该能够较容易找到会场位置。B、可以设定临时指示牌管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益（3）场地位置、面积及设施满足会议要求位置：Ａ、使大多数与会者感到方便Ｂ、能够免于外界噪音、电话、访客等干扰Ｃ、没有安全隐患面积：必须足够容纳与会者和视听器材设施：Ａ、桌椅Ｂ、有充足的照明、暖气及通风设备Ｃ、具备投放幻灯的条件：窗帘等管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益1、对实现会议目标有潜在贡献的人（1）是实现会议目标的直接负责人（２）能协助直接负责人完成会议目标（３）对会议目标的实现能提出建设性意见管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益２、培养目的为“列席”的人（１）通过参加会议能够获得某些知识（２）为了完成某种任务而参加会议管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益（３）议事日程A、按照议案的轻重缓急编排处理的先后顺序B、估计每一个议案所需要的时间，并明确标示出来C、语言表达尽量简洁明了管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益（4）与会者会前需准备事项A、注明需要发言的人员及发言时间、内容B、注明需要准备资料的人员及资料内容管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益口头：例会或临时现场会等没有特别注意事项的会议，且与参加人员经常见面时，可采用此种方法。电话：符合上述条件，只是不能和与会人员见面，采用此方式。传真：会议比较正式，有内容需与会者了解，而又能见到与会人员，采用此方式。Ｅｍａｉｌ：有许多内容需要与会者了解，但是传真不方便（页数多，纸张限制等）时采用此方法。注：采用后两种方法时，一定要确认一下对方是否收到通知，内容是否清晰、完整。管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益视听器材、音像设备投影仪及其支架、笔记本电脑、白板和白板笔（至少两种颜色）、扩音器、音箱、激光笔或教鞭会议所需材料宣传册、和会议日程有关的各种资料其他必要物品矿泉水（茶水、茶叶、暖水瓶）；必要数量的白纸、笔等办公用品；如允许吸烟，准备烟灰缸；签到表。管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益１、会场座席及主席台布置按照会议性质，布置主席台及座席。如：讨论会，可布置成圆桌式；培训会，可布置成教室式等。管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益２、突出会议主题的装饰挂好会场标语，布置好台幕等，可以体现会议的性质及主旨，展示不同的会议气氛管理者素质培训系列之------会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益3、设备的安装、调试（1）把笔记本电脑、投影仪调试为最佳状态，会议一开始便能立即使用（2）根据与会人数和场地大小，调整音箱音量，不要太大（刺耳），也不要太小（失去作用）。